15 casi di studio sugli appalti e lezioni apprese
Pratiche di approvvigionamento efficaci sono necessarie in tutti i settori. Esaminando casi di studio di approvvigionamento in vari settori, dal non profit alla tecnologia, alla sanità e altri ancora, otteniamo preziose informazioni sull'impatto delle soluzioni di approvvigionamento e sulle migliori pratiche che possono favorire il successo in qualsiasi settore.
Esaminando casi di studio sugli appalti in diversi settori, scopriamo come le organizzazioni hanno sfruttato soluzioni innovative per affrontare le sfide, ottimizzare le operazioni e ottenere risultati migliori.
settore manifatturiero
Problema
La funzione di approvvigionamento di un'azienda farmaceutica produttrice a contratto si era concentrata principalmente sul mantenimento delle forniture piuttosto che sull'ottimizzazione dell'approvvigionamento o dei costi. 1 Le sfide includevano:
- Gestione di circa 3.500 diverse materie prime farmaceutiche.
- Visibilità limitata in merito alle dipendenze dai fornitori e alle strutture di approvvigionamento.
- Complessi requisiti normativi e di qualità per i materiali farmaceutici.
- Utilizzo inefficiente delle risorse per gli acquisti a causa di pressioni operative.
Soluzione
- Creare trasparenza nell'intero portafoglio di materie prime e nelle dipendenze di approvvigionamento.
- Revisione delle strategie di approvvigionamento per allinearle al nuovo posizionamento di mercato dell'azienda.
- Introduzione di un sistema di approvvigionamento competitivo per ridurre la dipendenza da fornitori specifici.
- Ottimizzazione del comportamento di ordinazione e delle strategie di prezzo.
- Formare il personale addetto agli acquisti per rafforzare le capacità interne e le competenze di approvvigionamento strategico.
Lezioni apprese
Il progetto ha messo in luce diverse importanti lezioni in materia di approvvigionamento per le aziende farmaceutiche:
- Gli acquisti strategici sono fondamentali per la competitività.
- La trasparenza nei confronti dei fornitori e dei materiali è essenziale.
- Le capacità di approvvigionamento devono evolversi di pari passo con la crescita aziendale.
- Lo sviluppo delle competenze rafforza i risultati a lungo termine.
Settore pubblico
Problema
La città di Copenaghen si è posta l'obiettivo di rendere più sostenibile l'approvvigionamento alimentare pubblico. Le istituzioni comunali, come scuole e strutture di assistenza, puntavano già a servire il 90% di cibo biologico, ma la città ha anche riconosciuto che la produzione alimentare fuori stagione può avere un impatto ambientale significativo, soprattutto a causa della coltivazione in serra, che richiede un elevato consumo energetico. 2
La città, pertanto, necessitava di una strategia di approvvigionamento che consentisse di:
- Incoraggiare i fornitori a offrire una vasta gamma di prodotti di stagione.
- Mantenere elevati standard biologici e di qualità.
- Garantire imballaggi e trasporti ecocompatibili.
- Consentire la partecipazione al mercato di una vasta gamma di fornitori, comprese le piccole imprese.
Soluzione
- Ampie consultazioni preliminari con i fornitori, condotte individualmente per raccogliere idee e comprendere le capacità del mercato.
- Una giornata informativa per i fornitori, successiva alla pubblicazione del bando di gara, per chiarire i requisiti e incoraggiare la partecipazione.
- Utilizzo di un requisito di "raccolta stagionale", in base al quale i partecipanti alla gara dovevano dimostrare come avrebbero fornito varietà stagionali di frutta e verdura comuni durante tutto l'anno.
Lezioni apprese
- Il coinvolgimento del mercato è essenziale per un approvvigionamento innovativo.
- Semplificare i processi di approvvigionamento può attrarre un maggior numero di fornitori.
- L'approvvigionamento alimentare sostenibile può guidare il cambiamento del mercato.
Problema
La città di St. John's, a Terranova e Labrador, in Canada, ha riscontrato inefficienze nei processi di approvvigionamento e richiesta a causa di sistemi frammentati e flussi di lavoro manuali. I diversi dipartimenti utilizzavano sistemi separati, con conseguenti molteplici punti di inserimento dati, comunicazioni lente e condivisione incoerente delle informazioni all'interno dell'organizzazione. 3
Questi problemi hanno creato difficoltà operative quali:
- Mancanza di integrazione tra i dipartimenti.
- Ritardi nell'approvazione e nell'elaborazione delle richieste.
- Visibilità limitata sullo stato delle richieste di acquisto.
- Persistente dipendenza da processi di approvvigionamento basati su documenti cartacei.
Soluzione
Per affrontare queste sfide, la città di St. John's ha implementato PairSoft Requisition & Procurement, integrato con il suo sistema ERP Dynamics GP esistente.
La soluzione ha introdotto una piattaforma digitale centralizzata per gli acquisti che ha permesso ai dipendenti di:
- Invia e monitora le richieste tramite un sistema unificato.
- Instrada automaticamente le richieste di approvazione in base a regole predefinite.
- Accedi in tempo reale alle informazioni sullo stato delle richieste di acquisto.
- Approva le richieste tramite dispositivi mobili come telefoni o tablet.
Lezioni apprese
- Integrare i sistemi di approvvigionamento tra i diversi dipartimenti riduce la duplicazione del lavoro e migliora la coerenza delle informazioni.
- L'inserimento automatizzato delle richieste, l'instradamento delle approvazioni e il monitoraggio dello stato di avanzamento riducono significativamente i ritardi amministrativi.
- Consentire ai manager di esaminare e approvare le richieste tramite dispositivi mobili velocizza il processo decisionale.
settore Energia e servizi di pubblica utilità
Problema
Una delle principali società di servizi pubblici ha dovuto affrontare notevoli limitazioni nella catena di approvvigionamento, che hanno allungato i tempi di consegna di trasformatori e apparecchiature elettriche cruciali a oltre due anni. 4
Soluzione
Un fornitore di software per gli acquisti ha collaborato con l'azienda di servizi pubblici per assicurarsi futuri slot di produzione, negoziare termini contrattuali favorevoli e snellire i processi interni. Questa collaborazione ha portato a una riduzione dei costi del 5% grazie a gare d'appalto competitive, adeguamenti standardizzati dei prezzi e alla creazione di codici materiale univoci per una migliore previsione e pianificazione del budget nei progetti futuri.
Lezioni apprese
- Instaurare solide collaborazioni con i fornitori chiave.
- Utilizzare la negoziazione diretta per ridurre i rischi legati all'approvvigionamento.
- Standardizzare i processi interni per ridurre i tempi e i costi.
- Migliora le previsioni con dati sui materiali chiari e coerenti.
settore petrolifero e del gas
Problema
Una delle principali compagnie petrolifere e del gas a livello globale si è trovata ad affrontare inefficienze, silos di dati e problemi di governance nel suo processo di approvvigionamento a causa dell'utilizzo di soluzioni obsolete, il che ha comportato ritardi, mancanza di visibilità e un sistema di approvazione eccessivamente complesso. 5
Soluzione
Il fornitore di software per gli acquisti ha implementato il suo sistema di gestione intelligente delle categorie (ICM), consolidando le soluzioni obsolete in due sistemi centralizzati. Questa soluzione ha digitalizzato i contratti, aumentato l'adozione dell'eSourcing del 20% e migliorato il ROI degli acquisti del 15%.
Lezioni apprese
- Sostituite gli strumenti obsoleti con un unico sistema centralizzato.
- Utilizzare i dati in tempo reale per supportare decisioni migliori.
- Applicare una gestione intelligente delle categorie per migliorare il controllo dei costi e ridurre i rischi.
- Digitalizzare i contratti e l'approvvigionamento per migliorare velocità e visibilità.
settore sanitario e farmaceutico
Problema
La regione della Moravia Meridionale, nella Repubblica Ceca, aveva bisogno di sostituire un sanatorio pediatrico obsoleto che da decenni funzionava come struttura temporanea. 6 La sfida consisteva nel progettare un processo di approvvigionamento che:
- Incoraggiare soluzioni architettoniche e tecnologiche innovative.
- Realizzare un edificio di alta qualità ed efficiente dal punto di vista energetico.
- Garantire una partecipazione trasparente ed equa dei fornitori.
- Integrare pratiche di costruzione sostenibili .
Soluzione
- Procedura competitiva con negoziazione combinata a un concorso di progettazione architettonica, che consente ai fornitori di proporre soluzioni innovative e di affinare le proprie offerte attraverso il dialogo.
- Adozione del modello Design & Build, in cui l'appaltatore era responsabile sia della progettazione che della costruzione.
- Utilizzo del Building Information Modelling (BIM) a supporto della pianificazione, della costruzione e della gestione operativa della struttura.
Lezioni apprese
- Un coinvolgimento tempestivo del mercato migliora i risultati degli appalti.
- Le gare d'appalto a prezzo fisso richiedono una stima accurata dei costi.
- I modelli di approvvigionamento innovativi possono stimolare lo sviluppo di soluzioni sostenibili.
- Gli strumenti digitali come il BIM migliorano l'esecuzione dei progetti e le operazioni a lungo termine.
Problema
Un grossista farmaceutico puntava a rafforzare la propria posizione competitiva attraverso la leadership di costo, soprattutto in un mercato altamente competitivo. Il trasporto, in particolare la consegna dell'ultimo miglio alle farmacie, rappresentava la quota maggiore delle spese indirette e costituiva quindi un'importante opportunità di ottimizzazione dei costi. 7
Soluzione
Valutazione delle opportunità
La prima fase si è concentrata sull'analisi dei dati di spesa e sulla creazione di una base di riferimento trasparente per i costi. Il benchmarking ha individuato potenziali risparmi compresi tra 3 e 6 milioni di euro (circa l'8-12%), definendo un obiettivo di progetto chiaro.
Implementazione
Durante una fase di implementazione durata cinque mesi, sono state introdotte diverse leve di ottimizzazione:
- Riprogettazione del modello di prezzo e introduzione di un meccanismo standardizzato di adeguamento del prezzo del gasolio.
- Eliminazione delle strutture di subappalto inefficienti.
- Creare concorrenza tra i fornitori qualificando nuovi operatori del settore dei trasporti.
- Eliminare i premi di rischio incorporati nei prezzi dei fornitori.
- Introduzione di note di credito e processi di verifica delle fatture per migliorare la trasparenza e l'accuratezza della fatturazione.
Esito: L'iniziativa ha permesso di ottenere un risparmio annuo di circa 4,8 milioni di euro , corrispondente a una riduzione di circa il 9% dei costi di trasporto , mantenendo al contempo la qualità del servizio in tutta la rete di distribuzione.
Lezioni apprese
- Strutture di costo trasparenti consentono negoziazioni più efficaci.
- La concorrenza tra i fornitori migliora sia i prezzi che i livelli di servizio.
- La trasparenza dei processi migliora l'efficienza operativa.
- Una governance a lungo termine garantisce risparmi sostenibili.
Problema
Il Memorial Hospital della contea di Sweetwater ha riscontrato frequenti guasti al sistema e un accesso limitato ai dettagli di bilancio durante il processo di acquisto, principalmente a causa di un sistema di contabilità generale problematico, che ha causato interruzioni del flusso di lavoro. 8
Soluzione
L'ospedale ha collaborato con PairSoft, fornitore di software per gli acquisti, per implementare una soluzione di richiesta d'acquisto che garantisse report di budget accurati, visibilità e trasparenza durante l'intero processo di acquisto, nonché una perfetta integrazione con i sistemi di gestione dei materiali e ERP dell'ospedale. Ciò ha comportato tempi di elaborazione più rapidi, una riduzione degli errori e un aumento dell'efficienza.
Lezioni apprese
- Utilizza strumenti di approvvigionamento adatti al flusso di lavoro dell'organizzazione.
- Migliorare la visibilità del budget per ridurre errori e ritardi.
- Integrare gli acquisti con i sistemi ERP e di gestione dei materiali per operazioni più fluide.
- Utilizzare la tecnologia per rafforzare la comunicazione con i fornitori.
settore non profit
Problema
La Central Park Conservancy si trovava ad affrontare una gestione caotica degli ordini a causa di un sistema di richiesta cartaceo, che ostacolava il monitoraggio, le approvazioni e l'efficiente emissione degli ordini. 9
Soluzione
Il fornitore di software per gli acquisti, PairSoft, ha offerto una soluzione integrata che includeva flussi di lavoro personalizzati e registri di controllo, consentendo un monitoraggio accurato di spese, impegni e accantonamenti.
Lezioni apprese
- Utilizzare il tracciamento automatizzato per migliorare la precisione e la conformità.
- Rafforzare le politiche di acquisto attraverso procedure più chiare e coerenti.
settore finanziario
Problema
Hellenic Bank ha riscontrato una mancanza di standardizzazione, centralizzazione e digitalizzazione nei suoi processi di approvvigionamento, con conseguenti inefficienze e costi elevati. Il processo necessita inoltre di un miglioramento della conformità ai requisiti normativi. 10
Soluzione
La banca ha implementato un software source-to-pay basato sull'intelligenza artificiale per centralizzare le attività di approvvigionamento e integrare processi chiave come la gestione dei fornitori e la gestione dei contratti.
Lezioni apprese
- I processi di approvvigionamento centralizzati creano uniformità e riducono i costi.
- Una migliore gestione dei fornitori e strumenti contrattuali più efficaci rafforzano la conformità e le partnership.
settore edile
Problema
High Speed 2 Ltd. si è trovata ad affrontare la sfida più grande: garantire trasparenza e resilienza alla catena di fornitura per il più grande progetto infrastrutturale del Regno Unito. Ciò ha comportato la gestione di un elevato numero di fornitori e appaltatori in un mercato complesso, con costi e rischi aggravati da fattori esterni come l'iperinflazione e la carenza di manodopera. 11
Soluzione
HS2 ha implementato l'iniziativa di gestione della catena di approvvigionamento, che ha comportato la mappatura e la valutazione dei contratti e dei fornitori critici su più livelli, sfruttando dashboard e metodi innovativi per fornire informazioni preziose sulla catena di approvvigionamento.
Lezioni apprese
- Una stretta collaborazione tra i fornitori migliora la trasparenza della catena di approvvigionamento.
- Le verifiche proattive dei rischi riducono i ritardi e gli extracosti.
- Una mappatura chiara dei fornitori aiuta i team a rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato.
settore chimico
Problema
I processi di approvvigionamento indiretto dell'azienda di bioscienze Royal DSM NV (DSM) generavano inefficienze e un eccessivo dispendio di tempo in attività operative, a scapito delle attività a valore aggiunto. Anche il processo di acquisto e pagamento risultava subottimale, causando ritardi nei pagamenti e introducendo rischi. 12
Soluzione
DSM ha implementato una soluzione software per gli acquisti al fine di digitalizzare e automatizzare le transazioni di approvvigionamento. Questa soluzione includeva un processo completo "dall'approvvigionamento al pagamento", supportato da una solida struttura di governance e da un'implementazione a livello globale, a partire da un progetto pilota in Brasile per gestire le complesse normative fiscali.
Lezioni apprese
- Garantire una solida gestione del cambiamento e una guida chiara durante l'implementazione delle nuove tecnologie.
- Offrire formazione e supporto nella lingua locale per favorire l'adozione.
- Utilizza processi digitali end-to-end per ridurre i ritardi e i rischi di pagamento.
settore dei trasporti
Problema
Transport for London (TfL) ha riscontrato una grave carenza di competenze e una scarsa diversità nel settore dei trasporti, con una forza lavoro composta prevalentemente da uomini bianchi di età avanzata, mentre una parte significativa dei giovani londinesi era disoccupata o non seguiva corsi di formazione. 13
Soluzione
TfL ha istituito il Supplier Skills Team e ha implementato i requisiti Strategic Labour Needs and Training (SLNT) nei contratti. Questo approccio richiedeva ai fornitori di fornire competenze specifiche e risultati occupazionali, con particolare attenzione agli apprendistati e all'inserimento lavorativo per i gruppi svantaggiati. TfL ha inoltre collaborato con enti di beneficenza e gruppi per l'occupazione a supporto di questi sforzi.
Lezioni apprese
- Prima di avviare nuove iniziative, è fondamentale assicurarsi il supporto interno e definire obiettivi chiari.
- Comunicare chiaramente le aspettative ai fornitori.
- Collabora con le organizzazioni giuste per raggiungere i gruppi target.
- Riconoscere i risultati raggiunti è fondamentale per incentivare la partecipazione continua.
- Utilizzare i requisiti di appalto per promuovere lo sviluppo e l'inclusione della forza lavoro.
settore tecnologico
Problema
Jumio ha dovuto affrontare delle difficoltà nella gestione dei processi di approvvigionamento e contabilità fornitori, in particolare con la corrispondenza manuale degli ordini di acquisto (PO), il che ha causato colli di bottiglia e inefficienze, soprattutto con l'espansione globale dell'azienda attraverso numerose filiali. 14
Soluzione
Jumio ha implementato una soluzione integrata di automazione finanziaria per l'intero processo di acquisto e pagamento, che ha automatizzato l'elaborazione degli ordini di acquisto e delle fatture, l'onboarding self-service dei fornitori e migliorato la riconciliazione di fine mese.
Lezioni apprese
- Automatizzare le attività manuali di approvvigionamento e pagamento per ridurre i colli di bottiglia.
- Garantire una perfetta integrazione con i sistemi ERP esistenti.
settore dell'istruzione
Problema
Pearson, leader mondiale nel settore dell'istruzione, si trovava ad affrontare sistemi di approvvigionamento frammentati, privi di una visibilità completa sulla spesa e di un'efficace applicazione delle norme, il che ostacolava il processo decisionale strategico. 15
Soluzione
Pearson ha stretto una partnership con una piattaforma di gestione della spesa aziendale per unificare i propri processi di approvvigionamento, migliorare la gestione del rischio, rafforzare la conformità e ottenere accordi più vantaggiosi, con particolare attenzione alla facilità d'uso.
L'integrazione della piattaforma software per gli acquisti ha aumentato significativamente la conformità della spesa dal 22% all'85%, ha ridotto le inefficienze operative e ha generato un elevato livello di soddisfazione degli utenti, dimostrando il valore di processi di approvvigionamento semplificati.
Lezioni apprese
- Unificare i sistemi di approvvigionamento per migliorare la visibilità della spesa.
- Garantire la conformità normativa creando flussi di lavoro semplici e intuitivi.
- Ridurre le inefficienze standardizzando i processi.
- Migliora la soddisfazione degli utenti con una piattaforma chiara e intuitiva.
Sintesi delle lezioni apprese dai casi di studio sugli appalti.
- L'integrazione del software di approvvigionamento ha aumentato significativamente la conformità della spesa e ridotto le inefficienze operative.
- L'automazione ha migliorato l'efficienza, ridotto le attività manuali e semplificato i processi finanziari.
- Una gestione efficace del cambiamento e una formazione adeguata sono state cruciali per il successo dell'adozione.
- L'impegno nella collaborazione e nella gestione proattiva dei rischi ha migliorato la trasparenza e l'efficienza della catena di approvvigionamento.
- La centralizzazione dei sistemi di approvvigionamento e l'utilizzo di dati in tempo reale hanno portato a un migliore processo decisionale e a un risparmio sui costi.
FAQ
L'approvvigionamento sostenibile è una componente fondamentale della gestione della catena di fornitura, con l'obiettivo di ridurre il consumo energetico e l'impatto ambientale. Aziende come Walmart hanno implementato strategie di approvvigionamento sostenibile per ridurre la propria impronta di carbonio. 16 Gli acquisti sostenibili possono avere un impatto significativo sull'ambiente e sui risultati economici.
L'ottimizzazione della catena di fornitura è un aspetto fondamentale degli acquisti, che implica la gestione di tutte le parti coinvolte nel processo di approvvigionamento. Le gare d'appalto e le soluzioni digitali possono aiutare i team addetti agli acquisti a snellire i processi e a ridurre i costi.
I dati ottenuti dall'ottimizzazione della catena di fornitura possono fornire informazioni dettagliate sui processi di approvvigionamento e aiutare i professionisti del settore a prendere decisioni migliori. I team addetti agli acquisti svolgono un ruolo fondamentale nel processo di approvvigionamento e, per raggiungere il successo, necessitano di obiettivi strategici e contratti specifici.
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