Google Backup dello spazio di lavoro: NinjaOne vs Acronis vs CloudAlly

utenti:

• Una casella di controllo che, quando abilitata, aggiunge automaticamente i futuri utenti dello spazio di lavoro Google al backup
• Ideale per le organizzazioni in crescita, non è necessario aggiungere manualmente ogni nuovo dipendente.
• Previene situazioni del tipo "ops, ci siamo dimenticati di fare il backup del nuovo assunto".

Conservazione dei backup:

• Periodo di conservazione configurabile
• Menu a tendina con le seguenti opzioni: 30 giorni, 60 giorni, 90 giorni, 1 anno, 2 anni, illimitato
• L'impostazione predefinita sembra essere 1 anno

Posizione di backup:

• Non modificabile durante la configurazione del backup.
• CloudAlly afferma: "Hai selezionato questa opzione durante la creazione dell'account."
• Al momento non è possibile utilizzare la propria memoria di archiviazione o scegliere regioni alternative.

Nota sulla regione di archiviazione: a differenza di NinjaOne (che offre la selezione della regione durante la configurazione del backup) e Acronis (che blocca la regione durante la creazione della versione di prova), OpenText CloudAlly blocca la regione di archiviazione durante la registrazione iniziale dell'account , ancora prima nel processo.

Frequenza di backup:

• 3 volte al giorno: disponibile solo con l'abbonamento a pagamento (non disponibile nella versione di prova)
• Giornaliero: disponibile in prova, abbiamo selezionato questo
• Programmazione personalizzata: opzioni aggiuntive per orari specifici

Il fatto che i backup tre volte al giorno siano a pagamento è un aspetto rilevante per le organizzazioni che necessitano di una protezione più frequente, in quanto comporta un costo aggiuntivo.

Attivazione in blocco delle unità organizzative:

CloudAlly offre un'esclusiva funzionalità " Esegui attivazioni in blocco " che né NinjaOne né Acronis offrono. Questa funzionalità è particolarmente utile per le grandi organizzazioni.

Come funziona:

In Google Workspace, gli utenti sono organizzati in unità organizzative (OU), che in genere sono reparti, team, sedi o gruppi funzionali. Esempi:

• /Ingegneria
• /Vendite/Costa occidentale
• /Legale
• Team Marketing/Contenuti
• /Finanza

Invece di selezionare manualmente centinaia o migliaia di singoli account di posta elettronica per il backup, è possibile:

1. Fai clic su "Esegui attivazione in blocco".
2. Selezionare le unità organizzative (ad esempio, "Ufficio legale", "Ingegneria", "Vendite - Costa occidentale")
3. CloudAlly attiva automaticamente il backup per tutti gli utenti in tali unità

Ulteriori vantaggi:

• Se l'opzione "attiva automaticamente i nuovi utenti" è abilitata, i nuovi assunti aggiunti a queste unità organizzative vengono automaticamente sottoposti a backup
• Non è necessaria alcuna gestione manuale utente per utente.
• La struttura organizzativa dello spazio di lavoro Google viene trasferita alla configurazione di backup
• È facile capire quali reparti sono protetti

Questa è una delle funzionalità più preziose di CloudAlly per le implementazioni in grandi aziende ed è davvero unica tra i tre fornitori testati.

Attivazione utente e backup iniziale

Abbiamo selezionato tutti gli account utente e fatto clic sul pulsante Attiva per avviare il backup.

La dashboard è stata aggiornata per mostrare tutti gli utenti attivati in attesa del loro primo backup.

Abbiamo cliccato su " Esegui backup ora " per avviare immediatamente il backup iniziale.

Incoerenza della barra di avanzamento – Primo problema:

Abbiamo subito notato un problema: la barra di avanzamento si muoveva (mostrando una percentuale) ma visualizzava " 0 byte " per il volume dei dati. Questo ha creato confusione:

• I dati vengono effettivamente sottoposti a backup?
• La barra di avanzamento è accurata?
• Si tratta di un errore di visualizzazione o di un vero e proprio problema di backup?

Si è scoperto che si trattava solo di un problema di visualizzazione; il conteggio dei byte si aggiorna solo al completamento del 100%. Tuttavia, questa incongruenza crea un'inutile incertezza durante il primo backup, un'operazione cruciale.

Problemi di prestazioni del backup

Problemi di prestazioni del backup:

Quando abbiamo controllato il sistema il giorno successivo (aspettandoci che tutti i backup fossero completi), abbiamo scoperto che cinque utenti avevano ancora backup incompleti di email o di Drive. Altri servizi (Calendario, Attività, Contatti) erano stati completati, ma i tipi di dati principali (email e Drive) erano ancora in fase di elaborazione.

La cosa più preoccupante è che ci stavamo avvicinando al secondo backup programmato , ma il primo non era ancora terminato. Questo è un problema fondamentale: se il backup iniziale richiede più tempo dell'intervallo di frequenza previsto, il sistema accumulerà continuamente ritardi.

Incoerenza della barra di avanzamento – Secondo problema:

Abbiamo scoperto un'altra significativa incongruenza nell'interfaccia utente: passando il mouse sopra le barre di avanzamento, OpenText CloudAlly mostrava lo stato " Drive completato ". Tuttavia, cliccando sulla freccia verso il basso per visualizzare i dettagli, si scopriva che i servizi contrassegnati come "Completato" erano in realtà ancora " In corso ".

Perché questo è problematico:

• Gli amministratori prendono decisioni in base alle informazioni sullo stato
• Lo stato "Completato" potrebbe indurre gli amministratori a credere che la protezione sia completa.
• Potrebbe generare una falsa sicurezza riguardo allo stato del backup.
• La segnalazione incoerente dell'interfaccia utente mina la fiducia nel sistema.
• Richiede un'analisi approfondita dei dettagli per ottenere uno stato preciso

Non si tratta di un problema estetico di poco conto; è un problema di affidabilità e fiducia. Se l'interfaccia utente segnala uno stato errato, gli amministratori non possono fare affidamento sulle informazioni del dashboard per prendere decisioni operative.

Risultato critico – Guasto entro una settimana:

La nostra casella di posta più grande non ha mai completato il backup iniziale, nemmeno dopo essere rimasta in funzione ininterrottamente per un'intera settimana. Questo rappresenta un grave problema di affidabilità.

Impatto:

• L'utente non ha avuto alcuna protezione di backup per un'intera settimana.
• Organizzazione esposta al rischio di perdita di dati
• Inutilizzabile per aziende con caselle di posta di grandi dimensioni
• Mette in discussione l'affidabilità dell'intera piattaforma

Ciò rende CloudAlly di fatto inutilizzabile per le organizzazioni con caselle di posta elettronica che superano le 10.000 email o i 300 MB.

Interfaccia e opzioni di ripristino

Nonostante i problemi di prestazioni del backup, abbiamo analizzato le funzionalità di ripristino di CloudAlly per comprenderne il set di caratteristiche.

Il menu Ripristino mostra un elenco di utenti. Abbiamo selezionato noi stessi per esplorare le opzioni di ripristino.

Due approcci di ripristino:

CloudAlly offre due metodi di ripristino distinti:

1. Ripristino da snapshot: sfoglia gli snapshot di backup per data e ripristina i dati da punti specifici nel tempo
2. Ripristino tramite ricerca elementi: cerca elementi specifici in tutti i backup e ripristinali singolarmente.

Entrambi gli approcci presentano casi d'uso:

• Ripristino snapshot: "Ripristina la mia casella di posta allo stato in cui si trovava il 1° giugno."
• Ricerca elemento: "Trova e ripristina l'email di John Smith relativa al budget del secondo trimestre"

Ripristino basato su snapshot

Abbiamo selezionato un intervallo di date e CloudAlly ha visualizzato tutte le istantanee disponibili relative a quel periodo.

Ripristino granulare del livello di servizio:

L'interfaccia di snapshot di CloudAlly mostra che è possibile ripristinare ciascun servizio in modo indipendente:

• Email
• Documenti (unità)
• Compiti
• Contatti
• Calendario

Perché questo livello di dettaglio è importante:

Immagina che un utente abbia cancellato accidentalmente l'intero calendario, ma le email siano intatte. Con il ripristino a livello di servizio, puoi:

• Seleziona solo il servizio Calendario
• Ripristina il calendario dallo snapshot di ieri.
• Non modificare le email (nessun rischio di sovrascrivere le email recenti con versioni precedenti).

Questa funzionalità di ripristino selettivo riduce il rischio di perdita involontaria di dati durante le operazioni di ripristino. Si ripristina solo ciò che deve essere ripristinato.

All'interno di un'istantanea, è possibile fare clic sul pulsante "Cerca" per filtrare gli elementi specifici prima del ripristino.

Facendo clic sul pulsante Dettagli per Posta in arrivo vengono visualizzati:

• Tutte le cartelle e le categorie della posta in arrivo
• Conteggio email per cartella
• Informazioni sulle taglie
• Struttura gerarchica delle cartelle

Accedendo all'elenco completo delle email, abbiamo selezionato le prime 5 per testare la funzionalità di download.

Funzionalità e opzioni di esportazione

Opzioni di destinazione per l'esportazione:

Nell'esportazione delle email, CloudAlly offre una flessibilità eccezionale che né NinjaOne né Acronis riescono a eguagliare.

Opzioni della finestra di dialogo di esportazione:

Denominazione delle mansioni:

• Assegna un nome al processo di esportazione
• Appare nel menu Lavori per il monitoraggio
• Utile per organizzare più esportazioni simultanee

Formati di esportazione:

• EML: formato email standard, leggibile dalla maggior parte dei client di posta elettronica.
• PST: Formato compatibile con Outlook per l'importazione in Outlook/Exchange

Opzioni di destinazione (esclusive di CloudAlly):

1. Download locale: download standard del file ZIP sul tuo computer
2. Google Drive: Esporta direttamente in un account Google Drive (il tuo o un altro account autorizzato)
3. Dropbox: Esporta su Dropbox
4. Microsoft OneDrive: Esporta in OneDrive
5. FTP/SFTP: Esporta su qualsiasi server FTP o SFTP sotto il tuo controllo

Ricerca e ripristino degli elementi

Per testare il ripristino a livello di singolo elemento, abbiamo eliminato una specifica email dalla casella di posta in arrivo.

Utilizzando l'opzione di recupero tramite ricerca di elementi di CloudAlly, abbiamo cercato "OpenAI".

Una modalità di ricerca avanzata offre ulteriori funzionalità di filtraggio.

Abbiamo effettuato una ricerca per individuare l'email cancellata.

La finestra di dialogo di ripristino offriva diverse opzioni, tra cui il ripristino a un indirizzo email diverso, utile in caso di migrazione.

Dopo la conferma, il sistema ha completato il ripristino in 1 secondo. L'email recuperata è apparsa nella nostra casella di posta, contrassegnata con l'etichetta "***ripristinato".

Test di ripristino completo della casella di posta

Abbiamo eseguito un ripristino completo della casella di posta per un indirizzo email (170 email, 7,61 MB). L'interfaccia dei processi ha mostrato l'avanzamento, con il completamento finale in circa 180 secondi.

Opzione di override mancante:

Abbiamo notato che CloudAlly non ha richiesto le preferenze di gestione degli elementi durante l'operazione di ripristino. Nello specifico, non ha chiesto:

• Gli elementi esistenti devono essere sovrascritti con le versioni ripristinate?
• Gli oggetti ripristinati devono essere creati come nuovi oggetti (duplicati)?
• Come vanno gestiti i conflitti?

Sia NinjaOne che CloudAlly offrono queste opzioni, consentendo agli amministratori di controllare come i dati ripristinati interagiscono con i dati esistenti. CloudAlly sembra utilizzare un comportamento predefinito (probabilmente creando nuovi elementi con etichette), ma la mancanza di una scelta esplicita rappresenta una lacuna nell'esperienza utente. Per i ripristini in produzione che richiedono un controllo preciso sui conflitti di dati, questo potrebbe essere problematico.

Google Metodologia di benchmark per il backup dell'area di lavoro

Abbiamo condotto questo benchmark in condizioni controllate per garantire un confronto equo:

Ambiente di test:

• Condizioni di rete identiche
• Stesso account Workspace Google (21 caselle di posta attive)
• Stesso periodo di tempo (tutti i test effettuati entro una settimana)
• Oltre 90.000 email su tutti gli account

Ambito del test:

• Prestazioni iniziali del backup completo (prima importazione completa della casella di posta)
• Prestazioni di ripristino completo della casella di posta
• Disponibilità e usabilità delle funzionalità
• Complessità di configurazione e tempo necessario per il primo backup

Cosa abbiamo testato:

• Configurazione iniziale
• Backup e ripristino della posta elettronica (obiettivo principale)
• Google Disponibilità di Drive e Calendario (osservata ma non testata in termini di prestazioni)
• Funzionalità avanzate (ricerca, registri di controllo, migrazione, politiche di conservazione)

Cosa non abbiamo testato:

• Microsoft Backup 365 (Google Solo Workspace)
• fidelizzazione a lungo termine
• Risposta al supporto

Sedat Dogan

CTO

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Sedat è un leader nel settore della tecnologia e della sicurezza informatica, con esperienza nello sviluppo software, nella raccolta di dati web e nella sicurezza informatica. Sedat: - Ha 20 anni di esperienza come hacker etico e guru dello sviluppo, con una vasta competenza nei linguaggi di programmazione e nelle architetture server. - È consulente di dirigenti di alto livello e membri del consiglio di amministrazione di aziende con operazioni tecnologiche ad alto traffico e di importanza critica, come le infrastrutture di pagamento. - Possiede una solida competenza commerciale oltre alla sua competenza tecnica.

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