Google Backup do Workspace: NinjaOne vs Acronis vs CloudAlly

No Workspace Google, os usuários são organizados em unidades organizacionais (UOs), que normalmente são departamentos, equipes, locais ou grupos funcionais. Exemplos:

• /Engenharia
• /Vendas/Costa Oeste
• /Jurídico
• Equipe de Marketing/Conteúdo
• /Financiar

Em vez de selecionar manualmente centenas ou milhares de contas de e-mail individuais para backup, você pode:

1. Clique em “Executar ativação em massa”.
2. Selecione as unidades organizacionais (por exemplo, “Departamento Jurídico”, “Engenharia”, “Vendas – Costa Oeste”).
3. O CloudAlly ativa automaticamente o backup para todos os usuários nessas unidades.

Benefícios adicionais:

• Se a opção “ativar novos usuários automaticamente” estiver habilitada, os novos funcionários adicionados a essas UOs serão automaticamente incluídos no backup.
• Não é necessário gerenciamento manual usuário por usuário.
• A estrutura organizacional do espaço de trabalho Google é transferida para a configuração de backup.
• É fácil entender quais departamentos estão protegidos.

Essa é uma das funcionalidades mais valiosas do CloudAlly para grandes implantações corporativas e é realmente única entre os três fornecedores testados.

Ativação do usuário e backup inicial

Selecionamos todas as contas de usuário e clicamos no botão Ativar para iniciar o backup.

O painel de controle foi atualizado para mostrar todos os usuários ativados que aguardam seu primeiro backup.

Clicamos em “ Fazer backup agora ” para iniciar o backup inicial imediatamente.

Inconsistência na barra de progresso – Primeiro problema:

Notamos imediatamente um problema: a barra de progresso avançava (mostrando uma porcentagem), mas exibia “ 0 bytes ” para o volume de dados. Isso gerou confusão.

• Os dados estão sendo realmente copiados?
• A barra de progresso está correta?
• Trata-se de um erro de exibição ou de uma falha real no backup?

Descobriu-se que era apenas um problema de exibição; a contagem de bytes só atualiza após a conclusão de 100%. No entanto, essa inconsistência cria incerteza desnecessária durante o primeiro backup, que é crucial.

Problemas de desempenho de backup

Problemas de desempenho de backup:

Ao verificarmos o sistema no dia seguinte (esperando que todos os backups estivessem completos), descobrimos que cinco usuários ainda tinham backups incompletos de e-mail ou do Drive. Outros serviços (Calendário, Tarefas, Contatos) haviam sido concluídos, mas os principais tipos de dados (e-mail e Drive) ainda estavam em processamento.

O mais preocupante: estávamos nos aproximando do segundo período de backup agendado , mas o primeiro backup ainda não havia terminado. Este é um problema fundamental; se o backup inicial demorar mais do que o intervalo de frequência de backup, o sistema ficará continuamente desatualizado.

Inconsistência na barra de progresso – Segundo problema:

Descobrimos outra inconsistência significativa na interface do usuário: ao passar o cursor sobre as barras de progresso, o OpenText CloudAlly exibia o status " Drive Concluído ". No entanto, ao clicar na seta para baixo para visualizar os detalhes, descobrimos que os serviços marcados como "Concluído" ainda estavam " Em Andamento ".

Por que isso é problemático:

• Os administradores tomam decisões com base em informações de status.
• O status "Concluído" pode levar os administradores a acreditarem que a proteção está completa.
• Isso pode resultar em uma falsa sensação de segurança em relação ao estado de backup.
• Relatórios inconsistentes na interface do usuário prejudicam a confiança no sistema.
• É necessário analisar os detalhes para obter um status preciso.

Este não é um problema meramente estético; é um problema de confiabilidade e confiança. Se a interface do usuário exibir status incorretos, os administradores não poderão confiar nas informações do painel para tomar decisões operacionais.

Descoberta crítica – Falha em uma semana:

Nossa maior caixa de correio nunca concluiu o backup inicial, mesmo após funcionar continuamente por uma semana inteira. Isso representa uma falha fundamental de confiabilidade.

Impacto:

• O usuário ficou sem proteção de backup durante uma semana inteira.
• Organização exposta ao risco de perda de dados
• Inutilizável para empresas com caixas de correio grandes.
• Questiona a confiabilidade de toda a plataforma.

Isso torna o CloudAlly praticamente inutilizável para organizações com caixas de correio que excedam 10.000 e-mails ou 300 MB.

Interface e opções de recuperação

Apesar dos problemas de desempenho de backup, exploramos os recursos de restauração do CloudAlly para entender seu conjunto de funcionalidades.

O menu Recuperação exibe uma lista de usuários. Selecionamos a nossa própria opção para explorar as opções de restauração.

Abordagens de restauração dupla:

CloudAlly oferece dois métodos distintos de restauração:

1. Restaurar a partir de um instantâneo: Navegue pelos instantâneos de backup por data e restaure dados de pontos específicos no tempo.
2. Restauração por meio de pesquisa de itens: Pesquise itens específicos em todos os backups e restaure-os individualmente.

Ambas as abordagens têm casos de uso:

• Restauração de instantâneo: “Restaurar minha caixa de correio como estava em 1º de junho.”
• Pesquisa de item: “Encontre e recupere aquele e-mail de John Smith sobre o orçamento do segundo trimestre”

Restauração baseada em instantâneos

Selecionamos um intervalo de datas e o CloudAlly exibiu todos os snapshots disponíveis desse período.

Restauração granular em nível de serviço:

A interface de snapshots do CloudAlly mostra que você pode restaurar cada serviço de forma independente:

• E-mails
• Documentos (Unidade)
• Tarefas
• Contatos
• Calendário

Por que essa granularidade é importante:

Imagine que um usuário apagou acidentalmente todo o seu calendário, mas seus e-mails estão intactos. Com a restauração em nível de serviço, você pode:

• Selecione apenas o serviço de Calendário.
• Restaurar o calendário a partir da captura de tela de ontem.
• Não mexa nos e-mails (não há risco de sobrescrever e-mails recentes com versões mais antigas).

Essa capacidade de restauração seletiva reduz o risco de perda acidental de dados durante as operações de recuperação. Você restaura apenas o que precisa ser restaurado.

Em um instantâneo, você pode clicar no botão "Pesquisar" para filtrar itens específicos antes de restaurá-los.

Ao clicar no botão de detalhes da Caixa de Entrada, são exibidos os seguintes dados:

• Todas as pastas e categorias da caixa de entrada
• Contagem de emails por pasta
• Informações sobre tamanho
• Estrutura hierárquica de pastas

Ao clicar para acessar a lista de e-mails propriamente dita, selecionamos os 5 principais e-mails para testar a funcionalidade de download.

Funcionalidade e opções de exportação

Opções de destino para exportação:

Ao exportar e-mails, o CloudAlly oferece uma flexibilidade excepcional que nem o NinjaOne nem o Acronis conseguem igualar.

Opções da caixa de diálogo de exportação:

Nomeação de cargos:

• Atribua um nome à tarefa de exportação.
• Aparece no menu Tarefas para acompanhamento.
• Útil para organizar várias exportações simultâneas.

Formatos de exportação:

• EML: Formato padrão de e-mail, legível pela maioria dos clientes de e-mail.
• PST: Formato compatível com o Outlook para importação no Outlook/Exchange

Opções de destino (exclusivas da CloudAlly):

1. Download local: Download padrão de arquivo ZIP para o seu computador.
2. Google Drive: Exportar diretamente para uma conta do Google Drive (sua ou de outra conta autorizada)
3. Dropbox: Exportar para o armazenamento em nuvem do Dropbox
4. Microsoft OneDrive: Exportar para o OneDrive
5. FTP/SFTP: Exporte para qualquer servidor FTP ou SFTP que você controle.

Busca e restauração de itens

Para testar a recuperação em nível de item, excluímos um e-mail específico da caixa de entrada.

Usando a opção de recuperação de pesquisa de itens do CloudAlly, pesquisamos por “OpenAI”.

Um modo de busca avançada oferece recursos de filtragem adicionais.

Fizemos uma busca para localizar o e-mail excluído.

A caixa de diálogo de restauração oferecia opções, incluindo a restauração para um endereço de e-mail diferente, útil para cenários de migração.

Após a confirmação, o sistema concluiu a restauração em 1 segundo. O e-mail recuperado apareceu em nossa caixa de entrada, marcado com a etiqueta “***restaurado”.

teste completo de restauração da caixa de correio

Realizamos uma restauração completa da caixa de correio de um endereço de e-mail (170 e-mails, 7,61 MB). A interface de Tarefas mostrou o progresso, concluindo em aproximadamente 180 segundos.

Opção de sobreposição ausente:

Notamos que o CloudAlly não solicitou preferências de tratamento de itens durante a operação de restauração. Especificamente, não perguntou:

• Os itens existentes devem ser substituídos por versões restauradas?
• Os itens restaurados devem ser criados como novos itens (duplicados)?
• Como os conflitos devem ser resolvidos?

Tanto a NinjaOne quanto a Acronis oferecem essas opções, dando aos administradores controle sobre como os dados restaurados interagem com os dados existentes. A CloudAlly parece usar um comportamento padrão (provavelmente criando novos itens com rótulos), mas a falta de uma escolha explícita representa uma lacuna na experiência do usuário. Para restaurações em produção que exigem controle preciso sobre conflitos de dados, isso pode ser problemático.

Metodologia

Realizamos este teste comparativo em condições controladas para garantir uma comparação justa:

Ambiente de teste:

• Condições de rede idênticas
• Mesma conta do Workspace Google (21 caixas de correio ativas)
• Mesmo período (todos os testes realizados em uma semana)
• Mais de 90.000 e-mails em todas as contas.

Escopo do teste:

• Desempenho inicial de backup completo (primeira importação completa da caixa de correio)
• Desempenho completo de restauração de caixa de correio
• Disponibilidade e usabilidade dos recursos
• Complexidade de configuração e tempo até o primeiro backup

O que testamos:

• Configuração inicial
• Backup e restauração de e-mails (foco principal)
• Google Disponibilidade do Drive e do Calendário (observada, mas não testada em termos de desempenho)
• Funcionalidades avançadas (pesquisa, registos de auditoria, migração, políticas de retenção)

O que não testamos:

• Microsoft Backup do 365 (Google Somente espaço de trabalho)
• retenção a longo prazo
• Capacidade de resposta do suporte

Sedat Dogan

CTO

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Sedat é um líder em tecnologia e segurança da informação com experiência em desenvolvimento de software, coleta de dados web e cibersegurança. Sedat: - Possui 20 anos de experiência como hacker ético e guru de desenvolvimento, com vasta expertise em linguagens de programação e arquiteturas de servidores. - É consultor de executivos de alto nível e membros do conselho de administração de empresas com operações tecnológicas de alto tráfego e missão crítica, como infraestrutura de pagamentos. - Possui grande perspicácia comercial, além de sua expertise técnica.

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