Die 18 wichtigsten Prozess-KPIs zur Überwachung der Prozessleistung

Die Festlegung realistischer Prozess-KPIs (Key Performance Indicators) ist zeitaufwändig und fehleranfällig, und Analysten haben oft Schwierigkeiten, den Nutzen ihrer Verbesserungen zu quantifizieren.

Entdecken Sie 18 Kennzahlen zur Prozessleistung und erfahren Sie, wie Process Mining dabei hilft, realistische und effektive Indikatoren zu ermitteln, um die Effektivität , Effizienz , Zykluszeit und Compliance der Prozesse in Ihrem Unternehmen zu bewerten.

Prozesseffektivität

Prozesseffektivität bedeutet die Bereitstellung einer qualifizierten Dienstleistung oder eines qualifizierten Produkts auf eine Weise, die die Kunden zufriedenstellt.

Beispiele für KPIs zur Messung der Prozesseffektivität sind:

1. Qualität: Das Ergebnis (Dienstleistung oder Produkt) entspricht den Kundenvorgaben, der internen Qualitätssicherung und dem Budget.
2. Fehlerrate: Die Anzahl der Einheiten, Produkte oder Dienstleistungen, die während des gesamten Prozesszyklus ausgefallen sind.
3. Kundenzufriedenheit: Wie gut der Prozess die Erwartungen des Kunden erfüllt. Dieser KPI steht in Zusammenhang mit einem anderen KPI:
   • Wert: Ein Maß für die Kundenwahrnehmung hinsichtlich des Wertes eines Produkts oder einer Dienstleistung.
4. Konversionsrate: Die Anzahl der Interessenten, mit denen ein Unternehmen interagiert und die es davon überzeugt, Kunden zu werden (im Rahmen eines kommerziellen Prozesses).
5. Wettbewerbsfähigkeit: Sie bezeichnet den Marktanteil im Vergleich zu Wettbewerbern und ist ein strategisches Maß für die Marktpositionierung.
6. Rentabilität: Sie bezieht sich auf das Verhältnis zwischen Einnahmen und Kosten und ist nützlich zur Beurteilung der finanziellen Ergebnisse im Zusammenhang mit der Prozessleistung.

Das Unternehmen kann diese Kennzahlen beispielsweise nutzen, um die Effektivität von Prozessen zu messen:

• Im Rahmen eines Fertigungsprozesses :
  • Prozentsatz der produzierten fehlerhaften Einheiten
  • Der Grad der Kundenzufriedenheit (bezüglich des Endprodukts).

Andererseits werden Konversionsraten von IT-, Vertriebs- und Marketingteams verwendet, um die Effektivität ihrer Anzeigen, Kampagnen oder Banner zu messen.

Process Mining kann Faktoren während der Prozessanalyse automatisch schätzen und bereitstellen. Die Ergebnisse der Prozessermittlungsphase lassen sich mittels Konformitätsprüfung mit der Strategie, dem Geschäftsprozessmodell oder dem idealen Prozessmodell vergleichen. Die Differenz zwischen Ideal- und Ist-Modell verdeutlicht die Effektivität des Prozesses.

Beispiel aus dem realen Leben

In einer Fallstudie zum Thema Prozessanalyse integrierte Von Ardenne, ein führender deutscher Anlagenbauer, eine Prozessanalyse-Software, um die operative Effektivität zu steigern. Die gründliche Analyse der Geschäftsprozesse deckte verborgene Schwachstellen und Kostentreiber auf und ermöglichte Transparenz in Echtzeit. Die Analyse orientierte sich an wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) wie beispielsweise:

• Effiziente Zustellung durch Erhöhung der Zustellzuverlässigkeit
• Reduzierung der Fehlerrate
• Kostenreduzierung durch verbesserte Planung und Analyse
• Verbesserte Kundenzufriedenheit durch Workflow-Tracking zur Ermittlung des Kundenlebenszeitwerts

KPI-Dashboards gewährleisten eine kontinuierliche Leistungsmessung und fördern so das Engagement für ständige Verbesserung und operative Exzellenz.

Prozesseffizienz

Prozesseffizienz misst die Zuteilung und Nutzung von Ressourcen, die Qualifikation der Mitarbeiter, den Anteil nicht wertschöpfender Tätigkeiten und Verzögerungszeiten.

Beispiele für KPIs zur Messung der betrieblichen Effizienz sind:

1. Kosten: Die Ausgaben für die notwendigen Ressourcen zur Durchführung des Prozesses, einschließlich der Gehälter der Arbeiter.
2. Ressourceneffizienz: Die Kennzahl vergleicht den Gesamtwert des Endprozesses mit den verbrauchten Ressourcen unter Berücksichtigung der Umweltauswirkungen.
3. Return on Investment: Der Gewinn, der erforderlich ist, um die Investition in eine bestimmte Kampagne oder einen bestimmten Prozess zu rechtfertigen.
4. Taktzeit: Die Zeit, die benötigt wird, um eine Einheit fertigzustellen, bevor mit der nächsten begonnen wird. Dies hilft bei der Beurteilung der Konsistenz der Stückproduktion.

Process-Mining-Tools können Analysten auch dabei helfen, Effizienzgewinne zu erzielen, indem sie die im Prozess anfallende Ressourcen- und Zeitverschwendung aufzeigen.

Prozesszykluszeit

Die Prozesszykluszeit misst, wie lange die Erledigung einer bestimmten Aufgabe dauert. Dadurch werden Ineffizienzen im Prozessablauf sichtbar, die die Bereitstellung der Dienstleistung oder des Produkts verlangsamen.

Zu den Zykluszeit-KPIs gehören:

1. Gesamte Durchlaufzeit/Durchlaufzeit: Die Zeit vom Beginn bis zum Ende des Prozesses, einschließlich jedes einzelnen Prozessschritts.
2. Wertschöpfungszeit: Dies ist die Zeit, die für die Erledigung einer einzelnen Aufgabe aufgewendet wird.
3. Bearbeitungszeit: Die Bearbeitungszeit bezeichnet die Zeit, die von der Bestellung bis zur Auslieferung eines Kundenauftrags benötigt wird.

Für ein Logistikunternehmen ist die Bearbeitungszeit ein wichtiger Faktor, um zu messen, wie lange das Unternehmen die Bearbeitungszeit verkürzen sollte, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Für einen Hersteller ist die Durchlaufzeit ein Indikator für die Leistungsfähigkeit des gesamten Produktionsprozesses. Produzenten beschaffen Rohstoffe, führen sie der Produktionslinie zu, fertigen die Produkte und liefern sie anschließend an den Kunden oder ein Logistikunternehmen. Dabei berücksichtigen sie alle Wartezeiten für Materialien, Maschinenstillstände und Verzögerungen, die in irgendeiner Phase auftreten und die Durchlaufzeit verlängern könnten.

Process Mining ermöglicht es Analysten, potenzielle Probleme wie Verzögerungen vorherzusagen, die die Prozessleistung negativ beeinflussen könnten.

Prozesskonformität

Die interne Prozesskonformitätsprüfung liefert Erkenntnisse über mögliche Ursachen für Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen und Best Practices, während die externe Konformitätsprüfung die Einhaltung relevanter staatlicher Vorschriften und Richtlinien sicherstellt. Dadurch schützt die Prozesskonformität Unternehmen vor Bußgeldern und trägt zur Risikominderung bei.

Einige KPIs, die zur Einhaltung der Vorschriften verwendet werden:

1. Zeitrahmen für die Risikominderung: Hierbei handelt es sich um die Messung der Zeitspanne zwischen dem Auftreten des Risikos nach der Umsetzung der Änderung und der Entdeckung dieses Risikos.
2. Mittlere Zeit bis zur Problemlösung: Dies ist die Zeit, die benötigt wird, um ein Problem nach seiner Identifizierung zu lösen.
3. ESG-Performance: Die Berichterstattung zu Umwelt, Soziales und Unternehmensführung zeigt anhand verschiedener Kennzahlen die nichtfinanziellen Auswirkungen und den Grad der Einhaltung von Standardverfahren und -regeln in den Regionen, in denen das Unternehmen tätig ist.
4. Kapazität: Sie stellt die maximale Produktionskapazität unter optimalen Bedingungen dar. Dieser KPI hilft, das Produktionspotenzial zusammen mit der Durchlaufzeit zu messen.

Diese KPIs sind für die Geschäftsleitung hilfreich, um sich auf externe Compliance-Prüfungen vorzubereiten und die relevanten Abteilungen bei Abläufen zu unterstützen, die nicht der Strategie oder den Standardverfahren entsprechen.

Compliance ist ein zentraler Anwendungsfall für Process Mining, da es ganze Prozesse abbildet und Compliance-Probleme durch Erkennung und Konformitätsprüfungen aufdeckt. Viele Anbieter bieten Ursachenanalysen an, um die für nicht konforme Ergebnisse verantwortlichen Teams, Parteien oder Phasen zu identifizieren und so die Abläufe zu verbessern.

Beispiel aus dem realen Leben

Ein Logistikunternehmen nutzte beispielsweise Process Mining und konnte so rund 70 % der Compliance-Risiken in seinem Kredit- und Inkassomanagementprozess aufdecken. ¹

Hier ist eine vollständige Liste aller Prozess-KPIs:

Prozess-KPIs und Prozess-Mining

Process-Mining-Tools können dabei helfen, relevante Prozessleistungskennzahlen zu verfolgen, indem sie quantitative Prozessleistungskennzahlen aus Systemdaten ableiten.

Mithilfe von Process Mining können Benutzer:

• Vergleichen Sie den ermittelten Prozess mit dem Idealmodell und bestimmen Sie seine Effektivität.
• Identifizieren Sie Ressourcen- und Zeitverschwendung, um die Effizienz zu steigern.
• Mögliche Probleme wie Verzögerungen, die sich negativ auf die Prozessleistung auswirken können, vorhersehen.
• Prozessabläufe verbessern und Zykluszeiten verkürzen.
• Die Einhaltung von Vorschriften und Normen sicherstellen, indem Abweichungen identifiziert werden.
• Identifizieren Sie die verantwortlichen Teams oder Phasen für nicht konforme Ergebnisse, um Korrekturmaßnahmen durch Ursachenanalyse zu ermöglichen.

KI-Funktionen für die Prozess-KPI-Verfolgung

1. Benutzerfreundliche Workflow-Automatisierung: Workflow-Schnittstellen in natürlicher Sprache ermöglichen es Anwendern, Automatisierungen mithilfe von Eingabeaufforderungen in einfacher Sprache zu definieren, wodurch die Notwendigkeit entfällt, dass Entwickler Code schreiben müssen.
2. Autonome KI-Agenten: Organisationen, die autonome KI-Agenten testen, berichten von einer Reduzierung der routinemäßigen Genehmigungen, die menschliches Eingreifen erfordern, um etwa 65 %, da die KI einfache Entscheidungen trifft. ² https://kissflow.com/workflow/7-workflow-automation-trends-every-it-leader-must-watch-in-2025/[/efn_note ]
3. Prädiktive Analytik: Durch die prädiktive Prozessanalyse können die Prozesszykluszeiten um 20–30 % reduziert werden, indem Engpässe identifiziert werden, bevor sie auftreten. ³ https://kissflow.com/workflow/7-workflow-automation-trends-every-it-leader-must-watch-in-2025/[/efn_note ]
4. Generative KI: Generative KI wird im Process Mining eingesetzt, um Prozessvarianten automatisch abzubilden und Anomalien mit Konfidenzwerten zu kennzeichnen.

Was sind Prozessindikatoren?

Prozessindikatoren sind Kennzahlen, die spezifische Aspekte eines Prozessablaufs messen, wie z. B. Inputs, Aktivitäten und Outputs. Diese Leistungskennzahlen (KPIs) helfen, die operative Leistung zu verfolgen und aufzuzeigen, ob ein Prozess die gewünschten Ergebnisse erzielt.

Durch die Nutzung von KPI-Daten aus verschiedenen Datenquellen können Unternehmen Trends erkennen, versteckte Ineffizienzen aufdecken und fundiertere, auf die Geschäftsziele abgestimmte Entscheidungen treffen. Regelmäßiges Prozessmonitoring mithilfe von Reporting-Tools oder einer Balanced Scorecard unterstützt Teams dabei, Fortschritte zu verfolgen, Qualitätsstandards einzuhalten und kontinuierliche Prozessverbesserungen zu fördern.

Was sind die Prozessleistungsindikatoren?

Prozessleistungsindikatoren sind Kennzahlen, die den Erfolg hinsichtlich operativer Effizienz und der Erreichung von Geschäftszielen messen. Sie umfassen sowohl Früh- als auch Spätindikatoren wie durchschnittliche Reaktionszeit, Mitarbeiterzufriedenheit oder Gesamtumsatz. Diese Indikatoren sammeln Daten aus verschiedenen Quellen und liefern Kontext für die Entscheidungsfindung, wodurch Trends erkannt und versteckte Ineffizienzen aufgedeckt werden können.

Was sind die 5 häufigsten KPIs?

KPIs können je nach Unternehmen variieren, aber fünf häufig verwendete sind:

1. Umsatzwachstum – Misst den Anstieg der Umsätze eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum.
2. Umsatz pro Kunde – Ermittelt, wie viel Einkommen von jedem Kunden generiert wird.
3. Gewinnmarge – Gibt an, wie viel Gewinn ein Unternehmen im Verhältnis zu seinem Gesamtumsatz erzielt.
4. Kundenbindungsrate – Erfasst den Prozentsatz der Kunden, die dem Unternehmen treu bleiben.
5. Kundenzufriedenheit – Sie misst, wie zufrieden Kunden mit den Produkten oder Dienstleistungen des Unternehmens sind. Diese KPIs sind unerlässlich für die Beurteilung der Gesamtleistung des Unternehmens und die strategische Ausrichtung.

Was ist ein Beispiel für einen Prozess-KPI?

Ein leicht verständliches Beispiel für einen Prozess-KPI ist die durchschnittliche Reaktionszeit. Sie gibt an, wie lange es dauert, auf eine Kundenanfrage zu reagieren oder eine Aufgabe zu erledigen. Dieser KPI hilft, Fortschritte in Richtung betrieblicher Effizienz zu verfolgen und zeigt, ob Prozessverbesserungsmaßnahmen erfolgreich sind.

Durch die Erfassung von KPI-Daten über einen festgelegten Zeitraum können Unternehmen den Erfolg messen, Verbesserungspotenziale identifizieren und mithilfe von Instrumenten wie Reporting-Tools oder einer Balanced Scorecard bessere Geschäftsentscheidungen treffen.

FAQs

Weiterführende Literatur

Schauen Sie sich gerne unsere Artikel zur Prozessoptimierung an:

• SAP-Prozessorchestrierung: Top-Lösungen, Funktionen, Integrationen
• Die 50 besten Anwendungsfälle und Einsatzmöglichkeiten von Process Mining

Referenzlinks

1.

Logistik-Fallstudie

2.

3.

Hazal Şimşek

Branchenanalyst

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Hazal ist Branchenanalystin bei AIMultiple und spezialisiert auf Prozessanalyse und IT-Automatisierung.

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