Applicazioni e strumenti di intelligenza artificiale per i processi di contabilità fornitori
I processi manuali di contabilità fornitori sono spesso rallentati da problemi prevenibili come il rischio di frode, errori di inserimento dati, ritardi nelle approvazioni e visibilità limitata sulla spesa. Le soluzioni di contabilità fornitori basate sull'intelligenza artificiale affrontano questi problemi automatizzando le attività di routine, migliorando la precisione e creando una visione più chiara dell'intero ciclo di pagamento. Di conseguenza, oltre la metà (54%) dei CFO darà priorità all'integrazione di agenti di intelligenza artificiale nei dipartimenti finanziari. 1
Scopri le 11 migliori applicazioni di intelligenza artificiale che stanno trasformando la contabilità fornitori da centro di costo a funzione strategica e i 7 migliori strumenti di intelligenza artificiale per la contabilità fornitori:
Strumenti di automazione della contabilità fornitori basati sull'intelligenza artificiale
PairSoft
L'intelligenza artificiale di PairSoft è progettata per gestire l'attività contabile fondamentale della codifica:
- Codifica contabile basata sull'intelligenza artificiale: l'IA apprende da tutte le transazioni passate e utilizza tale cronologia per classificare automaticamente le nuove spese. Ciò garantisce che ogni registrazione rispetti le regole aziendali e riduce drasticamente la possibilità di classificare erroneamente le spese nei report finanziari.
Tipalti AI
Tipalti utilizza l'intelligenza artificiale generativa per migliorare l'elaborazione delle fatture:
- Codifica Ligent: l'IA analizza le fatture precedenti e prevede e codifica correttamente le nuove fatture. Questo rende l'elaborazione molto più veloce e offre una visione chiara di come vengono spesi i soldi.
- Creazione di report semplificata: non è necessario imparare impostazioni complesse. Basta digitare una semplice domanda in linguaggio naturale, come "mostrami tutte le fatture non pagate", e l'intelligenza artificiale crea immediatamente il report richiesto.
- Intelligenza artificiale nella gestione dei pagamenti: il sistema apprende costantemente dai dati di pagamento e utilizza queste informazioni per mantenere i flussi di lavoro aggiornati ed efficienti.
Stampli (Billy il Bot™)
Stampli utilizza il suo assistente basato sull'intelligenza artificiale, Billy the Bot, per automatizzare molte azioni manuali di routine:
- Acquisizione e codifica automatizzate: Billy the Bot estrae automaticamente i dati dalle fatture e li codifica.
- Instradamento: Gestisce il complesso compito di inviare le fatture alle persone giuste per l'approvazione.
- Rilevamento delle frodi: l'intelligenza artificiale aiuta a individuare potenziali frodi prima che vengano effettuati i pagamenti.
Rillion AI
Rillion si concentra sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale per aumentare la precisione e ridurre l'inserimento manuale dei dati nei processi chiave:
- Acquisizione delle fatture tramite intelligenza artificiale: l'IA estrae i dettagli dalle fatture (anche da scansioni di bassa qualità) e impara da ogni documento. A differenza delle vecchie tecnologie di scansione, l'IA migliora e diventa più precisa nel tempo, adattandosi ai nuovi layout delle fatture.
- Intelligenza artificiale per la codifica contabile: l'IA analizza i dati finanziari storici (incluse le variazioni stagionali o le regole di reparto) per suggerire i conti contabili, i centri di costo e i codici di progetto più adatti per ogni fattura. Ciò garantisce una maggiore accuratezza dei report finanziari.
- Flussi di approvazione basati sull'IA: per evitare ritardi, l'IA analizza le politiche e la cronologia aziendali per suggerire il percorso più rapido e conforme per l'approvazione di una fattura, prevenendo colli di bottiglia.
- Assistente IA (Riley): L'assistente funge da guida integrata. È possibile porre domande semplici, come ad esempio come risolvere un problema con una fattura rifiutata, e l'IA fornisce risposte immediate, guidando gli utenti attraverso la soluzione all'interno dello strumento.
Ipatos
Hypatos si avvale dei suoi "collaboratori" basati sull'intelligenza artificiale per ottimizzare le operazioni e ridurre il carico di lavoro manuale:
- Riduzione del lavoro manuale: l'intelligenza artificiale si occupa delle attività ripetitive, liberando i dipendenti da compiti ripetitivi.
- Protezione dai rischi e dalle frodi: si impegna attivamente a proteggere il flusso di cassa, prevenendo rischi finanziari e frodi.
CONTO
BILL si concentra sull'acquisizione delle fatture, sul loro abbinamento agli ordini o alle ricevute, sull'inoltro delle approvazioni e sull'effettuazione dei pagamenti.
- Verifica a 2 e 3 vie: confronta la fattura con l'ordine di acquisto (PO) e, se disponibile, con la bolla di consegna. Se gli importi corrispondono, la fattura viene saldata automaticamente.
- Integrazione multi-entità e di sistema: per le aziende con più entità o sedi, BILL centralizza la contabilità fornitori in un unico punto. Si connette ai principali sistemi contabili tramite integrazioni dirette, importazione di file o API, contribuendo a mantenere i registri allineati e semplificando la riconciliazione.
Rampa
L'agente di Ramp automatizza la codifica delle fatture, segnala gli articoli a rischio e aiuta i team ad approvare e pagare più velocemente grazie a meccanismi di controllo integrati.
- Approvazioni intelligenti. Ramp instrada automaticamente le fatture al responsabile dell'approvazione corretto. Suggerisce azioni di approvazione/rifiuto ed evidenzia gli elementi che necessitano di revisione umana, in modo che le decisioni siano più rapide e sicure.
- Assistenza fiscale e di conformità. Ramp automatizza la riscossione delle imposte dai fornitori e associa i pagamenti alle categorie 1099. Può preparare e presentare i moduli per ridurre i problemi di fine anno.
Applicazioni di intelligenza artificiale nella contabilità fornitori (AP AI)
Automazione
1. Acquisizione dei dati
Le aziende vengono quotidianamente sommerse da fatture. I tradizionali strumenti di riconoscimento ottico dei caratteri ( OCR ) spesso incontrano difficoltà con immagini di scarsa qualità, formattazione disordinata o note scritte a mano, richiedendo ancora una revisione umana.
I modelli di intelligenza artificiale risolvono questo problema imparando dai dati storici e adattandosi ai nuovi formati nel tempo. Ciò rende l'acquisizione dei dati più rapida e drasticamente più accurata. Se addestrati con i dati specifici della vostra azienda, questi modelli diventano ancora più potenti, identificando automaticamente codici prodotto, quantità e altri dettagli in fatture, ordini di acquisto e bolle di consegna per confermare la ricezione della merce.
2. Codifica dei costi
Le grandi organizzazioni utilizzano categorie di costo complesse. Queste categorie cambiano spesso in base alle tendenze di mercato e alle esigenze di reporting. I sistemi basati su regole sono difficili da aggiornare e facili da compromettere.
L'apprendimento automatico offre una soluzione migliore. Impara dai dati storici per associare i costi alle categorie corrette, anche quando queste si evolvono. Ciò crea un sistema più flessibile che richiede un minore intervento manuale.
3. Identificazione dell'approvatore
Le fatture richiedono approvazione, ma la persona incaricata dell'approvazione non è sempre la stessa. I sistemi tradizionali si basano su regole fisse che si rivelano presto inadeguate in contesti di team dinamici.
L'intelligenza artificiale può analizzare i modelli di approvazione passati per prevedere e indirizzare una specifica fattura alla persona giusta. Ciò mantiene i flussi di lavoro fluidi ed elimina il continuo intervento manuale da parte dei team finanziari.
4. Automazione degli accantonamenti
Gli agenti basati sull'intelligenza artificiale possono ora automatizzare i flussi di lavoro principali relativi agli accantonamenti, analizzando le fatture e abbinandole alle registrazioni di accantonamento previste. Ad esempio, le piattaforme consentono ai team finanziari di configurare gli agenti, spesso tramite linguaggio naturale, per gestire storni di accantonamento, abbinamento delle transazioni e analisi delle varianze (flussi) senza dover ricorrere a fogli di calcolo manuali. 2 Questi sistemi automatizzano le attività di routine di accantonamento e abbinamento, il che significa dedicare meno tempo alla creazione di registrazioni contabili, alla pianificazione degli storni e al calcolo delle varianze di flusso e più tempo ad analisi di livello superiore.
5. Categorizzazione dei documenti
Le fatture raramente arrivano da sole; spesso sono accompagnate da contratti, note di credito o solleciti di pagamento.
L'intelligenza artificiale utilizza una combinazione diOCR , elaborazione del linguaggio naturale (NLP), automazione agentiva e apprendimento automatico per leggere, comprendere e smistare automaticamente questi allegati nelle categorie corrette. Questo processo converte rapidamente i documenti cartacei disordinati in file digitali facilmente ricercabili, riducendo drasticamente il tempo necessario per reperire i dettagli in un secondo momento.
6. Partita a tre
Il famoso controllo a tre vie prevede il confronto di una fattura con un ordine di acquisto (PO) e una ricevuta di merce; se corrispondono, il pagamento viene autorizzato.
L'intelligenza artificiale rende questo processo estremamente efficiente. I bot di Robotic Process Automation (RPA) prelevano le nuove fatture dalle e-mail, gli strumenti OCR estraggono i dati e i modelli di intelligenza artificiale confrontano istantaneamente i dettagli con gli ordini di acquisto e le ricevute. Qualsiasi discrepanza viene segnalata immediatamente, riducendo drasticamente ritardi ed errori.
7. Altri compiti ripetitivi
I team addetti alla contabilità fornitori dedicano troppo tempo ad attività ripetitive e monotone come l'archiviazione, l'allegazione di documenti giustificativi o l'inoltro manuale dei file. Queste attività sono ideali per l'intelligenza artificiale e l'automazione:
- Estrazione di dati chiave dai documenti.
- Inserimento dei dati nei sistemi centrali.
- Individuare le eccezioni che richiedono l'intervento umano.
- Instradamento dei file in base a regole preimpostate.
L'intelligenza artificiale può essere adattata per rispettare anche le normative di conformità aziendali più complesse.
Analisi
8. Input di previsione
I dati relativi ai conti fornitori rivestono un ruolo fondamentale nella pianificazione dei flussi di cassa. Utilizzando i trend storici, le analisi basate sull'intelligenza artificiale possono aiutare i team finanziari a stimare le spese future. Queste previsioni supportano decisioni più efficaci in materia di budget e gestione della liquidità.
Conformità
9. Verifica delle sanzioni
Molte aziende continuano a verificare manualmente i dati dei fornitori, nonostante le normative siano ora più severe. Questo metodo è lento e soggetto a errori. 3
L'intelligenza artificiale può favorire un uso responsabile dei dati migliorando l'accuratezza dello screening. Ad esempio:
- Gli strumenti RPA possono automatizzare l'inserimento dei nomi nelle watchlist
- L'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) può aiutare ad analizzare i documenti per individuare i rischi.
- L'intelligenza artificiale può archiviare prove per aiutare gli utenti durante le fasi di revisione.
Ciò rende lo screening più affidabile e rapido.
10. Rilevamento delle frodi
Le frodi nei conti fornitori possono assumere molte forme:
- Fatture false inviate da terzi
- Dipendenti che creano fatture false
- Assegni alterati o rubati
- Richieste di rimborso spese esagerate
- Bonifici bancari non autorizzati
- accordi di kickback
Gli strumenti di intelligenza artificiale (IA) sono in grado di individuare schemi anomali nelle fatture o nei pagamenti. Quando qualcosa non quadra, il sistema avvisa i responsabili delle decisioni. In combinazione con la gestione dei dati anagrafici (MDM), l'IA può rilevare anche piccole modifiche, come nuovi dettagli di pagamento, che potrebbero indicare una frode.
I sistemi avanzati di rilevamento delle frodi basati sull'intelligenza artificiale affrontano ora le minacce emergenti derivanti dall'IA generativa, che rende più facile la creazione di fatture false realistiche. Entro settembre 2025, circa il 14% delle ricevute fraudolente rilevate dai sistemi di automazione della contabilità fornitori erano generate dall'IA e le indagini di settore indicano che circa il 70% dei direttori finanziari sospetta che il personale stia falsificando le spese utilizzando strumenti di IA. 4 progetti pilota del software AP, che utilizzano filtri basati sull'intelligenza artificiale, hanno individuato fatture false per un valore superiore a 1 milione di dollari, indicando un cambiamento nelle modalità di frode.
11. Rilevamento degli errori
Gli errori umani, come voci duplicate, fatture mancanti o dati errati, sono comuni nella contabilità fornitori e risultano costosi.
I modelli di intelligenza artificiale possono analizzare le fatture per individuare errori o duplicati. In questo modo, è possibile prevenire ritardi e perdite. L'IA non sostituisce i professionisti della revisione contabile, ma può supportarli segnalando potenziali problemi prima che si aggravino.
Sebbene il rilevamento delle transazioni fraudolente e l'identificazione degli errori siano importanti applicazioni dell'IA in ambito di audit, non sono le uniche.
Vantaggi dell'IA in AP
Si prevede che il mercato dei conti fornitori crescerà in modo significativo, raggiungendo i 18 miliardi di dollari entro il 2034. 5
I vantaggi più comuni dell'intelligenza artificiale nel processo di contabilità fornitori sono:
- Cicli di risoluzione più rapidi e maggiore attenzione alle attività a valore aggiunto: l'automazione della contabilità fornitori consente alle organizzazioni di gestire l'elaborazione delle fatture molto più velocemente rispetto a quanto farebbe un dipendente manualmente. Una risoluzione più rapida delle fatture libera tempo al team della contabilità fornitori, permettendogli di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
- Pianificazione finanziaria migliorata: l'intelligenza artificiale rende le previsioni più rapide e accurate rispetto agli esseri umani. Le informazioni ricavate dai dati storici, come le fatture ricorrenti, aiutano le aziende a decidere quando erogare liquidità o usufruire di sconti per pagamento anticipato.
- Riduzione degli errori e miglioramento della conformità: l'elaborazione manuale delle fatture comporta diversi rischi in termini di conformità e sicurezza. L'utilizzo di software per la gestione di questi processi riduce il numero di persone che accedono al documento e diminuisce la probabilità di errori umani che potrebbero causare problemi di conformità.
- Risparmio sui costi: grazie a tutti i motivi sopra elencati, oltre all'eliminazione degli elevati costi di archiviazione e recupero cartaceo nei processi di contabilità fornitori, le organizzazioni che automatizzano completamente tali processi possono ottenere risparmi significativi. L'automazione completa può far risparmiare in media il 4% delle spese rispetto alle organizzazioni che elaborano le fatture manualmente.
Letture consigliate
FAQ
Grazie all'intelligenza artificiale generativa, l'IA nella contabilità fornitori automatizza attività come la codifica delle fatture, il rilevamento delle frodi e la gestione degli assegni duplicati. Apprende dai dati storici per suggerire i codici contabili, individuare gli errori e migliorare la pianificazione del flusso di cassa. Questo permette ai team di contabilità fornitori di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, proprio come l'IA aiuta i giornalisti a organizzare i contenuti e a individuare i dettagli chiave.
Collegamenti di riferimento
Sii il primo a commentare
Il tuo indirizzo email non verrà pubblicato. Tutti i campi sono obbligatori.