15 estudios de caso y lecciones aprendidas sobre adquisiciones
Las prácticas de adquisición eficaces son esenciales en todos los sectores. Al analizar casos prácticos de adquisición en diversos sectores, desde organizaciones sin fines de lucro hasta tecnología, salud y otros, obtenemos información valiosa sobre el impacto de las soluciones y las mejores prácticas de adquisición que pueden impulsar el éxito en cualquier industria.
Al examinar estudios de casos de adquisiciones de diferentes sectores, descubrimos cómo las organizaciones han aprovechado soluciones innovadoras para abordar desafíos, optimizar operaciones y lograr mejores resultados.
sector manufacturero
Problema
La función de compras de un fabricante farmacéutico por contrato se había centrado principalmente en mantener el suministro en lugar de optimizar el abastecimiento o los costes. 1 Los desafíos incluyeron:
- Gestionar alrededor de 3.500 materias primas farmacéuticas diferentes.
- Visibilidad limitada de las dependencias con los proveedores y las estructuras de adquisición.
- Requisitos normativos y de calidad complejos para los materiales farmacéuticos.
- Uso ineficiente de los recursos de adquisición debido a presiones operativas.
Solución
- Crear transparencia en toda la cartera de materias primas y las dependencias de suministro.
- Revisar las estrategias de aprovisionamiento para alinearlas con la nueva posición de mercado de la empresa.
- Introducir un sistema de abastecimiento competitivo para reducir la dependencia de proveedores específicos.
- Optimización del comportamiento de compra y las estrategias de precios.
- Capacitar al personal de compras para fortalecer las capacidades internas y las habilidades de abastecimiento estratégico.
Lecciones aprendidas
El proyecto puso de relieve varias lecciones importantes sobre adquisiciones para los fabricantes farmacéuticos:
- La contratación estratégica es fundamental para la competitividad.
- La transparencia entre proveedores y materiales es fundamental.
- Las capacidades de adquisición deben evolucionar a la par del crecimiento de la empresa.
- El desarrollo de capacidades fortalece los resultados a largo plazo.
sector público
Problema
La ciudad de Copenhague se propuso hacer más sostenible la adquisición de alimentos por parte del sector público. Las instituciones municipales, como las escuelas y los centros de atención, ya se esforzaban por servir un 90 % de alimentos orgánicos, pero la ciudad también reconoció que la producción de alimentos fuera de temporada puede tener un impacto ambiental significativo, en particular debido al cultivo en invernaderos, que consume mucha energía. 2
Por lo tanto, la ciudad necesitaba una estrategia de adquisiciones que:
- Anime a los proveedores a ofrecer una amplia variedad de productos de temporada.
- Mantener altos estándares orgánicos y de calidad.
- Garantizar un embalaje y transporte respetuosos con el medio ambiente.
- Facilitar la participación en el mercado de una amplia gama de proveedores, incluidas las pequeñas empresas.
Solución
- Consultas exhaustivas previas a la licitación con los proveedores, realizadas individualmente para recabar ideas y comprender las capacidades del mercado.
- Tras el anuncio de la licitación, se celebrará una jornada informativa para proveedores con el fin de aclarar los requisitos y fomentar la participación.
- Se utilizó un requisito de "rueda de temporada", en el que los licitadores demostraron cómo proporcionarían variedades de temporada de frutas y verduras comunes a lo largo del año.
Lecciones aprendidas
- La participación del mercado es esencial para una contratación pública innovadora.
- Simplificar los procesos de adquisición puede atraer a más proveedores.
- La adquisición sostenible de alimentos puede impulsar cambios en el mercado.
Problema
La ciudad de St. John's, en Terranova y Labrador, Canadá, sufría ineficiencias en sus procesos de adquisición y requisición debido a la fragmentación de sus sistemas y a los flujos de trabajo manuales. Los distintos departamentos utilizaban sistemas separados, lo que generaba múltiples puntos de entrada de datos, una comunicación lenta y un intercambio de información inconsistente en toda la organización. 3
Estos problemas generaron desafíos operativos tales como:
- Falta de integración entre departamentos.
- Retrasos en la aprobación y tramitación de las solicitudes.
- Visibilidad limitada del estado de las solicitudes de compra.
- Continuación de la dependencia de los procesos de adquisición basados en papel.
Solución
Para abordar estos desafíos, la ciudad de St. John's implementó PairSoft Requisition & Procurement, integrado con su sistema ERP Dynamics GP existente Microsoft.
La solución introdujo una plataforma digital centralizada de adquisiciones que permitía a los empleados:
- Envíe y realice el seguimiento de las solicitudes a través de un sistema unificado.
- Las solicitudes se gestionarán automáticamente para su aprobación en función de reglas predefinidas.
- Acceda a información en tiempo real sobre el estado de las solicitudes de compra.
- Apruebe las solicitudes a través de dispositivos móviles como teléfonos o tabletas.
Lecciones aprendidas
- La interconexión de los sistemas de adquisiciones entre departamentos reduce la duplicación de trabajo y mejora la coherencia de la información.
- La introducción automatizada de solicitudes, el enrutamiento para su aprobación y el seguimiento del estado reducen significativamente los retrasos administrativos.
- Permitir que los gerentes revisen y aprueben las solicitudes desde dispositivos móviles agiliza la toma de decisiones.
sector de energía y servicios públicos
Problema
Una importante empresa de servicios públicos se enfrentó a importantes limitaciones en la cadena de suministro que prolongaron los plazos de entrega de transformadores y equipos eléctricos cruciales a más de dos años. 4
Solución
Un proveedor de software de adquisiciones se asoció con la compañía eléctrica para asegurar futuras líneas de producción, negociar condiciones contractuales favorables y optimizar los procesos internos. Esta colaboración resultó en una reducción de costos del 5 % mediante licitaciones competitivas, ajustes de precios estandarizados y la creación de códigos de materiales únicos para una mejor previsión y presupuestación en proyectos futuros.
Lecciones aprendidas
- Establecer sólidas alianzas con proveedores clave.
- Utilice la negociación directa para reducir los riesgos de suministro.
- Estandarizar los procesos internos para acortar los plazos y reducir los costos.
- Mejore sus previsiones con datos de materiales claros y consistentes.
sector de petróleo y gas
Problema
Una importante empresa mundial de petróleo y gas se enfrentó a ineficiencias, silos de datos y problemas de gobernanza en su proceso de adquisiciones debido a la dependencia de soluciones obsoletas, lo que provocó retrasos, falta de visibilidad y un sistema de aprobación excesivamente complejo. 5
Solución
El proveedor de software de adquisiciones implementó su sistema de gestión inteligente de categorías (ICM), consolidando las soluciones obsoletas en dos sistemas centralizados. Esta solución digitalizó los contratos, aumentó la adopción del abastecimiento electrónico en un 20 % y mejoró el retorno de la inversión en adquisiciones en un 15 %.
Lecciones aprendidas
- Sustituya las herramientas obsoletas por un sistema único y centralizado.
- Utilice datos en tiempo real para tomar mejores decisiones.
- Aplique una gestión inteligente de categorías para mejorar el control de costes y reducir riesgos.
- Digitalice los contratos y la gestión de proveedores para mejorar la velocidad y la visibilidad.
Sector sanitario y farmacéutico
Problema
La región de Moravia Meridional, en la República Checa, necesitaba sustituir un sanatorio infantil obsoleto que había estado funcionando durante décadas como instalación provisional. 6 El reto consistía en diseñar un proceso de adquisición que:
- Fomentar soluciones arquitectónicas y tecnológicas innovadoras.
- Ofrecer un edificio de alta calidad y eficiencia energética.
- Garantizar una participación transparente y justa de los proveedores.
- Integrar prácticas de construcción sostenibles .
Solución
- Procedimiento competitivo con negociación combinada con un concurso de diseño arquitectónico, que permite a los proveedores proponer soluciones innovadoras a la vez que perfeccionan sus ofertas mediante el diálogo.
- Adopción del modelo de diseño y construcción, en el que el contratista era responsable tanto del diseño como de la construcción.
- Utilización del modelado de información para la construcción (BIM) para apoyar la planificación, la construcción y la gestión operativa de las instalaciones.
Lecciones aprendidas
- La interacción temprana con el mercado mejora los resultados de las adquisiciones.
- Las licitaciones a precio fijo requieren una estimación precisa de los costes.
- Los modelos de contratación innovadores pueden estimular el desarrollo de soluciones sostenibles.
- Las herramientas digitales como BIM mejoran la ejecución de proyectos y las operaciones a largo plazo.
Problema
Un mayorista farmacéutico buscaba fortalecer su posición competitiva mediante el liderazgo en costos, especialmente en un mercado altamente competitivo. El transporte, en particular la entrega de última milla a las farmacias, representaba la mayor parte del gasto indirecto y, por lo tanto, una oportunidad clave para la optimización de costos. 7
Solución
Evaluación de oportunidades
La primera fase se centró en analizar los datos de gastos y establecer una base de costes transparente. El análisis comparativo identificó ahorros potenciales de entre 3 y 6 millones de euros (alrededor del 8-12%), lo que permitió establecer un objetivo claro para el proyecto.
Implementación
Durante una fase de implementación de cinco meses, se introdujeron varias palancas de optimización:
- Rediseñar el modelo de precios e introducir un mecanismo estandarizado de ajuste del precio del diésel.
- Eliminar las estructuras de subcontratación ineficientes.
- Fomentar la competencia entre proveedores mediante la cualificación de nuevos proveedores de transporte.
- Eliminar las primas de riesgo incorporadas en los precios de los proveedores.
- Implementación de procesos de verificación de notas de crédito y facturas para mejorar la transparencia y la precisión de la facturación.
Resultado: La iniciativa logró un ahorro anual de aproximadamente 4,8 millones de euros , lo que corresponde a una reducción de alrededor del 9 % en los costes de transporte , manteniendo al mismo tiempo la calidad del servicio en toda la red de distribución.
Lecciones aprendidas
- Las estructuras de costes transparentes permiten mejores negociaciones.
- La competencia entre proveedores mejora tanto los precios como los niveles de servicio.
- La transparencia en los procesos mejora la eficiencia operativa.
- Una gobernanza a largo plazo garantiza un ahorro sostenible.
Problema
El Memorial Hospital of Sweetwater County experimentó frecuentes fallos en el sistema y un acceso limitado a los detalles del presupuesto durante el proceso de compra, principalmente debido a un problemático sistema de contabilidad general, lo que provocó interrupciones en el flujo de trabajo. 8
Solución
El hospital se asoció con PairSoft, un proveedor de software de adquisiciones, para implementar una solución de requisiciones que ofrecía informes presupuestarios precisos, visibilidad y transparencia durante todo el proceso de compra, así como una integración perfecta con los sistemas de gestión de materiales y ERP del hospital. Esto se tradujo en una mejora de los tiempos de procesamiento, una reducción de errores y una mayor eficiencia.
Lecciones aprendidas
- Utilice herramientas de adquisición que se adapten al flujo de trabajo de la organización.
- Mejorar la visibilidad del presupuesto para reducir errores y retrasos.
- Conecte los sistemas de compras con los sistemas ERP y de gestión de materiales para lograr operaciones más fluidas.
- Utilice la tecnología para fortalecer la comunicación con los proveedores.
sector sin fines de lucro
Problema
La organización Central Park Conservancy se enfrentó a un proceso de pedidos caótico debido a un sistema de requisiciones basado en papel, lo que dificultó el seguimiento, las aprobaciones y la realización eficiente de los pedidos. 9
Solución
El proveedor de software de adquisiciones, PairSoft, ofreció una solución de software de adquisiciones integrada que incluía flujos de trabajo personalizados y registros de auditoría, lo que permitía un seguimiento preciso de los gastos, los compromisos y las provisiones.
Lecciones aprendidas
- Utilice el seguimiento automatizado para mejorar la precisión y el cumplimiento normativo.
- Reforzar las políticas de compra mediante pasos más claros y coherentes.
sector financiero
Problema
El Banco Helénico experimentó una falta de estandarización, centralización y digitalización en sus procesos de adquisición, lo que generó ineficiencias y altos costos. El proceso también requiere un mejor cumplimiento de los requisitos regulatorios. 10
Solución
El banco implementó un software de gestión integral de compras basado en inteligencia artificial para centralizar las actividades de adquisición e integrar procesos clave como la gestión de proveedores y la gestión de contratos.
Lecciones aprendidas
- Los procesos de adquisición centralizados generan coherencia y reducen costes.
- Una mejor gestión de proveedores y herramientas contractuales fortalecen el cumplimiento normativo y las alianzas estratégicas.
sector de la construcción
Problema
High Speed 2 Ltd. se enfrentó al gran reto de lograr transparencia y resiliencia en la cadena de suministro del mayor proyecto de infraestructura del Reino Unido. Esto implicó gestionar un gran número de proveedores y contratistas en un mercado complejo, donde los costes y riesgos se veían agravados por factores externos como la hiperinflación y la escasez de mano de obra. 11
Solución
HS2 implementó la iniciativa de gestión de la cadena de suministro, que consistió en mapear y evaluar contratos y proveedores críticos en múltiples niveles, aprovechando paneles de control y métodos innovadores para brindar información valiosa sobre la cadena de suministro.
Lecciones aprendidas
- La estrecha colaboración entre proveedores mejora la transparencia de la cadena de suministro.
- Las comprobaciones proactivas de riesgos reducen los retrasos y los sobrecostes.
- Un mapeo claro de los proveedores ayuda a los equipos a responder rápidamente a los cambios del mercado.
sector químico
Problema
Los procesos de compras indirectas de la empresa de biociencias Royal DSM NV (DSM) generaban ineficiencias y un tiempo excesivo dedicado a tareas operativas, lo que restaba tiempo a las actividades generadoras de valor. El proceso de compra a pago también era deficiente, lo que provocaba retrasos en los pagos e introducía riesgos. 12
Solución
DSM implementó una solución de software de adquisiciones para digitalizar y automatizar las transacciones de compra. Esto incluyó un proceso integral de abastecimiento a pago, respaldado por una sólida estructura de gobernanza y un despliegue global, que comenzó con un proyecto piloto en Brasil para gestionar las complejas regulaciones tributarias.
Lecciones aprendidas
- Proporcionar una gestión del cambio sólida y una orientación clara durante la implementación de tecnologías.
- Ofrecer formación y apoyo en el idioma local para aumentar la adopción.
- Utilice procesos digitales integrales para reducir las demoras y los riesgos de pago.
sector del transporte
Problema
Transport for London (TfL) experimentó una grave escasez de personal cualificado y una falta de diversidad en el sector del transporte, con una plantilla compuesta predominantemente por hombres blancos de edad avanzada, mientras que una parte importante de los jóvenes londinenses estaban desempleados o sin estudios. 13
Solución
TfL creó el Equipo de Capacitación de Proveedores e implementó los requisitos de Necesidades Laborales Estratégicas y Capacitación (SLNT) en los contratos. Este enfoque exigía a los proveedores ofrecer competencias específicas y resultados en materia de empleo, con especial atención a los programas de aprendizaje y la inserción laboral de grupos desfavorecidos. TfL también colaboró con organizaciones benéficas y grupos de empleabilidad para apoyar estas iniciativas.
Lecciones aprendidas
- Garantizar el apoyo interno y la claridad de los objetivos antes de lanzar nuevas iniciativas.
- Comunique claramente las expectativas a los proveedores.
- Colabora con las organizaciones adecuadas para llegar a los grupos objetivo.
- Reconocer los logros sirve para motivar la participación continua.
- Utilice los requisitos de contratación pública para impulsar el desarrollo y la inclusión de la fuerza laboral.
sector tecnológico
Problema
Jumio se enfrentó a dificultades en la gestión de sus procesos de compras y cuentas por pagar, en particular con la conciliación manual de las órdenes de compra, lo que provocó cuellos de botella e ineficiencias, especialmente a medida que la empresa se expandía globalmente a través de múltiples filiales. 14
Solución
Jumio implementó una solución integrada de automatización financiera del proceso de compras a pagos, que automatizó el procesamiento de órdenes de compra y facturas, la incorporación de proveedores mediante autoservicio y mejoró la conciliación de fin de mes.
Lecciones aprendidas
- Automatice las tareas manuales de adquisición y pago para reducir los cuellos de botella.
- Garantizar una integración fluida con los sistemas ERP existentes.
sector educativo
Problema
Pearson, líder mundial en educación, tenía problemas con sistemas de adquisiciones descoordinados que carecían de una visibilidad integral del gasto y de un control efectivo del cumplimiento normativo, lo que obstaculizaba la toma de decisiones estratégicas. 15
Solución
Pearson se asoció con una plataforma de gestión de gastos empresariales para unificar sus procesos de adquisición, mejorar la gestión de riesgos, reforzar el cumplimiento normativo y conseguir mejores acuerdos, centrándose en una adopción sencilla por parte del usuario.
La integración de la plataforma de software de adquisiciones aumentó significativamente el cumplimiento del gasto, pasando del 22 % al 85 %, redujo las ineficiencias operativas y dio como resultado una alta satisfacción del usuario, lo que demuestra el valor de los procesos de adquisición optimizados.
Lecciones aprendidas
- Unifique los sistemas de adquisiciones para mejorar la visibilidad del gasto.
- Refuerce el cumplimiento normativo mediante la creación de flujos de trabajo sencillos y fáciles de usar.
- Reduzca las ineficiencias estandarizando los procesos.
- Mejore la satisfacción del usuario con una plataforma clara e intuitiva.
Resumen de las lecciones aprendidas de los estudios de caso sobre adquisiciones.
- La integración del software de adquisiciones aumentó significativamente el cumplimiento de los presupuestos y redujo las ineficiencias operativas.
- La automatización mejoró la eficiencia, redujo las tareas manuales y agilizó los procesos financieros.
- Una gestión del cambio y una formación eficaces fueron cruciales para una adopción exitosa.
- El compromiso con la colaboración y la gestión proactiva de riesgos mejoraron la transparencia y la eficiencia de la cadena de suministro.
- La centralización de los sistemas de compras y el uso de datos en tiempo real condujeron a una mejor toma de decisiones y a un ahorro de costes.
Preguntas frecuentes
La adquisición sostenible es una parte fundamental de la gestión de la cadena de suministro, cuyo objetivo es reducir el consumo de energía y el impacto ambiental. Empresas como Walmart han implementado estrategias de adquisición sostenible para reducir su huella de carbono. 16 Las compras sostenibles pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente y en los resultados económicos.
La optimización de la cadena de suministro es un aspecto clave de las compras, que implica la gestión de todas las partes involucradas en el proceso. Las licitaciones competitivas y las soluciones digitales pueden ayudar a los equipos de compras a optimizar sus procesos y reducir costos.
Los datos obtenidos de la optimización de la cadena de suministro pueden proporcionar información detallada sobre los procesos de adquisición y ayudar a los profesionales de compras a tomar mejores decisiones. Los equipos de compras desempeñan un papel fundamental en el proceso de adquisición, y requieren objetivos estratégicos y contratos específicos para lograr el éxito.
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