18 Estudos de Caso de Compras e Lições Aprendidas
Práticas eficazes de compras são necessárias em todos os setores. Ao examinar estudos de caso de compras em vários setores, desde o setor sem fins lucrativos até tecnologia, saúde e outros, obtemos insights valiosos sobre o impacto das soluções de compras e as melhores práticas que podem impulsionar o sucesso em qualquer setor.
Ao examinar estudos de caso de compras de diferentes setores, descobrimos como as organizações utilizaram soluções inovadoras para enfrentar desafios, otimizar operações e alcançar melhores resultados.
Setor de manufatura
Problema
A função de compras de um fabricante contratado farmacêutico estava amplamente focada em manter o fornecimento, em vez de otimizar o sourcing ou os custos.1 Os desafios incluíam:
- Gerenciar cerca de 3.500 diferentes matérias-primas farmacêuticas.
- Visibilidade limitada sobre as dependências de fornecedores e estruturas de compras.
- Requisitos regulatórios e de qualidade complexos para materiais farmacêuticos.
- Uso ineficiente dos recursos de compras devido às pressões operacionais.
Solução
- Criar transparência em todo o portfólio de matérias-primas e dependências de fornecimento.
- Revisar as estratégias de compras para alinhar com a nova posição de mercado da empresa.
- Introduzir sourcing competitivo para reduzir a dependência de fornecedores específicos.
- Otimizar o comportamento de pedidos e as estratégias de preços.
- Capacitar a equipe de compras para fortalecer as capacidades internas e as habilidades de sourcing estratégico.
Lições aprendidas
O projeto destacou várias lições importantes de compras para fabricantes farmacêuticos:
- Compras estratégicas são essenciais para a competitividade.
- A transparência entre fornecedores e materiais é fundamental.
- As capacidades de compras devem evoluir com o crescimento da empresa.
- O desenvolvimento de capacidades fortalece os resultados de longo prazo.
Setor público
Problema
O Estado da Virgínia precisava modernizar o eVA, seu sistema estadual de registro eletrônico de fornecedores e compras. O sistema suportava um amplo ambiente de compras, incluindo $10,8 bilhões em gastos anuais com ordens de compra em agências estaduais, instituições de ensino superior, órgãos públicos locais e outras entidades participantes.2 Os principais desafios incluíam:
- Uma interface de usuário envelhecida que não atendia às expectativas modernas de compras digitais.
- Taxas da rede de fornecedores e barreiras técnicas que dificultavam a participação dos fornecedores.
- Um ambiente tecnológico fragmentado que havia evoluído para um emaranhado de ferramentas.
- Novos requisitos para envio eletrônico de propostas por órgãos públicos locais.
- A necessidade de apoiar a conformidade com as regras de compras públicas, metas de inclusão de fornecedores e preferências de produtos do estado.
Solução
O Estado selecionou uma plataforma unificada de source-to-pay apoiada por serviços gerenciados para substituir as ferramentas legadas fragmentadas e atender às necessidades de compras em todo o estado. A transformação incluiu:
- Estabelecer equipes de governança entre agências para alinhar objetivos e fluxos de trabalho.
- Implementar a plataforma em fases, começando com sourcing e gestão de contratos, depois gestão de fornecedores, eProcurement e automação de contas a pagar.
- Utilizar serviços gerenciados para administração do sistema, suporte contínuo e otimização contínua.
- Integrar 64 sistemas ao eVA.
- Apoiar a adoção por meio de programas de treinamento e comunicação.
O programa gerou resultados mensuráveis, incluindo uso em 1.045 entidades estaduais e locais, mais de $5 milhões em economias anualizadas e uma redução no ciclo médio de licitação de 121 dias para 69 dias.
Lições aprendidas
- A transformação das compras públicas exige uma governança forte entre muitas partes interessadas.
- Uma implementação em fases reduz o risco em programas digitais de grande escala.
- Serviços gerenciados podem ajudar organizações públicas a superar restrições internas de recursos.
- A integração de sistemas existentes melhora a visibilidade das compras e a consistência dos processos.
- Treinamento e comunicação são essenciais para a adoção entre diversas agências e usuários.
Problema
A cidade de Copenhague pretendia tornar as compras públicas de alimentos mais sustentáveis. Instituições municipais como escolas e centros de cuidados visavam servir 90% de alimentos orgânicos, mas a cidade também reconheceu que a produção de alimentos fora de época pode ter impactos ambientais significativos, particularmente devido ao cultivo em estufas com uso intensivo de energia.3
A cidade, portanto, precisava de uma estratégia de compras que:
- Incentivasse os fornecedores a oferecer uma gama diversificada de produtos sazonais.
- Mantivesse altos padrões orgânicos e de qualidade.
- Garantisse embalagens e transporte ambientalmente responsáveis.
- Permitisse a participação no mercado de uma ampla gama de fornecedores, incluindo pequenas empresas.
Solução
- Extensas consultas pré-concorrência com fornecedores, realizadas individualmente para coletar ideias e entender as capacidades do mercado.
- Um dia de informação para fornecedores após o anúncio da licitação para esclarecer os requisitos e incentivar a participação.
- Uso de um requisito de "roda sazonal", onde os licitantes demonstravam como forneceriam variedades sazonais de frutas e legumes comuns ao longo do ano.
Lições aprendidas
- O engajamento com o mercado é essencial para compras inovadoras.
- Simplificar os processos de compras pode atrair mais fornecedores.
- Compras sustentáveis de alimentos podem impulsionar mudanças no mercado.
Problema
A cidade de St. John's em Newfoundland e Labrador, Canadá, enfrentava ineficiências em seus processos de compras e requisições devido a sistemas fragmentados e fluxos de trabalho manuais. Diferentes departamentos utilizavam sistemas separados, resultando em múltiplos pontos de entrada de dados, comunicação lenta e compartilhamento inconsistente de informações em toda a organização.4
Esses problemas criaram desafios operacionais como:
- Falta de integração entre departamentos.
- Atrasos na aprovação e processamento de requisições.
- Visibilidade limitada sobre o status das solicitações de compra.
- Dependência contínua de processos de compras baseados em papel.
Solução
Para enfrentar esses desafios, a cidade de St. John's implementou o PairSoft Requisition & Procurement, integrado ao seu sistema ERP Microsoft Dynamics GP existente.
A solução introduziu uma plataforma digital centralizada de compras que permitiu aos funcionários:
- Enviar e acompanhar requisições por meio de um sistema unificado.
- Encaminhar solicitações automaticamente para aprovação com base em regras predefinidas.
- Acessar informações em tempo real sobre o status das solicitações de compra.
- Aprovar requisições por meio de dispositivos móveis, como telefones ou tablets.
Lições aprendidas
- Conectar sistemas de compras entre departamentos reduz a duplicação de trabalho e melhora a consistência das informações.
- A entrada automatizada de requisições, o encaminhamento de aprovações e o acompanhamento de status reduzem significativamente os atrasos administrativos.
- Permitir que os gerentes revisem e aprovem solicitações em dispositivos móveis acelera a tomada de decisões.
Setor de energia e utilities
Problema
Uma empresa líder de utilities enfrentava restrições significativas na cadeia de suprimentos que ampliaram os prazos de entrega de transformadores e equipamentos elétricos cruciais para mais de dois anos.5
Solução
Um fornecedor de software de compras fez uma parceria com a empresa de utilities para garantir vagas futuras de produção, negociar termos contratuais favoráveis e simplificar processos internos. Essa colaboração resultou em uma redução de custos de 5% por meio de licitação competitiva, ajustes de preços padronizados e a criação de códigos de materiais únicos para melhor previsão e orçamento em projetos futuros.
Lições aprendidas
- Construir parcerias sólidas com fornecedores-chave.
- Usar negociação direta para reduzir riscos de fornecimento.
- Padronizar processos internos para reduzir prazos e cortar custos.
- Melhorar as previsões com dados de materiais claros e consistentes.
Setor de petróleo e gás
Problema
Uma empresa líder global de petróleo e gás enfrentava ineficiências, silos de dados e problemas de governança em seu processo de compras devido à dependência de soluções desatualizadas, o que levava a atrasos, falta de visibilidade e um sistema de aprovação excessivamente complexo.6
Solução
O fornecedor de software de compras implementou seu sistema de gestão inteligente de categorias (ICM), consolidando as soluções desatualizadas em dois sistemas centralizados. Essa solução digitalizou contratos, aumentou a adoção de eSourcing em 20% e melhorou o ROI de compras em 15%.
Lições aprendidas
- Substituir ferramentas desatualizadas por um sistema único e centralizado.
- Usar dados em tempo real para apoiar melhores decisões.
- Aplicar gestão inteligente de categorias para melhorar o controle de custos e reduzir riscos.
- Digitalizar contratos e sourcing para melhorar a velocidade e a visibilidade.
Setor de saúde e farmacêutico
Problema
A Região da Morávia do Sul, na República Tcheca, precisava substituir um sanatório infantil desatualizado que funcionava há décadas como instalação temporária.7 O desafio era projetar um processo de compras que:
- Incentivasse soluções arquitetônicas e tecnológicas inovadoras.
- Entregasse um edifício de alta qualidade e eficiência energética.
- Garantisse a participação transparente e justa dos fornecedores.
- Integrasse práticas de construção sustentáveis.
Solução
- Procedimento competitivo com negociação combinado com um concurso de design arquitetônico, permitindo que os fornecedores propusessem soluções inovadoras enquanto refinavam suas propostas por meio de diálogo.
- Adoção do modelo Design & Build, onde o contratante era responsável tanto pelo design quanto pela construção.
- Uso de Building Information Modelling (BIM) para apoiar o planejamento, a construção e a gestão operacional da instalação.
Lições aprendidas
- O engajamento precoce com o mercado melhora os resultados das compras.
- Licitações com preço fixo exigem estimativa de custos precisa.
- Modelos inovadores de compras podem estimular o desenvolvimento de soluções sustentáveis.
- Ferramentas digitais como BIM melhoram a execução do projeto e as operações de longo prazo.
Problema
Um atacadista farmacêutico buscava fortalecer sua posição competitiva por meio da liderança em custos, particularmente em um mercado altamente competitivo. O transporte, especialmente a entrega de última milha para farmácias, representava a maior parcela dos gastos indiretos e, portanto, representava uma oportunidade fundamental para otimização de custos.8
Solução
Avaliação de oportunidades
A primeira fase focou na análise dos dados de gastos e na construção de uma linha de base de custos transparente. O benchmarking identificou economias potenciais de €3 a 6 milhões (cerca de 8 a 12%), estabelecendo uma meta clara para o projeto.
Implementação
Durante uma fase de implementação de cinco meses, várias alavancas de otimização foram introduzidas:
- Redesenhar o modelo de precificação e introduzir um mecanismo padronizado de ajuste do preço do diesel.
- Remover estruturas ineficientes de subcontratação.
- Criar concorrência entre fornecedores, qualificando novos provedores de transporte.
- Eliminar prêmios de risco embutidos nos preços dos fornecedores.
- Introduzir processos de memorando de crédito e verificação de faturas para melhorar a transparência e a precisão do faturamento.
Resultado: A iniciativa alcançou aproximadamente €4,8 milhões em economias anuais, correspondendo a cerca de 9% de redução nos custos de transporte, mantendo a qualidade do serviço em toda a rede de distribuição.
Lições aprendidas
- Estruturas de custos transparentes permitem melhores negociações.
- A concorrência entre fornecedores melhora tanto o preço quanto os níveis de serviço.
- A transparência dos processos melhora a eficiência operacional.
- A governança de longo prazo garante economias sustentáveis.
Problema
O Memorial Hospital of Sweetwater County enfrentava falhas frequentes no sistema e acesso limitado aos detalhes orçamentários durante o processo de compras, principalmente devido a um sistema de razão geral problemático, o que levava a interrupções no fluxo de trabalho.9
Solução
O hospital fez uma parceria com a PairSoft, um fornecedor de software de compras, para implementar uma solução de requisição que fornecia relatórios orçamentários precisos, visibilidade e transparência durante todo o processo de compras, além de integração perfeita com os sistemas de gestão de materiais e ERP do hospital. Isso resultou em melhores tempos de processamento, redução de erros e aumento da eficiência.
Lições aprendidas
- Usar ferramentas de compras que se adaptem ao fluxo de trabalho da organização.
- Melhorar a visibilidade orçamentária para reduzir erros e atrasos.
- Conectar compras com sistemas de ERP e materiais para operações mais suaves.
- Usar tecnologia para fortalecer a comunicação com fornecedores.
Setor sem fins lucrativos
Problema
A Central Park Conservancy enfrentava pedidos caóticos devido a um sistema de requisição baseado em papel, o que dificultava o acompanhamento, as aprovações e a colocação eficiente de pedidos.10
Solução
O fornecedor de software de compras, PairSoft, forneceu uma solução integrada de software de compras que incluía fluxos de trabalho personalizados e trilhas de auditoria, permitindo o acompanhamento preciso de gastos, compromissos e provisões.
Lições aprendidas
- Usar acompanhamento automatizado para melhorar a precisão e a conformidade.
- Fortalecer as políticas de compras por meio de etapas mais claras e consistentes.
Setor financeiro
Problema
Uma organização global de seguros de $17 bilhões tinha um modelo de compras descentralizado, onde as unidades de negócios gerenciavam a pesquisa de fornecedores, negociações e preparação de contratos de forma independente. As compras eram envolvidas principalmente depois que as decisões comerciais já haviam sido tomadas, o que limitava sua capacidade de influenciar a estratégia de sourcing, otimizar os termos contratuais ou identificar oportunidades de economia.11 A empresa precisava:
- Mover as compras de uma função reativa para uma função estratégica.
- Identificar oportunidades de economia em despesas operacionais e regiões geográficas.
- Financiar iniciativas mais amplas de transformação sem aumentar os orçamentos.
Solução
A organização trabalhou com uma consultoria de compras para analisar os gastos globais, modelar oportunidades de economia e engajar as partes interessadas em todas as unidades de negócios. A iniciativa incluiu:
- Criar visibilidade sobre os gastos entre unidades de negócios e regiões.
- Identificar mais de $3 milhões em oportunidades de economia endereçáveis.
- Usar workshops com as partes interessadas para alinhar as iniciativas de economia com as prioridades de negócios.
- Renegociar um contrato de pagamento corporativo existente, que gerou mais de $1 milhão em economias sem mudar de fornecedores.
No terceiro mês, o programa superou sua meta original de economia de $600.000. Até o final do ano, as economias totais ultrapassaram $3 milhões, levando a empresa a expandir o programa para categorias de despesas operacionais e regiões geográficas.
Lições aprendidas
- Compras estratégicas podem ajudar a financiar programas de transformação mais amplos.
- A visibilidade dos gastos é necessária para descobrir oportunidades de economia ocultas.
- Contratos existentes podem oferecer ganhos rápidos de economia quando revisados em relação às condições de mercado.
- O alinhamento das partes interessadas é fundamental para escalar a transformação das compras.
- As compras devem ser envolvidas desde o início nas decisões sobre fornecedores, não apenas durante o processamento de transações.
Problema
O Hellenic Bank enfrentava falta de padronização, centralização e digitalização em seus processos de compras, levando a ineficiências e altos custos. O processo também precisava de melhor conformidade com os requisitos regulatórios.12
Solução
O banco implementou um software de source-to-pay com IA para centralizar as atividades de compras e integrar processos-chave, como gestão de fornecedores e gestão de contratos.
Lições aprendidas
- Processos de compras centralizados criam consistência e reduzem custos.
- Melhores ferramentas de gestão de fornecedores e contratos fortalecem a conformidade e as parcerias.
Setor de varejo
Problema
A função de compras indiretas da IKEA era menos madura do que sua função de compras diretas e historicamente havia sido mais auto-organizada. A empresa precisava de maior visibilidade sobre o que estava comprando em vários sistemas de ERP e tinha que gerenciar inúmeras partes interessadas internas e fornecedores externos.13 A organização precisava:
- Melhorar a visibilidade sobre os gastos indiretos.
- Estabelecer uma base digital mais forte para compras.
- Desenvolver capacidades de compras enquanto continuava a apoiar as necessidades do negócio.
- Gerenciar relacionamentos com fornecedores e expectativas de sustentabilidade em diferentes categorias.
Solução
A IKEA iniciou sua transformação de compras indiretas investindo em uma ferramenta de análise de gastos que pudesse consolidar dados de diferentes sistemas ERP em uma visão única e utilizável. A empresa então avançou para capacidades de source-to-pay para apoiar um processo de compras mais estruturado. A transformação também envolveu:
- Expandir recursos táticos e estratégicos de desenvolvimento de categorias.
- Usar resultados mensuráveis em economia de custos, conformidade e gestão de riscos para apoiar investimentos adicionais.
- Reconhecer que a tecnologia de source-to-pay fornece visibilidade e estrutura, mas não melhora, por si só, preços ou fornecedores.
- Explorar casos de uso de IA generativa para reduzir o trabalho administrativo, como preparar documentos, apresentações e resumos de reuniões.
- Aplicar o código de conduta de compras da IKEA às compras indiretas, especialmente para fornecedores importantes.
Lições aprendidas
- A transformação das compras deve começar com áreas onde exemplos iniciais possam mostrar valor para o negócio.
- A visibilidade dos gastos é a base para melhorar as compras indiretas.
- Ferramentas digitais apoiam a transformação, mas as equipes de compras ainda precisam de expertise em categorias e engajamento das partes interessadas.
- Compras indiretas exigem uma gestão cuidadosa de muitos fornecedores e partes interessadas internas.
- A IA pode ajudar as equipes de compras a dedicar mais tempo a relacionamentos estratégicos com fornecedores e partes interessadas.
- A transformação deve ser tratada como uma jornada contínua, em vez de um projeto único.
Adicionar como fonte preferencialSetor de construção
Problema
A High Speed 2 Ltd. enfrentava o grande desafio de alcançar transparência e resiliência na cadeia de suprimentos para o maior projeto de infraestrutura do Reino Unido. Isso envolvia gerenciar um grande número de fornecedores e contratados em um mercado complexo, com custos e riscos exacerbados por fatores externos como hiperinflação e escassez de mão de obra.14
Solução
A HS2 implementou a iniciativa de gestão da cadeia de suprimentos, que envolveu o mapeamento e a avaliação de contratos e fornecedores críticos em vários níveis, utilizando dashboards e métodos inovadores para fornecer insights valiosos sobre a cadeia de suprimentos.
Lições aprendidas
- A colaboração estreita entre fornecedores melhora a transparência da cadeia de suprimentos.
- Verificações proativas de riscos reduzem atrasos e estouros de custos.
- O mapeamento claro de fornecedores ajuda as equipes a responder rapidamente às mudanças do mercado.
Setor químico
Problema
Os processos de compras indiretas da empresa de biociências Royal DSM N.V. (DSM) estavam levando a ineficiências e tempo excessivo gasto em tarefas operacionais, prejudicando as atividades de criação de valor. O processo de purchase-to-pay também era abaixo do ideal, causando atrasos nos pagamentos e introduzindo riscos.
Solução
A DSM implementou uma solução de software de compras para digitalizar e automatizar as transações de compras. Isso incluiu um processo abrangente de source-to-pay apoiado por uma estrutura de governança robusta e implementação global, começando com um piloto no Brasil para navegar pelas complexas regulamentações fiscais.
Lições aprendidas
- Fornecer uma gestão de mudanças forte e orientação clara durante a implementação de tecnologia.
- Oferecer treinamento e suporte no idioma local para aumentar a adoção.
- Usar processos digitais de ponta a ponta para reduzir atrasos e riscos de pagamento.
Setor de transporte
Problema
A Transport for London (TfL) enfrentava uma grave escassez de habilidades e falta de diversidade no setor de transporte, com uma força de trabalho predominantemente composta por homens brancos mais velhos, enquanto uma parcela significativa dos jovens londrinos estava desempregada ou fora da educação.
Solução
A TfL estabeleceu a Supplier Skills Team e implementou requisitos de Strategic Labour Needs and Training (SLNT) nos contratos. Essa abordagem exigia que os fornecedores entregassem resultados específicos de habilidades e emprego, com foco em aprendizagens e início de empregos para grupos desfavorecidos. A TfL também fez parcerias com organizações de caridade e grupos de empregabilidade para apoiar esses esforços.
Lições aprendidas
- Garantir apoio interno e metas claras antes de lançar novas iniciativas.
- Comunicar as expectativas claramente aos fornecedores.
- Fazer parcerias com as organizações certas para alcançar os grupos-alvo.
- Reconhecer as conquistas para motivar a participação contínua.
- Usar os requisitos de compras para impulsionar o desenvolvimento da força de trabalho e a inclusão.
Setor de tecnologia
Problema
A Jumio enfrentava desafios no gerenciamento de seus processos de compras e contas a pagar, particularmente com a correspondência manual de ordens de compra (PO), o que causava gargalos e ineficiências, especialmente à medida que a empresa escalava globalmente em várias subsidiárias.15
Solução
A Jumio implementou uma solução integrada de automação financeira procure-to-pay, que automatizou o processamento de POs e faturas, o onboarding de fornecedores por autoatendimento e melhorou a reconciliação de final de mês.
Lições aprendidas
- Automatizar tarefas manuais de compras e pagamentos para reduzir gargalos.
- Garantir uma integração suave com os sistemas ERP existentes.
Setor de educação
Problema
A Pearson, líder global em educação, enfrentava dificuldades com sistemas de compras desconectados que careciam de visibilidade abrangente dos gastos e aplicação de conformidade, prejudicando a tomada de decisões estratégicas.16
Solução
A Pearson fez uma parceria com uma plataforma de gestão de gastos empresariais para unificar seus processos de compras, melhorar a gestão de riscos, aprimorar a conformidade e obter melhores negócios, com foco na adoção amigável ao usuário.
A integração da plataforma de software de compras aumentou significativamente a conformidade dos gastos de 22% para 85%, reduziu ineficiências operacionais e resultou em alta satisfação dos usuários, demonstrando o valor de processos de compras simplificados.
Lições aprendidas
- Unificar os sistemas de compras para melhorar a visibilidade dos gastos.
- Fortalecer a conformidade criando fluxos de trabalho simples e fáceis de usar.
- Reduzir ineficiências padronizando processos.
- Melhorar a satisfação do usuário com uma plataforma clara e intuitiva.
Resumo das lições aprendidas com os estudos de caso de compras
- A integração de software de compras aumentou significativamente a conformidade dos gastos e reduziu as ineficiências operacionais.
- A automação melhorou a eficiência, reduziu tarefas manuais e simplificou os processos financeiros.
- Uma gestão de mudanças eficaz e treinamento foram cruciais para uma adoção bem-sucedida.
- O compromisso com a colaboração e a gestão proativa de riscos melhorou a transparência e a eficiência da cadeia de suprimentos.
- A centralização dos sistemas de compras e o uso de dados em tempo real levaram a uma melhor tomada de decisões e economia de custos.
Perguntas frequentes
Compras sustentáveis são uma parte essencial da gestão da cadeia de suprimentos, visando reduzir o consumo de energia e o impacto ambiental. Empresas como o Walmart implementaram estratégias de compras sustentáveis para reduzir sua pegada de carbono. Compras sustentáveis podem ter um impacto significativo no meio ambiente e nos resultados financeiros.
Otimizar a cadeia de suprimentos é um aspecto fundamental das compras, envolvendo a gestão das partes envolvidas no processo de compras. Licitações competitivas e soluções digitais podem ajudar as equipes de compras a simplificar seus processos e reduzir custos.
Os dados obtidos com a otimização da cadeia de suprimentos podem fornecer informações detalhadas sobre os processos de compras e ajudar os profissionais de compras a tomar melhores decisões. As equipes de compras desempenham um papel fundamental no processo de compras, exigindo metas estratégicas e contratos específicos para alcançar o sucesso.
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