Die 20 wichtigsten Anwendungsfälle und Beispiele für RPA in SAP

SAP ist eines der ältesten und wertvollsten ERP-Systeme mit einem Umsatz von rund 31 Milliarden Euro. ¹ Obwohl SAP als ERP-System in vielen Bereichen Automatisierung bietet, sind die meisten SAP-Prozesse manuell und repetitiv, beispielsweise Buchhaltungsprozesse, Transaktionsmanagement und Berichtswesen. Daher eignet sich RPA hervorragend zur Automatisierung von SAP und zur Umverteilung von Ressourcen auf wertschöpfendere Tätigkeiten und Prozesse.

Entdecken Sie die 20 wichtigsten RPA-Anwendungsfälle für SAP und Beispiele aus der Praxis:

RPA-Anwendungen in SAP

RPA-Bots können Dateneingabe, Berichtserstellung, Benachrichtigungen und andere regelbasierte Aufgaben in nahezu allen Abteilungen übernehmen, die mit der SAP-Software verbunden sind.

Finanz- und Rechnungswesen

Die Finanzmodule in SAP ermöglichen aktuelle Finanzinformationen, schnelle und präzise Prozesse sowie die strategische Nutzung von Finanzdaten. RPA-Prozessautomatisierung für SAP-Finanzmodule, wie zum Beispiel:

Buchhaltung :

1. Die Kreditorenbuchhaltung (AP) umfasst den Empfang, die Verarbeitung und die Auszahlung von Forderungen des Unternehmens. Dieser Prozess lässt sich mithilfe von RPA (Robotic Process Automation) weitgehend automatisieren, worüber wir in unserem Artikel zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung berichtet haben.

2. Die Debitorenbuchhaltung (AR) dient dem Einzug der dem Unternehmen geschuldeten Beträge. Ähnlich wie die Kreditorenbuchhaltung (AP) lässt sich auch die Debitorenbuchhaltung weitgehend automatisieren. Sie stellt den letzten Schritt im Auftragsmanagementprozess dar.

3. Kontenabstimmung: Abgleich der Zahlen im Hauptbuch mit den Zahlen im Kontoauszug

4. Der Finanzabschluss erstellt einen Bericht über alle vorangegangenen Prozesse. Dieser informiert die Stakeholder über die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum.

Wie bereits erwähnt, bieten ERP-Systeme zwar umfassende Lösungen, reichen aber für komplexere Prozesse wie die Dokumentenverwaltung in der Kreditorenbuchhaltung möglicherweise nicht aus. Daher erweitern Unternehmen, die ERP-Systeme einsetzen, ihre Automatisierungsfunktionen unter Umständen mit RPA-Plug-ins.

Finanzplanung

5. Die SAP-Software konzentriert sich auf die Analyse von Finanztrends und die Zusammenführung von Plan- und Ist-Werten in einem Finanzsystem.

6. RPA-Bots können Daten über Finanztrends und Prognosen sammeln, um eine schnellere Analyse, Budgetierung und operative Planung zu ermöglichen.

Schatz

7. Die SAP-Software ermöglicht es dem Benutzer, Cashflow, Kapital, Zahlungen und finanzielle Risiken anhand von KPIs, Berichten und Liquiditätsplänen zu analysieren.

8. RPA SAP kann die Cash-Positionierung automatisieren (Vorhersage der erwarteten Zahlungen und erwarteten Einnahmen des Tages) und Berichte aus Gewinn- und Verlustrechnungen extrahieren.

Schnittstelle und Verbindung

SAP-Systeme müssen in andere Systeme integriert werden. SAP-Umgebungen können über Schnittstellen mit verschiedenen SAP- und Nicht-SAP-Systemen innerhalb eines Unternehmens verbunden werden. Diese Schnittstellen können wie folgt hergestellt werden:

9. SAP Process Integration (SAP PI), eine Plattform zur Integration von SAP- und Nicht-SAP-Anwendungen, um den Datenaustausch zwischen interner Software im Unternehmen und/oder externen Systemen außerhalb des Unternehmens zu ermöglichen.

10. SAP Process Orchestration (SAP PO), eine weiterentwickelte Version von PI, die Prozessmanagement- und Integrationsfunktionen von SAP sowie SAP-Geschäftsregelmanagementfunktionen kombiniert.

Die Verbindung dieser SAP- und Nicht-SAP-Schnittstellen ermöglicht die tägliche Verarbeitung zahlreicher Transaktionen. Fehler in diesen Transaktionen werden erst dann erkannt, wenn eine bestimmte Transaktion nicht abgeschlossen wurde. In diesem Fall muss der Benutzer das Problem identifizieren, dessen Ursache ermitteln und eine Lösung finden.

Durch den Einsatz von RPA zur Überwachung von Schnittstellen können Geschäftsprozesse und Verbindungen kontinuierlich geprüft werden, um Fehler zu erkennen und diese dem Benutzer zur sofortigen Reaktion zu melden.

Unternehmen können Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen (Workload Automation, WLA) zur Überwachung von Schnittstellen einsetzen, da diese die zentrale Ausführung, Überwachung und Protokollierung von Prozessen über verschiedene Plattformen hinweg ermöglichen und so einen umfassenden Überblick über alle Aktivitäten bieten.

Rekrutierung

Die Personalbeschaffung ist in SAP aufgrund ihrer Routinehaftigkeit eine weitgehend automatisierbare Aufgabe. Der Rekrutierungsprozess in SAP umfasst die folgenden Schritte:

11. Die Bedarfsermittlung erfolgt durch das Management- und Recruiting-Team und eignet sich nicht gut für die Automatisierung. Sie umfasst die Festlegung von:

• Welche Positionen müssen im Unternehmen besetzt werden?
• Wie die Kandidaten ausgewählt werden
• Wie die Kandidaten bewertet werden

12. Stellenanzeigen zielen darauf ab, Kandidaten durch die Veröffentlichung von Stellenangeboten zu gewinnen. Werden die Bewerbungen auf festgelegten Jobportalen veröffentlicht, kann dieser Vorgang automatisiert werden. Wenn das Unternehmen jedoch neue Talentgruppen ansprechen möchte, muss dies berücksichtigt werden. LinkedIn eignet sich beispielsweise hervorragend als Jobbörse für Kandidaten im Bereich Geschäftsentwicklung, während ein Honeypot für die Suche nach Softwareentwicklern besser geeignet ist.

13. Die Kandidatenansprache umfasst die Suche in Talentpools oder Publikationen auf verschiedenen Social-Media-Plattformen. Dieser Schritt kann automatisiert werden, indem Bots so programmiert werden, dass sie Talentpools und Datenbanken nach qualifizierten Kandidaten durchsuchen und diese mit automatisch personalisierten Nachrichten kontaktieren. Dies erfordert jedoch NLP-Fähigkeiten des RPA-Bots, und es können Anwendungen von RPA-Marktplätzen notwendig sein, um einen solchen leistungsfähigen Bot zu entwickeln.

14. Erfassung und Nachverfolgung von Bewerbungen, Annahme von Bewerbungen aus verschiedenen Quellen wie E-Mails und LinkedIn-Nachrichten.

RPA-Bots können diese Aufgabe automatisieren, indem sie Kandidateninformationen sammeln, verarbeiten und organisieren, um sie im ERP-System des Unternehmens zu speichern.

RPA-Chatbots können diesen Prozess weiter verbessern, indem sie automatisierte Antworten als Nachfassaktion an Kandidaten senden, einfache Fragen von Kandidaten beantworten und Anweisungen zur Bewerbung bereitstellen.

15. Erstellung und Versand von Stellenangeboten, wobei individuelle Stellenangebote vorbereitet werden, was aufgrund der unterschiedlichen Angaben der Kandidaten zeitaufwändig sein kann.

• In Unternehmen, in denen eine ähnliche Angebotsvorlage mit vielen Mitarbeitern geteilt wird, können RPA-Bots den Prozess der Erstellung von Stellenangeboten automatisieren, indem sie:
  • Erstellung von Angeboten unter Berücksichtigung der Informationen jedes Kandidaten.
  • Bearbeiten Sie Angebotsbriefe schneller und mit weniger Fehlern.

• In Unternehmen mit stark variierenden Angeboten kann der Einstellungsprozess manuell durchgeführt werden. Dies ist einer der wichtigsten Prozesse im Unternehmen, und wenn die Anpassung der Angebote notwendig ist, um im Wettbewerb um die besten Talente erfolgreich zu sein, sollten Unternehmen dies unbedingt tun.

Verkäufe

Die SAP-Module für den Vertrieb umfassen viele Aufgaben, die durch RPA automatisiert werden können, wie zum Beispiel:

16. Bearbeitung von Verkaufsaufträgen (Anfragen, Bedingungen und Bestätigungen)

17. Datenmanagement (Erfassung, Aktualisierung und Validierung von Verkaufs- und Vertragsdokumenten)

18. Fehlerkorrekturen.

Es werden B2B-E-Commerce-Aufträge im Wert von über 4 Billionen Dollar abgewickelt. ² Angesichts des langsameren Wachstums des E-Commerce im B2B-Bereich könnte ein ähnliches Auftragsvolumen jedes Jahr manuell von Account Managern und Vertriebsmitarbeitern bearbeitet werden.

RPA kann diese Prozesse verbessern durch:

• Datenerfassung über Kunden, Bestellungen und Anfragen sowie Aktualisierung dieser Datenbank.
• Minimierung von Fehlern durch manuelle Dateneingabe
• Nachverfolgung der Bestellung , um sicherzustellen, dass der Lieferant die Waren oder Dienstleistungen erhalten, den Kauf angenommen und bestätigt und schließlich die Zahlung geleistet hat.
• Automatisierung von Berichten über den Abschluss von Prozessen

Ein sinnvoller Einsatzbereich von RPA ist die Suche nach Ausschreibungen und Angebotsanfragen (RFPs). Dieser Prozess wird von Vertriebsmitarbeitern durchgeführt, um interessante Verkaufschancen zu identifizieren. RPA-Bots können so programmiert werden, dass sie Ausschreibungswebseiten durchsuchen, relevante RFPs finden und die zuständigen Personen benachrichtigen, damit diese die weitere Bearbeitung übernehmen können.

Lieferkette

Sowohl Beschaffung als auch Logistik im Supply-Chain -Management bieten Möglichkeiten zur Implementierung von RPA, da ihre SAP-Module Routineaufgaben wie … beinhalten.

19. Für SAP-Beschaffungsmodule können RPA-Bots Transaktionsaufgaben wie die Pflege von Lieferantenstammdaten, die Vertragserstellung und -validierung automatisieren. Für vertragsbezogene Aufgaben sind NLP-Funktionen erforderlich, und es gibt zahlreiche KI-Anbieter in diesem Bereich. Alternativ zu RPA können Unternehmen auch mit einem Legal-Tech-Anbieter zusammenarbeiten und ihren gesamten Vertragsmanagementprozess automatisieren .

20. Für Logistik-SAP-Module können RPA-Bots die Erstellung von Versandplänen, die Sendungsverfolgung, die Lagerbestandsverwaltung und Berichte automatisieren.

Die Implementierung von RPA in den SAP-Modulen der Lieferkette wird den ROI erhöhen und die Kosten und Fehler manuell durchgeführter Aufgaben reduzieren.

Warum sollten Unternehmen RPA in SAP implementieren?

Unternehmen, die SAP ERP-Software einsetzen, profitieren von der RPA-Implementierung aus folgenden Gründen:

• Verringern Sie den Zeitaufwand für alltägliche, sich wiederholende Aufgaben.
• Fehler durch manuelle Dateneingabe reduzieren.
• Gewährleisten Sie die Einhaltung der Vorschriften, die Qualität und die Genauigkeit zukünftiger Berichte und Dienstleistungen durch automatisierte Überwachung.
• ERP-Systeme wurden für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bei kritischen Unternehmensprozessen entwickelt. RPA vereinfacht die Automatisierung von Prozessen in ERP-Systemen und ermutigt Unternehmen so, ERP-Systeme für den Datenaustausch und die Workflow-Optimierung einzuführen.

Ein wichtiger Trend im Jahr 2026 sind RPA-Bots, die mithilfe von Bild-Sprach-Modellen erkennen, wann sich ein SAP-Bildschirm nach einem Patch ändert, und ihre Selektoren selbstständig aktualisieren. ³

Einige RPA-Fallstudien in SAP

Telekommunikationsbranche

Ein großes Telekommunikationsunternehmen, das eine automatisierte RPA-Lösung implementiert hat, um SAP mit über 50 verschiedenen Systemen zu integrieren. ⁴ Die Umsetzung:

• Automatisierte komplexe Einrichtungsprozesse für Mobilfunkmasten
• SAP mit Webclients und SQL-Umgebungen verbunden
• Monatliche Einsparungen von über 1 Million Dollar erzielt
• Dadurch wurden 50 bis 100 Mitarbeiter für höherwertige Aufgaben freigestellt. ⁵

Gesundheitsbranche

Zeuilling Pharma ist der größte Distributor von pharmazeutischen Produkten und Gesundheitsartikeln in Malaysia. Das Unternehmen betreut rund 15.000 Kunden in Malaysia und bietet Vertriebs-, Digitalisierungs- und kommerzielle Dienstleistungen an, um den Zugang zur Gesundheitsversorgung in Asien zu verbessern.

Die Implementierung von RPA in ihre SAP-Software ermöglichte Zeulling Pharma Folgendes:

• Automatisieren Sie Verkaufsaufträge, Rechnungen, Lieferscheine und die Sendungsverfolgung.
• Ein kompletter Rückstand von mehr als 10.000 IT-bezogenen Fällen, die einer Prüfung bedurften, wurde aufgearbeitet.
• Durch die kontinuierliche Leistung der RPA-Bots können mehr Bestellungen aufgegeben werden.
• Freistellen von Mitarbeitern, damit diese strategischere Aufgaben übernehmen können. ⁶

Informationen zu den führenden RPA-Anbietern finden Sie in der Liste der RPA-Anbieter .

Lieferkette

Die Arnott’s Group ist ein führender Lebensmittelhersteller im asiatisch-pazifischen Raum mit über 1.000 Produkten. Durch die Partnerschaft mit Ashling Partners zur Implementierung einer RPA-Plattform für die SAP-Integration konnte das Unternehmen von der manuellen Dateneingabe auf ein strukturiertes, KI-gestütztes Automatisierungsprogramm umstellen.

Die Umsetzung:

• Durch den Einsatz von KI zur Dokumentenanalyse zur Extraktion von PDF-Daten und zur Erstellung von SAP-Bestellungen wurden 75 % der manuellen Kundenbestellungen automatisiert.
• Optimierung der Finanzprozesse durch automatisierten dreifachen Rechnungsabgleich und SAP-Buchung, wodurch das Unternehmen ausgelagerte Prozesse wieder intern durchführen kann.
• Erreichte eine nachhaltige Erfolgsquote von 99 % bei der Roboternutzung entlang der gesamten Lieferkette und im gesamten Geschäftsbetrieb.
• Im Durchschnitt wurde pro Projekt innerhalb von 10 Monaten der volle ROI erzielt.
• Durch die Abschaffung der manuellen Auftragsbearbeitung und des Versandaufkommens am späten Nachmittag konnten mehr als 60 Stunden pro Woche eingespart werden. ⁷

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Wenn Sie bereit sind, RPA in Ihrem Unternehmen auszuprobieren, können Sie mithilfe unserer priorisierten, umfassenden Liste von RPA-Anbietern den richtigen RPA-Anbieter für Ihr Unternehmen auswählen.

Referenzlinks

1.

SAP: The World’s Largest Provider of Enterprise Application Software

2.

U.S. B2B e-commerce volume 2021| Statista

Statista

3.

AI in 2026: Five Defining Themes | SAP News Center

SAP

4.

https://automate.fortra.com/blog/streamline-your-sap-processes-rpa?utm_source=ai-multiple&utm_medium=organic&utm_campaign=am-miscellaneous

5.

RPA Use Case: Telecommunications Company | Automate

Fortra

6.

Zuellig Pharma – Müheloses Inkasso mit SAP Cloud for Payment

7.

Arnott’s Group has Embraced a Structured Approach to Enterprise a Automation | UiPath

Cem Dilmegani

Leitender Analyst

Folgen auf

Cem ist seit 2017 leitender Analyst bei AIMultiple. AIMultiple informiert monatlich Hunderttausende von Unternehmen (laut similarWeb), darunter 55 % der Fortune 500. Cems Arbeit wurde von führenden globalen Publikationen wie Business Insider, Forbes und der Washington Post, von globalen Unternehmen wie Deloitte und HPE sowie von NGOs wie dem Weltwirtschaftsforum und supranationalen Organisationen wie der Europäischen Kommission zitiert. Weitere namhafte Unternehmen und Ressourcen, die AIMultiple referenziert haben, finden Sie hier. Im Laufe seiner Karriere war Cem als Technologieberater, Technologieeinkäufer und Technologieunternehmer tätig. Über ein Jahrzehnt lang beriet er Unternehmen bei McKinsey & Company und Altman Solon in ihren Technologieentscheidungen. Er veröffentlichte außerdem einen McKinsey-Bericht zur Digitalisierung. Bei einem Telekommunikationsunternehmen leitete er die Technologiestrategie und -beschaffung und berichtete direkt an den CEO. Darüber hinaus verantwortete er das kommerzielle Wachstum des Deep-Tech-Unternehmens Hypatos, das innerhalb von zwei Jahren von null auf einen siebenstelligen jährlichen wiederkehrenden Umsatz und eine neunstellige Unternehmensbewertung kam. Cems Arbeit bei Hypatos wurde von führenden Technologiepublikationen wie TechCrunch und Business Insider gewürdigt. Er ist ein gefragter Redner auf internationalen Technologiekonferenzen. Cem absolvierte sein Studium der Informatik an der Bogazici-Universität und besitzt einen MBA der Columbia Business School.

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