15 estudos de caso e lições aprendidas em compras
Práticas eficazes de compras são necessárias em todos os setores. Ao analisarmos estudos de caso de compras em diversos setores, desde organizações sem fins lucrativos até tecnologia, saúde e outros, obtemos informações valiosas sobre o impacto de soluções de compras e melhores práticas que podem impulsionar o sucesso em qualquer setor.
Ao analisarmos estudos de caso de compras em diferentes setores, descobrimos como as organizações têm aproveitado soluções inovadoras para enfrentar desafios, otimizar operações e alcançar melhores resultados.
Setor de manufatura
Problema
A função de compras de uma fabricante farmacêutica terceirizada estava amplamente focada em manter o fornecimento, em vez de otimizar o abastecimento ou os custos. 1 Os desafios incluíam:
- Gerenciar cerca de 3.500 matérias-primas farmacêuticas diferentes.
- Visibilidade limitada das dependências entre fornecedores e estruturas de compras.
- Requisitos regulamentares e de qualidade complexos para materiais farmacêuticos.
- Utilização ineficiente dos recursos de compras devido a pressões operacionais.
Solução
- Criar transparência em todo o portfólio de matérias-primas e nas dependências de fornecimento.
- Revisar as estratégias de compras para alinhá-las ao novo posicionamento da empresa no mercado.
- Introduzindo o fornecimento competitivo para reduzir a dependência de fornecedores específicos.
- Otimização do comportamento de compra e das estratégias de precificação.
- Capacitar a equipe de compras para fortalecer as capacidades internas e as habilidades de fornecimento estratégico.
Lições aprendidas
O projeto destacou diversas lições importantes sobre o processo de aquisição para fabricantes de produtos farmacêuticos:
- O processo de aquisição estratégica é fundamental para a competitividade.
- A transparência em relação a fornecedores e materiais é essencial.
- As capacidades de aquisição devem evoluir com o crescimento da empresa.
- O desenvolvimento de capacidades fortalece os resultados a longo prazo.
Setor público
Problema
A cidade de Copenhague tinha como objetivo tornar o fornecimento público de alimentos mais sustentável. Instituições municipais, como escolas e lares de idosos, já visavam servir 90% de alimentos orgânicos, mas a cidade também reconhecia que a produção de alimentos fora de época pode ter impactos ambientais significativos, principalmente devido ao cultivo em estufas, que consome muita energia. 2
A cidade, portanto, precisava de uma estratégia de compras que:
- Incentive os fornecedores a oferecerem uma gama diversificada de produtos sazonais.
- Manter elevados padrões orgânicos e de qualidade.
- Garantir embalagens e transporte ambientalmente responsáveis.
- Permitir a participação no mercado de uma ampla gama de fornecedores, incluindo pequenas empresas.
Solução
- Ampla consulta prévia à licitação com fornecedores, realizada individualmente para coletar ideias e compreender as capacidades do mercado.
- Um dia de informações para fornecedores após o anúncio da licitação, para esclarecer os requisitos e incentivar a participação.
- Utilização de um requisito de "roda sazonal", em que os licitantes demonstravam como forneceriam variedades sazonais de frutas e vegetais comuns ao longo do ano.
Lições aprendidas
- O envolvimento com o mercado é essencial para a inovação em compras.
- Simplificar os processos de aquisição pode atrair mais fornecedores.
- O abastecimento alimentar sustentável pode impulsionar mudanças no mercado.
Problema
A cidade de St. John's, em Terra Nova e Labrador, Canadá, enfrentava ineficiências em seus processos de compras e requisições devido a sistemas fragmentados e fluxos de trabalho manuais. Diferentes departamentos utilizavam sistemas separados, resultando em múltiplos pontos de entrada de dados, comunicação lenta e compartilhamento inconsistente de informações em toda a organização. 3
Esses problemas criaram desafios operacionais, tais como:
- Falta de integração entre os departamentos.
- Atrasos na aprovação e no processamento de requisições.
- Visibilidade limitada do status das solicitações de compra.
- Persistência da dependência de processos de aquisição em papel.
Solução
Para enfrentar esses desafios, a cidade de St. John's implementou o PairSoft Requisition & Procurement, integrado ao seu sistema ERP Dynamics GP existente.
A solução introduziu uma plataforma digital centralizada de compras que permitiu aos funcionários:
- Envie e acompanhe as requisições por meio de um sistema unificado.
- Encaminhe automaticamente as solicitações para aprovação com base em regras predefinidas.
- Acesse informações em tempo real sobre o status das solicitações de compra.
- Aprovar requisições por meio de dispositivos móveis, como celulares ou tablets.
Lições aprendidas
- A integração dos sistemas de compras entre departamentos reduz a duplicação de trabalho e melhora a consistência das informações.
- A entrada automatizada de requisições, o encaminhamento para aprovação e o acompanhamento do status reduzem significativamente os atrasos administrativos.
- Permitir que os gestores revisem e aprovem solicitações em dispositivos móveis agiliza a tomada de decisões.
Setor de energia e serviços públicos
Problema
Uma importante empresa de serviços públicos enfrentou restrições significativas em sua cadeia de suprimentos, o que prolongou os prazos de entrega de transformadores e equipamentos elétricos essenciais para mais de dois anos. 4
Solução
Uma empresa fornecedora de software de compras fez parceria com a concessionária de serviços públicos para garantir futuras vagas de produção, negociar termos contratuais favoráveis e otimizar processos internos. Essa colaboração resultou em uma redução de custos de 5% por meio de licitações competitivas, ajustes de preços padronizados e a criação de códigos de materiais exclusivos para melhor previsão e orçamento em projetos futuros.
Lições aprendidas
- Construir parcerias sólidas com fornecedores-chave.
- Utilize a negociação direta para reduzir os riscos de abastecimento.
- Padronizar os processos internos para reduzir prazos e custos.
- Melhore as previsões com dados de materiais claros e consistentes.
Setor de petróleo e gás
Problema
Uma importante empresa global de petróleo e gás enfrentou ineficiências, silos de dados e problemas de governança em seu processo de compras devido à dependência de soluções obsoletas, o que levou a atrasos, falta de visibilidade e um sistema de aprovação excessivamente complexo. 5
Solução
O fornecedor de software de compras implementou seu sistema de gestão inteligente de categorias (ICM), consolidando as soluções obsoletas em dois sistemas centralizados. Essa solução digitalizou contratos, aumentou a adoção do eSourcing em 20% e melhorou o ROI de compras em 15%.
Lições aprendidas
- Substitua as ferramentas obsoletas por um sistema único e centralizado.
- Utilize dados em tempo real para embasar melhores decisões.
- Aplique a gestão inteligente de categorias para melhorar o controle de custos e reduzir riscos.
- Digitalize contratos e processos de fornecimento para aumentar a velocidade e a visibilidade.
Setor de saúde e farmacêutico
Problema
A região da Morávia do Sul, na República Tcheca, precisava substituir um sanatório infantil obsoleto que funcionava há décadas como uma instalação temporária. 6 O desafio era conceber um processo de aquisição que:
- Incentivar soluções arquitetônicas e tecnológicas inovadoras.
- Entregar um edifício de alta qualidade e energeticamente eficiente.
- Garantir a participação transparente e justa dos fornecedores.
- Integrar práticas de construção sustentáveis .
Solução
- Procedimento competitivo com negociação, combinado com um concurso de projeto arquitetônico, permitindo que os fornecedores proponham soluções inovadoras e aprimorem suas propostas por meio do diálogo.
- Adoção do modelo de projeto e construção (Design & Build), em que o empreiteiro era responsável tanto pelo projeto quanto pela construção.
- Utilização da Modelagem da Informação da Construção (BIM) para apoiar o planejamento, a construção e a gestão operacional da instalação.
Lições aprendidas
- O envolvimento precoce com o mercado melhora os resultados das aquisições.
- Licitações com preço fixo exigem estimativas de custos precisas.
- Modelos de aquisição inovadores podem estimular o desenvolvimento de soluções sustentáveis.
- Ferramentas digitais como o BIM melhoram a execução de projetos e as operações a longo prazo.
Problema
Uma distribuidora farmacêutica tinha como objetivo fortalecer sua posição competitiva por meio da liderança em custos, especialmente em um mercado altamente competitivo. O transporte, principalmente a entrega final às farmácias, representava a maior parcela dos gastos indiretos e, portanto, constituía uma oportunidade fundamental para a otimização de custos. 7
Solução
Avaliação de oportunidades
A primeira fase concentrou-se na análise dos dados de gastos e na construção de uma base de custos transparente. A análise comparativa identificou uma potencial economia de € 3 a 6 milhões (cerca de 8 a 12%), estabelecendo uma meta clara para o projeto.
Implementação
Durante uma fase de implementação de cinco meses, foram introduzidas diversas alavancas de otimização:
- Redesenhar o modelo de preços e introduzir um mecanismo padronizado de ajuste de preços do diesel.
- Eliminar estruturas de subcontratação ineficientes.
- Criar concorrência entre fornecedores através da qualificação de novos prestadores de serviços de transporte.
- Eliminar os prêmios de risco embutidos nos preços dos fornecedores.
- Implementamos processos de verificação de notas de crédito e faturas para melhorar a transparência e a precisão da cobrança.
Resultado: A iniciativa gerou uma economia anual de aproximadamente € 4,8 milhões , o que corresponde a uma redução de cerca de 9% nos custos de transporte , mantendo a qualidade do serviço em toda a rede de distribuição.
Lições aprendidas
- Estruturas de custos transparentes possibilitam melhores negociações.
- A concorrência entre fornecedores melhora tanto os preços quanto os níveis de serviço.
- A transparência dos processos melhora a eficiência operacional.
- A governança a longo prazo garante poupanças sustentáveis.
Problema
O Memorial Hospital of Sweetwater County enfrentou frequentes falhas no sistema e acesso limitado aos detalhes do orçamento durante o processo de compras, principalmente devido a um sistema de contabilidade geral problemático, o que levou a interrupções no fluxo de trabalho. 8
Solução
O hospital firmou parceria com a PairSoft, fornecedora de software de compras, para implementar uma solução de requisição que proporcionasse relatórios orçamentários precisos, visibilidade e transparência em todo o processo de compras, além de integração perfeita com os sistemas de gestão de materiais e ERP do hospital. Isso resultou em tempos de processamento mais rápidos, redução de erros e aumento da eficiência.
Lições aprendidas
- Utilize ferramentas de compras que se adaptem ao fluxo de trabalho da organização.
- Melhorar a visibilidade do orçamento para reduzir erros e atrasos.
- Integre o setor de compras com os sistemas ERP e de gestão de materiais para operações mais eficientes.
- Utilize a tecnologia para fortalecer a comunicação com os fornecedores.
Setor sem fins lucrativos
Problema
A Central Park Conservancy enfrentou um processo de pedidos caótico devido a um sistema de requisições em papel, o que dificultou o rastreamento, as aprovações e a emissão eficiente de pedidos. 9
Solução
A fornecedora de software de compras, PairSoft, ofereceu uma solução integrada que incluía fluxos de trabalho personalizados e trilhas de auditoria, permitindo o rastreamento preciso de despesas, empenhos e provisões.
Lições aprendidas
- Utilize o rastreamento automatizado para melhorar a precisão e a conformidade.
- Fortalecer as políticas de compras por meio de etapas mais claras e consistentes.
Setor financeiro
Problema
O Hellenic Bank enfrentava problemas de padronização, centralização e digitalização em seus processos de compras, o que resultava em ineficiências e custos elevados. O processo também precisa de melhorias para atender aos requisitos regulatórios. 10
Solução
O banco implementou um software de gestão de compras baseado em inteligência artificial para centralizar as atividades de aquisição e integrar processos-chave, como gestão de fornecedores e gestão de contratos.
Lições aprendidas
- Processos de compras centralizados criam consistência e reduzem custos.
- Uma melhor gestão de fornecedores e ferramentas de gestão de contratos fortalecem a conformidade e as parcerias.
Setor da construção
Problema
A High Speed 2 Ltd. enfrentou o maior desafio de alcançar transparência e resiliência na cadeia de suprimentos para o maior projeto de infraestrutura do Reino Unido. Isso envolveu o gerenciamento de um grande número de fornecedores e contratados em um mercado complexo, com custos e riscos exacerbados por fatores externos como hiperinflação e escassez de mão de obra. 11
Solução
A HS2 implementou a iniciativa de gestão da cadeia de suprimentos, que envolveu o mapeamento e a avaliação de contratos e fornecedores críticos em vários níveis, utilizando painéis de controle e métodos inovadores para fornecer informações valiosas sobre a cadeia de suprimentos.
Lições aprendidas
- A estreita colaboração entre fornecedores melhora a transparência da cadeia de suprimentos.
- A verificação proativa de riscos reduz atrasos e estouros de orçamento.
- Um mapeamento claro dos fornecedores ajuda as equipes a responderem rapidamente às mudanças do mercado.
Setor químico
Problema
Os processos de compras indiretas da empresa de biociências Royal DSM NV (DSM) estavam gerando ineficiências e tempo excessivo gasto em tarefas operacionais, prejudicando as atividades que agregavam valor. O processo de compra ao pagamento também era inadequado, causando atrasos nos pagamentos e introduzindo riscos. 12
Solução
A DSM implementou uma solução de software de compras para digitalizar e automatizar as transações de aquisição. Isso incluiu um processo abrangente de ponta a ponta, com suporte de uma estrutura de governança robusta e implementação global, começando com um projeto piloto no Brasil para lidar com as complexas regulamentações tributárias.
Lições aprendidas
- Garantir uma gestão de mudanças eficaz e orientações claras durante a implementação de novas tecnologias.
- Ofereça treinamento e suporte no idioma local para aumentar a adoção.
- Utilize processos digitais de ponta a ponta para reduzir atrasos e riscos de pagamento.
Setor de transportes
Problema
A Transport for London (TfL) enfrentava uma grave escassez de mão de obra qualificada e falta de diversidade no setor de transportes, com uma força de trabalho predominantemente composta por homens brancos mais velhos, enquanto uma parcela significativa dos jovens londrinos estava desempregada ou fora da educação formal. 13
Solução
A TfL criou a Equipe de Competências de Fornecedores e implementou os requisitos de Necessidades Estratégicas de Mão de Obra e Treinamento (SLNT, na sigla em inglês) nos contratos. Essa abordagem exigia que os fornecedores entregassem resultados específicos em termos de competências e emprego, com foco em aprendizagem profissional e inserção no mercado de trabalho para grupos em situação de vulnerabilidade. A TfL também estabeleceu parcerias com organizações beneficentes e grupos de empregabilidade para apoiar esses esforços.
Lições aprendidas
- Assegure-se de que haja apoio interno e objetivos claros antes de lançar novas iniciativas.
- Comunique as expectativas aos fornecedores de forma clara.
- Estabeleça parcerias com as organizações certas para alcançar os grupos-alvo.
- Reconhecer as conquistas serve de incentivo à participação contínua.
- Utilize os requisitos de aquisição para impulsionar o desenvolvimento e a inclusão da força de trabalho.
Setor tecnológico
Problema
A Jumio enfrentou desafios na gestão de seus processos de compras e contas a pagar, particularmente com a conciliação manual de pedidos de compra (OC), o que causou gargalos e ineficiências, especialmente à medida que a empresa se expandia globalmente para várias subsidiárias. 14
Solução
A Jumio implementou uma solução integrada de automação financeira do processo de compras ao pagamento, que automatizou o processamento de pedidos de compra e faturas, o cadastro de fornecedores em regime de autosserviço e melhorou a conciliação mensal.
Lições aprendidas
- Automatize tarefas manuais de compras e pagamentos para reduzir gargalos.
- Garantir uma integração perfeita com os sistemas ERP existentes.
Setor educacional
Problema
A Pearson, líder global em educação, enfrentava dificuldades com sistemas de compras fragmentados, que careciam de visibilidade abrangente dos gastos e de fiscalização do cumprimento das normas, o que prejudicava a tomada de decisões estratégicas. 15
Solução
A Pearson firmou parceria com uma plataforma de gestão de gastos corporativos para unificar seus processos de compras, aprimorar a gestão de riscos, aumentar a conformidade e fechar melhores negócios, com foco na facilidade de uso.
A integração da plataforma de software de compras aumentou significativamente a conformidade com os gastos de 22% para 85%, reduziu as ineficiências operacionais e resultou em alta satisfação do usuário, demonstrando o valor de processos de compras simplificados.
Lições aprendidas
- Unificar os sistemas de compras para melhorar a visibilidade dos gastos.
- Aumente a conformidade criando fluxos de trabalho simples e fáceis de usar.
- Reduza as ineficiências através da padronização de processos.
- Melhore a satisfação do usuário com uma plataforma clara e intuitiva.
Resumo das lições aprendidas com os estudos de caso de aquisição
- A integração do software de compras aumentou significativamente a conformidade com os gastos e reduziu as ineficiências operacionais.
- A automação melhorou a eficiência, reduziu as tarefas manuais e simplificou os processos financeiros.
- Uma gestão de mudanças e treinamento eficazes foram cruciais para a adoção bem-sucedida.
- O compromisso com a colaboração e a gestão proativa de riscos aumentou a transparência e a eficiência da cadeia de suprimentos.
- A centralização dos sistemas de compras e a utilização de dados em tempo real levaram a uma melhor tomada de decisões e à redução de custos.
Perguntas frequentes
A aquisição sustentável é uma parte fundamental da gestão da cadeia de suprimentos, visando reduzir o consumo de energia e o impacto ambiental. Empresas como o Walmart implementaram estratégias de aquisição sustentável para reduzir sua pegada de carbono. 16 As compras sustentáveis podem ter um impacto significativo no meio ambiente e nos resultados financeiros.
A otimização da cadeia de suprimentos é um aspecto fundamental das compras, envolvendo a gestão das partes interessadas no processo. Licitações competitivas e soluções digitais podem ajudar as equipes de compras a simplificar seus processos e reduzir custos.
Os dados obtidos com a otimização da cadeia de suprimentos podem fornecer informações detalhadas sobre os processos de compras e ajudar os profissionais da área a tomar decisões mais acertadas. As equipes de compras desempenham um papel fundamental no processo de aquisição, necessitando de objetivos estratégicos e contratos específicos para alcançar o sucesso.
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