Google Workspace-Backup: NinjaOne vs. Acronis vs. CloudAlly

In Google Workspace sind die Benutzer in Organisationseinheiten (OUs) organisiert, die typischerweise Abteilungen, Teams, Standorte oder Funktionsgruppen sind. Beispiele:

• /Maschinenbau
• /Vertrieb/Westküste
• /Rechtliches
• /Marketing-/Content-Team
• /Finanzen

Anstatt Hunderte oder Tausende einzelner E-Mail-Konten für die Datensicherung manuell auszuwählen, können Sie Folgendes tun:

1. Klicken Sie auf „Massenaktivierung ausführen“.
2. Organisationseinheiten auswählen (z. B. „Rechtsabteilung“, „Entwicklung“, „Vertrieb – Westküste“)
3. CloudAlly aktiviert automatisch die Datensicherung für alle Benutzer in diesen Einheiten.

Weitere Vorteile:

• Wenn die Option „Neue Benutzer automatisch aktivieren“ aktiviert ist, werden neu eingestellte Mitarbeiter, die diesen Organisationseinheiten hinzugefügt werden, automatisch gesichert.
• Keine manuelle Benutzerverwaltung erforderlich
• Die Organisationsstruktur aus dem Arbeitsbereich Google wird in die Sicherungskonfiguration übernommen.
• Es ist leicht zu erkennen, welche Abteilungen geschützt sind.

Dies ist eine der wertvollsten Funktionen von CloudAlly für große Unternehmensimplementierungen und ist unter den drei getesteten Anbietern wirklich einzigartig.

Benutzeraktivierung und erste Datensicherung

Wir haben alle Benutzerkonten ausgewählt und auf die Schaltfläche „Aktivieren“ geklickt, um die Datensicherung zu starten.

Das Dashboard wurde aktualisiert und zeigt nun alle aktivierten Benutzer an, die auf ihre erste Datensicherung warten.

Wir haben auf „ Jetzt sichern “ geklickt, um die erste Datensicherung sofort auszulösen.

Inkonsistenz der Fortschrittsanzeige – Erstes Problem:

Uns fiel sofort ein Problem auf: Der Fortschrittsbalken bewegte sich (zeigte einen Prozentsatz an), zeigte aber für das Datenvolumen „ 0 Bytes “ an . Dies führte zu Verwirrung.

• Werden die Daten tatsächlich gesichert?
• Ist die Fortschrittsanzeige korrekt?
• Handelt es sich um einen Anzeigefehler oder einen tatsächlichen Backup-Fehler?

Es stellte sich heraus, dass es sich lediglich um ein Anzeigeproblem handelte; die Byteanzahl wird erst nach 100 % Abschluss aktualisiert. Diese Inkonsistenz führt jedoch während der kritischen ersten Datensicherung zu unnötiger Unsicherheit.

Probleme mit der Backup-Performance

Probleme mit der Backup-Performance:

Als wir das System am nächsten Tag überprüften (und erwarteten, dass alle Backups abgeschlossen wären), stellten wir fest, dass bei fünf Benutzern die E-Mail- oder Drive-Backups noch unvollständig waren. Andere Dienste (Kalender, Aufgaben, Kontakte) waren bereits gesichert, die primären Datentypen (E-Mail und Drive) wurden jedoch noch verarbeitet.

Besonders besorgniserregend: Wir näherten uns dem zweiten geplanten Backup-Zeitraum , doch das erste Backup war noch immer nicht abgeschlossen. Dies ist ein grundlegendes Problem; dauert das erste Backup länger als das Backup-Intervall, gerät das System kontinuierlich in Rückstand.

Inkonsistenz der Fortschrittsanzeige – Zweites Problem:

Wir entdeckten eine weitere gravierende Inkonsistenz in der Benutzeroberfläche: Beim Überfahren der Fortschrittsbalken zeigte OpenText CloudAlly den Status „ Drive Done “ an. Ein Klick auf den Pfeil nach unten zur Anzeige der Details ergab jedoch, dass die als „Done“ markierten Dienste tatsächlich noch in Bearbeitung waren.

Warum das problematisch ist:

• Administratoren treffen Entscheidungen auf Grundlage von Statusinformationen.
• Der Status „Fertig“ könnte Administratoren fälschlicherweise zu der Annahme verleiten, der Schutz sei vollständig.
• Könnte zu einem falschen Vertrauen in den Backup-Status führen.
• Inkonsistente Benutzeroberflächenberichte untergraben das Vertrauen in das System.
• Um einen genauen Status zu erhalten, ist eine detaillierte Analyse erforderlich.

Dies ist kein geringfügiges kosmetisches Problem, sondern ein Zuverlässigkeits- und Vertrauensproblem. Wenn die Benutzeroberfläche einen falschen Status anzeigt, können sich Administratoren bei operativen Entscheidungen nicht auf die Dashboard-Informationen verlassen.

Kritischer Befund – Ausfall in einer Woche:

Unser größtes Postfach hat die erste Datensicherung nie abgeschlossen, obwohl es eine ganze Woche lang ununterbrochen lief. Dies stellt einen grundlegenden Zuverlässigkeitsfehler dar.

Auswirkungen:

• Der Benutzer hatte eine ganze Woche lang keine Datensicherung.
• Organisation ist dem Risiko eines Datenverlusts ausgesetzt
• Für Unternehmen mit großen Postfächern unbrauchbar
• stellt die Zuverlässigkeit der gesamten Plattform in Frage

Dies macht CloudAlly für Organisationen mit Postfächern von mehr als 10.000 E-Mails oder einer Größe von über 300 MB praktisch unbrauchbar .

Wiederherstellungsschnittstelle und Optionen

Trotz der Probleme mit der Backup-Performance haben wir die Wiederherstellungsfunktionen von CloudAlly genauer untersucht, um den Funktionsumfang zu verstehen.

Das Wiederherstellungsmenü zeigt eine Liste der Benutzer an. Wir haben uns selbst ausgewählt, um die Wiederherstellungsoptionen zu erkunden.

Zwei Wiederherstellungsansätze:

CloudAlly bietet zwei unterschiedliche Wiederherstellungsmethoden an:

1. Wiederherstellung aus einem Snapshot: Durchsuchen Sie Backup-Snapshots nach Datum und stellen Sie Daten von bestimmten Zeitpunkten wieder her.
2. Wiederherstellung per Elementsuche: Suchen Sie in allen Backups nach bestimmten Elementen und stellen Sie diese einzeln wieder her.

Beide Ansätze haben Anwendungsfälle:

• Snapshot-Wiederherstellung: „Stellen Sie mein Postfach auf den Stand vom 1. Juni wieder her.“
• Elementsuche: „Finde und stelle die E-Mail von John Smith zum Budget für das zweite Quartal wieder her.“

Snapshot-basierte Wiederherstellung

Wir haben einen Datumsbereich ausgewählt, und CloudAlly hat alle verfügbaren Snapshots aus diesem Zeitraum angezeigt.

Granulare Wiederherstellung auf Dienstebene:

Die Snapshot-Oberfläche von CloudAlly zeigt, dass Sie jeden Dienst unabhängig wiederherstellen können:

• E-Mails
• Dokumente (Laufwerk)
• Aufgaben
• Kontakte
• Kalender

Warum diese Detailgenauigkeit wichtig ist:

Stellen Sie sich vor, ein Benutzer hat versehentlich seinen gesamten Kalender gelöscht, seine E-Mails sind aber noch da. Mit der Wiederherstellung auf Dienstebene können Sie Folgendes tun:

• Wählen Sie nur den Kalenderdienst aus.
• Stellen Sie den Kalender aus dem gestrigen Snapshot wieder her.
• E-Mails sollten unverändert bleiben (es besteht keine Gefahr, aktuelle E-Mails mit älteren Versionen zu überschreiben).

Diese selektive Wiederherstellungsfunktion verringert das Risiko unbeabsichtigten Datenverlusts während der Wiederherstellungsvorgänge. Sie stellen nur die Daten wieder her, die wiederhergestellt werden müssen.

Innerhalb eines Snapshots können Sie vor der Wiederherstellung auf die Schaltfläche „Suchen“ klicken, um nach bestimmten Elementen zu filtern.

Ein Klick auf die Schaltfläche „Details“ für den Posteingang zeigt Folgendes an:

• Alle Posteingangsordner und Kategorien
• Anzahl der E-Mails pro Ordner
• Größenangaben
• Hierarchische Ordnerstruktur

Wir klickten uns durch die eigentliche E-Mail-Liste und wählten die Top 5 E-Mails aus, um die Download-Funktionalität zu testen.

Exportfunktionalität und Optionen

Exportzieloptionen:

Beim Export von E-Mails bietet CloudAlly eine außergewöhnliche Flexibilität, die weder NinjaOne noch Acronis erreichen.

Optionen im Exportdialog:

Stellenbezeichnung:

• Weisen Sie dem Exportauftrag einen Namen zu.
• Wird im Menü „Aufträge“ zur Nachverfolgung angezeigt.
• Nützlich zur Organisation mehrerer gleichzeitiger Exporte

Exportformate:

• EML: Standard-E-Mail-Format, lesbar von den meisten E-Mail-Clients
• PST: Outlook-kompatibles Format für den Import in Outlook/Exchange

Zieloptionen (exklusiv für CloudAlly):

1. Lokaler Download: Standardmäßiger ZIP-Datei-Download auf Ihren Computer
2. Google Drive: Direkter Export in ein Google Drive-Konto (Ihr eigenes oder ein anderes autorisiertes Konto)
3. Dropbox: Export in den Dropbox-Cloudspeicher
4. Microsoft OneDrive: Export nach OneDrive
5. FTP/SFTP: Exportieren Sie auf einen beliebigen FTP- oder SFTP-Server, den Sie kontrollieren.

Artikel suchen und wiederherstellen

Um die Wiederherstellung auf Elementebene zu testen, haben wir eine bestimmte E-Mail aus dem Posteingang gelöscht.

Mithilfe der Suchfunktion von CloudAlly haben wir nach „OpenAI“ gesucht.

Ein erweiterter Suchmodus bietet zusätzliche Filterfunktionen.

Wir haben nach der gelöschten E-Mail gesucht.

Der Wiederherstellungsdialog bot Optionen wie die Wiederherstellung an eine andere E-Mail-Adresse, was für Migrationsszenarien nützlich ist.

Nach der Bestätigung war die Wiederherstellung innerhalb einer Sekunde abgeschlossen. Die wiederhergestellte E-Mail erschien in unserem Posteingang und war mit dem Label „***wiederhergestellt“ versehen.

Vollständiger Postfachwiederherstellungstest

Wir haben eine vollständige Postfachwiederherstellung für eine E-Mail-Adresse durchgeführt (170 E-Mails, 7,61 MB). Die Auftragsübersicht zeigte den Fortschritt an und der Vorgang wurde schließlich nach etwa 180 Sekunden abgeschlossen.

Fehlende Überschreibungsoption:

Uns ist aufgefallen, dass CloudAlly während des Wiederherstellungsvorgangs nicht nach Präferenzen für die Elementbehandlung gefragt hat. Konkret wurde nicht gefragt:

• Sollen bestehende Elemente durch wiederhergestellte Versionen überschrieben werden?
• Sollen wiederhergestellte Elemente als neue Elemente (Duplikate) erstellt werden?
• Wie sollten Konflikte gehandhabt werden?

Sowohl NinjaOne als auch Acronis bieten diese Optionen und ermöglichen Administratoren so die Kontrolle darüber, wie wiederhergestellte Daten mit vorhandenen Daten interagieren. CloudAlly scheint ein Standardverhalten zu verwenden (wahrscheinlich das Erstellen neuer Elemente mit Bezeichnungen), doch das Fehlen einer expliziten Wahlmöglichkeit stellt eine UX-Schwäche dar. Bei Wiederherstellungen in Produktionsumgebungen, die eine präzise Kontrolle von Datenkonflikten erfordern, könnte dies problematisch sein.

Methodik

Wir haben diesen Vergleich unter kontrollierten Bedingungen durchgeführt, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten:

Testumgebung:

• Identische Netzwerkbedingungen
• Gleiches Workspace-Konto Google (21 aktive Postfächer)
• Gleicher Zeitraum (alle Tests wurden innerhalb einer Woche durchgeführt)
• Über 90.000 E-Mails über alle Konten hinweg

Testumfang:

• Leistung bei der ersten vollständigen Datensicherung (erster vollständiger Postfachimport)
• Vollständige Wiederherstellung der Postfachleistung
• Verfügbarkeit und Benutzerfreundlichkeit der Funktionen
• Einrichtungskomplexität und Zeit bis zur ersten Datensicherung

Was wir getestet haben:

• Ersteinrichtung
• E-Mail-Sicherung und -Wiederherstellung (Hauptfokus)
• Google Verfügbarkeit von Laufwerk und Kalender (beobachtet, aber nicht auf Leistung getestet)
• Erweiterte Funktionen (Suche, Audit-Protokolle, Migration, Aufbewahrungsrichtlinien)

Was wir nicht getestet haben:

• Microsoft 365-Backup (Google Nur Arbeitsbereich)
• Langzeitbindung
• Reaktionsfähigkeit des Supports

Sedat Dogan

CTO

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Sedat ist ein führender Experte für Technologie und Informationssicherheit mit Erfahrung in Softwareentwicklung, Web-Datenerfassung und Cybersicherheit. Sedat: – Verfügt über 20 Jahre Erfahrung als White-Hat-Hacker und Entwicklungsexperte mit umfassenden Kenntnissen in Programmiersprachen und Serverarchitekturen. – Berät Führungskräfte und Vorstandsmitglieder von Unternehmen mit hohem Datenverkehr und geschäftskritischen Technologieanwendungen wie Zahlungsinfrastruktur. – Besitzt neben seiner technischen Expertise auch ausgeprägtes betriebswirtschaftliches Verständnis.

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