IT-Dokumentation Benchmark & Bewertung

Wir haben die führenden IT-Dokumentationsplattformen bewertet, um ihre Leistung, Funktionen und Benutzerfreundlichkeit zu beurteilen. Unser Benchmark maß die Arbeitsabläufe zur Dokumenterstellung, die Editor-Funktionen, die Suchgenauigkeit und das Beziehungsmanagement in realen Szenarien, einschließlich der Suche nach Fehlercodes, der PDF-Inhaltsindizierung und der Erhaltung der Befehlssyntax.

Ergebnisse des IT-Dokumentations-Benchmarks

*NinjaOne automatisch-speichert Entwürfe, zeigt sie aber nicht separat an. Das Starten eines neuen Entwurfs ruft automatisch-gespeicherte Entwürfe auf.
**Einschränkungen des Free-Tarifs verhindern einen fairen Vergleich

NinjaOne

• Ablaufsteuerungen für Links für sicheres externes Teilen
• Einheitliche IT-Management-Plattform (Dokumentation + Überwachung + Patching)

Hudu

• Unbegrenzte Anpassung der Schriftgröße zur visuellen Hervorhebung
• Mehrere Optionen für Exportformate
• Integrierter Passwort-Tresor für die Verwaltung von Anmeldeinformationen

Confluence

• Drag-and-Drop-Dateiorganisation (1 Klick vs. 6 Klicks)
• Intuitivste Benutzeroberfläche und Navigation
• Direkter Zugriff auf die Dokumentation von der Startseite

Leistungsüberblick über IT-Dokumentationssoftware

Wir haben die Genauigkeit der Dokumentwiedergabe, Suchintelligenz, PDF-Inhaltsindizierung und Funktionen für das Beziehungsmanagement in identischen Testszenarien getestet.

*Hat unerwünschte Abstände im Abschnitt „Voraussetzungen“ hinzugefügt
**Erfordert das Umschalten in den „Umfassend“-Suchmodus
***Erfordert Interaktion mit der Symbolleiste; kein reiner Tastatur-Workflow

• Suchgenauigkeit: Confluence zeigte eine überlegene Suchleistung und fand sofort exakte Fehlercodes und Teilstring-Treffer, ohne dass ein Moduswechsel erforderlich war. Hudu funktionierte ausreichend, wenn Benutzer in den umfassenden Suchmodus wechselten. NinjaOne scheiterte sowohl bei exakten als auch bei Teilstringsuchen – eine kritische Benutzerfreundlichkeitslücke für die IT-Dokumentation, in der die Suche nach Fehlercodes Routine ist.
• PDF-Inhaltsindizierung: Confluence indizierte PDF-Inhalte erfolgreich und machte interne Dateiinhalte durchsuchbar. Diese Funktion ist wichtig für Teams, die Anbieterdokumentationen, Konfigurationsexporte oder Compliance-Berichte als PDF-Anhänge speichern. NinjaOne und Hudu behandeln PDFs als undurchsichtige Binärobjekte; sie wissen, dass die Datei existiert, können ihren Inhalt aber nicht durchsuchen.
• Formatierungserhalt: Alle Plattformen erhielten die kritische technische Formatierung (Code-Einrückung, gerade Anführungszeichen und Inline-Code). Allerdings fügte Hudu unerwünschte Abstände in Listenstrukturen ein. Obwohl der Code funktionsfähig blieb, beeinträchtigen Formatierungsinkonsistenzen Lesbarkeit und Professionalität.
• Beziehungsmanagement: Alle drei Plattformen zeigten schwache Verlinkungsfunktionen. Keine Plattform bietet automatisches Backlink-Tracking, Vorschau von Links beim Überfahren oder Erkennung toter Links. Confluence bot den besten Verlinkungs-Workflow mit suchbasierter Einfügung, bleibt aber hinter den Fähigkeiten moderner Wikis zurück.

Siehe unsere Methodik, um zu erfahren, wie wir diese Tools bewertet haben.

Top 9 IT-Dokumentationssoftware: Nutzerrezensionen und -bewertungen

Alle oben genannten Bewertungen stammen von B2B-Bewertungsplattformen, darunter G2 und Capterra. Die Tabelle ist nach der Anzahl der Bewertungen sortiert, mit Ausnahme unseres Sponsors, der oben aufgeführt ist.

*Angebotsbasiert, oft pro Endpoint oder stufenbasiert für MSPs/IT-Abteilungen. Kontaktieren Sie den Vertrieb für ein genaues Angebot.

Um einen fairen und relevanten Vergleich zu gewährleisten, haben wir die Landschaft der IT-Dokumentation anhand von vier Kriterien gefiltert:

1. IT/MSP-Spezialisierung: Priorisierung von Tools, die speziell für IT-Workflows entwickelt wurden, gegenüber allgemeinen Wissensdatenbanken.
2. Bewertungen: Erforderlich sind mindestens 30 authentifizierte, aktuelle Nutzerbewertungen auf großen B2B-Plattformen (G2, Capterra), um eine breite, aktuelle Nutzung sicherzustellen.
3. Durchschnittliche Bewertung: Über 4/5 im Durchschnitt auf allen Software-Bewertungsplattformen.
4. Kernfunktionsumfang: Das Tool musste die gängigen Funktionen als Grundlage bieten.

Funktionsvergleich von IT-Dokumentationssoftware

Siehe Definitionen für die allgemeinen und differenzierenden Funktionen.

NinjaOne

NinjaOne fungiert als umfassende IT-Management-Plattform, die Dokumentation mit RMM (Remote Monitoring and Management), Überwachung und Automatisierung integriert. Die Plattform bietet eine einheitliche Lösung sowohl für die Dokumentation als auch für die Gerätesteuerung. Zu ihren Funktionen gehören automatisierte Asset-Erkennung und Dokumentationsaktualisierungen, die den manuellen Wartungsaufwand für IT-Abteilungen und MSPs reduzieren.

NinjaOne zeigt ein äußerst detailliertes, IT-zentriertes Dashboard mit sofortigem Zugriff auf Überwachungsmetriken, Gerätestatus und aktuelle Aktivitäten. Im Gegensatz zu dedizierten Dokumentationsplattformen integriert NinjaOne die Dokumentation in ein umfassendes IT-Management-Ökosystem.

Plattformarchitektur

Das Dashboard priorisiert die operative Transparenz gegenüber dem Zugriff auf Dokumentation und erfordert von den Benutzern die Navigation zu einem eigenen Wissensdatenbank-Bereich. Dieses Design spiegelt die Positionierung von NinjaOne als einheitliche IT-Betriebsplattform und nicht als eigenständiges Dokumentationstool wider.

Wissensdatenbank-Oberfläche

Die Wissensdatenbank organisiert Dokumente in einer hierarchischen Ordnerstruktur mit Metadatenspalten. Obwohl ein zusätzlicher Navigationsschritt von der Startseite erforderlich ist, bietet die Oberfläche detaillierte Übersichtsbildschirme mit Filterfunktionen.

Workflow zur Dokumenterstellung

Das Erstellen eines neuen Dokuments erfordert sechs Klicks:

1. Navigieren Sie zum Bereich Wissensdatenbank
2. Klicken Sie auf „Neuen Artikel erstellen“
3. Titel eingeben
4. Inhalt hinzufügen
5. Klicken Sie auf „Speichern“
6. Speichern bestätigen

Umgang mit Entwürfen

NinjaOnes Entwurfssystem erzeugt Reibung im Arbeitsablauf. Wenn Sie ein Dokument öffnen und ohne Speichern wegnavigieren, erscheint der Entwurf nicht in der Wissensdatenbank. Der Versuch, ein neues Dokument zu erstellen, zwingt Sie jedoch, den vorherigen Entwurf fortzusetzen oder zu löschen.

Dieser Ansatz schränkt die Flexibilität ein; Sie können nicht gleichzeitig einen laufenden Entwurf behalten und ein neues Dokument beginnen. Die Oberfläche bietet keine Möglichkeit, Entwürfe anzusehen, zu verwalten oder zu ignorieren, ohne aktiv zu werden.

Editor-Funktionen

Der Editor unterstützt:

• Überschriften H1-H4
• Schriftgrößen bis zu 22px
• Grundlegende Formatierung (Fett, Kursiv, Listen)
• Inline-Codeblöcke
• Bildeinfügung

Editor-Modus

NinjaOne öffnet Dokumente standardmäßig direkt im Bearbeitungsmodus. Dies reduziert zwar die Klicks für Redakteure, führt aber zu einer suboptimalen Erfahrung für Benutzer, die hauptsächlich Dokumentation lesen müssen. Es gibt keine schreibgeschützte Ansicht; jedes Dokument erscheint bearbeitungsbereit, was das Risiko versehentlicher Änderungen erhöht.

Massenoperationen

Unterstützte Massenoperationen:

• ✅ Verschieben (in andere Ordner)
• ✅ Archivieren (bewahrt Dokumente auf, entfernt sie aber aus der aktiven Ansicht)
• ❌ Löschen (nicht einmal für einzelne Dokumente verfügbar)

Das Fehlen der Dokumentlöschung ist eine erhebliche Einschränkung. Unternehmen können veraltete oder falsche Dokumentation nicht dauerhaft entfernen, was zu einer Anhäufung von Unordnung führt.

Freigabe und Link-Ablauf

Externes Teilen erfordert acht Klicks, beinhaltet jedoch wertvolle Ablaufsteuerungen für Links. Sie können zeitlich begrenzten Zugriff auf sensible Dokumentation einrichten – eine Sicherheitsfunktion, die bei Hudu fehlt und im kostenlos-Tarif von Confluence nicht verfügbar ist.

Anhangsverwaltung

NinjaOne beschränkt Anhänge auf Bilder. Sie können Folgendes nicht anhängen:

• PDF-Dokumente
• Konfigurationsdateien
• Protokolldateien
• Excel-Tabellen
• Andere binäre Dateitypen

Die Upload-Oberfläche öffnet direkt den Dateiauswahldialog ohne Drag-and-Drop-Unterstützung.

Dateiorganisation

Das Verschieben von Dokumenten in Ordner erfordert sechs Klicks:

1. Dokument auswählen
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verschieben“
3. Navigieren Sie im Ordnerbaum
4. Ziel auswählen
5. Verschieben bestätigen
6. Dialog schließen

Benchmark-Testergebnisse

Test 1: Textwiedergabe

NinjaOne hat Folgendes erfolgreich beibehalten:

• Python-Code-Einrückung
• Gerade Anführungszeichen (keine Umwandlung in typografische Anführungszeichen)
• Inline-Code-Formatierung
• Gesamtdokumentstruktur

Ergebnis: Bestanden

Test 2: Suchintelligenz

Die Suche nach dem exakten Fehlercode '0x80040154' lieferte keine Ergebnisse, obwohl der Code im Dokumentinhalt vorkommt. Teilstring-Suchen schlugen ebenfalls fehl.

Ergebnis: Fehlgeschlagen

Test 3: PDF-Inhaltssuche

NinjaOne konnte nicht im Inhalt der hochgeladenen PDF suchen. Die Plattform behandelt PDFs als Metadatenobjekte ohne Inhaltsindizierung.

Ergebnis: Fehlgeschlagen

Test 4: Verlinkung und Beziehungen

NinjaOne erfordert manuelles Kopieren von URLs zum Verknüpfen von Dokumenten. Es gibt keine Tastenkombinationen, keine Autovervollständigung und keine automatisierten Methoden zum Einfügen von Links. Nach dem Erstellen von Links stehen keine Backlink-Verfolgung, Hover-Vorschauen oder Erkennung toter Links zur Verfügung.

Ergebnis: Fehlgeschlagen

Wählen Sie NinjaOne, um Ihre IT-Abläufe mit einem leistungsstarken All-in-One-Tool zu optimieren.

Hudu

Hudu ist für MSPs und interne IT-Teams konzipiert und bietet eine kostengünstige und schnell einsetzbare Dokumentationslösung. Die Plattform bietet Funktionen zur Kundenorganisation mit integrierter Passwortverwaltung und Asset-Tracking.

Zu den Kernfunktionen gehören ein integrierter Passwort-Tresor, Kundenportale, Asset-Tracking und eine Self-Hosted-Option.

Das Dashboard von Hudu balanciert Asset-Management, Zugriff auf den Passwort-Tresor und Dokumentation in einer kundenzentrierten Oberfläche. Die Plattform richtet sich an MSPs, die mehrere Kundenorganisationen verwalten.

Plattformarchitektur

Wie NinjaOne erfordert auch Hudu die Navigation vom Dashboard zur Wissensdatenbank. Das Dashboard konzentriert sich jedoch auf dokumentationsbezogene Assets statt auf Geräteüberwachungsmetriken.

Wissensdatenbank-Oberfläche

Hudu organisiert die Dokumentation nach Kunde/Unternehmen, wobei Asset-Beziehungen in der Oberfläche sichtbar sind. Diese Struktur eignet sich für MSPs, die mehrere Kundenumgebungen dokumentieren.

Workflow zur Dokumenterstellung

Das Erstellen eines neuen Dokuments erfordert fünf Klicks:

1. Navigieren Sie zur Wissensdatenbank
2. Klicken Sie auf „Neuer Artikel“
3. Titel eingeben (erforderlich, bevor Sie fortfahren)
4. Inhalt hinzufügen
5. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“

Umgang mit Entwürfen

Hudu verlangt das Erstellen eines Dokumenttitels, bevor Inhalt eingegeben wird, und generiert automatisch einen Entwurf. Dies stellt zwar sicher, dass nichts verloren geht, fügt dem anfänglichen Erstellungsprozess jedoch einen zusätzlichen Schritt hinzu.

Entwürfe sind in der Wissensdatenbank deutlich mit einem Statusindikator „Entwurf“ sichtbar. Sie können mehrere Entwürfe gleichzeitig pflegen und jederzeit zu ihnen zurückkehren, was flexibler ist als der Ansatz von NinjaOne.

Editor-Funktionen

Der Editor unterstützt:

• Überschriften H1-H4
• Unbegrenzte Anpassung der Schriftgröße (praktisch unbegrenzt)
• Standardoptionen für die Formatierung
• Inline-Codeblöcke
• Dateianhänge bis zu 100 MB

Die unbegrenzte Schriftgrößenanpassung von Hudu bietet maximale Flexibilität, obwohl praktische Anwendungsfälle für extrem große Schriftarten begrenzt sind.

Editor-Modus

Hudu öffnet Dokumente im schreibgeschützten Modus mit einer klaren Schaltfläche zum Bearbeiten. Die Oberfläche bietet außerdem schnellen Zugriff auf Dateioperationen, was unsere Tester als intuitiv empfanden. Diese Trennung zwischen Lese- und Bearbeitungsmodus verhindert versehentliche Änderungen.

Massenoperationen

Hudu bietet die umfassendsten Massenoperationen:

• Archivieren
• Unternehmen ändern (einem anderen Kunden zuweisen)
• Ordner ändern
• Dauerhaft löschen (zur Hervorhebung rot angezeigt)

Die Option zum dauerhaften Löschen zeigt eine angemessene visuelle Warnung (rot), und die Möglichkeit, Dokumente anderen Kunden zuzuweisen, unterstützt MSP-Workflows.

Freigabe

Der externe Freigabe-Workflow von Hudu verfügt über keine Ablaufsteuerung für Links. Einmal erstellt, bleibt ein Link unbegrenzt gültig, sofern er nicht manuell widerrufen wird.

Anhangsverwaltung

Hudu unterstützt Dateianhänge bis zu 100 MB mit einer Drag-and-Drop-Oberfläche. Die Benutzeroberfläche zeigt jedoch nicht eindeutig an, dass das Klicken auf den Drag-and-Drop-Bereich eine Dateiauswahl öffnet – ein kleines Benutzerfreundlichkeitsversäumnis.

Exportoptionen

Hudu bietet mehrere Exportformate, darunter:

• PDF
• Word-Dokument
• HTML
• Markdown

Diese Flexibilität ermöglicht portable Dokumentation und Offline-Zugriff, was für Notfallwiederherstellungsszenarien oder Plattformmigrationen erforderlich ist.

Dateiorganisation

Das Verschieben von Dokumenten erfordert sechs Klicks über Menünavigation und Dialoge zur Ordnerauswahl.

Benchmark-Testergebnisse

Test 1: Textwiedergabe

Hudu erhielt Code-Einrückung und Anführungszeichenformatierung bei, fügte jedoch unerwünschte Abstände im Abschnitt „Voraussetzungen“ ein. Die Listenstruktur wurde durch zusätzliche Zeilenumbrüche gestört.

Ergebnis: Teilweise bestanden (Formatierungsinkonsistenzen)

Test 2: Suchintelligenz

Die Standardsuche konnte die exakten Fehlercodes nicht finden. Der Wechsel in den Modus „Umfassend“ fand den Inhalt jedoch erfolgreich.

Standardsuche: Fehlgeschlagen
Umfassende Suche: Bestanden

Dieser zweistufige Suchansatz erzeugt Reibung: Benutzer müssen den umfassenden Modus kennen und manuell aktivieren, um die volle Funktionalität zu erreichen.

Test 3: PDF-Inhaltssuche

Hudu kann nicht in PDF-Inhalten suchen; die Plattform behandelt Anhänge als Binärobjekte, ohne deren Inhalt zu indizieren.

Ergebnis: Fehlgeschlagen

Test 4: Verlinkung und Beziehungen

Hudu erfordert manuelle URL-Verwaltung für die Dokumentverlinkung. Es sind keine Autovervollständigung, Tastenkombinationen oder Beziehungsverfolgungsfunktionen verfügbar.

Ergebnis: Fehlgeschlagen

Confluence

Confluence arbeitet im Atlassian-Ökosystem und integriert sich mit Jira, Trello und anderen Atlassian-Produkten. Die Plattform wird in Unternehmensumgebungen eingesetzt, in denen strukturierte, teamübergreifende Zusammenarbeit und Integration mit Entwicklungstools Priorität haben. Confluence bietet Berechtigungsverwaltung, Versionskontrolle und Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensniveau.

Confluence zeigt aktuelle Dokumente, Spaces und Teamaktivitäten direkt auf der Startseite. Die Oberfläche priorisiert kollaborative Dokumentation gegenüber IT-spezifischen Metriken.

Plattformarchitektur

Confluence organisiert Inhalte in Spaces (getrennte Dokumentationsbereiche) mit hierarchischen Seitenbäumen. Die Plattform ist tief mit anderen Atlassian-Produkten (Jira, Trello) integriert, verfügt jedoch nicht über IT-spezifische Funktionen wie Passwort-Tresore oder Asset-Tracking.

Wissensdatenbank-Oberfläche

Die spacebasierte Organisation bietet eine klare Informationsarchitektur. Jeder Space enthält Seitenbäume mit Drag-and-Drop-Reorganisationsfunktionen.

Workflow zur Dokumenterstellung

Das Erstellen eines neuen Dokuments erfordert sechs Klicks:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ (auf der Startseite sichtbar)
2. Space auswählen
3. Titel eingeben
4. Inhalt hinzufügen
5. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“
6. Veröffentlichung bestätigen

Obwohl die Klickanzahl der von NinjaOne entspricht, wirkt der Workflow flüssiger, da die Schaltfläche „Erstellen“ prominent auf der Startseite platziert ist.

Umgang mit Entwürfen

Confluence implementiert das intuitivste Entwurfssystem, speichert Arbeit automatisch und zeigt Entwürfe übersichtlich in der Oberfläche an. Sie können:

• Mehrere Entwürfe gleichzeitig erstellen
• Jederzeit zu jedem Entwurf zurückkehren
• Entwürfe unbegrenzt ohne erzwungene Aktion belassen
• Alle Entwürfe über ein eigenes Menü anzeigen

Editor-Funktionen

Der Editor unterstützt:

• Überschriften H1-H6 (feinste Hierarchie)
• Keine direkte Steuerung der Schriftgröße
• Umfangreiche Sonderelemente:
  • Erweiterte Tabellen
  • Makros und dynamische Inhalte
  • Eingebettete Medien
  • Statusindikatoren
  • Layouts und Spalten

Confluence gleicht die fehlende Schriftanpassung durch die umfangreichste Auswahl an Inhaltstypen aus. Die Vorlagenbibliothek beschleunigt häufige Dokumentationsszenarien.

Vorlagenbibliothek

Vorgefertigte Vorlagen umfassen:

• Besprechungsnotizen
• Produktanforderungen
• How-to-Artikel
• Anleitungen zur Fehlerbehebung
• Entscheidungsprotokolle
• Retrospektiven

Vorlagen sorgen für strukturelle Konsistenz und verkürzen die Zeit bis zum ersten Dokument für neue Teams.

Editor-Modus

Confluence öffnet Dokumente im schreibgeschützten Modus und erfordert eine explizite Bearbeitungsaktion. Diese Trennung verhindert versehentliche Änderungen und bietet ein klareres Leseerlebnis.

Massenoperationen

Der kostenlos-Tarif von Confluence unterstützt keine Massenoperationen. Die Verwaltung mehrerer Dokumente erfordert separate Aktionen für jedes Element.

Ergebnis: Keine Massenoperationen

Freigabe

Wir konnten die Freigabefunktionen von Confluence nicht fair bewerten, da der kostenlos-Tarif den Zugriff auf externe Freigabefunktionen einschränkt, die in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar sind.

Anhangsverwaltung

Confluence bietet keinen direkten PDF-Anhang an Seiten. Stattdessen müssen Sie ein Dokumentobjekt erstellen und die PDF dort hochladen. Dieser indirekte Ansatz erhöht die Workflow-Komplexität im Vergleich zu Wettbewerbern.

Maximale Anhangsgröße: 100 MB pro Datei.

Dateiorganisation

Confluence bietet Drag-and-Drop-Dokumentreorganisation und reduziert den Prozess auf 1 Klick, verglichen mit sechs Klicks bei NinjaOne und Hudu. Dies vereinfacht die Pflege der Dokumentation erheblich.

Benchmark-Testergebnisse

Test 1: Textwiedergabe

Confluence hat Folgendes perfekt beibehalten:

• Python-Code-Einrückung
• Gerade Anführungszeichen
• Inline-Code-Formatierung
• Listenstruktur
• Gesamte Dokumenthierarchie

Ergebnis: Bestanden

Test 2: Suchintelligenz

Confluence fand sofort:

• Exakte Fehlercodes (0x80040154)
• Teilstrings (OutOfMemory passend zu OutOfMemoryError)
• Inhalte innerhalb von Dokumenten
• Metadaten und Titel

Kein Moduswechsel und keine erweiterten Optionen erforderlich.

Ergebnis: Bestanden

Test 3: PDF-Inhaltssuche

Confluence indizierte PDF-Dateiinhalte erfolgreich und machte interne Zeichenketten durchsuchbar. Abfragen nach SRV-DELTA-99 und K8J2-M4X9 (alphanumerische Muster in PDFs) lieferten genaue Ergebnisse.

Ergebnis: Bestanden (die einzige Plattform mit PDF-Inhaltsindizierung)

Test 4: Verlinkung und Beziehungen

Confluence bietet einen suchbasierten Dialog zum Einfügen von Links, der über die Symbolleiste zugänglich ist. Dies ist zwar besser als das manuelle Kopieren von URLs, erfordert aber weiterhin Mausinteraktion und unterstützt keine tastaturgesteuerten Workflows wie @mention oder [[wiki links]].

Linkerstellung: Teilweise bestanden
Backlinks: Fehlgeschlagen
Hover-Vorschauen: Fehlgeschlagen
Erkennung toter Links: Fehlgeschlagen

Ergebnis: Bester Verlinkungs-Workflow der drei, aber unter dem Standard moderner Wikis

ClickUp

ClickUp, ursprünglich ein Projektmanagement-Tool, dient außerdem als umfassender, hochflexibler Arbeitsbereich mit leistungsstarken, kollaborativen Dokumentationsfunktionen (Docs).

Die Stärke der Plattform liegt in der direkten Verknüpfung von Dokumentation mit Aufgaben, Tickets und übergeordneten Projektzielen. Diese Flexibilität ermöglicht es Teams, Workflows umfassend anzupassen; diese Architektur kann jedoch im Vergleich zu dedizierten Wissensdatenbanken zu einer steileren Lernkurve führen.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören kollaborative Dokumente, Aufgabenverknüpfung, Whiteboards, In-App-Chat und unbegrenzter Speicher (in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar).

GitBook

GitBook integriert Git für die Versionskontrolle und verwendet eine moderne, blockbasierte Bearbeitungsoberfläche. Entwicklungsteams nutzen GitBook, um Dokumentation parallel zum Code mit einem „Documentation as Code“-Ansatz zu pflegen und gleichzeitig sicherzustellen, dass das Ergebnis für nicht-technische Stakeholder zugänglich bleibt.

Es ermöglicht außerdem eine Synchronisierung mit GitHub/GitLab, enthält einen blockbasierten Editor, KI-gestützte Sofortantworten (kostenpflichtig) und einen Versionsverlauf.

IT Glue

IT Glue ist eine Dokumentationsplattform, die speziell für IT-Experten entwickelt wurde. Die Lösung bietet einen stark strukturierten, zweckgerichteten Ansatz mit vorgefertigten Vorlagen für gängige IT-Dokumentation, darunter Netzwerkdiagramme, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Dokumente zur Kundenorganisation.

Die Plattform ist bekannt für ihren dedizierten Passwort-Tresor, flexible Asset-Vorlagen, White-Labeling und Kundenorganisation.

ProProfs Knowledge Base

ProProfs Knowledge Base ist eine Lösung für Wissensmanagement. Die Plattform priorisiert Benutzerfreundlichkeit und schnelle Einrichtung und eignet sich für Unternehmen, die einfache, effektive interne oder externe Dokumentation ohne komplexe Funktionen oder umfangreiche Anpassung benötigen. Der Funktionsumfang umfasst bedingte Inhalte und White-Labeling.

ClickHelp

ClickHelp ist ein professionelles Dokumentationstool für technische Redakteure und spezialisierte Dokumentationsteams. Die Plattform bietet HAT-Funktionen (Help Authoring Tool), einschließlich erweiterter Funktionen wie Single-Sourcing, bedingter Text und Veröffentlichungsoptionen (PDF, HTML, CHM) für komplexe Dokumentationsprojekte.

Document360

Document360 ist auf die Erstellung von Wissensdatenbanken spezialisiert. Die Plattform kann professionelle, öffentlich zugängliche Dokumentation und Hilfesysteme (z. B. Software-Handbücher) erstellen. Sie bietet starke Mehrsprachigkeitsunterstützung, Versionskontrolle, ein eigenes Wissensdatenbank-Portal, erweiterte SEO-Funktionen und detaillierte Analysen zur Artikelleistung und eignet sich damit für Kundensupport-Wissensdatenbanken.

Allgemeine Funktionen von IT-Dokumentationssoftware

Versionskontrolle und -verlauf: Jede Dokumentationsplattform muss einen umfassenden Versionsverlauf verwalten, der es Benutzern ermöglicht, Änderungen zu verfolgen, zu früheren Versionen zurückzukehren und die Entwicklung von Dokumenten zu verstehen. Diese Funktion ist entscheidend für die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit in der IT-Dokumentation.

Kollaborationstools: Moderne Dokumentation erfordert mehrere Mitwirkende. Zu den wesentlichen Kollaborationsfunktionen gehören Echtzeit-Bearbeitung, Kommentarsysteme, Überprüfungs-Workflows und Benutzererwähnungen, um nahtlose Teamarbeit und Wissensaustausch zu ermöglichen.

Erweiterte Suchfunktion: Mit wachsenden Dokumentationsbibliotheken werden erweiterte Suchfunktionen immer wichtiger. Dazu gehören Volltextsuche, Filteroptionen, Tagging-Systeme und die Möglichkeit, über verschiedene Dokumenttypen und -formate hinweg zu suchen.

Zugriffskontrolle und Berechtigungen: Angemessene Sicherheit erfordert granulare Berechtigungssysteme, die steuern, wer verschiedene Abschnitte der Dokumentation anzeigen, bearbeiten oder verwalten kann. Dazu gehören rollenbasierte Zugriffskontrolle und die Möglichkeit, sensible Informationen einzuschränken.

Integrationsfähigkeiten: Dokumentationsplattformen müssen sich in bestehende IT-Tools und Workflows integrieren. Dazu gehören API-Zugriff, Webhooks und direkte Integrationen mit gängigen Tools wie Ticket-Systemen, Netzwerküberwachungsplattformen und Projektmanagement-Software.

Anpassbare Vorlagen: Vorgefertigte Vorlagen für gängige Dokumentationstypen (Netzwerkdiagramme, Standardarbeitsanweisungen, Vorfallberichte) beschleunigen die Erstellung von Dokumentation und sorgen für Konsistenz im gesamten Unternehmen.

Export- und Backup-Optionen: Unternehmen müssen die Möglichkeit haben, Dokumentation in verschiedenen Formaten zu exportieren und regelmäßige Backups durchzuführen, um Datenverlust zu verhindern und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Differenzierende Funktionen von IT-Dokumentationssoftware

Asset-Management: Diese Funktion verknüpft Dokumentation direkt mit IT-Assets (z. B. Servern, Arbeitsstationen, Netzwerkgeräten) und bietet sofortigen Zugriff auf Konfigurationen, Wartungsaufzeichnungen und zugehörige Informationen über das Profil des Assets. Sie schafft eine zentrale Datenquelle (Single Source of Truth) und verbessert die operative Effizienz und Compliance.

Mehrsprachige Unterstützung: Die Fähigkeit, Dokumentation in mehreren Sprachen zu erstellen, zu verwalten und zu veröffentlichen. Dies ist für globale Unternehmen entscheidend, um unterschiedliche Benutzergruppen zu bedienen und die Markenkonsistenz in verschiedenen Regionen zu wahren.

Offline-Zugriff: Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Dokumente auch ohne Internetverbindung anzusehen und in einigen Fällen zu bearbeiten. Änderungen werden anschließend synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Dies ist besonders wertvoll für Techniker an entfernten Standorten oder in Umgebungen mit unzuverlässigem Internetzugang.

White-Labeling: Dies ist die Praxis, die Oberfläche der Dokumentationsplattform mit dem Branding Ihres Unternehmens anzupassen, einschließlich Logos, Farben und einer eigenen Domain. Es schafft eine professionelle, einheitliche Erfahrung für Kunden und Endbenutzer, sodass die Dokumentation wie ein nativer Teil Ihrer Marke wirkt.

Geheimnisse/Passwort-Tresor: Dies ist eine sicherheitsorientierte Funktion, die einen sicheren, verschlüsselten Speicherort für vertrauliche Anmeldeinformationen wie Passwörter, API-Schlüssel und Zertifikate bereitstellt. Sie zentralisiert und schützt kritische Informationen und verhindert die unsichere Praxis, Anmeldeinformationen im Klartext zu speichern.

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Methodik des IT-Dokumentationssoftware-Benchmarks

Wir haben diesen Benchmark unter kontrollierten Bedingungen durchgeführt, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten:

Testumgebung

• Identischer Testzeitraum (alle Bewertungen innerhalb von zwei Wochen)
• Derselbe Tester führte alle Workflows durch
• Standardisierte Testdokumente und Suchanfragen
• Konsistente Netzwerkbedingungen

Testumfang

Was wir getestet haben:

• Workflows zur Dokumenterstellung (Klickanzahl, Umgang mit Entwürfen)
• Editor-Funktionen (Überschriftenebenen, Schriftgrößen, Sonderelemente)
• Massenoperationen (Archivieren, Löschen, Verschieben)
• Freigabe-Workflows (externe Links, Ablaufsteuerungen)
• Anhangsverwaltung (Dateitypen, Größenbeschränkungen, Upload-Methoden)
• Genauigkeit der Textwiedergabe (Code-Einrückung, Erhalt von Anführungszeichen, Formatierung)
• Suchintelligenz (exakte Treffer, Teilstrings, Tippfehlertoleranz)
• PDF-Inhaltsindizierung
• Dokumentverlinkung und Beziehungsmanagement

Was wir nicht getestet haben:

• Erfahrungen mit mobilen Apps
• API-Funktionen und Automatisierungspotenzial
• Integrationstiefe mit Drittanbieter-Tools
• Erweiterte Berechtigungs- und Zugriffskontrollmodelle
• Langzeitleistung mit Tausenden von Dokumenten
• Kollaborationsfunktionen (Echtzeit-Bearbeitung, Kommentare, Erwähnungen)
• Versionsverlauf und Rollback-Funktionen
• Reaktionsfähigkeit und Qualität des Supports

Leistungshinweise

Suchtest: Wir haben Dokumente mit bestimmten Fehlercodes, Serverkennungen und technischen Zeichenfolgen erstellt, die in der IT-Dokumentation häufig vorkommen. Die Suchanfragen stellten realistische Szenarien dar: das Auffinden von Fehlercodes bei Vorfällen, das Auffinden von Konfigurationsdetails und das Entdecken von Informationen in angehängten Dokumenten.

Einschränkungen des Confluence-kostenlos-Tarifs: Wir haben den kostenlos-Tarif von Confluence getestet (bis zu 10 Benutzer), der einige Unternehmensfunktionen einschränkt, darunter erweiterte Berechtigungen, Marketplace-Apps und bestimmte Analysefunktionen. Die Bewertung der externen Freigabe war aufgrund der Einschränkungen des kostenlos-Tarifs unvollständig.

Kontext der Entwurfsbehandlung: Das Verhalten von Entwürfen wirkt sich direkt auf tägliche Arbeitsabläufe aus. Wir haben getestet, wie Plattformen unterbrochene Arbeit behandeln, ob Entwürfe die Oberflächen überladen und wie flexibel sie mehrere gleichzeitig in Bearbeitung befindliche Dokumente verwalten.

FAQs

Weiterführende Informationen

• Top 5 Software für IT-Service-Management (ITSM)
• Gerätesteuerungssoftware
• Software zur Verhinderung von Datenverlust (DLP)
• RMM-Software mit Preisen

Diese Forschung zitieren

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Cem Dilmegani

Leitender Analyst

Folgen auf

Cem ist seit 2017 leitender Analyst bei AIMultiple. AIMultiple informiert monatlich Hunderttausende von Unternehmen (laut similarWeb), darunter 60% der Fortune 500.

Cems Arbeit wurde von führenden globalen Publikationen zitiert, darunter Business Insider, Forbes, Washington Post, globalen Unternehmen wie Deloitte, HPE und NGOs wie dem World Economic Forum sowie supranationalen Organisationen wie der European Commission.

Während seiner Karriere war Cem als Tech-Berater, Tech-Einkäufer und Tech-Unternehmer tätig. Er beriet Unternehmen über ein Jahrzehnt lang bei McKinsey & Company und Altman Solon in Technologieentscheidungen. Er veröffentlichte auch einen McKinsey-Bericht zur Digitalisierung.

Er leitete die Technologiestrategie und Beschaffung eines Telekommunikationsunternehmens und berichtete dabei direkt an den CEO. Zudem führte er das kommerzielle Wachstum des Deep-Tech-Unternehmens Hypatos an, das innerhalb von 2 Jahren von null auf einen siebenstelligen jährlich wiederkehrenden Umsatz und eine neunstellige Bewertung anwuchs. Cems Arbeit bei Hypatos wurde von führenden Technologiepublikationen wie TechCrunch und Business Insider aufgegriffen.

Cem spricht regelmäßig auf internationalen Technologiekonferenzen. Er schloss sein Studium an der Bogazici University als Computer-Ingenieur ab und hat einen MBA von der Columbia Business School.

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