I 20 principali casi d'uso ed esempi di RPA in SAP
SAP è uno dei sistemi ERP più antichi e preziosi. Sebbene una suite ERP automatizzi molte aree, la maggior parte dei processi SAP rimane manuale e ripetitiva, tra cui contabilità, gestione delle transazioni e reporting. Questo rende la RPA un'ottima candidata per automatizzare SAP e reindirizzare le risorse verso attività e processi a maggior valore aggiunto.
Esplora i principali 20 casi d'uso ed esempi reali di RPA in SAP:
Applicazioni RPA in SAP
I bot RPA possono gestire l'inserimento dati, la generazione di report, gli avvisi e altre attività basate su regole in quasi tutti i reparti collegati dal software SAP.
Finanza e contabilità
I moduli finanziari in SAP consentono approfondimenti finanziari aggiornati, processi rapidi e accurati e l'uso strategico dei dati finanziari. L'automazione dei processi RPA per i moduli finanziari SAP, come:
Contabilità:
1. Il processo di Contabilità Fornitori (AP) gestisce la ricezione, l'elaborazione e il pagamento del denaro dovuto dall'azienda. Un processo altamente automatizzabile tramite RPA.
2. Il processo di Contabilità Clienti (AR) gestisce la riscossione del denaro dovuto all'azienda. Analogamente all'AP, l'AR è altamente automatizzabile. L'AR è la fase finale del processo di gestione degli ordini.
3. Riconciliazione conti: confronto delle cifre nella contabilità generale con le cifre nell'estratto conto bancario.
4. La chiusura finanziaria produce un report di tutti i processi precedenti. Questo informa gli stakeholder sulle performance finanziarie dell'azienda in un determinato periodo di tempo.
Come abbiamo accennato, sebbene le suite ERP offrano soluzioni complete, potrebbero essere insufficienti per processi più complessi come la gestione documentale nella contabilità fornitori. Per questo motivo, le aziende che utilizzano ERP potrebbero preferire potenziare le proprie capacità di automazione con plug-in RPA.
Pianificazione finanziaria
5. Il software SAP si concentra sull'analisi delle tendenze finanziarie e sull'unificazione di piani e consuntivi in un unico sistema finanziario.
6. I bot RPA possono raccogliere dati sulle tendenze e previsioni finanziarie per consentire analisi, budgeting e pianificazione operativa più rapidi.
Tesoreria
7. Il software SAP consente all'utente di analizzare il flusso di cassa, il capitale, i pagamenti e i rischi finanziari da KPI, report e piani di liquidità.
8. La RPA in SAP può automatizzare il posizionamento di cassa (previsione dei pagamenti e degli incassi attesi del giorno) ed estrarre report dai rendiconti di profitti e perdite (P&L).
Interfaccia e connessione
I sistemi SAP devono essere integrati con altri sistemi. Gli ambienti SAP possono essere collegati a diversi sistemi SAP e non SAP in un'unica azienda tramite interfacce. Queste interfacce possono essere collegate tramite:
9. SAP Process Integration (SAP PI), una piattaforma che integra applicazioni SAP e non SAP per consentire lo scambio di dati tra software interni all'azienda e/o sistemi esterni al di fuori dell'azienda.
10. SAP Process Orchestration (SAP PO), una versione più avanzata di PI che combina le funzionalità di gestione dei processi e integrazione di SAP, nonché le funzionalità di gestione delle regole aziendali SAP.
La connessione di queste interfacce SAP e non SAP aiuta a elaborare numerose transazioni su base giornaliera. Il feedback sugli errori in queste transazioni non viene facilmente rilevato a meno che una transazione specifica non sia stata completata. In questo caso, l'utente è tenuto a identificare il problema, dove si è verificato e come risolverlo.
L'implementazione della RPA per monitorare le interfacce può consentire un'ispezione continua dei processi aziendali e delle connessioni per identificare eventuali errori e segnalarli all'utente per una risposta immediata.
Le aziende possono utilizzare strumenti di automazione del carico di lavoro (WLA) per monitorare le interfacce, poiché consentono l'esecuzione, il monitoraggio e la registrazione centralizzati dei processi su varie piattaforme, fornendo una visione completa di tutte le attività.
Reclutamento
Il reclutamento è un'attività altamente automatizzabile in SAP a causa della sua natura ripetitiva. Il processo di reclutamento in SAP ruota attorno ai seguenti passaggi:
11. La gestione delle richieste è svolta dal management e dal team di reclutamento e non è un buon candidato per l'automazione. Include la determinazione di:
- Quali posizioni devono essere ricoperte in azienda
- Come verranno selezionati i candidati
- Come verranno valutati i candidati
12. La pubblicazione delle offerte di lavoro mira ad attrarre candidati. Se le candidature devono essere pubblicate su portali di lavoro predeterminati, questa attività può essere automatizzata. Ad esempio, LinkedIn può essere un'ottima bacheca di lavoro per un candidato allo sviluppo aziendale, ma una honeypot può essere migliore per trovare talenti nello sviluppo software.
13. La ricerca di candidati include l'esplorazione di pool di talenti o pubblicazioni su diverse piattaforme di social media. Questa fase può essere automatizzata programmando i bot per analizzare pool di talenti e database alla ricerca di candidati qualificati e contattarli con messaggi personalizzati automaticamente. Tuttavia, ciò richiede capacità di NLP da parte del bot RPA e potrebbero essere necessarie applicazioni dai marketplace RPA per costruire un bot così capace.
14. Inserimento e tracciamento delle candidature, accettazione di candidature provenienti da diverse fonti come email e messaggi LinkedIn.
I bot RPA possono automatizzare questa attività raccogliendo, elaborando e organizzando le informazioni sui candidati da archiviare nel sistema ERP dell'azienda.
I chatbot RPA possono migliorare ulteriormente questo processo inviando risposte automatiche ai candidati come follow-up, oltre a rispondere a domande semplici dei candidati e fornire istruzioni per la candidatura.
15. Creazione e invio dell'offerta di lavoro, preparazione di offerte di lavoro personalizzate, che può richiedere molto tempo a causa delle variazioni nelle informazioni dei candidati.
- Nelle aziende in cui un modello di offerta simile viene condiviso con molti dipendenti, i bot RPA possono automatizzare il processo di creazione dell'offerta di lavoro:
- Preparando le offerte con le informazioni di ciascun candidato
- Elaborando le lettere di offerta più rapidamente e con meno errori
- Nelle aziende in cui le offerte variano in modo significativo, il processo di assunzione può essere completato manualmente. Questo è uno dei processi più importanti in azienda e, se personalizzare le offerte è necessario per vincere la guerra dei talenti, le aziende dovrebbero farlo.
Vendite
I moduli SAP per le vendite includono molte attività che possono essere automatizzate dalla RPA, come:
16. Elaborazione degli ordini di vendita (richieste, condizioni e conferme)
17. Gestione dei dati (inserimento, aggiornamento e convalida della documentazione di vendite e contratti)
18. Correzione degli errori.
La RPA può migliorare questi processi tramite:
- Raccolta di dati su clienti, ordini e richieste, nonché aggiornamento di questo database.
- Minimizzazione degli errori dovuti all'inserimento manuale dei dati
- Follow-up dell'ordine di acquisto per garantire che il fornitore abbia ricevuto i beni o servizi, accettato e confermato l'acquisto e infine effettuato i pagamenti.
- Automazione dei report sul completamento dei processi
Un uso appropriato della RPA è la ricerca di offerte e Richieste di Proposta (RFP). Questo processo è svolto da un rappresentante di vendita per trovare opportunità di vendita interessanti. I bot RPA possono essere programmati per esplorare siti web di gare d'appalto, cercare RFP pertinenti e avvisare i responsabili affinché prendano l'iniziativa da lì.
Catena di fornitura
Sia l'approvvigionamento che la logistica nel reparto della catena di fornitura offrono opportunità per implementare la RPA, poiché i loro moduli SAP includono attività di routine.
19. Per i moduli SAP di approvvigionamento, i bot RPA possono automatizzare attività transazionali come la gestione delle anagrafiche fornitori, la generazione e la convalida dei contratti. Per le attività legate ai contratti, sono richieste capacità di NLP e ci sono numerosi fornitori di IA che operano in questo ambito. Invece di utilizzare la RPA, le aziende possono anche collaborare con un fornitore di tecnologia legale e automatizzare l'intero processo di gestione dei contratti end-to-end.
20. Per i moduli SAP di logistica, i bot RPA possono automatizzare la preparazione dei piani di spedizione, il tracciamento delle spedizioni, l'inventario di magazzino e i report.
L'implementazione della RPA nei moduli SAP della catena di fornitura aumenterà il ROI e ridurrà i costi e gli errori associati alle attività manuali.
Perché le aziende dovrebbero implementare la RPA in SAP?
Le aziende che utilizzano il software ERP SAP beneficeranno dell'implementazione della RPA per:
- Ridurre il tempo dedicato ad attività banali e ripetitive.
- Ridurre gli errori dovuti all'inserimento manuale dei dati.
- Garantire la conformità, la qualità e l'accuratezza dei prossimi report e servizi tramite il monitoraggio automatizzato
- I sistemi ERP sono stati creati per la collaborazione interfunzionale sui processi aziendali critici. La RPA semplifica l'automazione dei processi nei sistemi ERP, incoraggiando le aziende ad adottare l'ERP per la condivisione dei dati e l'ottimizzazione dei flussi di lavoro.
Una tendenza importante nel 2026 sono i bot RPA che utilizzano modelli visione-linguaggio per vedere quando una schermata SAP cambia dopo un aggiornamento e aggiornare i propri selettori senza intervento umano.1
Avviso critico di migrazione: connettore SAP di Microsoft Power Automate
Le organizzazioni che utilizzano Microsoft Power Automate per l'integrazione SAP devono migrare immediatamente dall'azione 'Call SAP Function' v1, poiché Microsoft ha deprecato questo connettore a luglio 2023 con fine del supporto a luglio 2026.2 I flussi che utilizzano l'azione v1 deprecata si interromperanno senza la migrazione al connettore v2 (o v3 Preview), che consolida più campi di connessione in un'unica stringa JSON per una maggiore affidabilità e aggiunge il supporto per le connessioni SAP Message Server utilizzate dalla maggior parte delle implementazioni SAP aziendali.2
Alcuni casi studio di RPA in SAP
Settore delle telecomunicazioni
Una grande azienda di telecomunicazioni che ha implementato una soluzione RPA automatizzata per integrare SAP con oltre 50 sistemi diversi.3 L'implementazione:
- Ha automatizzato complessi processi di configurazione delle torri cellulari
- Ha collegato SAP con client web e ambienti SQL
- Ha ottenuto risparmi mensili superiori a 1 milione di dollari
- Ha liberato da 50 a 100 dipendenti per attività a maggior valore aggiunto4
Settore sanitario
Zeuilling Pharma è il più grande distributore di prodotti farmaceutici e sanitari in Malesia. Hanno circa 15.000 clienti in Malesia. Forniscono servizi di distribuzione, digitali e commerciali per consentire l'accessibilità sanitaria in Asia.
L'implementazione della RPA nel loro software SAP ha permesso a Zeulling Pharma di:
- Automatizzare ordini di vendita, fatture, bollette e tracciamento delle spedizioni.
- Smaltire un intero arretrato di oltre 10.000 casi IT da sottoporre a audit
- Consentire l'inserimento di più ordini grazie alle prestazioni continue dei bot RPA
- Liberare i dipendenti per svolgere attività più strategiche.5
Per informazioni sui principali fornitori di RPA, consulta l'elenco dei fornitori di RPA.
Catena di fornitura
The Arnott's Group è un'azienda leader nella produzione alimentare nell'Asia-Pacifico che gestisce oltre 1.000 prodotti. Collaborando con Ashling Partners per implementare una piattaforma RPA per l'integrazione SAP, sono passati dall'inserimento manuale dei dati a un programma di automazione strutturato basato sull'IA.
L'implementazione:
- Ha automatizzato il 75% degli ordini manuali dei clienti utilizzando IA Document Understanding per estrarre dati PDF e creare ordini SAP.
- Ha semplificato le operazioni finanziarie tramite il matching automatizzato delle fatture a tre vie e la registrazione in SAP, consentendo all'azienda di riportare internamente i processi precedentemente esternalizzati.
- Ha raggiunto un tasso di successo dei robot sostenuto del 99% nelle operazioni della catena di fornitura e commerciali.
- Ha realizzato il ROI completo in media entro 10 mesi per progetto.
- Ha risparmiato oltre 60 ore a settimana eliminando l'elaborazione manuale degli ordini di vendita e le corse dell'ultimo minuto per le spedizioni pomeridiane.6
Il passaggio all'IA agentica e alla suite di automazione nativa di SAP
Una tendenza importante nel 2026 è la transizione dai bot RPA scriptati a sistemi di IA agentica che ragionano sui dati SAP e orchestrano processi multifase. SAP ha risposto con Joule Studio, una piattaforma no-code e pro-code annunciata al SAP Sapphire di maggio 2026 che consente alle aziende di costruire e gestire l'intero ciclo di vita di agenti IA, applicazioni e flussi di lavoro nativamente fondati sui dati SAP in tempo reale, offrendo accesso gratuito in fase di progettazione fino alla fine del 2026.7 La piattaforma supporta framework agentici tra cui LangChain, Pydantic IA e LlamaIndex, nonché un ambiente n8n integrato per l'orchestrazione visiva di flussi di lavoro multi-agente e si integra con strumenti di sviluppo tra cui Visual Studio Code.7 La più ampia visione dell'Autonomous Enterprise distribuisce più di 50 Assistenti Joule specifici per dominio che orchestrano oltre 200 agenti IA specializzati nei settori finanza, catena di fornitura, approvvigionamento, gestione del capitale umano ed esperienza del cliente, automatizzando processi end-to-end che tradizionalmente si basavano su bot RPA di terze parti.8 Specificamente per la catena di fornitura, SAP ha annunciato più di 60 agenti appositamente creati per i processi di produzione, operazioni di asset e servizi, logistica e pianificazione al Sapphire di maggio 2026.9
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@misc{dilmegani2026,
author = {Dilmegani, Cem and PhD., Ezgi Arslan,},
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}Collegamenti di riferimento
Il lavoro di Cem è stato citato da importanti pubblicazioni globali tra cui Business Insider, Forbes, Washington Post, aziende globali come Deloitte, HPE e ONG come il World Economic Forum e organizzazioni sovranazionali come la Commissione europea.
Nel corso della sua carriera, Cem ha lavorato come consulente tecnologico, acquirente di tecnologia e imprenditore tecnologico. Ha consigliato aziende sulle loro decisioni tecnologiche presso McKinsey & Company e Altman Solon per oltre un decennio. Ha anche pubblicato un rapporto McKinsey sulla digitalizzazione.
Ha guidato la strategia tecnologica e gli approvvigionamenti di una società di telecomunicazioni rispondendo direttamente al CEO. Ha anche guidato la crescita commerciale dell'azienda deep tech Hypatos che ha raggiunto un fatturato annuo ricorrente a 7 cifre e una valutazione a 9 cifre partendo da 0 in 2 anni. Il lavoro di Cem in Hypatos è stato trattato da importanti pubblicazioni tecnologiche come TechCrunch e Business Insider.
Cem interviene regolarmente a conferenze tecnologiche internazionali. Si è laureato in ingegneria informatica all'Università Bogazici e ha conseguito un MBA presso la Columbia Business School.
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