15 Études de cas sur les achats et leçons apprises
Des pratiques d'achat efficaces sont nécessaires dans tous les secteurs. En examinant des études de cas sur les achats dans divers secteurs, des organisations à but non lucratif à la technologie, en passant par la santé et au-delà, nous obtenons des informations précieuses sur l'impact des solutions d'achat et des meilleures pratiques qui peuvent stimuler le succès dans n'importe quel secteur.
En examinant des études de cas sur les achats provenant de différents secteurs, nous découvrons comment les organisations ont exploité des solutions innovantes pour relever les défis, optimiser les opérations et obtenir de meilleurs résultats.
Secteur manufacturier
Problème
La fonction d'achat d'un fabricant de contrats pharmaceutiques était principalement axée sur le maintien de l'approvisionnement plutôt que sur l'optimisation des sources ou des coûts.1 Les défis comprenaient :
- Gestion d'environ 3 500 matières premières pharmaceutiques différentes.
- Visibilité limitée sur les dépendances des fournisseurs et les structures d'achat.
- Exigences réglementaires et qualité complexes pour les matériaux pharmaceutiques.
- Utilisation inefficace des ressources d'achat en raison des pressions opérationnelles.
Solution
- Création de transparence dans l'ensemble du portefeuille de matières premières et des dépendances d'approvisionnement.
- Révision des stratégies d'achat pour les aligner sur la nouvelle position de marché de l'entreprise.
- Introduction de l'approvisionnement concurrentiel pour réduire la dépendance à l'égard de fournisseurs spécifiques.
- Optimisation des comportements de commande et des stratégies de prix.
- Formation du personnel d'achat pour renforcer les capacités internes et les compétences en approvisionnement stratégique.
Leçons apprises
Le projet a mis en évidence plusieurs leçons d'achat importantes pour les fabricants pharmaceutiques :
- L'achat stratégique est essentiel à la compétitivité.
- La transparence entre les fournisseurs et les matériaux est essentielle.
- Les capacités d'achat doivent évoluer avec la croissance de l'entreprise.
- Le renforcement des capacités améliore les résultats à long terme.
Secteur public
Problème
La ville de Copenhague visait à rendre les achats publics de nourriture plus durables. Les institutions municipales telles que les écoles et les établissements de soins visaient déjà à servir 90 % de produits biologiques, mais la ville a également reconnu que la production de nourriture hors saison peut avoir des impacts environnementaux significatifs, en particulier en raison de la culture sous serre énergivore.2
La ville avait donc besoin d'une stratégie d'achat qui :
- Encourage les fournisseurs à fournir une gamme diversifiée de produits de saison.
- Maintient des normes organiques et de qualité élevées.
- Assure un emballage et un transport respectueux de l'environnement.
- Permet la participation du marché d'un large éventail de fournisseurs, y compris les petites entreprises.
Solution
- Consultations préliminaires approfondies avec les fournisseurs, menées individuellement pour recueillir des idées et comprendre les capacités du marché.
- Une journée d'information des fournisseurs après l'annonce de l'appel d'offres pour clarifier les exigences et encourager la participation.
- Utilisation d'une exigence de « roue saisonnière », où les soumissionnaires ont démontré comment ils fourniraient des variétés saisonnières de fruits et légumes courants tout au long de l'année.
Leçons apprises
- L'engagement du marché est essentiel pour des achats innovants.
- La simplification des processus d'achat peut attirer plus de fournisseurs.
- Les achats alimentaires durables peuvent stimuler le changement du marché.
Problème
La ville de St. John's, à Terre-Neuve-et-Labrador, au Canada, a fait face à des inefficacités dans ses processus d'achat et de demande en raison de systèmes fragmentés et de flux de travail manuels. Différents départements utilisaient des systèmes séparés, entraînant plusieurs points de saisie de données, une communication lente et un partage d'informations incohérent dans toute l'organisation.3
Ces problèmes ont créé des défis opérationnels tels que :
- Manque d'intégration entre les départements.
- Retards dans l'approbation et le traitement des demandes.
- Visibilité limitée sur l'état des demandes d'achat.
- Continuité de la dépendance aux processus d'achat basés sur le papier.
Solution
Pour relever ces défis, la ville de St. John's a mis en œuvre PairSoft Requisition & Procurement, intégré à son système ERP Microsoft Dynamics GP existant.
La solution a introduit une plateforme d'achat numérique centralisée permettant aux employés de :
- Soumettre et suivre les demandes via un système unifié.
- Router automatiquement les demandes pour approbation en fonction de règles prédéfinies.
- Accéder aux informations en temps réel sur l'état des demandes d'achat.
- Approuver les demandes via des appareils mobiles tels que des téléphones ou des tablettes.
Leçons apprises
- La connexion des systèmes d'achat entre les départements réduit la duplication du travail et améliore la cohérence des informations.
- L'entrée automatisée des demandes, le routage des approbations et le suivi de l'état réduisent considérablement les retards administratifs.
- Permettre aux gestionnaires de revoir et d'approuver les demandes sur des appareils mobiles accélère la prise de décision.
Secteur de l'énergie et des services publics
Problème
Une société de services publics de premier plan a fait face à des contraintes importantes de la chaîne d'approvisionnement qui ont prolongé les délais de livraison pour les transformateurs et équipements électriques cruciaux à plus de deux ans.4
Solution
Un fournisseur de logiciels d'achat s'est associé à la société de services publics pour sécuriser les créneaux de production futurs, négocier des conditions contractuelles favorables et rationaliser les processus internes. Cette collaboration a entraîné une réduction des coûts de 5 % grâce à l'appel d'offres concurrentiel, des ajustements de prix standardisés et la création de codes matériaux uniques pour une meilleure prévision et budgétisation dans les projets futurs.
Leçons apprises
- Établir des partenariats solides avec les fournisseurs clés.
- Utiliser la négociation directe pour réduire les risques d'approvisionnement.
- Standardiser les processus internes pour raccourcir les délais et réduire les coûts.
- Améliorer les prévisions avec des données de matériaux claires et cohérentes.
Secteur pétrolier et gazier
Problème
Une grande société mondiale de pétrole et de gaz a fait face à des inefficacités, des silos de données et des problèmes de gouvernance dans son processus d'achat en raison de la dépendance à l'égard de solutions obsolètes, ce qui a entraîné des retards, un manque de visibilité et un système d'approbation excessivement complexe.5
Solution
Le fournisseur de logiciels d'achat a mis en œuvre son système de gestion intelligente des catégories (ICM), consolidant les solutions obsolètes en deux systèmes centralisés. Cette solution a numérisé les contrats, augmenté l'adoption de l'eSourcing de 20 % et amélioré le ROI des achats de 15 %.
Leçons apprises
- Remplacer les outils obsolètes par un système unique et centralisé.
- Utiliser des données en temps réel pour soutenir de meilleures décisions.
- Appliquer une gestion intelligente des catégories pour améliorer le contrôle des coûts et réduire les risques.
- Numériser les contrats et l'approvisionnement pour améliorer la vitesse et la visibilité.
Secteur de la santé et pharmaceutique
Problème
La région de Moravie du Sud en République tchèque devait remplacer un sanatorium pour enfants obsolète qui fonctionnait depuis des décennies en tant qu'établissement temporaire.6 Le défi consistait à concevoir un processus d'achat qui :
- Encourage des solutions architecturales et technologiques innovantes.
- livre un bâtiment de haute qualité et économe en énergie.
- Assure une participation transparente et équitable des fournisseurs.
- Intègre des pratiques de construction durables.
Solution
- Procédure concurrentielle avec négociation combinée à un concours de conception architecturale, permettant aux fournisseurs de proposer des solutions innovantes tout en affinant leurs offres par le dialogue.
- Adoption du modèle Design & Build, où l'entrepreneur était responsable de la conception et de la construction.
- Utilisation de la modélisation de l'information du bâtiment (BIM) pour soutenir la planification, la construction et la gestion opérationnelle de l'établissement.
Leçons apprises
- L'engagement précoce du marché améliore les résultats des achats.
- Les appels d'offres à prix fixe nécessitent une estimation précise des coûts.
- Les modèles d'achat innovants peuvent stimuler le développement de solutions durables.
- Les outils numériques comme le BIM améliorent l'exécution du projet et les opérations à long terme.
Problème
Un grossiste pharmaceutique visait à renforcer sa position concurrentielle grâce à la domination par les coûts, en particulier dans un marché très concurrentiel. Le transport, en particulier la livraison du dernier kilomètre aux pharmacies, représentait la plus grande part des dépenses indirectes et constituait donc une opportunité clé d'optimisation des coûts.7
Solution
Évaluation des opportunités
La première phase s'est concentrée sur l'analyse des données de dépenses et la création d'une base de coûts transparente. Le benchmarking a identifié des économies potentielles de 3 à 6 millions d'euros (environ 8 à 12 %), établissant un objectif de projet clair.
Mise en œuvre
Pendant une phase de mise en œuvre de cinq mois, plusieurs leviers d'optimisation ont été introduits :
- Redesign du modèle de tarification et introduction d'un mécanisme standardisé d'ajustement du prix du diesel.
- Suppression des structures de sous-traitance inefficaces.
- Création de la concurrence entre les fournisseurs en qualifiant de nouveaux prestataires de transport.
- Élimination des primes de risque intégrées dans les prix des fournisseurs.
- Introduction de processus de vérification des mémoires de crédit et des factures pour améliorer la transparence et l'exactitude de la facturation.
Résultat : L'initiative a permis des économies annuelles d'environ 4,8 millions d'euros, correspondant à une réduction de 9 % des coûts de transport, tout en maintenant la qualité de service dans l'ensemble du réseau de distribution.
Leçons apprises
- Les structures de coûts transparentes permettent de meilleures négociations.
- La concurrence entre les fournisseurs améliore à la fois les prix et les niveaux de service.
- La transparence des processus améliore l'efficacité opérationnelle.
- Une gouvernance à long terme assure des économies durables.
Problème
Le Memorial Hospital de Sweetwater County a connu des pannes de système fréquentes et un accès limité aux détails du budget pendant le processus d'achat, principalement en raison d'un système de grand livre problématique, ce qui a entraîné des interruptions de flux de travail.8
Solution
L'hôpital s'est associé à PairSoft, un fournisseur de logiciels d'achat, pour mettre en œuvre une solution de demande qui fournissait des rapports budgétaires précis, une visibilité et une transparence tout au long du processus d'achat, ainsi qu'une intégration transparente avec les systèmes de gestion des matériaux et ERP de l'hôpital. Cela a entraîné une amélioration des délais de traitement, une réduction des erreurs et une efficacité accrue.
Leçons apprises
- Utiliser des outils d'achat adaptés au flux de travail de l'organisation.
- Améliorer la visibilité budgétaire pour réduire les erreurs et les retards.
- Connecter l'achat aux systèmes ERP et de matériaux pour des opérations plus fluides.
- Utiliser la technologie pour renforcer la communication avec les fournisseurs.
Secteur à but non lucratif
Problème
Central Park Conservancy a fait face à un désordre dans les commandes en raison d'un système de demande basé sur le papier, ce qui a entravé le suivi, les approbations et la passation efficace des commandes.9
Solution
Le fournisseur de logiciels d'achat, PairSoft, a fourni une solution logicielle d'achat intégrée qui comprenait des flux de travail personnalisés et des pistes d'audit, permettant un suivi précis des dépenses, des engagements et des accrued.
Leçons apprises
- Utiliser un suivi automatisé pour améliorer la précision et la conformité.
- Renforcer les politiques d'achat grâce à des étapes plus claires et cohérentes.
Secteur financier
Problème
Hellenic Bank a connu un manque de standardisation, de centralisation et de numérisation dans ses processus d'achat, entraînant des inefficacités et des coûts élevés. Le processus nécessite également une meilleure conformité aux exigences réglementaires. 10
Solution
La banque a mis en œuvre un logiciel de source à paiement alimenté par l'IA pour centraliser les activités d'achat et intégrer les processus clés tels que la gestion des fournisseurs et la gestion des contrats.
Leçons apprises
- Les processus d'achat centralisés créent de la cohérence et réduisent les coûts.
- Une meilleure gestion des fournisseurs et des outils de contrat renforcent la conformité et les partenariats.
Secteur de la construction
Problème
High Speed 2 Ltd. a fait face au plus grand défi de réalisation de la transparence et de la résilience de la chaîne d'approvisionnement pour le plus grand projet d'infrastructure du Royaume-Uni. Cela impliquait de gérer un grand nombre de fournisseurs et d'entrepreneurs dans un marché complexe, avec des coûts et des risques exacerbés par des facteurs externes tels que l'hyperinflation et les pénuries de main-d'œuvre.11
Solution
HS2 a mis en œuvre l'initiative de gestion de la chaîne d'approvisionnement, impliquant la cartographie et l'évaluation des contrats et des fournisseurs critiques à travers plusieurs niveaux, en tirant parti de tableaux de bord et de méthodes innovantes pour fournir des informations précieuses sur la chaîne d'approvisionnement.
Leçons apprises
- Une collaboration étroite entre les fournisseurs améliore la transparence de la chaîne d'approvisionnement.
- Les vérifications proactives des risques réduisent les retards et les dépassements de coûts.
- Une cartographie claire des fournisseurs aide les équipes à réagir rapidement aux changements du marché.
Ajouter comme source préféréeSecteur chimique
Problème
Les processus d'achat indirects de la société de biosciences Royal DSM N.V. (DSM) entraînaient des inefficacités et un temps excessif consacré aux tâches opérationnelles, détournant des activités créatrices de valeur. Le processus d'achat à paiement était également sous-optimal, causant des retards de paiement introduisant des risques.12
Solution
DSM a mis en œuvre une solution logicielle d'achat pour numériser et automatiser les transactions d'achat. Cela comprenait un processus complet de source à paiement soutenu par une structure de gouvernance robuste et un déploiement mondial, commençant par un pilote au Brésil pour naviguer dans des réglementations fiscales complexes.
Leçons apprises
- Fournir une gestion du changement solide et des directives claires lors des déploiements technologiques.
- Offrir une formation et un support dans la langue locale pour augmenter l'adoption.
- Utiliser des processus numériques de bout en bout pour réduire les retards et les risques de paiement.
Secteur des transports
Problème
Transport for London (TfL) a connu une pénurie de compétences sévère et un manque de diversité dans l'industrie des transports, avec une main-d'œuvre composée principalement d'hommes blancs plus âgés, tandis qu'une partie importante des jeunes Londoniens étaient au chômage ou hors du système éducatif.13
Solution
TfL a créé l'équipe de compétences des fournisseurs et mis en œuvre les exigences de besoins et de formation en main-d'œuvre stratégique (SLNT) dans les contrats. Cette approche exigeait que les fournisseurs fournissent des compétences spécifiques et des résultats en matière d'emploi, en mettant l'accent sur les apprentissages et les débuts d'emploi pour les groupes défavorisés. TfL s'est également associé à des organismes de bienfaisance et des groupes d'employabilité pour soutenir ces efforts.
Leçons apprises
- Assurer un soutien interne et des objectifs clairs avant de lancer de nouvelles initiatives.
- Communiquer clairement les attentes aux fournisseurs.
- S'associer aux bonnes organisations pour atteindre les groupes cibles.
- Reconnaître les réalisations pour motiver la participation continue.
- Utiliser les exigences d'achat pour stimuler le développement de la main-d'œuvre et l'inclusion.
Secteur technologique
Problème
Jumio a fait face à des défis dans la gestion de ses processus d'achat et de comptes créditeurs, en particulier avec la correspondance manuelle des bons de commande (PO), ce qui a causé des goulots d'étranglement et des inefficacités, en particulier alors que l'entreprise s'étendait à l'échelle mondiale à travers plusieurs filiales.14
Solution
Jumio a mis en œuvre une solution d'automatisation financière intégrée de l'achat au paiement, qui a automatisé le traitement des bons de commande et des factures, l'intégration des fournisseurs en libre-service et amélioré le rapprochement de fin de mois.
Leçons apprises
- Automatiser les tâches d'achat et de paiement manuelles pour réduire les goulots d'étranglement.
- Assurer une intégration fluide avec les systèmes ERP existants.
Secteur de l'éducation
Problème
Pearson, leader mondial de l'éducation, a lutté avec des systèmes d'achat disjoints qui manquaient de visibilité complète sur les dépenses et de mise en œuvre de la conformité, entravant la prise de décision stratégique.15
Solution
Pearson s'est associé à une plateforme de gestion des dépenses d'entreprise pour unifier ses processus d'achat, améliorer la gestion des risques, renforcer la conformité et obtenir de meilleures offres, en mettant l'accent sur une adoption conviviale.
L'intégration de la plateforme logicielle d'achat a considérablement augmenté la conformité des dépenses de 22 % à 85 %, réduit les inefficacités opérationnelles et a entraîné une forte satisfaction des utilisateurs, démontrant la valeur des processus d'achat rationalisés.
Leçons apprises
- Unifier les systèmes d'achat pour améliorer la visibilité des dépenses.
- Renforcer la conformité en créant des flux de travail simples et conviviaux.
- Réduire les inefficacités en standardisant les processus.
- Améliorer la satisfaction des utilisateurs avec une plateforme claire et intuitive.
Résumé des leçons apprises des études de cas sur les achats
- L'intégration des logiciels d'achat a considérablement augmenté la conformité des dépenses et réduit les inefficacités opérationnelles.
- L'automatisation a amélioré l'efficacité, réduit les tâches manuelles et rationalisé les processus financiers.
- Une gestion du changement efficace et une formation étaient cruciales pour une adoption réussie.
- L'engagement envers la collaboration et la gestion proactive des risques a amélioré la transparence et l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement.
- La centralisation des systèmes d'achat et l'utilisation de données en temps réel ont conduit à une meilleure prise de décision et à des économies de coûts.
FAQ
L'achat durable est une partie critique de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, visant à réduire la consommation d'énergie et l'impact environnemental. Des entreprises comme Walmart ont mis en œuvre des stratégies d'achat durables pour réduire leur empreinte carbone.16 L'achat durable peut avoir un impact significatif sur l'environnement et le résultat final.
L'optimisation de la chaîne d'approvisionnement est un aspect clé des achats, impliquant la gestion des parties impliquées dans le processus d'achat. L'appel d'offres concurrentiel et les solutions numériques peuvent aider les équipes d'achat à rationaliser leurs processus et à réduire les coûts.
Les données obtenues à partir de l'optimisation de la chaîne d'approvisionnement peuvent fournir des informations détaillées sur les processus d'achat et aider les professionnels des achats à prendre de meilleures décisions. Les équipes d'achat jouent un rôle critique dans le processus d'achat, nécessitant des objectifs stratégiques et des contrats spécifiques pour réussir.
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