Los 20 principales casos de uso y ejemplos de RPA en SAP
SAP es uno de los sistemas ERP más antiguos y valiosos, con unos ingresos de aproximadamente 31.000 millones de euros. 1 SAP es una suite ERP que ofrece automatización en muchas áreas, la mayoría de sus procesos son manuales y repetitivos, como los procesos contables, la gestión de transacciones y la generación de informes. Esto convierte a la RPA en una excelente opción para automatizar SAP y redirigir los recursos hacia actividades y procesos de mayor valor.
Descubra los 20 principales casos de uso de RPA en SAP y ejemplos reales:
Aplicaciones RPA en SAP
Los bots de RPA pueden encargarse de la entrada de datos, la generación de informes, las alertas y otras tareas basadas en reglas en casi todos los departamentos conectados por el software SAP.
Finanzas y contabilidad
Los módulos financieros de SAP permiten obtener información financiera actualizada, procesos rápidos y precisos, y un uso estratégico de los datos financieros. La automatización de procesos RPA para los módulos financieros de SAP, como por ejemplo:
Contabilidad :
1. El proceso de Cuentas por Pagar (AP) gestiona la recepción, el procesamiento y el pago del dinero que adeuda la empresa. Es un proceso altamente automatizable mediante RPA, tema que abordamos en nuestro artículo sobre la automatización de AP.
2. El proceso de cuentas por cobrar (AC) se encarga de cobrar el dinero que se le debe a la empresa. Al igual que las cuentas por pagar (AP), las AC son altamente automatizables. Las AC constituyen el paso final en el proceso de gestión de pedidos.
3. Conciliación de cuentas: Comparar las cifras del libro mayor con las cifras del extracto bancario.
4. El cierre financiero genera un informe de todos los procesos anteriores. Esto informa a las partes interesadas sobre el desempeño financiero de la empresa durante un período de tiempo específico.
Como ya hemos mencionado, si bien las suites ERP ofrecen soluciones integrales, pueden resultar insuficientes para procesos más complejos, como la gestión documental en cuentas por pagar. Por este motivo, las empresas que utilizan ERP pueden preferir mejorar sus capacidades de automatización con complementos RPA.
Planificación financiera
5. El software SAP se centra en analizar las tendencias financieras y unificar los planes y los resultados reales en un único sistema financiero.
6. Los bots de RPA pueden recopilar datos sobre tendencias y pronósticos financieros para permitir un análisis, una elaboración de presupuestos y una planificación operativa más rápidos.
Tesorería
7. El software SAP permite al usuario analizar el flujo de caja, el capital, los pagos y los riesgos financieros a partir de indicadores clave de rendimiento (KPI), informes y planes de liquidez.
8. RPA SAP puede automatizar la gestión del flujo de caja (prediciendo los pagos y cobros esperados del día) y extraer informes de los estados de pérdidas y ganancias (P&L).
Interfaz y conexión
Los sistemas SAP deben integrarse con otros sistemas. Los entornos SAP pueden conectarse a diferentes sistemas SAP y no SAP dentro de una misma empresa mediante interfaces. Estas interfaces pueden conectarse a través de:
9. SAP Process Integration (SAP PI), una plataforma que integra aplicaciones SAP y no SAP para permitir el intercambio de datos entre el software interno de la empresa y/o sistemas externos fuera de la empresa.
10. SAP Process Orchestration (SAP PO), una versión más avanzada de PI que combina las funciones de gestión de procesos e integración de SAP, así como las funciones de gestión de reglas de negocio de SAP.
La interconexión de estas interfaces SAP y no SAP facilita el procesamiento diario de numerosas transacciones. La detección de errores en estas transacciones no es sencilla, salvo que una transacción específica no se haya completado. En este caso, el usuario debe identificar el problema, su origen y cómo solucionarlo.
La implementación de RPA para supervisar las interfaces permite la inspección continua de los procesos y conexiones empresariales para identificar cualquier error e informarlo al usuario para que responda de inmediato.
Las empresas pueden utilizar herramientas de automatización de cargas de trabajo (WLA, por sus siglas en inglés) para supervisar las interfaces, ya que permiten la ejecución, la supervisión y el registro centralizados de procesos en diversas plataformas, lo que proporciona una visión completa de todas las actividades.
Reclutamiento
La selección de personal es una tarea altamente automatizable en SAP debido a su naturaleza rutinaria. El proceso de selección de personal en SAP gira en torno a los siguientes pasos:
11. La gestión de requisiciones la realiza el equipo directivo y de reclutamiento, y no es una buena candidata para la automatización. Incluye determinar:
- ¿Qué puestos deben cubrirse en la empresa?
- Cómo se seleccionarán los candidatos
- Cómo se evaluará a los candidatos
12. La publicación de ofertas de empleo tiene como objetivo atraer candidatos mediante la difusión de solicitudes. Si las solicitudes se publican en portales de empleo predeterminados, esta tarea puede automatizarse. Sin embargo, a medida que la empresa busca nuevos tipos de talento, es necesario considerar esta posibilidad. Por ejemplo, LinkedIn puede ser una excelente plataforma para candidatos de desarrollo de negocio, pero una plataforma de búsqueda de talento puede ser más eficaz para encontrar desarrolladores de software.
13. La búsqueda de candidatos incluye la consulta de bases de datos de talento o publicaciones en diferentes plataformas de redes sociales. Este paso se puede automatizar programando bots para que escaneen bases de datos de talento en busca de candidatos cualificados y se pongan en contacto con ellos mediante mensajes personalizados. Sin embargo, esto requiere capacidades de procesamiento del lenguaje natural (PLN) del bot de automatización robótica de procesos (RPA), y puede ser necesario utilizar aplicaciones de plataformas de RPA para crear un bot con estas capacidades.
14. Recepción y seguimiento de solicitudes, aceptando solicitudes procedentes de diferentes fuentes, como correos electrónicos y mensajes de LinkedIn.
Los bots de RPA pueden automatizar esta tarea recopilando, procesando y organizando la información de los candidatos para almacenarla en el sistema ERP de la empresa.
Los chatbots de RPA pueden mejorar aún más este proceso enviando respuestas automatizadas a los candidatos como seguimiento, así como respondiendo a preguntas sencillas de los candidatos y proporcionando instrucciones para la solicitud.
15. Creación y envío de ofertas de empleo, preparación de ofertas de empleo individualizadas, lo que puede llevar mucho tiempo debido a las variaciones en la información de los candidatos.
- En las empresas donde se comparte una plantilla de oferta similar con muchos empleados, los bots de RPA pueden automatizar el proceso de creación de ofertas de trabajo mediante:
- Preparación de ofertas con la información de cada candidato.
- Procese las cartas de oferta más rápido y con menos errores.
- En empresas donde las ofertas varían significativamente, el proceso de contratación puede realizarse manualmente. Este es uno de los procesos más importantes de la empresa, y si personalizar las ofertas es necesario para ganar la batalla por el talento, las empresas deberían hacerlo.
Ventas
Los módulos SAP para ventas incluyen muchas tareas que pueden automatizarse mediante RPA, como por ejemplo:
16. Procesamiento de pedidos de venta (solicitudes, condiciones y confirmaciones)
17. Gestión de datos (introducción, actualización y validación de la documentación de ventas y contratos)
18. Corrección de errores.
Se procesan pedidos de venta de comercio electrónico B2B por un valor superior a los 4 billones de dólares. 2 Dado el menor crecimiento del comercio electrónico en el sector B2B, los gestores de cuentas y los representantes de ventas podrían procesar manualmente un volumen similar de pedidos cada año.
La automatización robótica de procesos (RPA) puede mejorar estos procesos mediante:
- Recopilación de datos sobre clientes, pedidos y solicitudes, así como actualización de esta base de datos.
- Minimizar los errores debidos a la introducción manual de datos.
- Realizar el seguimiento de la orden de compra para asegurar que el proveedor haya recibido los bienes o servicios, haya aceptado y confirmado la compra y, finalmente, haya efectuado los pagos.
- Automatización de informes sobre la finalización de procesos
Un uso apropiado de la automatización robótica de procesos (RPA) es la búsqueda de ofertas y solicitudes de propuestas (RFP). Este proceso lo realiza un representante de ventas para encontrar oportunidades de venta interesantes. Los bots de RPA se pueden programar para rastrear sitios web de ofertas, buscar RFP relevantes y alertar a los responsables para que tomen la iniciativa.
Cadena de suministro
Tanto las compras como la logística en el departamento de la cadena de suministro brindan oportunidades para implementar RPA porque sus módulos SAP incluyen tareas rutinarias como
19. Para los módulos de compras de SAP, los bots de RPA pueden automatizar tareas transaccionales como el mantenimiento de registros de proveedores, la generación y validación de contratos. Para las tareas relacionadas con contratos, se requieren capacidades de PNL, y existen numerosos proveedores de IA que operan en este ámbito. En lugar de utilizar RPA, las empresas también pueden trabajar con un proveedor de tecnología legal y automatizar su proceso integral de gestión de contratos .
20. Para los módulos de logística de SAP, los bots de RPA pueden automatizar la preparación de los cronogramas de envío, el seguimiento de los envíos, el inventario del almacén y los informes.
La implementación de RPA en los módulos SAP de la cadena de suministro aumentará el retorno de la inversión y reducirá los costos y errores de las tareas realizadas manualmente.
¿Por qué deberían las empresas implementar RPA en SAP?
Las empresas que utilizan el software SAP ERP se beneficiarán de la implementación de RPA para:
- Reduzca el tiempo dedicado a tareas monótonas y repetitivas.
- Reducir los errores debidos a la introducción manual de datos.
- Garantizar el cumplimiento, la calidad y la precisión de los próximos informes y servicios mediante la monitorización automatizada.
- Los sistemas ERP se diseñaron para la colaboración interdepartamental en procesos empresariales críticos. La automatización robótica de procesos (RPA) simplifica la automatización de procesos en los sistemas ERP, lo que anima a las empresas a adoptarlos para compartir datos y optimizar los flujos de trabajo.
Una tendencia importante en 2026 son los bots de RPA que utilizan modelos de lenguaje de visión para detectar cuándo cambia una pantalla de SAP después de una actualización y actualizar sus propios selectores sin intervención humana. 3
Algunos estudios de caso sobre RPA en SAP
Industria de las telecomunicaciones
Una importante empresa de telecomunicaciones que implementó una solución RPA automatizada para integrar SAP con más de 50 sistemas diferentes. 4 La implementación:
- Procesos automatizados de instalación de torres de telefonía celular complejas
- SAP conectado con clientes web y entornos SQL.
- Se lograron ahorros mensuales superiores a 1 millón de dólares.
- Se liberaron entre 50 y 100 empleados para tareas de mayor valor. 5
Industria de la salud
Zeuilling Pharma es el mayor distribuidor de productos farmacéuticos y sanitarios de Malasia. Cuenta con aproximadamente 15 000 clientes en el país. Ofrece servicios de distribución, digitales y comerciales para facilitar el acceso a la atención médica en Asia.
La implementación de RPA en su software SAP permitió a Zeulling Pharma:
- Automatice los pedidos de venta, las facturas, los recibos y el seguimiento de los envíos.
- Se eliminó la totalidad de la acumulación de más de 10.000 casos relacionados con TI que requerían auditoría.
- Permitir que se realicen más pedidos gracias al rendimiento continuo de los bots de RPA.
- Permitir que los empleados se dediquen a tareas más estratégicas. 6
Para obtener información sobre los principales proveedores de RPA, consulte la lista de proveedores de RPA .
Cadena de suministro
El Grupo Arnott's es un fabricante líder de alimentos en Asia-Pacífico que gestiona más de 1000 productos. Al asociarse con Ashling Partners para implementar una plataforma RPA para la integración con SAP, pasaron de la entrada manual de datos a un programa de automatización estructurado e impulsado por IA.
La implementación:
- Automatizamos el 75% de los pedidos manuales de los clientes mediante el uso de inteligencia artificial para comprender los documentos, extraer datos de archivos PDF y crear pedidos en SAP.
- Se optimizaron las operaciones financieras mediante la conciliación automatizada de facturas a tres bandas y la contabilización en SAP, lo que permitió a la empresa recuperar internamente los procesos externalizados.
- Se logró una tasa de éxito sostenida del 99 % en el uso de robots en toda la cadena de suministro y las operaciones comerciales.
- Se obtuvo un retorno de la inversión total en un promedio de 10 meses por proyecto.
- Se ahorraron más de 60 horas semanales al eliminar el procesamiento manual de pedidos de venta y las prisas de envío a última hora de la tarde. 7
Para obtener más información sobre RPA y SAP
- Más de 100 casos de uso/proyectos/ejemplos de RPA
- 43 ejemplos de automatización de back office: RPA, WLA, IA/ML
- Las mejores herramientas RPA de código abierto
Si está listo para probar la automatización robótica de procesos (RPA) en su negocio, puede utilizar nuestra lista priorizada y completa de proveedores de RPA para elegir el proveedor adecuado para su empresa.
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