Oltre 10 casi d'uso principali per l'automazione dei carichi di lavoro
Gli strumenti di automazione del carico di lavoro (WLA, Workload Automation) sono un tipo di software che automatizza i processi aziendali pianificando, eseguendo e registrando le attività su diverse piattaforme aziendali. Vengono utilizzati per automatizzare sia i flussi di lavoro di back office sia alcune attività a contatto con il cliente, al fine di migliorare l'efficacia tecnologica, la gestione dei dati e contenere i costi di automazione, aggregando le attività automatizzate in un unico strumento.
Workload Automation (WLA) Software i casi d'uso con esempi concreti
Automazione del flusso di lavoro
automazione delle operazioni IT
Elaborazione batch/aziendale dei processi
Gestione/automazione del data warehouse (DWH)
Trasferimento di file/dati
Monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI)
Gestione degli accordi sul livello di servizio (SLA)
Gestione/provisioning di server on-premise o cloud
Elaborazione dei processi SAP
Sulla base della nostra esperienza nella ricerca e pubblicazione di oltre 50 articoli sull'automazione dei carichi di lavoro (WLA), presentiamo i principali casi d'uso di questa tecnologia in diverse funzioni aziendali e i vantaggi che ne derivano per le imprese:
Processi IT fondamentali da automatizzare con WLA
1. ETL
Il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) è la procedura ripetitiva di copia dei dati da una o più fonti a un sistema designato che rappresenta i dati in modo diverso dalla fonte o in un contesto diverso dalla fonte. Gli strumenti ETL, che spesso includono software WLA, possono:
- automatizzare gli aggiornamenti dei dati in momenti specifici o al verificarsi di eventi
- caricare dati da una piattaforma all'altra
- Automatizzare gli eventi di attivazione (ad esempio, il completamento dei file) prima di avviare i flussi di lavoro dipendenti per garantire dati affidabili.
Caso di studio reale di ETL
Sfruttare l'automazione dei carichi di lavoro per automatizzare i processi ETL riduce il tempo dedicato alle operazioni ripetitive sui dati e minimizza l'intervento umano, riducendo così gli errori nei dati.
Graymont, un'azienda produttrice di prodotti in calce e pietra, si trovava ad affrontare processi ETL inaffidabili, con solo il 30% dei processi batch che andavano a buon fine a causa di dipendenze non corrette. Implementando ActiveBatch, l'azienda ha automatizzato gli aggiornamenti dei dati e la pianificazione, aumentando il tasso di successo dei batch al 95% e riducendo i tempi di esecuzione del 55%.
2. Gestione del data warehouse
I processi ETL rappresentano i primi passi nella gestione del data warehouse . Per un approccio di automazione end-to-end,il software WLA può:
- monitorare i processi e automatizzare il controllo dello stato
- Verifica e registrazione degli eventi ETL a fini di conformità.
- notificare agli utenti eventuali guasti ed errori
- automatizzare la creazione di report dai data warehouse
Studio di caso reale sulla gestione del data warehouse
L'automazione della gestione del data warehouse tramite strumenti di automazione del carico di lavoro aumenta la trasparenza dei report di conformità, poiché tutti i processi vengono registrati e dispongono di una traccia di controllo dettagliata.
Subway , la catena di ristoranti globale, si trovava ad affrontare problemi con server SQL frammentati che gestivano i data warehouse di Teradata, richiedendo una supervisione manuale. Implementando ActiveBatch, ha automatizzato le dipendenze dei job, ridotto i tempi di gestione del caricamento dei dati da 10 a 4 ore a settimana e migliorato l'affidabilità dei report al 99,5%.
3. FTP
I protocolli di trasferimento file (FTP) consentono di spostare file tra server, ma non prevedono notifiche e richiedono una pulizia manuale. Il software di automazione del carico di lavoro (WLA) migliora la gestione FTP pianificando i trasferimenti, monitorando gli eventi, registrando le attività e notificando agli utenti l'esito positivo o negativo dell'operazione. Gli strumenti WLA possono ritentare automaticamente i trasferimenti non riusciti, garantendone il completamento e riducendo l'intervento manuale nei processi di trasferimento file.
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Caso di studio reale di FTPs
L'automazione dei trasferimenti FTP tramite software di automazione del carico di lavoro riduce il tempo dedicato ai trasferimenti di file ricorrenti e di grandi volumi e consente il monitoraggio dei trasferimenti di file sia in locale che nel cloud.
Il distretto scolastico di Kansas City (KCPS) si affidava all'Utilità di pianificazione di Windows per i trasferimenti FTP, ma la mancanza di visibilità e di gestione degli errori comportava frequenti guasti. L'adozione di GoAnywhere MFT e JAMS Workload Automation ha permesso di automatizzare i trasferimenti, monitorare lo stato dei processi e garantire un'esecuzione senza errori. Ciò ha eliminato i trasferimenti manuali di file e ha fornito una visibilità completa del sistema.
Altri processi IT adatti a WLA
Secondo un sondaggio, 1 utente riteneva che il software WLA fosse un buon candidato per l'automazione:
- Gestione del ciclo di vita del flusso di lavoro
- Aggiunta di server/agenti in ambienti on-premise : sebbene alcuni sistemi si adattino automaticamente al dimensionamento, la configurazione di tale funzionalità può risultare complessa in ogni singolo ambiente. La creazione di meccanismi di dimensionamento automatico con WLA può far risparmiare tempo ai team e consentire una gestione più centralizzata del dimensionamento automatico.
- Gestione/provisioning del cloud : per la gestione del cloud, i team IT possono affidarsi a strumenti di automazione dei carichi di lavoro per gestire il provisioning e il deprovisioning delle macchine virtuali su più cloud da un'unica piattaforma.
- Monitoraggio automatizzato dei KPI : automatizzazione del monitoraggio dei KPI e visualizzazione dei risultati in dashboard self-service.
- Gestione degli SLA : Invio di avvisi (ad esempio tramite e-mail, Slack, SMS) quando i KPI scendono al di sotto dei livelli previsti dagli SLA.
- Monitoraggio del percorso critico : ogni volta che un predecessore di un'attività critica in un percorso inizia a subire un ritardo, lo scheduler ricalcola automaticamente il percorso critico, consentendo agli utenti di monitorare il percorso con maggiore precisione.
Figura 1: Aspetti WLA
Fonte: Broadcom 2
Scopri altri software di automazione IT :
- Software di pianificazione batch
- Software per data warehouse
- Software aziendale per la pianificazione dei lavori
processi delle risorse umane
10. Stipendi
Il calcolo delle retribuzioni è un processo ripetitivo che si basa su grandi quantità di dati provenienti da diverse fonti (ad esempio, dati HR e ERP). Gli strumenti WLA consentono agli utenti di creare flussi di lavoro che si basano su dati pertinenti e aggiornati provenienti da diverse piattaforme, sequenziando eventi e interdipendenze per garantire un calcolo accurato delle retribuzioni.
settore paghe
Sfruttare le soluzioni di automazione per automatizzare i processi di elaborazione delle buste paga:
- Riduce gli errori nella gestione delle buste paga
- Crea una traccia di controllo completa e trasparente
- Protegge i dati riservati dei dipendenti
11. Onboarding
Automatizzare l'onboarding dei nuovi assunti può ridurre al minimo il tempo impiegato dal team IT per creare accessi ai dispositivi, indirizzi e-mail o password e per aggiungerli a gruppi di lavoro, calendari e liste di distribuzione e-mail.
Caso di studio reale sull'inserimento del personale
L'automazione del processo di onboarding tramite WLA può:
- Ridurre il tempo dedicato a compiti ripetitivi e preconfezionati.
- Ridurre al minimo le violazioni o gli accessi non autorizzati
- Elimina i duplicati all'interno dell'archivio di un dipendente.
Tre aziende si sono trovate ad affrontare sfide legate all'inserimento e alla cessazione del rapporto di lavoro dei dipendenti e al supporto di un programma globale Bring Your Own Device (BYOD). La gestione di un ambiente IT mondiale attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, era complessa: i processi erano manuali e dispendiosi in termini di tempo, e la fornitura di dispositivi mobili ai nuovi assunti (e la loro disattivazione in caso di cessazione del rapporto di lavoro) rappresentava un pesante onere per il personale IT. Questi flussi di lavoro IT manuali per le risorse umane erano soggetti a errori e non potevano essere scalati in base alla crescita dell'azienda.
Processi contabili
12. Creazione del conto economico
Gli strumenti di automazione del carico di lavoro sfruttano la pianificazione e l'attivazione automatica per convertire i dati contabili e di trading, estrarre dati finanziari da diverse fonti (finanza, risorse umane, acquisti, ecc.) e distribuire report di profitti e perdite a dipendenti e clienti.
13. Fatturazione
Utilizzando uno strumento WLA, gli utenti possono creare un flusso di lavoro che preleva i dati finanziari da piattaforme designate, convalida i file di origine, attiva i processi di creazione delle fatture e aggiorna i set di dati delle registrazioni contabili sulle piattaforme pertinenti.
Caso di studio reale sulla fatturazione
Sfruttare l'automazione del carico di lavoro per automatizzare i processi contabili migliora la qualità dei report generati grazie a:
- Ridurre al minimo gli errori nei dati
- Limitare il tempo dedicato alla generazione dei report
- Garantire che i dipendenti rispettino le scadenze (ad esempio, completare attività ripetitive, notificare agli utenti eventuali errori nei dati e il completamento delle attività).
UBS AG , una banca globale, riscontrava ritardi nell'elaborazione dei report finanziari relativi a 170 applicazioni, con tempi di compilazione superiori a una settimana. Grazie all'integrazione di Redwood RunMyJobs, è stato possibile automatizzare i flussi di lavoro di reporting finanziario, riducendo i tempi da 9 a 5 giorni e migliorando l'efficienza dei processi IT del 30%.
Scopri i principali vantaggi e casi d'uso dell'automazione dei flussi di lavoro in ambito finanziario .
In che modo l'intelligenza artificiale può migliorare WLA?
- Analisi dei dati : Sfruttare le analisi su un data warehouse centralizzato può aiutare a identificare le lacune aziendali, migliorare il processo decisionale e ottimizzare l'intera attività aziendale.
- Previsione : Previsione delle attività e stima delle eventuali implicazioni per l'azienda (ad esempio, questo mese ci saranno costi di cloud computing significativamente più elevati a causa di un volume di dati notevolmente maggiore archiviato su un supporto di archiviazione costoso).
- Riconoscimento di modelli: inoltre, gli algoritmi di apprendimento automatico possono rilevare tendenze e modelli nei registri degli eventi per ottimizzare la pianificazione e l'attivazione degli eventi in base a modelli giornalieri/settimanali/mensili.
- OCR e riconoscimento delle immagini: l'implementazione del riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e del riconoscimento delle immagini consentirà allo strumento WLA di eseguire ETL, aggiornamenti e gestione dei dati, sia in formati strutturati che non strutturati.
- Intelligenza artificiale conversazionale: i chatbot o gli assistenti digitali possono guidare gli utenti nella creazione di flussi di lavoro e nella pianificazione delle attività. Possono anche notificare agli utenti gli errori e indirizzarli verso i bug, nonché estrarre i registri degli eventi per scopi di revisione o verifica.
- Elaborazione del linguaggio naturale (NLP) : GenAI consente agli utenti di interagire con le piattaforme di automazione dei carichi di lavoro utilizzando il linguaggio naturale, semplificando la gestione delle attività di automazione per gli utenti non tecnici.
Caso di studio reale sull'IA WLA
Global Upside Corporation , un'azienda di outsourcing per la gestione delle paghe, si trovava ad affrontare problemi di lentezza ed errori nei processi di elaborazione delle paghe in oltre 170 paesi. Ha implementato AutomationEdge, con funzionalità OCR e NLP basate sull'intelligenza artificiale, per automatizzare l'inserimento dei dati e i controlli di conformità. Ciò ha ridotto gli errori del 15%, migliorato la velocità di elaborazione e minimizzato l'intervento manuale.
Scopri quali attività possono essere automatizzate utilizzando l'intelligenza artificiale: casi d'uso reali.
Che cos'è l'automazione del carico di lavoro?
L'automazione dei carichi di lavoro può aiutare le aziende a pianificare, gestire e orchestrare i propri processi e attività IT in ambienti cloud, ibridi e on-premise. Gli strumenti WLA sono anche noti come piattaforme di orchestrazione dei servizi e software di pianificazione dei processi aziendali .
Per approfondire
È importante comprendere che l'automazione del carico di lavoro è una delle tante pratiche di automazione che le aziende cercano di implementare; altri esempi, pur essendo simili all'automazione del carico di lavoro, includono la pianificazione dei processi aziendali .
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