Benchmark & Überprüfung der IT-Dokumentation

Wir haben die führenden IT-Dokumentationsplattformen hinsichtlich ihrer Leistung, Funktionen und Benutzerfreundlichkeit evaluiert. Unser Benchmark umfasste die Messung von Workflows zur Dokumentenerstellung, Bearbeitungsfunktionen, Suchgenauigkeit und Beziehungsmanagement in realen Anwendungsszenarien, darunter Fehlercodesuche, PDF-Indizierung und Beibehaltung der Befehlssyntax.

Benchmark-Ergebnisse

NinjaOne speichert Entwürfe automatisch, zeigt sie aber nicht separat an. Beim Erstellen eines neuen Entwurfs werden die automatisch gespeicherten Entwürfe angezeigt.
Die Einschränkungen des kostenlosen Tarifs verhindern einen fairen Vergleich.

Leistungsübersicht

Wir haben die Genauigkeit der Dokumentenwiedergabe, die Suchintelligenz, die PDF-Indizierung und die Funktionen für das Beziehungsmanagement anhand identischer Testszenarien geprüft.

*Unerwünschte Leerzeichen im Abschnitt „Voraussetzungen“ hinzugefügt.
**Erfordert den Wechsel in den „Umfassenden“ Suchmodus.
***Erfordert Interaktion mit der Symbolleiste; keine reine Tastaturbedienung möglich

Suchgenauigkeit: Confluence zeigte eine überlegene Suchleistung und fand sofort exakte Fehlercodes und Teiltreffer, ohne dass ein Moduswechsel erforderlich war. Hudu funktionierte zufriedenstellend, sobald die Nutzer in den umfassenden Suchmodus wechselten. NinjaOne versagte sowohl bei exakten als auch bei Teiltreffern – ein kritischer Schwachpunkt in der Benutzerfreundlichkeit von IT-Dokumentationen, wo die Suche nach Fehlercodes zum Alltag gehört.

PDF-Indizierung: Nur Confluence konnte PDF-Inhalte erfolgreich indizieren und so die interne Dateisuche ermöglichen. Diese Funktion ist wichtig für Teams, die Herstellerdokumentationen, Konfigurationsexporte oder Compliance-Berichte als PDF-Anhänge speichern. NinjaOne und Hudu behandeln PDFs als undurchsichtige Binärobjekte; sie wissen zwar, dass die Datei existiert, können aber ihren Inhalt nicht durchsuchen.

Formatierungserhaltung: Alle Plattformen behielten die wichtigsten technischen Formatierungen bei (Codeeinrückung, Anführungszeichen und Inline-Code). Hudu führte jedoch unerwünschte Leerzeichen in Listenstrukturen ein. Obwohl der Code weiterhin funktionsfähig blieb, beeinträchtigen Formatierungsinkonsistenzen die Lesbarkeit und den professionellen Eindruck.

Beziehungsmanagement: Alle drei Plattformen wiesen Schwächen in der Verlinkungsfunktion auf. Keine der Plattformen bietet automatisches Backlink-Tracking, Hover-Vorschauen für Links oder die Erkennung defekter Links. Confluence bot zwar den besten Workflow für die Verlinkung mit suchbasierter Einfügung, bleibt aber hinter den modernen Wiki-Funktionen zurück.

Sehen Sie sich unsere Methodik an.

Nutzerbewertungen und -rezensionen

Alle oben genannten Bewertungen stammen von B2B-Bewertungsplattformen, darunter G2 und Capterra.

*Preis auf Anfrage, oft pro Endpunkt oder gestaffelt für Managed Service Provider (MSPs)/IT-Abteilungen. Kontaktieren Sie unseren Vertrieb für ein genaues Angebot.

Siehe Kriterien für die Anbieterauswahl .

Funktionsvergleich

Die Definitionen der gemeinsamen und unterscheidenden Merkmale finden Sie hier.

Lieferantenanalyse

NinjaOne

NinjaOne fungiert als umfassende IT-Management-Plattform, die Dokumentation nahtlos mit RMM (Remote Monitoring and Management), Monitoring und Automatisierung integriert. Die Plattform bietet eine einheitliche Lösung für Dokumentation und Gerätesteuerung . Zu ihren Funktionen gehören die automatisierte Anlagenerkennung und Dokumentationsaktualisierung, wodurch der manuelle Wartungsaufwand für IT-Abteilungen und Managed Service Provider (MSPs) deutlich reduziert wird.

• Hauptmerkmale: Automatisierte Asset-Erkennung, integrierter Geheimnis-Tresor, Fernzugriff und Backup-Management.
• Testversion/Preise: 14 Tage kostenlos testen . Preis: 1,50–3,75 $/Nutzer/Monat.

NinjaOne bietet ein hochdetailliertes, IT-zentriertes Dashboard mit direktem Zugriff auf Überwachungsmetriken, Gerätestatus und aktuelle Aktivitäten. Im Gegensatz zu dedizierten Dokumentationsplattformen integriert NinjaOne die Dokumentation in ein umfassendes IT-Management-Ökosystem.

Plattformarchitektur

Das Dashboard priorisiert die operative Transparenz gegenüber dem Zugriff auf Dokumentationen und erfordert daher, dass Benutzer zu einem separaten Wissensdatenbankbereich navigieren. Dieses Design spiegelt NinjaOnes Positionierung als einheitliche IT-Betriebsplattform und nicht als eigenständiges Dokumentationstool wider.

Schnittstelle zur Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank organisiert Dokumente in einer hierarchischen Ordnerstruktur mit Metadatenspalten. Obwohl ein zusätzlicher Navigationsschritt von der Startseite aus erforderlich ist, bietet die Benutzeroberfläche detaillierte Übersichtsseiten mit Filterfunktionen.

Workflow zur Dokumentenerstellung

Zum Erstellen eines neuen Dokuments sind sechs Klicks erforderlich:

1. Navigieren Sie zum Abschnitt „Wissensdatenbank“.
2. Klicken Sie auf „Neuen Artikel erstellen“.
3. Titel eingeben
4. Inhalte hinzufügen
5. Klicken Sie auf „Speichern“.
6. Speichern bestätigen

Verhalten bei der Bearbeitung von Entwürfen

Das Entwurfssystem von NinjaOne führt zu Problemen im Arbeitsablauf. Wenn Sie ein Dokument öffnen und es verlassen, ohne es zu speichern, erscheint der Entwurf nicht in der Wissensdatenbank. Beim Versuch, ein neues Dokument zu erstellen, müssen Sie jedoch entweder den vorherigen Entwurf fortsetzen oder ihn löschen.

Diese Vorgehensweise schränkt die Flexibilität ein; es ist nicht möglich, gleichzeitig einen laufenden Entwurf zu bearbeiten und ein neues Dokument zu erstellen. Die Benutzeroberfläche bietet keine Möglichkeit, Entwürfe anzuzeigen, zu verwalten oder zu ignorieren, ohne aktiv werden zu müssen.

Editorfunktionen

Der Herausgeber unterstützt:

• Überschriften H1-H4
• Schriftgrößen bis zu 22px
• Grundlegende Formatierung (fett, kursiv, Listen)
• Inline-Codeblöcke
• Bildeinfügung

Editormodus

NinjaOne öffnet Dokumente standardmäßig direkt im Bearbeitungsmodus. Dies reduziert zwar die Anzahl der Klicks für Bearbeiter, ist aber für Nutzer, die Dokumente hauptsächlich lesen müssen, nicht optimal. Es gibt keine schreibgeschützte Ansicht; jedes Dokument erscheint sofort bearbeitungsbereit, wodurch das Risiko versehentlicher Änderungen steigt.

Massengutoperationen

Unterstützung für Massenoperationen:

• ✅ Verschieben (in andere Ordner)
• ✅ Archiv (bewahrt Dokumente auf, entfernt sie aber aus der aktiven Ansicht)
• ❌ Löschen (auch für einzelne Dokumente nicht verfügbar)

Das Fehlen einer Dokumentenlöschfunktion stellt eine erhebliche Einschränkung dar. Organisationen können veraltete oder fehlerhafte Dokumente nicht dauerhaft entfernen, was im Laufe der Zeit zu einer Anhäufung von Dokumentenmüll führt.

Teilen und Ablauf von Links

Die externe Freigabe erfordert acht Klicks, bietet aber nützliche Funktionen zur Steuerung des Linkablaufs. Sie können den Zugriff auf sensible Dokumente zeitlich begrenzen – eine Sicherheitsfunktion, die bei Hudu fehlt und in der kostenlosen Version von Confluence nicht verfügbar ist.

Anbauteilhandhabung

NinjaOne erlaubt nur Bildanhänge. Folgende Anhänge sind nicht zulässig:

• PDF-Dokumente
• Konfigurationsdateien
• Protokolldateien
• Excel-Tabellen
• Andere Binärdateitypen

Die Upload-Oberfläche öffnet sich direkt im Dateiauswahldialog, Drag-and-Drop wird nicht unterstützt.

Dateiorganisation

Das Verschieben von Dokumenten in Ordner erfordert sechs Klicks:

1. Dokument auswählen
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verschieben“.
3. Ordnerstruktur durchsuchen
4. Ziel auswählen
5. Bewegung bestätigen
6. Dialog schließen

Ergebnisse des Benchmark-Tests

Test 1: Textdarstellung

NinjaOne erfolgreich gesichert:

• Einrückung von Python-Code
• Gerade Anführungszeichen (keine Umwandlung von geschwungenen Anführungszeichen)
• Inline-Codeformatierung
• Gesamtdokumentstruktur

Ergebnis: Bestanden

Test 2: Suchintelligenz

Die Suche nach dem exakten Fehlercode „0x80040154“ lieferte keine Ergebnisse, obwohl der Code im Dokumentinhalt vorkommt. Auch die Suche nach Teilstrings schlug fehl.

Ergebnis: Fehlgeschlagen

Test 3: PDF-Inhaltssuche

NinjaOne konnte den hochgeladenen PDF-Inhalt nicht durchsuchen. Die Plattform behandelt PDFs als Metadatenobjekte ohne Inhaltsindexierung.

Ergebnis: Fehlgeschlagen

Test 4: Verknüpfungen und Beziehungen

NinjaOne erfordert das manuelle Kopieren von URLs zum Verlinken von Dokumenten. Es gibt keine Tastenkombinationen, keine Autovervollständigung und keine automatischen Link-Einfügungsmethoden. Nach dem Erstellen von Links stehen weder Backlink-Tracking noch Hover-Vorschauen oder die Erkennung defekter Links zur Verfügung.

Ergebnis: Fehlgeschlagen

Entscheiden Sie sich für NinjaOne, um Ihre IT-Abläufe mit einem leistungsstarken All-in-One-Tool zu optimieren.

Hudu

Hudu wurde speziell für Managed Service Provider (MSPs) und interne IT-Teams entwickelt und bietet eine kostengünstige und schnell implementierbare Dokumentationslösung. Die Plattform zeichnet sich durch umfassende Funktionen zur Kundenorganisation aus, darunter integriertes Passwortmanagement und Asset-Tracking. Dank ihrer Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit ist sie ideal für Teams geeignet, die grundlegende IT-Dokumentationsfunktionen ohne aufwendige Konfiguration benötigen.

• Hauptmerkmale: Integrierter Passwort-Tresor, Kundenportale, Anlagenverfolgung und Option zum Selbsthosting.
• Testversion/Preisgestaltung: 14 Tage kostenlos testen . Die Preise für Cloud-basierte Lösungen beginnen bei ca. 27 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung).

Das Dashboard von Hudu vereint Asset-Management, Passwort-Tresor-Zugriff und Dokumentation in einer kundenorientierten Oberfläche. Die Plattform richtet sich an Managed Service Provider (MSPs), die mehrere Kundenorganisationen betreuen.

Plattformarchitektur

Wie NinjaOne erfordert auch Hudu die Navigation vom Dashboard aus, um auf die Wissensdatenbank zuzugreifen. Das Dashboard konzentriert sich jedoch auf dokumentationsbezogene Assets und nicht auf Metriken zur Geräteüberwachung.

Schnittstelle zur Wissensdatenbank

Hudu organisiert die Dokumentation nach Kunde/Unternehmen, wobei die Asset-Beziehungen in der Benutzeroberfläche sichtbar sind. Diese Struktur eignet sich für Managed Service Provider (MSPs), die mehrere Kundenumgebungen dokumentieren.

Workflow zur Dokumentenerstellung

Zum Erstellen eines neuen Dokuments sind fünf Klicks erforderlich:

1. Zur Wissensdatenbank navigieren
2. Klicken Sie auf „Neuer Artikel“.
3. Titel eingeben (erforderlich vor dem Fortfahren)
4. Inhalte hinzufügen
5. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“.

Verhalten bei der Bearbeitung von Entwürfen

Hudu erfordert die Erstellung eines Dokumenttitels vor der Inhaltseingabe und generiert automatisch einen Entwurf. Dies stellt zwar sicher, dass nichts verloren geht, fügt dem Erstellungsprozess aber einen zusätzlichen Schritt hinzu.

Entwürfe sind in der Wissensdatenbank mit einem „Entwurf“-Statusindikator übersichtlich dargestellt. Sie können mehrere Entwürfe gleichzeitig verwalten und jederzeit darauf zurückgreifen, was flexibler ist als der Ansatz von NinjaOne.

Editorfunktionen

Der Herausgeber unterstützt:

• Überschriften H1-H4
• Unbegrenzte Anpassung der Schriftgröße (praktisch keine Begrenzung)
• Standardformatierungsoptionen
• Inline-Codeblöcke
• Dateianhänge bis zu 100 MB

Die unbegrenzte Schriftgrößenanpassung bei Hudu bietet maximale Flexibilität, allerdings sind die praktischen Anwendungsfälle für extrem große Schriftarten begrenzt.

Editormodus

Hudu öffnet Dokumente im Nur-Lese-Modus mit einer übersichtlichen Bearbeitungsschaltfläche. Die Benutzeroberfläche bietet zudem einen schnellen Zugriff auf Dateifunktionen, die in unseren Tests als intuitiv empfunden wurden. Diese Trennung zwischen Lese- und Bearbeitungsmodus verhindert versehentliche Änderungen.

Massengutoperationen

Hudu bietet die umfassendsten Massenverarbeitungsfunktionen:

• Archiv
• Firmenwechsel (Neuzuordnung zu einem anderen Kunden)
• Ordner ändern
• Endgültig löschen (zur Hervorhebung rot dargestellt)

Die Option zum endgültigen Löschen zeigt eine entsprechende visuelle Warnung (rot) an, und die Möglichkeit, Dokumente verschiedenen Mandanten neu zuzuweisen, unterstützt MSP-Workflows.

Teilen

Der externe Freigabeprozess von Hudu bietet keine Möglichkeit, Links zeitlich zu begrenzen. Einmal erstellt, bleibt ein Link unbegrenzt gültig, sofern er nicht manuell widerrufen wird.

Anbauteilhandhabung

Hudu unterstützt Dateianhänge bis zu 100 MB per Drag & Drop. Die Benutzeroberfläche macht jedoch nicht deutlich, dass ein Klick auf den Drag-and-Drop-Bereich einen Dateiauswahldialog öffnet – ein kleiner Bedienungsfehler.

Exportoptionen

Hudu bietet mehrere Exportformate an, darunter:

• PDF
• Word-Dokument
• HTML
• Preisnachlass

Diese Flexibilität ermöglicht portable Dokumentation und Offline-Zugriff, was für Notfallwiederherstellungsszenarien oder Plattformmigrationen erforderlich ist.

Dateiorganisation

Das Verschieben von Dokumenten erfordert sechs Klicks durch Menünavigation und Ordnerauswahldialoge.

Ergebnisse des Benchmark-Tests

Test 1: Textdarstellung

Hudu behielt die Einrückung und die Formatierung der Anführungszeichen bei, fügte aber unerwünschte Leerzeichen im Abschnitt mit den Voraussetzungen ein. Die Listenstruktur wurde durch zusätzliche Zeilenumbrüche gestört.

Ergebnis: Teilweise bestanden (Formatierungsinkonsistenzen)

Test 2: Suchintelligenz

Die Standardsuche konnte die exakten Fehlercodes nicht finden. Durch Umschalten auf den „Umfassenden“ Suchmodus wurden die Inhalte jedoch erfolgreich gefunden.

Standardsuche: Fehlgeschlagen
Umfassende Suche: Bestehen

Dieser zweistufige Suchansatz erzeugt Reibungsverluste: Die Benutzer müssen den umfassenden Modus kennen und ihn manuell aktivieren, um die volle Funktionalität nutzen zu können.

Test 3: PDF-Inhaltssuche

Hudu kann nicht innerhalb von PDF-Inhalten suchen; es behandelt Anhänge als Binärobjekte, ohne deren Inhalt zu indizieren.

Ergebnis: Fehlgeschlagen

Test 4: Verknüpfungen und Beziehungen

Hudu erfordert die manuelle URL-Verwaltung für die Dokumentenverlinkung. Es stehen keine Autovervollständigung, Tastenkombinationen oder Funktionen zur Beziehungsverfolgung zur Verfügung.

Ergebnis: Fehlgeschlagen

Zusammenfluss

Confluence ist in das Atlassian-Ökosystem integriert und arbeitet nahtlos mit Jira, Trello und anderen Atlassian-Produkten zusammen. Die Plattform wird in Unternehmensumgebungen eingesetzt, in denen strukturierte, teamübergreifende Zusammenarbeit und die Integration mit Entwicklungstools Priorität haben. Confluence bietet ein robustes Berechtigungsmanagement, Versionskontrolle und Sicherheitsfunktionen auf Enterprise-Niveau.

• Hauptmerkmale: Organisation von Bereichen und Seiten, tiefe Jira-Integration, Whiteboards und erweiterte Berechtigungen.
• Testversion/Preise: Kostenloser Tarif dauerhaft verfügbar (bis zu 10 Nutzer). Standard-Tarife ab 5,16 $/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung).

Confluence zeigt aktuelle Dokumente, Bereiche und Teamaktivitäten direkt auf der Startseite an. Die Benutzeroberfläche priorisiert die kollaborative Dokumentation gegenüber IT-spezifischen Kennzahlen.

Plattformarchitektur

Confluence organisiert Inhalte in Spaces (abgegrenzten Dokumentationsbereichen) mit hierarchischen Seitenstrukturen. Die Plattform ist eng mit anderen Atlassian-Produkten (Jira, Trello) integriert, bietet aber keine IT-spezifischen Funktionen wie Passwort-Manager oder Asset-Tracking.

Schnittstelle zur Wissensdatenbank

Die raumbasierte Organisation bietet eine klare Informationsarchitektur. Jeder Raum enthält Seitenstrukturen mit Drag-and-Drop-Funktion zur Neuanordnung.

Workflow zur Dokumentenerstellung

Zum Erstellen eines neuen Dokuments sind sechs Klicks erforderlich:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ (auf der Startseite sichtbar).
2. Leerzeichen auswählen
3. Titel eingeben
4. Inhalte hinzufügen
5. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“.
6. Veröffentlichung bestätigen

Obwohl die Klickzahl mit NinjaOne übereinstimmt, fühlt sich der Workflow effizienter an, da die Schaltfläche „Erstellen“ prominent auf der Startseite angezeigt wird.

Verhalten bei der Bearbeitung von Entwürfen

Confluence bietet das intuitivste Entwurfssystem, das Ihre Arbeit automatisch speichert und Entwürfe übersichtlich in der Benutzeroberfläche anzeigt. Sie können:

• Erstellen Sie mehrere Entwürfe gleichzeitig
• Jederzeit zu einem beliebigen Entwurf zurückkehren
• Entwürfe ohne erzwungene Maßnahmen auf unbestimmte Zeit liegen lassen.
• Alle Entwürfe in einem separaten Menü anzeigen

Editorfunktionen

Der Herausgeber unterstützt:

• Überschriften H1-H6 (feinste Hierarchieebene)
• Keine direkte Steuerung der Schriftgröße
• Umfangreiche Sonderelemente:
  • Erweiterte Tabellen
  • Makros und dynamischer Inhalt
  • Eingebettete Medien
  • Statusanzeigen
  • Layouts und Spalten

Confluence kompensiert den Mangel an Schriftartanpassungsmöglichkeiten durch die umfangreichste Auswahl an Inhaltstypen. Die Vorlagenbibliothek beschleunigt gängige Dokumentationsszenarien.

Vorlagenbibliothek

Vorgefertigte Vorlagen umfassen:

• Besprechungsprotokoll
• Produktanforderungen
• Anleitungsartikel
• Leitfäden zur Fehlerbehebung
• Entscheidungsprotokolle
• Retrospektiven

Vorlagen gewährleisten strukturelle Konsistenz und verkürzen die Zeit bis zur ersten Dokumentation für neue Teams.

Editormodus

Confluence öffnet Dokumente im Nur-Lese-Modus, sodass Bearbeitungen explizit erforderlich sind. Diese Trennung verhindert versehentliche Änderungen und sorgt für ein angenehmeres Leseerlebnis.

Massengutoperationen

Der kostenlose Tarif von Confluence unterstützt keine Massenbearbeitungen. Die Verwaltung mehrerer Dokumente erfordert für jedes Dokument einzelne Aktionen.

Ergebnis: Keine Massenoperationen

Teilen

Wir konnten die Sharing-Funktionen von Confluence nicht fair bewerten, da der kostenlose Tarif den Zugriff auf externe Sharing-Funktionen einschränkt, die in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar sind.

Anbauteilhandhabung

Confluence bietet keine direkte Möglichkeit, PDFs an Seiten anzuhängen. Stattdessen muss ein Dokumentobjekt erstellt und die PDF-Datei darin hochgeladen werden. Dieser indirekte Ansatz erhöht die Komplexität des Workflows im Vergleich zu Konkurrenzprodukten.

Maximale Anhanggröße: 100 MB pro Datei.

Dateiorganisation

Confluence ermöglicht die Dokumentenreorganisation per Drag & Drop und reduziert den Vorgang auf einen Klick, im Vergleich zu sechs Klicks bei NinjaOne und Hudu. Dies vereinfacht die Dokumentenpflege erheblich.

Ergebnisse des Benchmark-Tests

Test 1: Textdarstellung

Zusammenfluss perfekt erhalten:

• Einrückung von Python-Code
• Direkte Zitate
• Inline-Codeformatierung
• Listenstruktur
• Gesamtdokumentenhierarchie

Ergebnis: Bestanden

Test 2: Suchintelligenz

Zusammenfluss sofort gefunden:

• Exakte Fehlercodes (0x80040154)
• Teilzeichenketten (OutOfMemory entspricht OutOfMemoryError)
• Inhalte innerhalb von Dokumenten
• MetaDaten und Titel

Kein Umschalten der Modi oder erweiterte Optionen erforderlich.

Ergebnis: Bestanden

Test 3: PDF-Inhaltssuche

Confluence hat den Inhalt der PDF-Datei erfolgreich indexiert, wodurch interne Zeichenketten durchsuchbar wurden. Abfragen nach SRV-DELTA-99 und K8J2-M4X9 (alphanumerische Muster in PDFs) lieferten korrekte Ergebnisse.

Ergebnis: Bestanden (einzige Plattform mit PDF-Inhaltsindizierung)

Test 4: Verknüpfungen und Beziehungen

Confluence bietet einen suchbasierten Link-Einfügedialog, der über die Symbolleiste zugänglich ist. Obwohl dies besser ist als das manuelle Kopieren von URLs, erfordert es dennoch eine Mausinteraktion und unterstützt keine tastaturgesteuerten Arbeitsabläufe wie @mention oder [[wiki links]].

Linkerstellung: Teildurchlauf
Backlinks: Fehlgeschlagen
Vorschau mit Mauszeiger: Fehlgeschlagen
Erkennung defekter Links: Fehlgeschlagen

Ergebnis: Der beste Verlinkungs-Workflow der drei, aber unterhalb moderner Wiki-Standards.

ClickUp

ClickUp, ursprünglich ein Projektmanagement-Tool, fungiert heute als umfassender, hochflexibler Arbeitsbereich mit leistungsstarken Funktionen für die kollaborative Dokumentation (Docs). Die Stärke der Plattform liegt in der direkten Verknüpfung von Dokumentation mit Aufgaben, Tickets und übergeordneten Projektzielen. Diese Flexibilität ermöglicht es Teams, Workflows umfassend anzupassen; allerdings kann diese Architektur im Vergleich zu dedizierten Wissensdatenbanken eine steilere Lernkurve zur Folge haben.

• Hauptmerkmale: Gemeinsame Dokumente, Aufgabenverknüpfung, Whiteboards, In-App-Chat, unbegrenzter Speicherplatz (verfügbar in kostenpflichtigen Tarifen).
• Testversion/Preise: Kostenloser Tarif dauerhaft verfügbar. Bezahlte Tarife ab 7 $/Nutzer/Monat (unbegrenzter Tarif, jährliche Abrechnung).

GitBook

GitBook integriert Git zur Versionskontrolle und nutzt eine moderne, blockbasierte Bearbeitungsoberfläche. Die Plattform wird von Entwicklungsteams eingesetzt, um die Dokumentation parallel zum Code mithilfe des Ansatzes „Dokumentation als Code“ zu pflegen und gleichzeitig sicherzustellen, dass das Endergebnis auch für nicht-technische Stakeholder verständlich bleibt.

• Hauptmerkmale: GitHub/GitLab-Synchronisierung, blockbasierter Editor, KI-gestützte Sofortantworten (kostenpflichtig), Versionsverlauf.
• Testversion/Preise: Kostenloser Tarif dauerhaft verfügbar (eingeschränkter Funktionsumfang). Kostenpflichtige Tarife werden pro Website und Benutzer abgerechnet und beginnen bei ca. 65 $/Website/Monat + 12 $/Benutzer/Monat (Premium-Tarif, jährliche Abrechnung).

IT-Kleber

IT Glue ist eine Dokumentationsplattform, die speziell für IT-Experten entwickelt wurde. Die Lösung bietet einen hochstrukturierten, zielgerichteten Ansatz mit robusten, vorgefertigten Vorlagen für gängige IT-Dokumentation, darunter Netzwerkdiagramme, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Dokumente für Kundenorganisationen. Die Plattform zeichnet sich durch umfassende Sicherheitskontrollen und integrierte Passwortverwaltungsfunktionen aus.

• Hauptmerkmale: Eigener Passwort-Tresor, flexible Asset-Vorlagen, White-Labeling und Kundenorganisation.
• Testphase/Preisgestaltung: Keine kostenlose Testphase . Bezahlte Abonnements beginnen bei 29 $/Nutzer/Monat (Basis-Abonnement, mindestens fünf Nutzer).

ProProfs Wissensdatenbank

ProProfs Knowledge Base ist eine unkomplizierte Wissensmanagementlösung . Die Plattform legt Wert auf Benutzerfreundlichkeit und schnelle Einrichtung und eignet sich daher für Organisationen, die eine einfache und effektive interne oder externe Dokumentation ohne komplexe Funktionen oder umfangreiche Anpassungen benötigen. Zu den Funktionen gehören bedingte Inhalte und Whitelabeling.

• Hauptmerkmale: Bedingter Inhalt, private/öffentliche Websites, grundlegender Autoren-Workflow, Ticketumleitung.
• Testversion/Preisgestaltung: 15 Tage kostenlos testen . Die Preise gelten pro Autor/Monat und beginnen bei geschätzten 49 $/Autor/Monat (Essentials-Tarif, jährliche Abrechnung).

ClickHelp

ClickHelp ist ein professionelles Dokumentationstool für technische Redakteure und spezialisierte Dokumentationsteams. Die Plattform bietet Funktionen eines Help Authoring Tools (HAT), darunter erweiterte Möglichkeiten wie Single-Sourcing, bedingten Text und anspruchsvolle Veröffentlichungsoptionen (PDF, HTML, CHM) für komplexe Dokumentationsprojekte.

• Hauptmerkmale: Single-Sourcing, bedingte Inhalte, Workflow-Management für Themen, Veröffentlichung in verschiedenen Formaten.
• Testversion/Preise: 30 Tage kostenlos testen . Preise ab 185 $/Monat für zwei Mitwirkende.

Document360

Document360 ist auf die Erstellung von Wissensdatenbanken spezialisiert. Die Plattform bietet Funktionen wie die Erstellung professioneller, öffentlich zugänglicher Dokumentationen und Hilfesysteme (z. B. Softwarehandbücher). Sie bietet umfassende Mehrsprachigkeit, fortschrittliche SEO-Funktionen und detaillierte Analysen zur Artikelperformance und eignet sich daher ideal für Wissensdatenbanken im Kundensupport.

• Hauptmerkmale: Eigenes Wissensdatenbankportal, SEO-Tools, Versionskontrolle, Analysetools und Mehrsprachigkeitsunterstützung.
• Testversion/Preisgestaltung: 14 Tage kostenlos testen . Preis auf Anfrage (nicht öffentlich).

Gemeinsame Merkmale

Versionskontrolle und -historie: Jede Dokumentationsplattform muss eine umfassende Versionshistorie führen, die es Benutzern ermöglicht, Änderungen nachzuverfolgen, zu früheren Versionen zurückzukehren und die Entwicklung von Dokumenten im Zeitverlauf zu verstehen. Diese Funktion ist entscheidend für die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit der IT-Dokumentation.

Kollaborationswerkzeuge: Moderne Dokumentation erfordert mehrere Mitwirkende. Zu den wesentlichen Kollaborationsfunktionen gehören Echtzeitbearbeitung, Kommentarsysteme, Prüfprozesse und Benutzererwähnungen, um eine reibungslose Teamarbeit und den Wissensaustausch zu ermöglichen.

Robuste Suchfunktionen: Mit dem Wachstum von Dokumentationsbibliotheken werden erweiterte Suchfunktionen immer wichtiger. Dazu gehören die Volltextsuche, Filteroptionen, Tagging-Systeme und die Möglichkeit, in verschiedenen Dokumenttypen und -formaten zu suchen.

Zugriffskontrolle und Berechtigungen: Für angemessene Sicherheit sind differenzierte Berechtigungssysteme erforderlich, die festlegen, wer welche Abschnitte der Dokumentation einsehen, bearbeiten oder verwalten darf. Dies umfasst rollenbasierte Zugriffskontrolle und die Möglichkeit, sensible Informationen einzuschränken.

Integrationsfähigkeit: Dokumentationsplattformen müssen sich in bestehende IT-Tools und Arbeitsabläufe integrieren lassen. Dies umfasst API-Zugriff, Webhooks und direkte Integrationen mit gängigen Tools wie Ticketsystemen, Netzwerküberwachungsplattformen und Projektmanagementsoftware.

Anpassbare Vorlagen: Vorgefertigte Vorlagen für gängige Dokumentationstypen (Netzwerkdiagramme, Standardarbeitsanweisungen, Störungsberichte) beschleunigen die Erstellung von Dokumentationen und gewährleisten Konsistenz im gesamten Unternehmen.

Export- und Backup-Optionen: Unternehmen benötigen die Möglichkeit, Dokumente in verschiedenen Formaten zu exportieren und regelmäßige Backups zu erstellen, um Datenverlust zu verhindern und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Unterscheidungsmerkmale

Asset-Management : Diese Funktion verknüpft die Dokumentation direkt mit IT-Assets (z. B. Servern, Workstations, Netzwerkgeräten) und ermöglicht so den sofortigen Zugriff auf Konfigurationen, Wartungsberichte und zugehörige Informationen aus dem Asset-Profil. Dadurch entsteht eine zentrale Datenquelle, die die betriebliche Effizienz und die Compliance verbessert.

Mehrsprachigkeit: Die Möglichkeit, Dokumentationen in mehreren Sprachen zu erstellen, zu verwalten und zu veröffentlichen. Dies ist für global agierende Unternehmen entscheidend, um unterschiedliche Nutzergruppen zu bedienen und die Markenkonsistenz in verschiedenen Regionen zu gewährleisten.

Offline-Zugriff: Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Dokumente auch ohne Internetverbindung anzuzeigen und in einigen Fällen zu bearbeiten. Änderungen werden synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Dies ist besonders wertvoll für Techniker, die an abgelegenen Standorten oder in Umgebungen mit unzuverlässigem Internetzugang arbeiten.

White Labeling: Hierbei wird die Benutzeroberfläche der Dokumentationsplattform an das Branding Ihres Unternehmens angepasst, einschließlich Logos, Farben und einer eigenen Domain. Dies schafft ein professionelles und einheitliches Erlebnis für Kunden und Endnutzer und lässt die Dokumentation wie einen integralen Bestandteil Ihrer Marke erscheinen.

Geheimnis-/Passwort-Tresor: Diese Sicherheitsfunktion bietet einen sicheren, verschlüsselten Speicherort für sensible Zugangsdaten wie Passwörter, API-Schlüssel und Zertifikate. Sie zentralisiert und schützt kritische Informationen und verhindert so die unsichere Praxis, Zugangsdaten im Klartext zu speichern.

Unsere Auswahlkriterien

Um einen fairen und relevanten Vergleich zu gewährleisten, haben wir die IT-Dokumentationslandschaft anhand von vier Kriterien gefiltert:

1. IT/MSP-Spezialisierung: Priorisierung von speziell für IT-Workflows entwickelten Tools gegenüber allgemeinen Wissensdatenbanken.
2. Bewertungen: Um eine breite und aktuelle Nutzung zu gewährleisten, werden mindestens 30 authentifizierte, aktuelle Nutzerbewertungen auf wichtigen B2B-Plattformen (G2, Capterra) benötigt.
3. Durchschnittliche Bewertung : Über 4/5 Sterne im Durchschnitt auf allen Software-Bewertungsplattformen.
4. Kernfunktionsumfang: Das Tool musste die gängigen Funktionen als Basis bieten.

Methodik

Wir haben diesen Vergleich unter kontrollierten Bedingungen durchgeführt, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten:

Testumgebung

• Identischer Testzeitplan (alle Auswertungen innerhalb von zwei Wochen)
• Derselbe Tester führt alle Arbeitsabläufe durch.
• Standardisierte Testdokumente und Suchanfragen
• Konsistente Netzwerkbedingungen

Testumfang

Was wir getestet haben:

• Workflows zur Dokumentenerstellung (Klickzählungen, Entwurfsverwaltung)
• Bearbeitungsfunktionen (Überschriftenebenen, Schriftgrößen, Sonderelemente)
• Massenbearbeitungen (Archivieren, Löschen, Verschieben)
• Workflows zum Teilen (externe Links, Ablaufsteuerung)
• Umgang mit Anhängen (Dateitypen, Größenbeschränkungen, Upload-Methoden)
• Genauigkeit der Textwiedergabe (Codeeinrückung, Erhaltung von Anführungszeichen, Formatierung)
• Intelligente Suchfunktionen (exakte Übereinstimmungen, Teilzeichenfolgen, Toleranz gegenüber Tippfehlern)
• PDF-Inhaltsindexierung
• Dokumentenverknüpfung und Beziehungsmanagement

Was wir nicht getestet haben:

• Mobile-App-Erlebnisse
• API-Funktionen und Automatisierungspotenzial
• Integrationstiefe mit Drittanbietertools
• Erweiterte Berechtigungs- und Zugriffskontrollmodelle
• Langfristige Leistungsfähigkeit mit Tausenden von Dokumenten
• Kollaborationsfunktionen (Echtzeitbearbeitung, Kommentare, Erwähnungen)
• Versionsverlauf und Rollback-Funktionalität
• Reaktionsfähigkeit und Qualität des Supports

Aufführungsnotizen

Suchtests: Wir erstellten Dokumente mit spezifischen Fehlercodes, Serverkennungen und technischen Begriffen, die häufig in IT-Dokumentationen vorkommen. Die Suchanfragen bildeten realistische Szenarien ab: das Auffinden von Fehlercodes während Störungen, das Auffinden von Konfigurationsdetails und das Ermitteln von Informationen in angehängten Dokumenten.

Einschränkungen des kostenlosen Confluence-Tarifs: Wir haben den kostenlosen Confluence-Tarif (bis zu 10 Nutzer) getestet, der einige Enterprise-Funktionen einschränkt, darunter erweiterte Berechtigungen, Marketplace-Apps und bestimmte Analysefunktionen. Die Bewertung der externen Freigabe war aufgrund der Einschränkungen des kostenlosen Tarifs unvollständig.

Kontext der Entwurfsverwaltung: Das Verhalten von Entwürfen hat direkten Einfluss auf die täglichen Arbeitsabläufe. Wir haben getestet, wie Plattformen mit Arbeitsunterbrechungen umgehen, ob Entwürfe die Benutzeroberfläche überladen und wie flexibel sie die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Dokumente in Bearbeitung ermöglichen.

FAQs

Weiterführende Literatur

• Die 5 besten IT-Servicemanagement-Softwarelösungen (ITSM)
• Gerätesteuerungssoftware
• Software zur Verhinderung von Datenverlust (DLP)
• RMM-Software mit Preisgestaltung

Cem Dilmegani

Leitender Analyst

Folgen auf

Cem ist seit 2017 leitender Analyst bei AIMultiple. AIMultiple informiert monatlich Hunderttausende von Unternehmen (laut similarWeb), darunter 55 % der Fortune 500. Cems Arbeit wurde von führenden globalen Publikationen wie Business Insider, Forbes und der Washington Post, von globalen Unternehmen wie Deloitte und HPE sowie von NGOs wie dem Weltwirtschaftsforum und supranationalen Organisationen wie der Europäischen Kommission zitiert. Weitere namhafte Unternehmen und Ressourcen, die AIMultiple referenziert haben, finden Sie hier. Im Laufe seiner Karriere war Cem als Technologieberater, Technologieeinkäufer und Technologieunternehmer tätig. Über ein Jahrzehnt lang beriet er Unternehmen bei McKinsey & Company und Altman Solon in ihren Technologieentscheidungen. Er veröffentlichte außerdem einen McKinsey-Bericht zur Digitalisierung. Bei einem Telekommunikationsunternehmen leitete er die Technologiestrategie und -beschaffung und berichtete direkt an den CEO. Darüber hinaus verantwortete er das kommerzielle Wachstum des Deep-Tech-Unternehmens Hypatos, das innerhalb von zwei Jahren von null auf einen siebenstelligen jährlichen wiederkehrenden Umsatz und eine neunstellige Unternehmensbewertung kam. Cems Arbeit bei Hypatos wurde von führenden Technologiepublikationen wie TechCrunch und Business Insider gewürdigt. Er ist ein gefragter Redner auf internationalen Technologiekonferenzen. Cem absolvierte sein Studium der Informatik an der Bogazici-Universität und besitzt einen MBA der Columbia Business School.

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