Le 20 principali casi d'uso ed esempi di RPA in SAP

SAP è uno dei sistemi ERP più longevi e prestigiosi, con un fatturato di circa 31 miliardi di euro. ¹ Sebbene una suite ERP offra l'automazione in molte aree, la maggior parte dei processi SAP sono manuali e ripetitivi, come ad esempio i processi contabili, la gestione delle transazioni e la reportistica. Questo rende la RPA un'ottima soluzione per automatizzare SAP e riallocare le risorse verso attività e processi a maggior valore aggiunto.

Scopri i 20 principali casi d'uso di RPA in SAP ed esempi concreti:

Applicazioni RPA in SAP

I bot RPA possono gestire l'inserimento dati, la generazione di report, gli avvisi e altre attività basate su regole in quasi tutti i reparti collegati dal software SAP.

Finanza e contabilità

I moduli finanziari di SAP consentono di ottenere informazioni finanziarie aggiornate, processi rapidi e precisi e un utilizzo strategico dei dati finanziari. L'automazione dei processi RPA per i moduli finanziari di SAP, come ad esempio:

Contabilità :

1. Il processo di Contabilità Fornitori (AP) gestisce la ricezione, l'elaborazione e il pagamento dei crediti dovuti all'azienda. Si tratta di un processo altamente automatizzabile tramite RPA, di cui abbiamo parlato nel nostro articolo sull'automazione della contabilità fornitori.

2. Il processo di contabilità clienti (AR) si occupa della riscossione dei crediti dovuti all'azienda. Analogamente alla contabilità fornitori (AP), la contabilità clienti è altamente automatizzabile. La contabilità clienti rappresenta la fase finale del processo di gestione degli ordini.

3. Riconciliazione dei conti: Corrispondenza tra le cifre del libro mastro e le cifre dell'estratto conto bancario.

4. La chiusura finanziaria produce un report di tutti i processi precedenti. Questo report informa le parti interessate sulla performance finanziaria dell'azienda in un determinato periodo di tempo.

Come già accennato, sebbene le suite ERP offrano soluzioni complete, potrebbero risultare insufficienti per processi più complessi come la gestione documentale nella contabilità fornitori. Per questo motivo, le aziende che utilizzano un sistema ERP potrebbero preferire potenziare le proprie capacità di automazione con i plug-in RPA.

Pianificazione finanziaria

5. Il software SAP si concentra sull'analisi delle tendenze finanziarie e sull'integrazione di previsioni e dati effettivi in un unico sistema finanziario.

6. I bot RPA possono raccogliere dati su tendenze e previsioni finanziarie per consentire analisi, budget e pianificazione operativa più rapidi.

Tesoro

7. Il software SAP consente all'utente di analizzare flussi di cassa, capitale, pagamenti e rischi finanziari tramite KPI, report e piani di liquidità.

8. RPA SAP può automatizzare la gestione della liquidità (prevedendo pagamenti e incassi giornalieri) ed estrarre report dai conti economici.

Interfaccia e connessione

I sistemi SAP devono essere integrati con altri sistemi. Gli ambienti SAP possono essere collegati a diversi sistemi SAP e non SAP all'interno della stessa azienda tramite interfacce. Queste interfacce possono essere connesse tramite:

9. SAP Process Integration (SAP PI), una piattaforma che integra applicazioni SAP e non SAP per consentire lo scambio di dati tra software interni all'azienda e/o sistemi esterni all'azienda stessa.

10. SAP Process Orchestration (SAP PO), una versione più avanzata di PI che combina le funzionalità di gestione e integrazione dei processi di SAP con le funzionalità di gestione delle regole aziendali di SAP.

La connessione tra queste interfacce SAP e non SAP facilita l'elaborazione quotidiana di numerose transazioni. Il feedback relativo agli errori in queste transazioni non è facilmente rilevabile a meno che una transazione specifica non venga completata. In tal caso, l'utente deve identificare il problema, dove si è verificato e come risolverlo.

L'implementazione della RPA per il monitoraggio delle interfacce consente un'ispezione continua dei processi aziendali e delle connessioni, al fine di identificare eventuali errori e segnalarli all'utente per una risposta immediata.

Le aziende possono utilizzare strumenti di automazione del carico di lavoro (WLA) per monitorare le interfacce, poiché consentono l'esecuzione, il monitoraggio e la registrazione centralizzati dei processi su diverse piattaforme, fornendo una visione completa di tutte le attività.

Reclutamento

Il processo di reclutamento in SAP è altamente automatizzabile grazie alla sua natura ripetitiva. Il processo di reclutamento in SAP si articola nelle seguenti fasi:

11. La gestione delle richieste di personale è affidata al team di gestione e reclutamento e non si presta all'automazione. Comprende la determinazione di:

• Quali posizioni devono essere ricoperte in azienda?
• Modalità di selezione dei candidati
• Modalità di valutazione dei candidati

12. La pubblicazione di offerte di lavoro mira ad attrarre candidati tramite la pubblicazione di candidature. Se le candidature vengono pubblicate su portali di lavoro predefiniti, questo processo può essere automatizzato. Tuttavia, man mano che l'azienda si rivolge a nuove tipologie di talenti, è necessario tenerne conto. Ad esempio, LinkedIn può essere un'ottima piattaforma per la ricerca di candidati per posizioni di sviluppo commerciale, ma un sistema di "honeypot" (una sorta di "trappola per aspiranti candidati") potrebbe essere più efficace per trovare talenti nel settore dello sviluppo software.

13. La ricerca di candidati include la ricerca di talenti in pool o pubblicazioni su diverse piattaforme di social media. Questa fase può essere automatizzata programmando i bot per scansionare i talenti in pool e nei database alla ricerca di candidati qualificati e contattarli con messaggi personalizzati automaticamente. Tuttavia, ciò richiede funzionalità di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) da parte del bot RPA e potrebbe essere necessario ricorrere ad applicazioni provenienti da marketplace RPA per creare un bot così performante.

14. Inserimento e monitoraggio delle candidature, accettazione di candidature provenienti da diverse fonti come e-mail e messaggi LinkedIn.

I bot RPA possono automatizzare questa attività raccogliendo, elaborando e organizzando le informazioni sui candidati per poi archiviarle nel sistema ERP aziendale.

I chatbot RPA possono migliorare ulteriormente questo processo inviando risposte automatiche ai candidati come follow-up, oltre a rispondere a semplici domande e fornire istruzioni per la candidatura.

15. Creazione e invio di offerte di lavoro, preparazione di offerte di lavoro personalizzate, che può richiedere tempo a causa delle variazioni nelle informazioni dei candidati.

• Nelle aziende in cui un modello di offerta simile viene condiviso con molti dipendenti, i bot RPA possono automatizzare il processo di creazione dell'offerta di lavoro tramite:
  • Preparazione delle offerte con le informazioni di ciascun candidato
  • Elabora le lettere di offerta più velocemente e con meno errori

• Nelle aziende in cui le offerte variano significativamente, il processo di assunzione può essere completato manualmente. Si tratta di uno dei processi più importanti all'interno dell'azienda e, se personalizzare le offerte è necessario per vincere la guerra dei talenti, le aziende dovrebbero farlo.

Saldi

I moduli SAP per le vendite includono numerose attività che possono essere automatizzate tramite RPA, come ad esempio:

16. Elaborazione degli ordini di vendita (richieste, condizioni e conferme)

17. Gestione dei dati (inserimento, aggiornamento e convalida della documentazione relativa a vendite e contratti)

18. Correzione degli errori.

Vengono elaborati ordini di vendita B2B via e-commerce per un valore superiore a 4 trilioni di dollari. ² Data la crescita più lenta dell'e-commerce nel B2B, un volume simile di ordini potrebbe essere elaborato manualmente ogni anno da account manager e rappresentanti di vendita.

L'RPA può migliorare questi processi attraverso:

• Raccolta dati su clienti, ordini e richieste, nonché aggiornamento di questo database.
• Ridurre al minimo gli errori dovuti all'inserimento manuale dei dati.
• Effettuare il follow-up degli ordini di acquisto per assicurarsi che il fornitore abbia ricevuto i beni o i servizi, accettato e confermato l'acquisto e, infine, effettuato i pagamenti.
• Automatizzazione dei report relativi al completamento dei processi

Un'applicazione appropriata della RPA è la ricerca di offerte e richieste di proposta (RFP). Questo processo viene svolto da un rappresentante di vendita per individuare interessanti opportunità commerciali. I bot RPA possono essere programmati per scansionare i siti web delle offerte, cercare RFP pertinenti e avvisare i responsabili affinché prendano in carico la questione.

Catena di fornitura

Sia gli acquisti che la logistica nel reparto della catena di approvvigionamento offrono opportunità per implementare la RPA perché i loro moduli SAP includono attività di routine come

19. Per i moduli SAP relativi agli acquisti, i bot RPA possono automatizzare attività transazionali come la gestione dei dati dei fornitori, la generazione e la convalida dei contratti. Per le attività relative ai contratti, sono necessarie funzionalità NLP (elaborazione del linguaggio naturale) e sono numerosi i fornitori di intelligenza artificiale che operano in questo settore. In alternativa all'RPA, le aziende possono anche collaborare con un fornitore di tecnologie legali e automatizzare l'intero processo di gestione dei contratti .

20. Per i moduli SAP relativi alla logistica, i bot RPA possono automatizzare la preparazione dei programmi di spedizione, il tracciamento delle spedizioni, l'inventario di magazzino e la generazione di report.

L'implementazione della RPA nei moduli SAP della catena di approvvigionamento aumenterà il ritorno sull'investimento (ROI) e ridurrà i costi e gli errori derivanti dalle attività svolte manualmente.

Perché le aziende dovrebbero implementare la RPA in SAP?

Le aziende che utilizzano il software SAP ERP trarranno vantaggio dall'implementazione della RPA per:

• Ridurre il tempo dedicato a compiti banali e ripetitivi.
• Ridurre gli errori dovuti all'inserimento manuale dei dati.
• Garantire la conformità, la qualità e l'accuratezza dei report e dei servizi futuri tramite il monitoraggio automatizzato.
• I sistemi ERP sono stati progettati per la collaborazione interdipartimentale sui processi aziendali critici. La RPA semplifica l'automazione dei processi nei sistemi ERP, incoraggiando le aziende ad adottare l'ERP per la condivisione dei dati e l'ottimizzazione dei flussi di lavoro.

Una delle principali tendenze del 2026 è rappresentata dai bot RPA che utilizzano modelli di linguaggio visivo per rilevare le modifiche apportate a una schermata SAP dopo un aggiornamento e aggiornare automaticamente i selettori senza intervento umano. ³

Alcuni casi di studio sull'RPA in SAP

settore delle telecomunicazioni

Una grande azienda di telecomunicazioni che ha implementato una soluzione RPA automatizzata per integrare SAP con oltre 50 sistemi diversi. ⁴ L'implementazione:

• Processi automatizzati per l'installazione di torri cellulari complesse
• Connessione di SAP con client web e ambienti SQL.
• Risparmi mensili conseguiti superiori a 1 milione di dollari
• Liberato il personale di 50-100 dipendenti, consentendo loro di dedicarsi a compiti di maggior valore. ⁵

settore sanitario

Zeuilling Pharma è il più grande distributore di prodotti farmaceutici e sanitari in Malesia. Vanta circa 15.000 clienti nel paese e fornisce servizi di distribuzione, digitali e commerciali per favorire l'accesso all'assistenza sanitaria in Asia.

L'implementazione della RPA nel loro software SAP ha permesso a Zeulling Pharma di:

• Automatizza gli ordini di vendita, le fatture, le bollette e il tracciamento delle spedizioni.
• Abbiamo smaltito un intero arretrato di oltre 10.000 casi relativi all'IT che necessitavano di verifica.
• Consente di effettuare un maggior numero di ordini grazie alle prestazioni continue dei bot RPA
• Liberare i dipendenti per consentire loro di dedicarsi a compiti più strategici. ⁶

Per informazioni sui principali fornitori di RPA, consultare l'elenco dei fornitori di RPA .

Catena di fornitura

Il Gruppo Arnott è un'azienda leader nella produzione alimentare nella regione Asia-Pacifico, con oltre 1.000 prodotti in catalogo. Grazie alla collaborazione con Ashling Partners per l'implementazione di una piattaforma RPA per l'integrazione con SAP, è passato dall'inserimento manuale dei dati a un programma di automazione strutturato e basato sull'intelligenza artificiale.

L'implementazione:

• Automatizzato il 75% degli ordini clienti manuali grazie all'utilizzo dell'intelligenza artificiale per la comprensione dei documenti, al fine di estrarre dati dai file PDF e creare ordini SAP.
• Ottimizzazione delle operazioni finanziarie grazie all'abbinamento automatico delle fatture a tre vie e alla registrazione in SAP, consentendo all'azienda di internalizzare i processi precedentemente esternalizzati.
• Abbiamo raggiunto un tasso di successo costante del 99% nell'utilizzo dei robot lungo tutta la catena di approvvigionamento e nelle operazioni commerciali.
• Abbiamo ottenuto il pieno ritorno sull'investimento (ROI) in media entro 10 mesi per progetto.
• Risparmio di oltre 60 ore settimanali grazie all'eliminazione dell'elaborazione manuale degli ordini di vendita e delle corse di spedizione del tardo pomeriggio. ⁷

Per ulteriori informazioni su RPA e SAP

• Oltre 100 casi d'uso, progetti ed esempi di RPA
• 43 esempi di automazione del back office: RPA, WLA, IA/ML
• I migliori strumenti RPA open source

Se siete pronti a sperimentare l'RPA nella vostra azienda, potete utilizzare il nostro elenco completo e prioritario di fornitori di RPA per scegliere quello più adatto alle vostre esigenze.

Abilità individuale

Collegamenti di riferimento

1.

SAP: The World’s Largest Provider of Enterprise Application Software

2.

U.S. B2B e-commerce volume 2021| Statista

Statista

3.

AI in 2026: Five Defining Themes | SAP News Center

SAP

4.

https://automate.fortra.com/blog/streamline-your-sap-processes-rpa?utm_source=ai-multiple&utm_medium=organic&utm_campaign=am-miscellaneous

5.

RPA Use Case: Telecommunications Company | Automate

Fortra

6.

Zuellig Pharma – Gestione semplificata della riscossione con SAP Cloud for Payment

7.

Arnott’s Group has Embraced a Structured Approach to Enterprise a Automation | UiPath

Cem Dilmegani

Analista principale

Segui

Cem è analista principale presso AIMultiple dal 2017. AIMultiple fornisce informazioni a centinaia di migliaia di aziende (secondo SimilarWeb), tra cui il 55% delle aziende Fortune 500, ogni mese. Il lavoro di Cem è stato citato da importanti pubblicazioni globali come Business Insider, Forbes, Washington Post, società globali come Deloitte e HPE, ONG come il World Economic Forum e organizzazioni sovranazionali come la Commissione Europea. È possibile consultare l'elenco di altre aziende e risorse autorevoli che hanno citato AIMultiple. Nel corso della sua carriera, Cem ha lavorato come consulente tecnologico, responsabile acquisti tecnologici e imprenditore nel settore tecnologico. Ha fornito consulenza alle aziende sulle loro decisioni tecnologiche presso McKinsey & Company e Altman Solon per oltre un decennio. Ha anche pubblicato un report di McKinsey sulla digitalizzazione. Ha guidato la strategia tecnologica e gli acquisti di un'azienda di telecomunicazioni, riportando direttamente al CEO. Ha inoltre guidato la crescita commerciale dell'azienda deep tech Hypatos, che ha raggiunto un fatturato annuo ricorrente a 7 cifre e una valutazione a 9 cifre partendo da zero in soli 2 anni. Il lavoro di Cem in Hypatos è stato oggetto di articoli su importanti pubblicazioni tecnologiche come TechCrunch e Business Insider. Cem partecipa regolarmente come relatore a conferenze internazionali di settore. Si è laureato in ingegneria informatica presso l'Università di Bogazici e ha conseguito un MBA presso la Columbia Business School.

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