Gerçek Hayattan Örneklerle En İyi 100'den Fazla RPA Kullanım Alanı
RPA , ön ve arka ofislerdeki tekrarlayan görevleri otomatikleştirebilir. Teknoloji yatırımlarının değerini optimize etmek için kullanım senaryosuna odaklı bir yaklaşım kritik öneme sahiptir.
Robotik Süreç Otomasyonunun 103 kullanım örneğini ve gerçek hayattan örneğini belirleyerek, çeşitli iş, sektöre özgü ve kişisel bağlamlarda tekrarlayan görevlerin otomasyonunda nasıl kullanılabileceğini gösteriyoruz.
RPA Uygulama Başarı Hikayeleri
Şirket | Sanayi | Süreç Otomatikleştirildi | Elde Edilen Sonuçlar |
|---|---|---|---|
CXP | Profesyonel Hizmetler | Müşteri verilerine erişim | Çağrı sürelerinde %35 azalma, 13.200 personel saati tasarrufu, veri doğruluğunda %18 artış. |
Finastra | Finansal Teknoloji | Çalışan işe alım süreci | İşe alım ve entegrasyon süresi 8-12 haftadan önemli ölçüde daha kısa bir süreye indirildi. |
Araba camı | Otomotiv | PDF veri içe aktarma | Günde 2 saat tasarruf, %99 teknisyen memnuniyeti |
AccentCare | Sağlık hizmeti | Hasta kayıtlarının taşınması | 10.000 hasta kaydı için 100.000 dolar tasarruf sağlandı. |
Kredi Dükkanı | Finansal Hizmetler | Konut kredisi işlemleri | %100 verimlilik artışı, %60 maliyet tasarrufu, %25 daha hızlı kredi işleme. |
Walgreens | Perakende/Sağlık Hizmetleri | İzin yönetimi | İnsan kaynakları ortak hizmetlerinde verimlilikte %73 iyileşme |
FlySafair | Havacılık | Faturalama süreci | Faturalama süresi saatlerden dakikalara indi. |
Kooperatif Bankası | Bankacılık | CHAPS ödeme transferleri | İşlem süresi 10 dakikadan 20 saniyeye indirildi. |
Protelindo | Telekomünikasyon | Veri doğrulama | Büyük veri hacimlerinin işlenmesinde %75 daha hızlı. |
Encova Sigorta | Sigorta | Politika alımı | Manuel veri girişi süresi aylık 650 saatten yıllık 12,5 saate düşürüldü. |
Ortak İş Süreçleri
1. Müşteri entegrasyonu
Müşteri entegrasyon süreci, müşteri kaybını azaltmada ve yeni müşterilerin ürünü kullanmaya başlamasında kritik öneme sahiptir.
OCR ve RPA, şirketlerin müşteri kayıt süreçlerinde akıllı otomasyon sağlamasına yardımcı olabilir. Sözleşme oluşturma gibi çoğu müşteri kayıt süreci, eski sistemlere dayanan şirketlerde bile gerçekleştirilebilir.
Gerçek hayattan bir örnek: Finansal yazılım şirketi Finastra, çağrı merkezi operasyonlarını kolaylaştırmak için otomasyondan yararlandı. Otomasyon öncesinde, yeni çalışanların işe alım süreci 8-12 hafta sürüyordu. Otomasyon sayesinde bu süre önemli ölçüde kısaldı ve yeni çalışanların daha hızlı bir şekilde yetkin hale gelmesi sağlandı. 1
2. PDF ve taranmış belgelerden veri çıkarma
Ekran kazıma, OCR ve temel desen tanıma teknolojileri, neredeyse her formatta veri çıkarılmasını mümkün kılar. Bu, verilerin manuel olarak çıkarılması ve girilmesi ihtiyacını azaltır. Veri odaklı en iyi belge yakalama uygulamaları listemizi inceleyin.
RPA'nın bu kullanımı, belge yönetimi ve belge yakalamanın birlikte yapılması gereken muhasebe gibi süreçlerde önem kazanmaktadır. Kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemlerinde muhasebe süreçlerinin, RPA kullanan teknolojilerle geliştirildiği örnekler mevcuttur:
Gerçek hayattan bir örnek: Carglass, manuel PDF veri içe aktarma sürecini otomatikleştirerek, saha teknisyenleri tarafından girilen verilerin düzeltilmesi için daha önce harcanan yaklaşık iki saatlik günlük zamandan tasarruf sağladı. Yönetimsel görevleri basitleştirerek, Carglass saha ekiplerinin müşteri hizmetlerine ve satışa odaklanmasını sağladı. 2
Otomasyon, çalışan memnuniyetini önemli ölçüde artırdı; teknisyenlerin %99'u olumlu deneyimler bildirdi.
3. Veri güncellemeleri
İnsan kaynakları, müşteri hizmetleri ve pazarlama dahil olmak üzere çoğu departmanın, sürekli değişen müşteri veya personel verilerini düzenli olarak güncellemesi gerekir.
Formlardan ve e-postalardan ilgili verileri otomatik olarak güncelleyen botlar kurarak, departmanlar her zaman en güncel ve doğru bilgilere erişebileceklerdir.
4. Veri doğrulama
Veri doğrulama kontrollerinin çoğu veritabanlarına yerleştirilebilir. Bununla birlikte, RPA, kamuya açık verilerle veri çapraz kontrolü gibi diğer doğrulama görevleri için de uygundur. Bunun nedeni, RPA'nın programlanmasının kolay, ölçeklenebilir ve farklı sistemlerle entegre edilebilir olmasıdır.
Gerçek hayattan bir örnek: Protelindo, çalışan odaklı "ProAction" etkinliği aracılığıyla veri doğrulama ve mutabakat görevlerini iyileştirmek için otomasyondan yararlandı. Çeşitli departmanlardaki çalışanlar, veri doğrulama için gereken süreyi önemli ölçüde azaltan, operasyonel doğruluğu artıran ve şirketin yüksek veri hacimlerini yönetmesini sağlayan otomatik çözümler geliştirdi. 3
Çalışanlar 29 otomasyon projesi geliştirdi ve bu sayede şirket büyük veri hacimlerini %75 daha hızlı işleyebiliyor.
5. Periyodik raporların hazırlanması ve dağıtımı
İşletmelerin yöneticileri ve ekipleri ilerlemeleri konusunda bilgilendirmek için düzenli raporlara ihtiyaçları vardır. Ancak, raporların manuel olarak hazırlanması ve gönderilmesi zaman alıcıdır.
RPA, otomatik olarak raporlar oluşturabilir , içeriklerini analiz edebilir ve içeriğe bağlı olarak ilgili paydaşlara e-posta yoluyla gönderebilir. Bu, periyodik raporlamayı otomatikleştirir.
Örneğin, telekom operatörlerinin bağlantı sorunlarıyla ilgili raporları doğru personele göndermesi gerekir. Örneğin, kritik sorunlarla ilgili raporlarda CTO'ya, önemli sorunlarla ilgili raporlarda ise ağ yöneticisine bilgi verilmelidir.
RPA botları, sağlanan kriterlere göre alıcıları değiştirmek için raporları analiz edebilir. Raporlamada RPA kullanım örnekleri hakkında daha fazla bilgi edinin.
6. Veri taşıma ve giriş
Eski sistemler şirketlerde hâlâ kritik işlevleri yerine getiriyor. Örneğin, eski faturalama sistemlerinin diğer sistemlerle arayüz oluşturması gerekiyor ve bu sistemler API'lerden ilgili verileri çekme yeteneğine sahip olmayabilir. Bu gibi durumlarda, çalışanlar CSV gibi formatlar kullanarak verileri manuel olarak taşıyor.
Gerçek hayattan bir örnek: Encova Sigorta, poliçe kabul sürecini otomatikleştirerek manuel veri girişini ayda yaklaşık 650 saatten yılda sadece 12,5 saate düşürdü ve verimlilikte %99'dan fazla artış sağladı. 4
7. Toplu e-posta oluşturma
E-postaları, bültenleri ve diğer pazarlama iletişim biçimlerini kişiselleştirmek, daha başarılı kampanyalara yol açabilir. Ancak kişiselleştirme, farklı sistemlerden (örneğin, CRM veya ERP sistemleri) veri akışına bağlıdır ve bu da manuel olarak yapıldığında zaman alıcı olabilir.
RPA işletmelere şu konularda yardımcı olabilir:
- Farklı sistemlerden müşteri verilerini toplayın.
- Bunları önceden onaylanmış e-posta şablonlarına yerleştirin.
- Bunları müşterilere/potansiyel müşterilere gönderin.
Gerçek hayattan bir örnek: HUB International'ın otomatik e-posta işleme sistemi, müşteri verilerinin doğrudan NetSuite poliçe yönetim sistemine otomatik olarak çıkarılmasını ve sınıflandırılmasını sağlar. Daha önce manuel olarak yapılan bu iş akışını otomatikleştirerek, HUB International üçüncü taraf iş gücüyle ilgili maliyetleri düşürdü ve binlerce farklı belge ve iletişimi yönetmek için operasyonlarını ölçeklendirdi. 5
Otomasyon, şirket genelinde 60'tan fazla süreci kolaylaştırarak HUB International'ın hızlı büyümesini destekledi ve yeni satın alımları daha hızlı entegre etmelerine olanak sağladı.
8. Tekliften Nakde Dönüşüm Süreci
İşletmelerin hayatta kalabilmesi için satış yapması gerekir. Tekliften tahsilata geçiş sürecindeki sorunlar, alacakların geç tahsil edilmesine, faturaların gecikmesine, (büro hataları nedeniyle) düşük fiyatlarla satış yapılmasına vb. yol açabilir.
Farklı sipariş formlarından ve sistemlerinden veri çıkarma ve aktarma işlemlerini kolaylaştırarak, tekliften tahsilata kadar olan süreç otomasyonu şunları sağlar:
- Manuel hata azaltma
- Daha hızlı B2C/B2B hizmetleri
- Muhasebe maliyetlerinde azalma
9. Tedarikten Ödemeye (P2P)/Kaynaktan Ödemeye (S2P)
Satın alma ve ödeme süreci, bir satın alma siparişi oluşturmayı ve birden fazla sistemden fatura ve ödeme verilerini çıkarmayı içerir:
- Tedarikçi e-postaları
- Kurumsal kaynak planlaması (ERP)
- Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM)
- Bankalar
- Satıcılar
- Lojistik şirketleri.
Gelen veriler, e-posta yoluyla gönderilen tedarikçi faturaları gibi farklı biçimlerde olabilir. Faturaların yakalanması, doğrulanması ve zenginleştirilmesi gerekir. Örneğin, şirketlerin satın alma siparişi (PO) olmayan faturalara genel muhasebe (GL) hesapları ataması gerekir.
Satın alma sürecinde RPA kullanım örnekleri hakkında daha fazla bilgi edinin.
Ticari Fonksiyonlar (Pazarlama ve Satış)
Pazarlama:
10. Potansiyel müşteri yetiştirme
Potansiyel müşteriler LinkedIn, müşteri adayı toplama formları ve tedarikçiler gibi çok çeşitli kanallardan gelir. RPA botları bunları ayıklayabilir ve tek bir yerde toplayabilir.
Gerçek hayattan bir örnek: Habib Bank Limited (HBL), yeni müşteri kabulü için yaptırım tarama sürecini 15 dijital çalışan kullanarak otomatik hale getirdi ve bu sayede aylık 80.000'den fazla vakayı %98 doğrulukla işleyebiliyor. Daha önce önemli çaba gerektiren manuel bir görev olan otomasyon, işlem süresini saatlerden dakikalara indirerek uyumluluk ekiplerinin karmaşık görevlere odaklanmasını sağladı. 6
Otomasyon, HBL'ye yıllık yaklaşık 341.000 çalışma saati tasarrufu sağladı, bankanın daha geniş kapsamlı dijital dönüşümünü destekledi ve 37 milyon müşterisi için hizmet kalitesini artırdı.
11. Teklif ayarlaması
Otomatik teklif ayarlama araçları, reklamlarınızın performansını izlemek, değerlendirmek ve teklifi otomatik olarak ayarlamak için RPA-API entegrasyonunu kullanır.
Botun performansını izlemeye devam etmeniz gerekse de, teklifi manuel olarak ayarlama ihtiyacı azalır.
Gerçek hayattan bir örnek: Sopra Steria, teklif ayarlama süreçlerini tamamen otomatikleştirmek için RPA'yı yapay zeka/makine öğrenimi teknolojileriyle entegre ederek otomasyondan yararlandı. Bu, tekliflerin işlenmesini üç kat daha hızlı hale getirdi, manuel çabayı sıfıra indirdi ve hataları ortadan kaldırdı. Bu otomasyon, Sopra Steria'nın sadece altı ay içinde yatırım getirisini elde etmesini, operasyonları önemli ölçüde kolaylaştırmasını ve teklif verme süreçlerindeki rekabet gücünü artırmasını sağladı. 7
12. Fiyat izleme
RPA botları, e-ticaret perakende sitelerindeki rakip fiyatlarını izleyerek fiyat değişikliklerini gerçek zamanlı olarak takip edebilir ve uygulayabilir.
13. Ürün ve hizmet izleme
Ar-Ge departmanı, RPA botlarını kullanarak rakiplerin ürünlerini/hizmetlerini rakip web sitelerinde ve çevrimiçi perakende platformlarında takip edebilir. Elde edilen bilgiler, şirketin ürün ve hizmetlerini şekillendirebilir.
14. Müşteri yorumlarının izlenmesi
Şirketler, RPA'ları kullanarak kullanıcıların ürünleri hakkındaki duygu analizlerini takip edebilir, çıkarabilir ve yapılandırabilirler.
Satış:
Satış personelinin öncelikle ilişki kurmaya ve satış yapmaya odaklanması gerekirken, çoğu kuruluşta zamanlarının büyük bir kısmı operasyonel faaliyetlere harcanmaktadır. RPA, veri sistemleri ve CRM arasındaki etkileşimleri otomatikleştirebilir. 8
15. Faturaların oluşturulması ve gönderilmesi
Bu bir veri çoğaltma örneğidir. Hem CRM hem de muhasebe sistemlerinde aynı satış verileri bulunmalıdır. Botlar, sistemler arasında veri tutarlılığını sağlamak için muhasebe kayıtlarını güncelleyebilir, faturaları hazırlayabilir ve doğru e-posta hesaplarından gönderebilir.
Gerçek hayattan bir örnek: FlySafair, ortak uçuşlar için havayolu ortaklarına faturalama süreçlerini otomatikleştirerek manuel çalışma saatlerini önemli ölçüde azalttı ve geliri korudu. Bu otomasyon, fatura başına faturalama süresini saatlerden dakikalara indirdi. 9
16. CRM'i Güncelleme
Müşteri ilişkileri yönetimi sistemine (CRM) potansiyel müşterilerle etkileşim eklemek zaman alıcı ancak kritik bir işlemdir.
Modern çözümler, şirketlerin e-posta, arama ve diğer iletişim verilerini bir CRM sistemine entegre etmelerine yardımcı olur. Ancak bunların çalışması için şirketinizin CRM sistemine entegre edilmeleri gerekir. Bu tür entegrasyonlar mümkün olmadığında, şirketler müşteri iletişim bilgilerini CRM kayıtlarına güncellemek için botlar oluşturabilirler.
17. Puan kartlarının güncellenmesi
RPA botları, CRM değişikliklerinin performans göstergelerine yüklenmesini sağlayabilir. Bu, satış temsilcilerinin ilerlemelerini gerçek zamanlı olarak görmelerine olanak tanır.
Müşteri İlişkileri Yönetimi
18. Ayrıntılı müşteri profilinin yüklenmesi
RPA botları, müşterilerin profillerini (Şekil 1) talep üzerine yükleyebilir.
Şekil 1: Müşteri profili şablonuna örnek.
Kaynak: HubSpot 10
Gerçek hayattan bir örnek : Dış kaynaklı bir çağrı merkezi sağlayıcısı olan CXP, yoğun destek saatlerinde ayrıntılı müşteri profillerinin yüklenmesi sürecini otomatik hale getirdi. Otomasyondan önce, eski sistemlerin yavaşlığı nedeniyle temsilciler profillerin açılması için 30 saniyeye kadar beklemek zorunda kalıyor, bu da uzun kuyruklara ve müşteri memnuniyetsizliğine yol açıyordu. Müşteri verilerini önceden getirmek ve doldurmak için RPA botları devreye alındıktan sonra, ortalama işlem süresi %18 azaldı ve ilk temasta çözüm oranı önemli ölçüde iyileşti. 11
19. Ayrıntılı faturalama verilerinin alınması
Son ödemenizle ilgili olarak müşteri hizmetlerini aradığınızda, müşteri temsilcisi kaydınızı çekip inceleyene kadar hatta kalmanız gerekmektedir.
RPA botları sayesinde satış temsilcileri faturalama verilerini çok daha hızlı yükleyebiliyor.
20. Kullanıcı tercihlerinin ve diğer kullanıcı bilgilerinin güncellenmesi
RPA chatbot'ları, kullanıcı tercihlerini, adreslerini, iletişim/kişisel bilgilerini ve daha fazlasını güncelleyebilir. Bu, canlı bir müşteri temsilcisine bağlanma ihtiyacını ortadan kaldırır.
21. Basit ama yaygın müşteri sorunlarını çözme
RPA botları, bir müşteri temsilcisinin birden fazla pencereyle etkileşim kurmasına gerek kalmadan müşterinin geniş bant ağını sıfırlayabilir veya basit bağlantı sorunlarını çözebilir.
22. Az karar verme gerektiren çok adımlı karmaşık görevlerin otomasyonu
Bazı eski sistemler, müşteri hizmetleri temsilcilerinin basit görevler için birçok adımı izlemesini gerektirir. Eğer bu işlemler insan yargısı gerektirmiyorsa, otomatikleştirilebilir ve önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlanabilir.
23. Sıkça Sorulan Soruları Yanıtlamak
Şirketler, insan müdahalesi olmadan müşterilerin en sık sorduğu soruları yanıtlamak için RPA destekli SSS sohbet botları oluşturabilirler.
24. Hizmet Seviyesi Anlaşmaları (SLA'lar)
RPA botları, hizmet seviyesi anlaşmalarını (SLA) otomatik olarak oluşturmak, uyumluluğu izlemek, ihlal bildirimleri vermek ve sorun gidermeyi koordine etmek için kullanılabilir. Hizmet seviyesi anlaşması otomasyonu hakkında daha fazla bilgi edinin.
25. Az karar verme gerektiren çok adımlı karmaşık görevlerin otomasyonu
Bazı eski sistemler, müşteri hizmetleri temsilcilerini bazı yaygın görevleri tamamlamak için çok sayıda adım atmaya zorlar. Bu adımlar insan yargısı gerektirmiyorsa, otomatikleştirilebilir ve önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlanabilir.
26. Spam tespiti
Yaklaşık olarak:
- Günde 90 milyar spam e-posta gönderiliyor. 12
- Tüm çevrimiçi yorumların %4'ünün spam olduğu tahmin ediliyor. 13
Şirketler, gelen e-postaları, belgeleri ve çevrimiçi yorumları okumak ve spam olma olasılığı yüksek olanları tespit edip işaretlemek için NLP tabanlı RPA botlarını kullanabilirler.
Gerçek hayattan bir örnek: Leaf Home, potansiyel müşterilerine ulaşmalarını engelleyen ve günlük 3 milyon dolara varan kayıplara neden olan spam filtre sorunlarının üstesinden gelmek için otomasyondan yararlandı. İletişim telefon numaralarının rotasyonunu otomatikleştirerek, Leaf Home spam tespit sistemlerini başarıyla atlattı, müşteri iletişimini önemli ölçüde geliştirdi ve hayati gelirlerini korudu. 14
27. Otomatik çeviri
Özellikle uluslararası şirketler için, müşteri şikayetleri, e-postalar ve diğer yazışma biçimleri farklı dillerde olabilir; bu da müşteri temsilcilerinin bunları anlamasını zorlaştırır.
RPA botları, müşteri temsilcilerinin sorunları hızlı bir şekilde çözebilmesi için içeriğin dilini otomatik olarak çevirebilir. RPA ve NLP entegrasyonu hakkında daha fazla bilgi edinin.
BT, Güvenlik ve Teknoloji Operasyonları
BT Desteği ve Güvenliği:
28. Düzenli teşhisler
Düzenli teşhis işlemleri, süreçlerin önleyici taramasını gerçekleştirir. Bu, teknik destek ekiplerini bir adım öne geçirir ve olası arızalara, normal kullanıcılar fark etmeden önce müdahale etmelerini sağlar.
Bu, kullanıcı memnuniyetini artırır ve destek personelinin zaten bildikleri sorunlar hakkında arama yaparak zaman kaybetmesini önler. Kullanıcılara olası arızalar hakkında bildirimde bulunmak için süreçlerde düzenli teşhis işlemleri çalıştırmak üzere zamanlanabilen iş yükü otomasyonu (WLA) araçları mevcuttur.
29. Arıza giderme
Hata giderme sürecinde, konuşma tabanlı yapay zeka destekli RPA botları, kullanıcıların sorunlarını gidermek için komut kataloglarından gelen yanıtları kullanabilir.
Örneğin, bir kullanıcı uygulamanın "sürekli çöktüğünü" söyleyebilir. Sohbet robotu bu sorguyu anlayacak, veritabanında uygun cevabı arayacak ve kullanıcıya iletecektir.
30. Olay yönetimi
BT olay yönetimi, BT ekosistemindeki yıkıcı olayları belirleme, çözme ve en aza indirme işlemidir.
RPA botları, bir BT kesintisi tespit edildiğinde BT personeline otomatik olarak bildirim gönderebilir. Veya tüm destek taleplerini tek bir yerde toplayarak BT personelinin bunlara kolayca erişmesini sağlayabilirler.
Gerçek hayattan bir örnek: PostNord, 20 kritik uçtan uca lojistik sürecini gece boyunca sürekli olarak test edip izleyerek regresyon testlerini otomatik hale getirdi. Bu otomasyon, yazılım sorunlarının anında tespit edilmesini ve hızlı bir şekilde çözülmesini sağlayarak, olay tanımlama ve çözme süresini kısalttı. 15
31. Sunucu izleme
RPA botları ağ ve sunucu kullanım verilerini izleyebilir ve raporları çalışanlara gönderebilir.
Diğer BT otomasyon teknolojilerini öğrenerek teknik desteği geliştirin, örneğin:
- En İyi 10+ Veri Merkezi Otomasyon Yazılımı
- En İyi 12 BT Otomasyon Yazılımı: Tedarikçi Karşılaştırması
- En İyi 10 Toplu İşlem Planlama Yazılımı: Tedarikçi Karşılaştırması
- En İyi 5 SAP İş Planlama Yazılımı: Tedarikçi Karşılaştırması
32. DevOps Yönetimi
Gerçek hayattan bir örnek: TriNet, DevOps değişiklik yönetimi sürecini basitleştirerek manuel iş akışlarını otomatik, gerçek zamanlı süreçlere dönüştürdü. Kod dağıtım görevlerini otomatikleştirerek, manuel aktarımları ve insan hatalarını ortadan kaldırdılar ve döngü süresini 15 dakikadan bir dakikanın altına indirdiler. 16
Teknoloji Operasyonları:
33. Dahili araçların müşterilere veya çalışanlara açılması
Hemen hemen tüm müşteri hizmetleri veya teknik destek departmanlarında gelişmiş işlevselliğe sahip dahili araçlar bulunur. Servis temsilcileri bunları hem iç hem de dış ihtiyaçlar için kullanır. Örneğin, sistemlerde üçlü eşleşme yansıtılmasa bile tedarikçilere ödemeleri onaylamak veya çalışanların ek izin günleri almalarını sağlamak için kullanılabilirler.
Eğer bu araçlar eski sistemlerde yer alıyorsa, eğitim verilmeden müşterilere veya çalışanlara doğrudan sunulması zordur. RPA bu soruna bir çözüm sunuyor.
İşlevlerin kullanım sıklığı Pareto ilkesini takip eder. İşlevlerin az bir kısmı (%80) oldukça yaygın olarak kullanılırken, geri kalanı (%20) kullanılmaz. Dahili bir aracın en popüler işlevleri belirlendikten sonra, bu işlevleri tamamlamak için botlardan yararlanan basit web arayüzleri yazmak mümkündür.
Bu, kullanıcılara zaman kazandırırken destek ekiplerinin üzerindeki yükü de azaltır. Ayrıca, dahili araçların sağladığı işlevler daha hedef odaklı olur ve daha verimli kullanım sağlar.
34. Yazılım kurulumları
RPA, birbirine bağımlı bileşenlere sahip karmaşık sistemlerin tek tıklamayla kurulumunu mümkün kılabilir.
35. Otomatik yazılım testi
RPA araçları, kullanıcı etkileşimlerini taklit eden test araçlarından evrimleşmiştir. Testler yazılıma entegre edilebilir, ancak kullanıcı perspektifinden test yapmak da aynı derecede önemlidir.
Manuel test zaman alıcıdır; otomatik RPA testi hızlıdır ve şunları yapabilir:
- İşletmelerin dijital dönüşümünü hızlandırın
- Yazılım geliştirme sürecini hızlandırın
- Daha güvenilir sonuçlar elde edin
- Yeni hataların ortaya çıkmamasını sağlamak için her dağıtımdan sonra çalıştırılmalıdır.
Belirli senaryolar için yaratıcı manuel testler gereklidir. Ancak kodsuz RPA çözümleri, tekrarlanması gereken yaygın testler için uygundur.
36. Ürün güncelleme otomasyonu
Şirketler, ürün/hizmet hatlarına eklenen özellikler hakkında müşterilerini gerçek zamanlı olarak bilgilendirmek için ürün güncellemelerini otomatikleştirebilirler.
Ürün güncelleme otomasyonunun avantajı, şirketlerin müşterileri e-posta, mesaj veya telefon yoluyla bilgilendirmek için insan gücü ayırmak zorunda kalmamasıdır.
Finans ve Muhasebe
Planlama ve Muhasebe:
37. Finansal planlama ve bütçeleme
Finansal planlama, çok sayıda departmandan gelen finansal tabloların bir Finansal Planlama ve Analiz (FP&A) sisteminde işlenmesini ve birleştirilmesini içerir. OCR özelliklerine sahip Intelligent RPA botları, veri çıkarma ve ETL yoluyla bunu otomatikleştirebilir.
Gerçek hayattan bir örnek: Büyük bir ABD finansal hizmetler firması, kredi değerlendirme süreçlerinde müşteri etkileşimlerini ve iç verimliliği artırmak için RPA'yı kullandı. Yapay zekâ destekli otomasyon sayesinde müşteri sorularının %60'ını ve karmaşık hesaplamaların %80'ini otomatikleştirerek, firma Hizmet Seviyesi Standardı (SLS) sürelerinde %99'dan fazla bir azalma sağladı. Ayrıca, genel yanıt süreleri de %67 oranında azaldı. 17
38. Banka ekstresi mutabakatı
RPA botları, veri çıkarma ve defter kayıtlarıyla karşılaştırma işlemlerini otomatikleştirebilir.
Özellikle RPA şunları yapabilir:
- Gelen banka hesap özetlerini kontrol edin.
- Dosya içeriğini indirin ve çıkarın.
- Bunları kayıtlarla karşılaştırın.
- İstisnaları işaretleyin ve muhasebecileri bilgilendirin.
- Defterleri kapatın.
39. Hazine yönetimi
Hazine yönetiminde RPA, aşağıdaki gibi süreçleri otomatikleştirebilir:
- Hesap mutabakatı
- Risk faktörlerinin tahmin edilmesi
- Borç tahsilatı
- Yatırım kararları (düşük riskli yatırımlar için)
- Bilanço hazırlığı
40. Günlük kar ve zarar tablosunun hazırlanması
Büyük finans kuruluşları, özellikle de alım satım yapanlar, kar ve zarar durumlarını (P&L) ve risk maruziyetlerini günlük olarak takip etmek zorundadır.
Gerçek hayattan bir örnek: Küresel bir finansal hizmetler şirketi, günlük kar ve zarar (P&L) raporu hazırlama sürecini otomatik hale getirdi. Daha önce, çalışanlar birden fazla Excel ve eski sistem raporunu manuel olarak birleştiriyordu; bu işlem hataya açık ve her gün bir saate kadar sürüyordu. Otomasyonun ardından, robotlar artık bu raporları otomatik olarak dolduruyor, doğruluyor ve dağıtıyor; bu da doğruluğu %100'e çıkarıyor ve işlem süresini 60 dakikadan 20 dakikaya indiriyor. 18
Günlük kar ve zarar raporlamasının otomatikleştirilmesi, manuel işlemleri %70 oranında azaltarak yıllık yaklaşık 150 saatlik verimlilik tasarrufu sağladı.
Finans sektöründe RPA hakkında daha fazla bilgi edinin.
Bankacılık ve Kredi:
41. Kredi işlemleri
Çoğu kural tabanlı belge işleme görevinde olduğu gibi, kredi işleme otomasyonu da RPA ile yapılabilir. Botlara yerleştirilen iş motoru kuralları şunları yapabilir:
- Başvuru sahibi bilgilerini çıkarın
- Doğrulayın
- Sunulan iş planını değerlendirin.
- Kullanıcılardan hatalı sorunları düzeltmelerini isteyin.
- Ön değerlendirme yapın
- Onay/red mektupları oluşturun
Gerçek hayattan bir örnek: The Loan Store (TLS), kredi kurulumu, bilgilendirme, kredi değerlendirmesi ve hizmet sunumu dahil olmak üzere çeşitli ipotek kredisi süreçlerini otomatik hale getirdi. Bu otomasyon, verimlilikte %100 artış, %60 maliyet tasarrufu, %80'in üzerinde kesintisiz işlem ve ipotek kredisi işlem sürelerinde %25'ten fazla azalma sağladı. Otomasyon, TLS'nin yüksek müşteri hizmeti seviyelerini korurken operasyonlarını ölçeklendirmesine olanak tanıyarak daha hızlı kredi işlemleri ve maliyet tasarrufu sağladı. 19
42. İşlem gerçekleştirme
Eski sistemlerin karmaşık limit emirlerini saklama kapasitesine sahip olmadığı durumlarda, RPA botları karmaşık emirlerin işlenmesini otomatikleştirebilir.
43. Aynı gün para transferleri
Kooperatif Bankası, aynı gün içinde para transferi imkanı sunan Takas Merkezi Otomatik Ödeme Sistemi (CHAPS) kullanarak ödemeleri tamamlar.
Her talep için 10 dakika süren manuel işlem otomatikleştirildi. Adımlar şunları içeriyordu:
- Fon kullanılabilirliğinin kontrol edilmesi
- Satın alma siparişi vermek
- Fonların ihtiyaç duyulan yere manuel olarak aktarılması
Gerçek hayattan bir örnek: Kooperatif Bankası, CHAPS ödeme transferi sürecini otomatik hale getirdi. Daha önce her transfer yaklaşık 10 dakika manuel işlem gerektiriyordu, ancak otomasyon bu süreyi yaklaşık 20 saniyeye indirdi. Otomatik iş akışı, fon kullanılabilirliğinin doğrulanmasını, manuel onaya kadar işlemin doğru bir şekilde gerçekleştirilmesini, müşteriden ücret alınmasını ve hesap notlarının güncellenmesini içerir. 20
44. Hesap kapatma
Gerçek hayattan bir örnek: Kooperatif Bankası hesap kapatma sürecini otomatik hale getirdi. Daha önce, bir hesabı kapatmak, otomatik ödeme talimatlarını iptal etme ve para transferi yapma gibi birçok manuel işlemi içeriyordu. Şimdi, müşteri hizmetleri temsilcileri bir görüşme sırasında elektronik bir formu dolduruyor ve RPA sistemi bu istekleri otomatik olarak işleyerek manuel müdahaleyi ortadan kaldırıyor. 21
45. Çevrimiçi kredi başvurularının doğrulanması ve işlenmesi
Gerçek hayattan bir örnek: Kooperatif Bankası, çevrimiçi kredi başvuru sürecini otomatik hale getirdi. Daha önce, kredi başvuruları veri doğrulama ve ön karar verme için önemli ölçüde manuel müdahale gerektiriyordu. Otomasyon, bankanın kredi başvurularının %99'unu aynı gün içinde işleme koymasını sağlayarak, gecikmeleri azaltıp müşteri hizmetlerini büyük ölçüde iyileştirdi. 22
46. Denetim hazırlığı
Bankaların, denetçilerin şirket denetim raporlarına ilişkin taleplerine yanıt vermesi gerekiyor. Botlar, tüm müşterilerin yıl sonu bakiyelerini almak ve denetim raporunu Word belgesi formatında denetim görevlisine iletmek için kullanılabilir.
Bu, ortalama bir denetim işleminin süresini günlerden dakikalara indirebilir.
Gerçek hayattan bir örnek: The Loan Store, Inc. (TLS), denetimler ve kredi dokümantasyonu da dahil olmak üzere çeşitli ipotek süreçlerinde otomasyonu uygulamaya koymuştur. Kredi dokümanı sınıflandırması ve bilgilendirme gibi süreçleri otomatikleştirerek, TLS verimliliğini %100'den fazla artırmış ve ipotek kredisi işlem sürelerini %25'ten fazla kısaltmıştır. 23
47. Ticaret finansmanı lojistiği
Ticaret finansmanı, malların ve ödemelerin teslimatını koordine eden ve güvence altına alan birden fazla tarafı içerir.
Örneğin, bankalar ve ticaret şirketi, işlenmesi gereken akreditifler ve diğer belgeler aracılığıyla iletişim kurarlar (aşağıdaki şemaya bakınız: IBM).
Şekil: Ticaret finansmanı iş akışının otomasyonu
Finans otomasyonu hakkında daha fazla bilgi edinmek için, Finansta RPA başlıklı makaleyi okuyun.
İnsan Kaynakları (İK)
48. Aday bulma
Geleneksel İK sistemlerine güvenen şirketler, özgeçmişleri, değerlendirme sonuçlarını ve mülakat notlarını bir araya getirmeyi otomatikleştirmek için botlardan yararlanabilirler.
İşletmeler, Glassdoor/LinkedIn gibi platformlardan veri çekebilen web tarayıcılarından yararlanarak yetenek havuzları oluşturabilir, aday verilerini karşılaştırabilir ve iş piyasasını anlayabilirler. İşe alımda web kazıma kullanım örnekleri hakkında daha fazla bilgi edinin.
Gerçek hayattan bir örnek: ManpowerGroup, aday doğrulama sürecini iyileştirdi. Bu, aday işleme kapasitesinde %500'lük bir artışa ve aday başına ortalama işlem süresinin 5-7 dakikadan sadece 1 dakikaya düşmesine yol açtı. Otomasyon, ekibe ayda yaklaşık 200 saat tasarruf sağladı. 24
49. İstihdam geçmişi doğrulaması
Gerçek hayattan bir örnek: Bir aday doğrulama hizmeti sağlayıcısı, iş geçmişi doğrulama sürecini otomatik hale getirdi. Daha önce, aday görüşmeleri düzenlemek, önceki işverenlerle iletişime geçmek ve kayıtları yönetmek gibi manuel görevler önemli miktarda zaman ve kaynak tüketiyordu. Otomasyonu uygulamaya koyduktan sadece 8 hafta sonra, şirket manuel iş gücünü %40 oranında azaltarak çalışanların adaylarla doğrudan etkileşime daha fazla odaklanmasını sağladı. 25
50. Çalışanların işe alım süreci
Etkin işe alım ve işten ayrılma süreçleri, özellikle hızlı büyüyen veya küçülen firmalarda, İK personelinin üzerindeki yükü azaltabilir ve sürekliliği sağlayabilir. Çalışan işe alımında, bot oryantasyonu hızlandırmak için tanıtım toplantıları planlayabilir.
51. Çalışanın işten ayrılması
Çalışanların işten ayrılma sürecinde, RPA botu otomatik olarak ayrılan çalışanın gizli şirket verilerine erişimini kısıtlayabilir, tazminat paketlerini hesaplayabilir ve daha fazlasını yapabilir.
52. Bordro otomasyonu
Bordro işlemleri, sayısız düzenleme ve şirket kuralını dikkate alarak tekrarlayan bordro süreçlerini gerektirir.
Modern bordro yazılımları bu süreç için iyi bir çözüm sunsa da, bazı şirketler eski sistemlere çok fazla bağımlı oldukları için modern bordro yazılımlarına geçiş yapmakta zorlanıyorlar.
RPA botları, en azından kısmen, bordro sürecini otomatikleştirebilir; örneğin:
- Bordro raporlarının otomatikleştirilmesi,
- Bordro vergilerinin otomasyonu,
- Komisyonların hesaplanması,
- Çalışma saatlerini gösteren çizelgeleri ve daha fazlasını toplamak.
53. Devamsızlık yönetimi
Devamsızlık yönetiminin manuel olarak yapılması zordur çünkü:
- Çalışanlar izin günlerini kaydetmeyi unutabilirler.
- Kayıtlara geçmemiş yıllık izin günleri için yapılan kesintiler çalışana özeldir.
- Bu süreç zaman alıcıdır ve insan hatasına açıktır.
Verimsiz devamsızlık yönetimi, şirketlere saatlik ücretli çalışanlar için yılda yaklaşık 4.000 dolar, maaşlı çalışanlar için ise 3.000 dolar maliyet getirmektedir.
Bu sorunu çözmek için RPA botları şunları yapabilir:
- Çalışanların devamsızlık raporlarını, şirket sistemindeki giriş yaptıkları sürelerle karşılaştırın.
- Bir çalışan tatil takvimine bilgilerini eklediğinde diğer ekip üyelerini uyarın.
54. Hasar yönetimi
Gerçek hayattan bir örnek: ABD'nin önde gelen eczane zincirlerinden Walgreens, iş kazası tazminatı ve izin süreçlerini otomatik hale getirdi. Otomasyondan önce, günde yaklaşık 2.000 çalışanın izin işlemlerini yönetmek, dahili veritabanları ve talep hizmet sağlayıcıları arasında kapsamlı manuel veri işleme gerektiriyordu. RPA ile izin türleri (ücretli veya ücretsiz) otomatik olarak kaydediliyor ve veri alışverişi sorunsuz bir şekilde gerçekleşiyor. Sonuç olarak, bordro, manuel giriş gerektirmeden çalışan izinlerini doğru bir şekilde yansıtıyor. 26
Otomasyon, Walgreens'in insan kaynakları ortak hizmetler verimliliğini %73 oranında artırdı.
55. Gider yönetimi
Şirketler, gider yönetimlerini otomatikleştirmek için RPA araçlarını kullanabilirler. Bot, fişlerden tutarı, tarihi, konumu ve diğer bilgileri çıkaracak ve bunları sisteme kaydedecektir.
Bu sayede çalışanların kağıt makbuzları saklama ve teslim etme ihtiyacı ortadan kalkar. Dahası, girişler otomatik, hızlı ve doğru olacaktır. Gider yönetimi otomasyonu hakkında daha fazla bilgi edinin.
56. İK sanal asistanları
Bir sanal İK asistanı, çoğu İK sürecini yönetebilir. Örneğin, işe alım sohbet botları, işe alım sürecinin bazı kısımlarını otomatikleştirebilir.
İnsan kaynakları sanal asistanları çalışanlara şu konularda da yardımcı olabilir:
- Hastalık izni/tatil süresini kaydedin
- Çalışan sözleşmelerindeki maddeler hakkında bilgi alın.
- Gider raporlarını gönderin
57. Değişim yönetimi
RPA botları şunları yapabilir:
- Çalışanların değişiklik taleplerine ilişkin verileri toplayın.
- Onları inceleyin.
- Onları değerlendirin
- Bunları bölüm başkanlarına gönderin.
- Sonuçları çalışanlara iletin.
Operasyonlar ve Tedarik
58. Stok kayıtlarının güncellenmesi
Envanter yönetimi genellikle birden fazla sistem arasında mutabakat sağlamayı gerektirir, çünkü şirketler tüm envanter yönetimi özelliklerini tek bir sistem altında bir araya getirmeyi zor bulmaktadır.
RPA botları, bu tür sistemler arası uzlaştırma ve iletişimi kolaylıkla otomatikleştirebilir.
Gerçek hayattan bir örnek: Eletrobras, yılda 65.000 teknik belgenin incelenmesini otomatikleştirmek için yapay zeka destekli bir çözüm uyguladı ve bu sayede yılda 9.360 saat tasarruf sağladı. Otomasyon, üretken yapay zeka ile birleşerek belge inceleme doğruluğunu %50'den %92'ye çıkardı ve manuel iş gücünü %90 oranında önemli ölçüde azalttı. Çözüm ayrıca beş tam zamanlı çalışanın stratejik girişimlere odaklanmasını sağlayarak yıllık 277.377 dolar tasarruf sağladı ve şirketin yenilenebilir enerji sektöründe liderlik yeteneğini geliştirdi. 27
59. Geri ödemelerin yapılması
Optimize edilmemiş geri ödeme süreçleri gecikmelere ve müşteri memnuniyetsizliğine yol açar.
Bu durum endişe verici çünkü para iadesi talep eden müşteriler zaten memnuniyetsiz müşterilerdir. Onların memnuniyetsizliğini daha da artırmak, şirketin itibarını zedeleyebilecek son derece olumsuz çevrimiçi yorumlara yol açabilir.
60. Uyumluluk
İşletmelerin değişen iş, düzenleme veya vergi gereksinimleri, sürekli olarak hükümet web sitelerini politika değişiklikleri açısından taramak gibi iç ve dış kayıtları doğrulamalarını gerektirir.
61. Tedarikçi kayıtlarının güncellenmesi
Tedarikçi ödemelerini kolaylaştırmak için tedarikçi ana dosyalarını güncel tutmak.
Bu tür dosyaları botlarla güncellemek, satın alma uzmanlarını basit görevlerden kurtararak tedarikçi ilişkilerini yönetmeye odaklanmalarını sağlayabilir.
Sektöre özgü süreçler
Deneyimlerimiz ve araştırmalarımıza göre, sigorta ve BPO (iş süreçleri dış kaynak kullanımı) dahil olmak üzere finansal hizmetler, RPA teknolojilerinin en büyük kullanıcıları gibi görünüyor.
Sigorta:
62. Talep işleme otomasyonu
Hasar işlemleri her sigorta şirketinin kalbinde yer alır. Müşteriler talihsizlik anlarında hasar talebinde bulunduklarından, hızlı ve verimli bir müşteri deneyimi çok önemlidir.
Hasar işlemlerinin taraflı olmasına, gecikmesine ve görünürlüğün azalmasına neden olan bazı faktörler şunlardır:
- Manuel/tutarsız işlem: Hasar işlemleri genellikle dış kaynaklı personel/hasar eksperleri tarafından yapılan manuel analizleri içerir.
- Farklı formatlardaki veri girişi: Müşteriler verileri çeşitli formatlarda gönderirler.
- Değişen düzenlemeler: Sigorta şirketleri, sürekli personel eğitimi ve süreç güncellemeleri yoluyla düzenlemelerdeki değişikliklere ayak uydurmalıdır.
RPA botları, aşağıdaki yollarla hasar işleme süreçlerinde dönüşümü mümkün kılar:
- Formlardaki yapılandırılmamış verileri alıp, yapılandırmak, ayıklamak ve değerlendirmek.
- Kurallar kullanarak talep doğrulamasını otomatikleştirme
- Personelin yeniden eğitilmesine gerek kalmadan, mevzuat değişikliklerine uygun olarak kuralları değiştirerek uyumluluğun sağlanması.
- Sahtekarlık tespit oranının artırılması
- Hasar tespit botları, çeşitli biçimlerdeki yapılandırılmamış verileri alabilir, yapılandırabilir, ayıklayabilir ve son olarak önceden tanımlanmış kurallara göre değerlendirebilir.
Gerçek hayattan bir örnek: Büyük bir ticari mülk ve kaza sigorta şirketi, iş kazası tazminat taleplerinin işlenmesini RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) ile otomatikleştirerek her bir talep için geçen süreyi önemli ölçüde azalttı. Poliçe denetimleri, ek teminatlar ve bordro güncellemeleri için botlar kullanarak, şirket talep işleme süresini %60 oranında kısalttı ve hatasız dokümantasyon elde etti. 28
63. İtirazların işlenmesi
Bazı iddialar, tarih uyuşmazlığı veya diğer belge sorunları nedeniyle itirazlara yol açabilir. Uçtan uca itiraz işleme süreci şunları sağlar:
- OCR'nin iddialarını okumak
- Şikayeti ayıklama ve RPA ile ilgili kuralı uygulama
- BPM ile istisnaları yönetmek
64. İş ortaklarının sorularına yanıt verme
Telekomünikasyon veya sigorta gibi sektörler, ürün ve hizmetlerini satmak için aracılara güvenir. Satışlarını en üst düzeye çıkarmak için bu ortaklara hızlı bir şekilde hizmet vermek çok önemlidir.
Güney Afrika merkezli sigorta şirketi Hollard, gelen e-postaları yorumlayan ve ya sorunları çözen ya da karmaşık olanları insanlara ileten botlar oluşturarak iş ortaklarının sorularına otomatik yanıtlar verdi.
Otomotiv:
65. Otomotiv telematikleri
Android Automotive OS kullanan araçların sayısı artıyor. RPA, otomatikleştirilmiş şu işlemleri mümkün kılıyor:
- kablosuz yazılım güncellemeleri
- Konum verisi alışverişi
- Hırsızlık önleme protokolü güncellemeleri
- Navigasyon özelliklerinde güncellemeler
Otomotiv sektöründeki RPA kullanım örnekleri hakkında daha fazla bilgi edinin.
Havacılık:
66. Hava trafik kontrol süreçleri
RPA botları, uçakların uçuş programları ile gerçek zamanlı konum bilgileri, hava durumu raporları ve yakıt ikmal süreleri arasında sürekli veri alışverişi sağlayarak hava trafik kontrolünü (ATC) iyileştirebilir.
67. Yolcuları bilgilendirmek
Havaalanları, havayolları veya seyahat acenteleri, RPA'yı kullanarak yolculara uygulamalar veya e-postalar aracılığıyla gerçek zamanlı bildirimler gönderebilir. Kullanım örnekleri şunlardır:
- Onları uçuş programı değişiklikleri ve kapı değişiklikleri konusunda bilgilendirmek
- Belirtilen konumlarından biniş kapısına kadar tahmini yürüme süresi.
- Biniş saati, vb.
68. Otomatik yolcu giriş işlemleri
Havaalanlarındaki check-in kioskları, OCR özellikli RPA botlarını şu amaçlarla kullanmaktadır:
- Yolcuların pasaport barkodunu tarayın
- Bilgilerini bilet bilgileriyle karşılaştırın.
- Özel konaklama taleplerini yükleyin.
- Bagajlarını ve uçuş biletlerini yazdırın.
Gerçek hayattan bir örnek: FlySafair, otomasyonu birçok temel operasyonel alanına entegre etti. Bu alanlardan biri de yolcu check-in süreciydi. Havayolu şirketi, check-in işlemlerini basitleştirerek süreci hızlandırdı ve müşteri deneyimini geliştirdi. Büyük rezervasyon girişleri, faturalama ve anlık satış işlemleri gibi tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek, müşteri memnuniyetini artırdı ve işlem başına geçen süreyi azalttı. 29
Tarım:
69. Toprak hazırlığı
RPA- IoT entegrasyonu, tarımsal IoT sensörlerinin aşağıdaki gibi toprak verilerini çıkarmasına olanak tanır:
- Toprak tipi
- Besin seviyeleri
- Nem seviyeleri
RPA botları, veriye dayalı toprak hazırlığı için verileri yapılandırabilir ve bilgileri sunabilir.
70. Sulama
RPA, IoT sensörleri toprak nem seviyesinde düşüş olduğunu gösterdiğinde akıllı sulama sistemlerini çalıştırmak için kullanılabilecek teknolojilerden biri olabilir. Dahası, tarımsal API'ler aracılığıyla hava durumu verilerine erişerek, RPA'lar tahmin edilen yağış seviyelerine göre sulama programları planlayabilir.
71. Verim tahmini
RPA botları, IoT sensörlerinden toprak ve mahsul verilerini, veritabanlarından hava durumu raporlarını ve diğer değişkenleri çıkararak, verim miktarını tahmin etmek için makine öğrenimi algoritmalarına besleyebilir.
Not: Bu, verimlerin nasıl tahmin edilebileceğine dair basitleştirilmiş bir açıklamadır.
Eğitim:
72. Ders kaydı
RPA botları, her öğrenci için aşağıdaki özelliklere dayanarak kişiselleştirilmiş dönem kayıt planları oluşturabilir:
- Ana ve yan dallar
- Mezuniyet için gerekli kalan krediler
- Her sınıfta mevcut koltuk sayısı
- Seçmeli derslere ilgi duyduğunu belirtti.
73. Sınav notlandırması
Çoktan seçmeli sınavlar için, RPA botları her bir cevabı sınav cevap anahtarıyla karşılaştırarak otomatik olarak değerlendirebilir.
Uzun cevap gerektiren sorular için, RPA botları doğal dil işleme (NLP) ve optik karakter tanıma (OCR) teknolojilerini kullanarak öğrencinin ne söylediğini anlayabilir ve bunu profesörün verdiği olası cevaplarla karşılaştırabilir.
74. Danışmanlık seanslarının rezervasyonu
Öğrencilerin sürekli danışmanlık görüşmelerine ihtiyaçları vardır. Bu görüşmeler şunlarla yapılabilir:
- Üniversite danışmanı, öğrencinin olası üniversite adaylarını değerlendirecek.
- Üniversitedeki akademik danışmanlar öğrencilerin ilerlemesini takip eder.
- Üniversite/liselerde göçmenlik danışmanları, uluslararası öğrencilerin yasal statüsünü güvence altına alırlar.
- Üniversitelerdeki kariyer danışmanları, öğrencilerin mezuniyet sonrası iş fırsatlarını araştırmalarına yardımcı olur.
Okul portallarında yer alan RPA botları, öğrencinin mevcut durumuna bağlı olarak öğrenci ile ilgili danışman arasında otomatik olarak görüşme zaman aralıkları oluşturabilir.
75. Kabul edilecek adayların ön eleme aşaması
Okullar ve üniversiteler, eksik belgeler ve spam başvurular gibi temel gereksinim kriterlerini karşılamayan başvuruları elemek için başvuruların ilk değerlendirmesinde RPA'yı kullanabilirler.
Bunun avantajı, kabul görevlilerinin bir sonraki aşamaya geçen başvurulara daha fazla zaman ayırabilmesidir.
76. Devamsızlık yönetimi
RPA botları, öğretmenler tarafından her öğrencinin devam durumunu takip etmek için kullanılabilir. Örneğin, sınıfta canlı sınav sorularını yanıtlamak devam durumunun bir göstergesi ise, RPA botları her öğrencinin o günkü cevabını adıyla eşleştirebilir. Alternatif olarak, sanal sınıflarda, her öğrencinin adını o güne ait devam listesine manuel olarak girebilirler. Ardından, her öğrencinin kaç puan aldığını hesaplayabilirler.
Konukseverlik:
77. Oda rezervasyonu
RPA botları, kullanıcıların çevrimiçi ödemelerini eşleştirebilir, web sitesinin veritabanından bilgilerini çıkarabilir ve odalarını otomatik olarak rezerve edebilir.
78. Otomatik giriş ve çıkış işlemleri
RPA botları, konuklara giriş ve çıkış saatlerini hatırlatmak için düzenli aralıklarla bildirimler veya e-postalar gönderebilir, böylece bu konudaki yanlış anlaşılmalar en aza indirilir.
79. Otomatik oda fiyatlandırması
RPA botları, rakiplerin web sitelerinden benzer odalar için belirledikleri fiyatları tarayabilir. Bu veriler elektronik tablolara aktarılarak analiz için otel yöneticisine gönderilebilir.
Bot ayrıca, önceden belirlenmiş kurallara göre otelin oda fiyatlarını, minimum insan müdahalesiyle rakiplerin fiyatlarıyla eşleşecek şekilde otomatik olarak ayarlayabilir.
Sağlık hizmeti:
80. Hasta Randevu Planlaması
RPA, hastanın randevularını teşhis, doktorun müsaitliği, konum ve finansal tablolar ile sigorta bilgileri de dahil olmak üzere diğer değişkenlere göre planlayabilir.
Gerçek hayattan bir örnek: Az sayıda idari personele sahip AccentCare, artan hasta bilgisi ve arka ofis görevlerini verimli bir şekilde yönetmek için bir çözüme ihtiyaç duyuyordu. Ligent otomasyonu, AccentCare'in tıbbi kayıt yönetimi, hasta geçişleri ve hasta uygunluk doğrulaması dahil olmak üzere çeşitli süreçleri otomatikleştirmesine yardımcı oldu. 10.000 hastanın hasta kayıtlarının geçişini otomatikleştirerek AccentCare 100.000 dolar tasarruf sağladı. 30
81. Analitikleri destekleyerek hasta bakımını iyileştirme
RPA botları çeşitli tıbbi verileri toplayabilir. Örneğin, RPA botları, gizlilik düzenlemelerini kısıtlamadan doğru teşhisler sunmak ve hasta bakımını iyileştirmek için hasta verilerini üçüncü taraf sağlık analizi hizmetlerine aktarabilir.
Üretme:
82. Malzeme Listesi (BOM) İşleme
Malzeme listesi, bir ürünün imalatı veya onarımı için gerekli olan her bir hammaddeyi, bileşeni ve talimatları içeren bir belgedir. Malzeme listesindeki hatalar üretim döngüsünü etkileyebilir.
RPA, derin öğrenmeye dayalı OCR ve veri çıkarma teknolojileriyle malzeme listesi (BOM) işlemlerini otomatikleştirebilir.
Gerçek hayattan bir örnek: British American Tobacco (BAT), malzeme listesine (BOM) veri aktarmak için bir robot kullandı ve bu sayede SAP sistemindeki reçete ve malzeme maliyetlerinin aktarımının doğruluğunu artırdı. Bu otomasyon, reçete ve malzemelerdeki değişikliklerin üretime doğru bir şekilde yansıtılmasını sağladı. 31
83. Stok kontrolü
Gerçek hayattan bir örnek: Küresel bir otomotiv üreticisi, RPA kullanarak envanter kontrol sürecini otomatik hale getirdi. Daha önce, talep planlamacıları güvenlik stok seviyelerini manuel olarak güncelliyor, bu da hatalara ve stok tükenmelerine yol açıyordu. Şimdi, bir RPA botu yapılandırılmış e-postalardan verileri otomatik olarak çıkarıyor, ERP sistemindeki güvenlik stok seviyelerini güncelliyor ve ilgili paydaşları bilgilendiriyor; böylece manuel çaba ortadan kalkıyor ve doğru envanter yönetimi sağlanıyor. 32
RPA, güvenlik stok seviyelerinin güncellenmesindeki manuel iş yükünün %100'ünü ortadan kaldırarak haftalık 40 saat tasarruf sağladı ve stok tükenmelerini önemli ölçüde azalttı.
84. Teslimat Kanıtı (POD)
POD'lar, üç yönlü eşleştirme ve üretim planlaması için önemlidir.
Bu belge oldukça emek yoğun ve insan hatası riski yüksek. RPA botları lojistik sistemlerini takip edebilir ve teslimat gerçekleştiğinde sevkiyat verilerini depo yönetim sistemine bağlayabilir.
Bu, müşteri hizmetleri çalışanlarının zamanını serbest bırakmanın yanı sıra yanıt süresini de iyileştirir.
85. Üretim arızasının tespiti
RPA-IoT entegrasyonu, piston devir sayısı, ısı verileri, titreşim seviyesi vb. gibi gerçek zamanlı durum verilerini aktararak üretim ekipmanının doğru çalışıp çalışmadığını bildirebilir.
Restoranlar:
86. Kat yönetimi
Restoran POS sistemlerindeki RPA botları otomatik olarak şunları yapabilir:
- Masadaki hesabı yemek yiyenler arasında paylaştırın.
- Birden fazla masanın siparişlerinin ve hesaplarının eş zamanlı olarak izlenmesine olanak tanır.
- Masadaki yemekler servise hazır olduğunda garsonlara bildirim gönder.
- Gün boyunca her masadaki misafir sayısını ve en çok/en az sipariş edilen yemeği kaydedin.
87. Yemek fiyatı güncellemeleri
RPA botları, malzeme fiyatlarındaki küçük değişiklikleri takip edecek ve yemek maliyetini buna göre otomatik olarak ayarlayacak şekilde yapılandırılabilir.
Bunun avantajı, özellikle enflasyon dönemlerinde, restoranların yemek fiyatlarını malzeme maliyetlerini yansıtacak şekilde ayarlayabilmeleridir.
Perakende:
Perakende sektörü, yeni ürün lansmanı veya promosyonlar gibi sürekli operasyonel ve analitik faaliyetleri içerir.
RPA şirketleri bu tür işlemler için API bağlantılarına güvense de, RPA'nın entegrasyon yoluyla aşağıdaki süreçleri tamamlamak için kullanılabileceği, API arayüzü bulunmayan birçok eski sistem hala mevcuttur:
88. Ürün kategorizasyonu
Küresel perakende şirketlerinin, rakamların ötesine geçip "Doğu Avrupa'daki diş macunu pazar payımız nedir?" gibi içgörülere ulaşabilmek için birden fazla pazardan gelen SKU (stok takip birimi) verilerini uyumlu hale getirmeleri gerekiyor.
Geleneksel olarak, bu görevler çalışanların karmaşık elektronik tablolarda ürün kodlarını (SKU) kategorilerle manuel olarak eşleştirmesini gerektiriyordu. Bu, müşterileri doğrudan etkilemeyen bir görev olduğundan, hata toleransı çok yüksek değildir ve RPA botları bu süreci otomatikleştirmek için kullanılabilir, böylece binlerce saatlik iş gücünden tasarruf sağlanır ve manuel hatalar azaltılır.
89. Otomatik iadeler
İade işlemlerinin otomatikleştirilmesi müşteri memnuniyetini artırabilir ve manuel iş gücünü azaltabilir.
RPA botları, iade sürecinin aşağıdaki adımlarını otomatikleştirmek için kullanılabilir:
- Sistemden müşteri satın alma kayıtlarını kontrol etme
- İade nedeninin kontrol edilmesi
- “Ürün daha önce giyildi mi?” gibi daha fazla soru sorun.
- Vergi beyannamesinin uygunluğunun değerlendirilmesi
90. Ticari promosyonlar
Mağaza içi ticari promosyonlar arka planda yönetimsel iş gerektirir. RPA botları aşağıdaki gibi ilgili görevleri otomatikleştirebilir:
- Tanıtım faaliyetleri için fon oluşturmak ve tahsis etmek
- Tanıtım performansına ilişkin görünürlük sağlayan raporlar oluşturmak.
Otomasyon, perakendecilerin ticari promosyonları başlatmasını daha kolay ve hızlı hale getiriyor.
91. Stok ve tedarik zinciri yönetimi
Bazı perakendeciler stok takibi için eski sistemlere güveniyor. RPA botları bu sistemlerde sürekli kontroller yaparak, düşük stok seviyesine sahip ürünler veya hızla değişen stok seviyeleri gibi önemli ölçütler hakkında veri sağlayabilir.
Telekomünikasyon:
92. Kredi kontrolleri
Faturalı hesaplar için KYC otomasyonu yapılabilir.
Gerçek hayattan bir örnek : Büyük bir telekomünikasyon şirketi, iki yıl içinde 102 otomasyon uygulayarak tahsilat verimliliğinde 108 kat artış ve aylık 635.000 dolarlık tasarruf sağladı. Özellikle, vadesi geçmiş fatura bildirimlerinin otomasyonu, aylık 200 mektup göndermekten 17.722 e-posta ve 3.811 posta mektubuna yükseldi. Ayrıca, şirket kredi kontrollerini ve hizmet kısıtlama süreçlerini otomatikleştirerek manuel iş yükünü önemli ölçüde azalttı ve operasyonel verimliliği artırdı. 33
93. SIM değiştirme
Kullanıcıya yeni bir SIM kart atama. RPA, müşteri kimlik doğrulama, tazminat ve yetkilendirme sürecini otomatikleştirerek SIM kart değişimine yardımcı olabilir.
94. Müşteri anlaşmazlıklarının çözümü
Otomatik olarak anlaşmazlıkları sınıflandırmak, basit olanları çözmek ve karmaşık olanları ilgili taraflara atamak, RPA aracılığıyla nispeten basit ancak etkili bir arka ofis otomasyonu örneğidir.
95. Müşteri numaralarının taşınması
Müşteriler operatör değiştirdiğinde, kamu hizmeti şirketleri numara taşıma işlemini otomatikleştirebilir.
96. Telekom faturalama otomasyonu
RPA botları, her kullanıcının faturasındaki faturalama bilgilerini otomatik olarak doldurabilir ve onlara gönderebilir.
Yardımcı Hizmetler:
97. Sayaç okumaları
RPA, her bir sayacın kullanım miktarını sayacın bulut veritabanından çıkarabilir, faturaya ekleyebilir ve watt başına maliyetini otomatik olarak hesaplayabilir.
98. Öngörücü bakım
Baz istasyonlarındaki ve hücresel kablolardaki sorunlar yangınlara neden olabilir. RPA botları, her bir baz istasyonunun son bakımını, yaşını, sunucu yükünü ve coğrafi konumunu gözlemleyerek otomatik olarak bakım planlaması yapabilir.
Kişisel kullanım için RPA uygulamaları
99. Kişisel Görevler
Hobi amaçlı kullanıcılar, iş kartlarını Salesforce adresine göndermek veya açık artırma sitelerinde en iyi fırsatları belirlemek için birden fazla web sitesinden veri çekmek gibi kişisel kullanım amaçlı botlar oluşturmak için RPA çözümlerinin ücretsiz sürümlerini kullanırlar.
100. Misafir Karşılama Görevlisi
Bir hackathon'dan çıkan bir başka uygulama da P&G için geliştirildi: Şirket kampüslerine gelen ziyaretçileri karşılayan otomatik bir resepsiyonist.
Ajan tabanlı otomasyon
101. Agentic ERP testi
ERP testleri, dönüşüm sürecinin en zaman alıcı aşamalarından biridir. İş kullanıcıları, her değişiklik veya sürümden sonra işlemleri tekrar tekrar test etmelidir.
Agentic RPA, test yürütme ve doğrulama işlemlerini otomatikleştirir. Ajanlar önceden tanımlanmış test senaryolarını çalıştırır, sonuçları karşılaştırır ve hataları rapor eder. Ayrıca arayüzler veya veriler değiştiğinde test akışlarını da uyarlayabilirler.
Bu yaklaşım, iş kullanıcılarına olan bağımlılığı azaltır. Ayrıca hataların üretime ulaşma riskini de düşürür.
Gerçek hayattan bir örnek: UiPath-Deloitte SAP programında, ERP test senaryolarının neredeyse %60'ı otomatikleştirildi. Ajan tabanlı test, test süresini kısalttı ve iş ekiplerinin temel finans işlerine odaklanmasını sağladı. Sürümler daha az aksama ile daha hızlı teslim edildi. 34
102. Temsilci tabanlı hizmet koordinasyonu
Birçok hizmet süreci gerçek zamanlı koordinasyona bağlıdır. E-postalar, onaylar ve sistem güncellemeleri senkronize kalmalıdır. Manuel işlem genellikle gecikmelere ve atlanan adımlara neden olur.
Agentic RPA, gelen mesajları izler, sistemleri günceller ve tamamlanmayı takip eder. Temsilciler iş kurallarına uyar ve yalnızca eylemler tanımlanmış sınırların dışına çıktığında durumu üst kademeye bildirir.
Gerçek hayattan bir örnek: SunExpress, ajan tabanlı orkestrasyon kullanarak kabin ekibi otel rezervasyonlarını otomatik hale getirdi. Yapay zeka ajanları rezervasyon e-postalarını okuyor, rezervasyonları onaylıyor, takip sistemlerini güncelliyor ve yalnızca gerektiğinde sorunları iletiyor. Bu, operasyonel güvenilirliği artırdı ve manuel takipleri azalttı. 35
103. Operasyonlarda ajansal aksama yönetimi
Operasyonel aksaklıklar genellikle yapılandırılmamış verilerle ilgilidir. Örnek olarak e-postalar, serbest metin raporları veya son dakika güncellemeleri verilebilir. Geleneksel RPA bu tür girdilerle başa çıkmakta zorlanmaktadır.
Agentic RPA, otomasyonu yapılandırılmamış bilgileri okuyabilen, yorumlayabilen ve bunlara göre hareket edebilen yapay zeka ajanlarıyla birleştirir. Sistem, sonraki adımlara karar verir ve yalnızca karar verilmesi gerektiğinde süreci hızlandırır. Bu, birikmiş iş yükünü azaltır ve yanıt sürelerini hızlandırır.
Yapay zekâ ajanları hakkında daha fazla makale için, Yapay Zekâ Ajanları kategorisindeki makalelere göz atabilirsiniz.
Çözüm
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), müşteri hizmetleri gibi ön ofis ve finans veya insan kaynakları gibi arka ofis dahil olmak üzere çeşitli iş alanlarında tekrarlayan, kural tabanlı görevlerin yönetimi için güçlü bir çözüm sunar. RPA'dan gerçekten faydalanmak ve teknoloji yatırımlarının değerini en üst düzeye çıkarmak için, otomasyonun somut bir fark yaratabileceği belirli, yüksek değerli kullanım durumlarını belirlemek çok önemlidir.
Verilen 100 örnekte de gösterildiği gibi, RPA, finans, üretim, sağlık ve perakende dahil olmak üzere çok çeşitli iş fonksiyonlarında ve belirli sektörlerde uygulanabilir. Bu gerçek yaşam senaryoları, potansiyel kişisel uygulamalarla birlikte, RPA'nın süreçleri kolaylaştırmada, hataları azaltmada ve insan çalışanları daha karmaşık görevler için serbest bırakmada ne kadar çok yönlü olduğunu göstermektedir.
SSS'ler
Robotik süreç otomasyonu (RPA) yazılımı, çeşitli sektörlerde gerçek hayattaki senaryolarda yaygın olarak kullanılmaktadır. Yaygın uygulamalar arasında, operasyonel verimliliği artırmak için tekrarlayan manuel görevlerin otomatikleştirildiği muhasebe, fatura işleme, çalışan işe alımı, müşteri veri girişi, finansal veri yönetimi, tedarik zinciri ve teslimat takibi yer almaktadır. Bu robotik süreç otomasyonu kullanım örnekleri, RPA'nın sektörler arası çok yönlülüğünü vurgulamaktadır.
RPA kullanım alanlarını belirlemek, veri girişi hataları gibi tekrarlayan, rutin ve insan hatalarına yatkın görevleri değerlendirmeyi içerir. Yüksek hacimli veri girişi, rapor oluşturma, çalışan verisi işleme, finansal veri işleme ve ilgili sistemler arasında entegrasyon gerektiren görevler, otomasyon için ideal adaylardır. Bu tür robotik süreç otomasyonu adayları, verimlilikte önemli iyileştirmeler sağlayabilir.
RPA kullanım alanlarını belirlemek, veri girişi hataları gibi tekrarlayan, rutin ve insan hatalarına yatkın görevleri değerlendirmeyi içerir. Yüksek hacimli veri girişi, rapor oluşturma, çalışan verisi işleme ve ilgili sistemler arasında entegrasyon gerektiren görevler, otomasyon için ideal adaylardır.
RPA'nın uygulanması, birçok sektörde dijital dönüşüm çabalarına önemli ölçüde katkıda bulunur. RPA araçları, veri girişi, rapor oluşturma ve görev takibi gibi görevleri otomatikleştirerek iş süreçlerinin otomasyonunu kolaylaştırmak için kullanılır. Sıradan görevleri robotlara devrederek, insan çalışanlar yaratıcılık ve problem çözme yetenekleri gerektiren diğer kritik görevlere odaklanabilirler.
RPA, rutin ve zaman alan görevleri otomatikleştirerek, sıradan işleri başkasına devrederek ve manuel iş gücünü en aza indirerek operasyonel maliyetleri düşürür. Bu görevlerin otomatikleştirilmesi, kuruluşların insan kaynaklarını daha stratejik iş fonksiyonlarına yönlendirmesine yardımcı olur.
Evet, RPA, sıkıcı görevleri, rutin süreçleri ve tekrarlayan manuel işleri otomatikleştirerek çalışan verimliliğini artırır ve çalışanların yaratıcılık ve karar verme gerektiren daha stratejik, karmaşık görevlere odaklanmalarını sağlar.
Ligent Automation, gelişmiş otomasyon teknolojisini entegre ederek geleneksel RPA'yı genişletir ve sağlık sektörü, bankacılık sektörü ve telekomünikasyon sektörü gibi farklı sektörlerde yapılandırılmamış veriler, veri işleme ve daha karmaşık karar verme yeteneklerini içeren daha karmaşık görevlerin otomasyon çözümleri tarafından ele alınmasını sağlar.
Referans Linkleri
Yorumlar 23
Düşüncelerinizi Paylaşın
E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Tüm alanlar gereklidir.
Great post. Thank you for sharing.
Very useful blog to understand the RPA use cases clearly. Can you please share any use cases in engineering. Can RPA +AI help in using engineering tools from pdf inputs. like drawing from PDF to Autocad. Thanks
Hello, Soma. We don't have an article on RPA-engineering use cases. But we have written on RPA-manufacturing: https://aimultiple.com/rpa-manufacturing/. About your specific question: Not that we know of. If this is a common use case, you can contact data extraction vendors for a custom solution.
Incredibly well-written blog! I’ve learned many ideas, many thanks for blogging
Hello, Eshika. We are glad you enjoyed our article!
Please explain on recurring payment automation . What are the benefits and results. What are the problem faced before automation to this process
Hello, Chandana! Thank you for your suggestion. We will be writing an article on recurring payments soon.
Great to read about multiple blogs on robotic process automation, we should try to marry AI and ML to create robust robots that would enhance productivity .
This Blog Is Fully Informative. Thank For sharing this Information.
Thank you for sharing about these robotic process automation use cases with us, these will be really helpful to many.. I love reading this blog; it talks so much about planning a great idea about it. Keep sharing such informative articles in future, will be appreciated.
good content to understand
Great read! Automation can find applications in many industries.
Great post. so much information. I tried zetexcel and i found it easy
Thanks!
Thanks for sharing. As in a part of RPA Development services, it gives me more encouragement to work further with more enthusiasm.
Thank you!
Full disclaimer: I work at Nanonets. Hey, This is a great blog, thanks for the info! Nanonets OCR is a No Code Data entry automation platform that integrates with leading RPA vendors. You can build a custom deep learning model for any sort of document type with varying diversity in templates. The advantage of a Deep Learning based solution vs a Traditional template based approach is that it's able to generalize across a variety of formats, image sizes.
Thanks for the heads up!
Valuable information
a clear and depth view what exactly do RPA
Hello AIMultiple, This list is fantastic. This is probably the 3rd time I am reading it. I feel we can make it a comprehensive list and share to a wider audience across. Each business use case should have a challenge/challenges listed and how RPA can tackle and be a solution to it. I can add some cases as well from Pharma and Finance domain. most recently I am working on Energy sector and could add those as well.
Dear AI Multiple Author, Thank you for providing us readers with an educative article on the uses and application of RPA. Your versatility and subjective command is extraordinary even since your earlier article on Robotic Process Automation. It is a must read for every company looking to convert to RPA as this article provides a complete and elaborate guide on both Industry and Department wise.
Hello, Well written article and elaborately explained. We'd love to share our experiences and case studies to collaborate further.. Would that be possible?
Infrrd AI(https://infrrd.ai/) takes out the pain of capturing data and extracting intelligence from a plethora of documents, delivering you the information you need without having to manually go over documents one by one. The software basically saves you precious time and effort and you never have to worry about accuracy as Infrrd AI uses the latest OCR technologies and their own AI algorithms to ensure the precision of every extracted data.
Infredibly well written blog! I've learned many ideas, many thanks for blogging. Have you got a subscriber list I'm able to register for?
Hello, We love this piece. My company is wondering if we could connect to share some of our use cases as well. Thanks so much, Jessica
Hi Jessica, Sure, would love to collaborate. Reaching out to you from my aimultiple.com email.
Hi, Thanks for the valuable information in detailed manner. Can you please let me know if we would be able to use RPA for SQL server jobs automation process. We are using SSIS and in order to load the data in daily basis there are few jobs running now as part of another automation tool. Thanks in advance
Hi Trinath, Most RPA tools should be able to automate SQL jobs. For example, visualcron provided a short tutorial on this
Your style is really unique compared to other folks I have read stuff from. Thank you for posting when you have the opportunity, Guess I will just bookmark this page.
Very well explained but how so some onde do data validation usgin rpa?
While relatively simple checks like data type checks would be automatically performed in databases, more complex validation that includes business rules can be programmed using RPA. For example a customer's usage may be restricted in complex ways by user's subscription. This restriction can be programmed in a simple RPA bot that regularly validates data and highlights anomalies