Die über 100 besten RPA-Anwendungsfälle mit Beispielen aus der Praxis
RPA kann wiederkehrende Aufgaben im Front- und Backoffice automatisieren. Ein anwendungsfallorientierter Ansatz ist entscheidend für die Optimierung des Nutzens von Technologieinvestitionen.
Wir identifizieren 103 Anwendungsfälle und Beispiele aus dem realen Leben für die robotergestützte Prozessautomatisierung, die deren Anwendung bei der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben in verschiedenen geschäftlichen, branchenspezifischen und persönlichen Kontexten veranschaulichen.
Erfolgsgeschichten bei der RPA-Implementierung
Unternehmen | Industrie | Prozessautomatisierung | Erzielte Ergebnisse |
|---|---|---|---|
CXP | Professionelle Dienstleistungen | Zugriff auf Kundendaten | 35 % Reduzierung der Gesprächszeiten, 13.200 eingesparte Arbeitsstunden, 18 % höhere Datengenauigkeit |
Finastra | Finanztechnologie | Mitarbeiter-Onboarding | Verkürzung der Einarbeitungszeit von 8-12 Wochen auf deutlich weniger |
Carglass | Automobil | PDF-Datenimport | Täglich 2 Stunden eingespart, 99 % Technikerzufriedenheit |
AccentCare | Gesundheitspflege | Migrationen von Patientendatensätzen | 100.000 US-Dollar für 10.000 Patientenakten eingespart |
Der Leihladen | Finanzdienstleistungen | Hypothekenbearbeitung | 100 % Produktivitätssteigerung, 60 % Kosteneinsparung, 25 % schnellere Kreditbearbeitung |
Walgreens | Einzelhandel/Gesundheitswesen | Urlaubsverwaltung | 73 % Verbesserung der Effizienz der HR Shared Services |
FlySafair | Luftfahrt | Rechnungsprozess | Verkürzung der Abrechnungszeit von Stunden auf Minuten |
Die Genossenschaftsbank | Bankwesen | CHAPS-Zahlungsüberweisungen | Verkürzung der Bearbeitungszeit von 10 Minuten auf 20 Sekunden |
Protelindo | Telekommunikation | Datenvalidierung | 75 % schnellere Verarbeitung großer Datenmengen |
Encova Versicherung | Versicherung | Richtlinienaufnahme | Reduzierung des manuellen Dateneingabeaufwands von 650 Stunden/Monat auf 12,5 Stunden/Jahr |
Gängige Geschäftsprozesse
1. Kunden-Onboarding
Der Onboarding-Prozess für Kunden ist entscheidend, um die Kundenabwanderung zu reduzieren und neue Kunden zur Nutzung des Produkts zu bewegen.
OCR und RPA können Unternehmen dabei helfen, die Kundenintegration intelligent zu automatisieren. Die meisten Prozesse der Kundenintegration, wie beispielsweise die Vertragserstellung, können sogar in Unternehmen durchgeführt werden, die noch auf ältere Systeme setzen.
Praxisbeispiel: Das Finanzsoftwareunternehmen Finastra hat die Automatisierung genutzt, um seine Contact-Center-Abläufe zu optimieren. Vor der Automatisierung dauerte der Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter 8 bis 12 Wochen. Durch die Automatisierung konnte diese Zeit deutlich verkürzt werden, sodass neue Mitarbeiter schneller die erforderlichen Kompetenzen erwerben können. 1
2. Datenextraktion aus PDFs und gescannten Dokumenten
Screen Scraping, OCR und grundlegende Mustererkennungstechnologien ermöglichen die Datenextraktion aus nahezu jedem Format. Dadurch reduziert sich der Aufwand für die manuelle Datenextraktion und -eingabe. Entdecken Sie unsere datenbasierte Liste der besten Anwendungen zur Dokumentenerfassung.
Der Einsatz von RPA gewinnt in Prozessen wie der Kreditorenbuchhaltung an Bedeutung, wo Dokumentenmanagement und Dokumentenerfassung Hand in Hand gehen sollten. Es gibt Beispiele, in denen der Kreditorenbuchhaltungsprozess in ERP-Systemen mithilfe von Technologien entwickelt wurde, die ebenfalls RPA nutzen.
Praxisbeispiel: Carglass automatisierte den manuellen PDF-Datenimport und sparte so täglich rund zwei Stunden ein, die zuvor von Außendiensttechnikern für die Korrektur eingegebener Daten aufgewendet wurden. Durch die Optimierung administrativer Aufgaben konnten sich die Außendienstmitarbeiter von Carglass auf Kundenservice und Vertrieb konzentrieren. 2
Die Automatisierung steigerte die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich; 99 % der Techniker berichteten von positiven Erfahrungen.
3. Datenaktualisierungen
Die meisten Abteilungen, darunter Personalwesen, Kundenservice und Marketing, müssen regelmäßig ihre sich ständig ändernden Kunden- oder Personaldaten aktualisieren.
Durch die Einrichtung von Bots, die relevante Daten aus Formularen und E-Mails automatisch aktualisieren, haben die Abteilungen stets Zugriff auf die aktuellsten und korrektesten Informationen.
4. Datenvalidierung
Die meisten Datenvalidierungsmechanismen lassen sich in Datenbanken integrieren. RPA eignet sich jedoch für andere Validierungsaufgaben, wie beispielsweise den Abgleich von Daten mit öffentlich verfügbaren Daten. Das liegt daran, dass RPA einfach zu programmieren, skalierbar und mit verschiedenen Systemen integrierbar ist.
Praxisbeispiel: Protelindo nutzte Automatisierung, um Datenvalidierungs- und Abgleichprozesse durch das mitarbeitergesteuerte „ProAction“-Event zu optimieren. Mitarbeiter verschiedener Abteilungen entwickelten automatisierte Lösungen, wodurch der Zeitaufwand für die Datenvalidierung deutlich reduziert, die operative Genauigkeit verbessert und dem Unternehmen die Verwaltung großer Datenmengen ermöglicht wurde. 3
Die Mitarbeiter entwickelten 29 Automatisierungsprojekte, die es dem Unternehmen ermöglichten, große Datenmengen 75 % schneller zu verarbeiten.
5. Erstellung und Verbreitung regelmäßiger Berichte
Unternehmen benötigen regelmäßige Berichte, um Führungskräfte und Teams über ihre Fortschritte zu informieren. Die manuelle Erstellung und der Versand von Berichten sind jedoch zeitaufwändig.
RPA kann automatisch Berichte erstellen , deren Inhalt analysieren und diese basierend auf dem Inhalt per E-Mail an relevante Stakeholder senden. Dadurch wird die regelmäßige Berichterstattung automatisiert.
Telekommunikationsanbieter müssen beispielsweise Berichte über Verbindungsprobleme an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. So sollte bei kritischen Problemen der CTO und bei schwerwiegenden Problemen der Netzwerkchef in Kopie gesetzt werden.
RPA-Bots können Berichte analysieren und Empfänger anhand der vorgegebenen Kriterien anpassen. Erfahren Sie mehr über Anwendungsfälle von RPA im Berichtswesen.
6. Datenmigration und Dateneingabe
Legacy-Systeme erfüllen in Unternehmen weiterhin wichtige Funktionen. Beispielsweise müssen ältere Abrechnungssysteme mit anderen Systemen interagieren, die möglicherweise nicht über die nötigen APIs verfügen, um relevante Daten abzurufen. In solchen Fällen migrieren Mitarbeiter Daten manuell in Formaten wie CSV.
Ein Beispiel aus der Praxis: Encova Insurance automatisierte seinen Policenaufnahmeprozess und reduzierte die manuelle Dateneingabe von etwa 650 Stunden pro Monat auf nur noch 12,5 Stunden pro Jahr bei einer Produktivitätssteigerung von über 99 %. 4
7. Massen-E-Mails generieren
Die Personalisierung von E-Mails, Newslettern und anderen Marketingmaßnahmen kann zu erfolgreicheren Kampagnen führen. Allerdings ist die Personalisierung auf den Datenfluss aus verschiedenen Systemen (z. B. CRM- oder ERP-Systemen) angewiesen, was bei manueller Durchführung zeitaufwändig sein kann.
RPA kann Unternehmen helfen:
- Kundendaten aus verschiedenen Systemen sammeln
- Fügen Sie sie in vorab genehmigte E-Mail-Vorlagen ein.
- Senden Sie sie an Kunden/potenzielle Interessenten.
Praxisbeispiel: Die automatisierte E-Mail-Verarbeitung von HUB International ermöglicht die automatische Extraktion und Klassifizierung von Kundendaten direkt in das NetSuite-Richtlinienverwaltungssystem. Durch die Automatisierung dieses zuvor manuellen Workflows konnte HUB International die Kosten für externe Dienstleister senken und seine Geschäftstätigkeit skalieren, um Tausende von unterschiedlichen Dokumenten und Kommunikationsvorgängen zu verwalten. 5
Die Automatisierung hat das rasante Wachstum von HUB International unterstützt, indem sie unternehmensweit über 60 Prozesse optimiert hat und es dem Unternehmen ermöglichte, neue Akquisitionen schneller zu integrieren.
8. Angebot-zu-Zahlung
Unternehmen müssen verkaufen, um zu überleben. Probleme im Prozess von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang können zu verspäteten Zahlungseingängen, verzögerter Rechnungsstellung, Verkaufspreisreduzierungen (aufgrund von Buchungsfehlern) usw. führen.
Durch die optimierte Datenextraktion und -übertragung aus verschiedenen Bestellformularen und Systemen ermöglicht die Automatisierung des Angebot-bis-Zahlungs-Prozesses Folgendes:
- Reduzierung manueller Fehler
- Schnellere B2C/B2B-Dienste
- Reduzierung der Buchhaltungskosten
9. Beschaffungsprozess (P2P) / Beschaffungsprozess (S2P)
Der Beschaffungsprozess umfasst die Erstellung einer Bestellung und das Abrufen von Rechnungs- und Zahlungsdaten aus verschiedenen Systemen:
- E-Mails von Lieferanten
- Enterprise-Resource-Planning (ERP)
- Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
- Banken
- Anbieter
- Logistikunternehmen.
Die eingehenden Daten können in verschiedenen Formen vorliegen, beispielsweise als per E-Mail versandte Lieferantenrechnungen. Rechnungen müssen erfasst, validiert und angereichert werden. Unternehmen müssen beispielsweise Rechnungen ohne Bestellungen Sachkonten zuordnen.
Erfahren Sie mehr über RPA-Anwendungsfälle im Beschaffungsprozess .
Kommerzielle Funktionen (Marketing & Vertrieb)
Marketing:
10. Lead-Nurturing
Leads gelangen über eine Vielzahl von Kanälen wie LinkedIn, Lead-Erfassungsformulare und Anbieter zu uns. RPA-Bots können diese extrahieren und an einem zentralen Ort zusammenführen.
Praxisbeispiel: Die Habib Bank Limited (HBL) hat ihren Sanktionsprüfungsprozess für Neukunden mithilfe von 15 digitalen Mitarbeitern automatisiert. Diese bearbeiten nun monatlich über 80.000 Fälle mit einer Genauigkeit von 98 %. Die zuvor manuell durchgeführte und sehr aufwendige Aufgabe wurde durch die Automatisierung von Stunden auf Minuten verkürzt, sodass sich die Compliance-Teams auf komplexe Aufgaben konzentrieren können. 6
Durch die Automatisierung sparte HBL jährlich rund 341.000 Arbeitsstunden ein, trieb die umfassendere digitale Transformation der Bank voran und verbesserte die Servicequalität für ihre 37 Millionen Kunden.
11. Gebotsanpassung
Automatisierte Gebotsanpassungstools nutzen die RPA-API-Integration, um die Leistung Ihrer Anzeigen zu überwachen, zu bewerten und das Gebot automatisch anzupassen.
Obwohl Sie die Leistung des Bots weiterhin überwachen sollten, verringert sich die Notwendigkeit, das Gebot manuell anzupassen.
Praxisbeispiel: Sopra Steria nutzte die Automatisierung durch die Integration von RPA mit KI/ML-Technologien, um die Angebotsanpassungsprozesse vollständig zu automatisieren. Dadurch wurden Angebote dreimal schneller bearbeitet, der manuelle Aufwand auf null reduziert und Fehler eliminiert. Dank dieser Automatisierung erzielte Sopra Steria innerhalb von nur sechs Monaten einen ROI, optimierte die Abläufe deutlich und steigerte die Wettbewerbsfähigkeit bei Ausschreibungen. 7
12. Preisüberwachung
RPA-Bots können die Preise der Konkurrenz auf E-Commerce-Websites überwachen, um Preisänderungen in Echtzeit zu verfolgen und umzusetzen.
13. Produkt- und Serviceüberwachung
Die Forschungs- und Entwicklungsabteilung kann RPA-Bots einsetzen, um Produkte und Dienstleistungen von Wettbewerbern auf deren Websites und Online-Handelsplattformen zu verfolgen. Die gewonnenen Erkenntnisse können das Angebot des Unternehmens beeinflussen.
14. Überwachung von Kundenbewertungen
Unternehmen können RPAs nutzen, um die Stimmungsanalyse der Nutzer zu ihren Produkten zu verfolgen, zu extrahieren und zu strukturieren.
Verkäufe:
Obwohl sich Vertriebsmitarbeiter auf den Aufbau von Kundenbeziehungen und den Verkauf konzentrieren sollten, verbringen sie in den meisten Unternehmen den Großteil ihrer Zeit mit operativen Tätigkeiten. RPA kann die Interaktionen zwischen den Datensystemen und dem CRM automatisieren. 8
15. Erstellung und Zustellung von Rechnungen
Dies ist ein Fall von Datenreplikation. Sowohl das CRM-System als auch das Buchhaltungssystem sollten identische Verkaufsdaten enthalten. Bots können Buchhaltungsdatensätze aktualisieren, Rechnungen erstellen und diese von den richtigen E-Mail-Konten aus versenden, um die Datenkonsistenz zwischen den Systemen sicherzustellen.
Praxisbeispiel: FlySafair automatisierte seine Rechnungsstellungsprozesse, um die Abrechnung von Mitfahrgelegenheiten mit Airline-Partnern zu optimieren. Dadurch wurden die manuellen Arbeitsstunden deutlich reduziert und die Einnahmen gesichert. Die Automatisierung verkürzte die Bearbeitungszeit pro Rechnung von Stunden auf Minuten. 9
16. CRM aktualisieren
Das Hinzufügen von Interaktionen mit potenziellen Kunden zum CRM ist zwar zeitaufwändig, aber unerlässlich.
Moderne Lösungen helfen Unternehmen, ihre E-Mail-, Anruf- und sonstigen Kommunikationsdaten in ein CRM-System zu integrieren. Diese Lösungen setzen jedoch eine Integration in das bestehende CRM-System voraus. Steht eine solche Integration nicht zur Verfügung, können Unternehmen Bots entwickeln, die CRM-Datensätze mit Kundenkontaktinformationen aktualisieren.
17. Aktualisierung der Scorecards
RPA-Bots können sicherstellen, dass CRM-Änderungen in die Scorecards hochgeladen werden. Dadurch können Vertriebsmitarbeiter ihren Fortschritt in Echtzeit verfolgen.
Kundenbeziehungsmanagement
18. Laden eines detaillierten Kundenprofils
RPA-Bots können Kundenprofile (Abbildung 1) bei Bedarf laden.
Abbildung 1: Beispiel einer Kundenprofilvorlage.
Quelle: HubSpot 10
Praxisbeispiel : Der Outsourcing-Anbieter CXP automatisierte das Laden detaillierter Kundenprofile während der Stoßzeiten. Vor der Automatisierung mussten die Mitarbeiter aufgrund langsamer Altsysteme bis zu 30 Sekunden warten, bis die Profile geöffnet wurden. Dies führte zu langen Warteschlangen und Frustration bei den Kunden. Nach dem Einsatz von RPA-Bots zum Vorabrufen und Befüllen der Kundendaten sank die durchschnittliche Bearbeitungszeit um 18 %, und die Lösungsquote beim Erstkontakt verbesserte sich deutlich. 11
19. Detaillierte Abrechnungsdaten abrufen
Wenn Sie den Kundendienst wegen Ihrer letzten Zahlung anrufen, müssen Sie in der Leitung bleiben, während der Mitarbeiter Ihre Zahlungsdaten aufruft und überprüft.
Mithilfe von RPA-Bots können Vertriebsmitarbeiter Abrechnungsdaten viel schneller laden.
20. Aktualisierung der Benutzereinstellungen und anderer Benutzerinformationen
RPA-Chatbots können Benutzerpräferenzen, Adressen, Kontakt-/persönliche Informationen und vieles mehr aktualisieren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, mit einem menschlichen Mitarbeiter Kontakt aufzunehmen.
21. Einfache, aber häufig auftretende Kundenprobleme lösen
RPA-Bots können das Breitbandnetzwerk eines Kunden zurücksetzen oder einfache Verbindungsprobleme beheben, ohne dass ein Mitarbeiter mit mehreren Fenstern interagieren muss.
22. Automatisierung komplexer, mehrstufiger Aufgaben, die wenig Entscheidungsfindung erfordern
Manche veraltete Systeme zwingen Kundendienstmitarbeiter, selbst für einfache Aufgaben viele Schritte durchzuführen. Wenn diese keine menschliche Beurteilung erfordern, können sie automatisiert werden, was viel Zeit spart.
23. Antworten auf häufig gestellte Fragen
Unternehmen können RPA-fähige FAQ-Chatbots entwickeln, um die am häufigsten gestellten Fragen ihrer Kunden ohne menschliches Eingreifen zu beantworten.
24. Service Level Agreements (SLAs)
RPA-Bots können zur automatischen Erstellung von SLAs, zur Überwachung der Einhaltung von Richtlinien, zur Benachrichtigung bei Verstößen und zur Steuerung der Fehlerbehebung eingesetzt werden. Erfahren Sie mehr über die Automatisierung von Service-Level-Agreements.
25. Automatisierung komplexer, mehrstufiger Aufgaben, die wenig Entscheidungsfindung erfordern
Manche veraltete Systeme zwingen Kundendienstmitarbeiter, zahlreiche Schritte durchzuführen, um gängige Aufgaben zu erledigen. Wenn diese Schritte kein menschliches Urteilsvermögen erfordern, können sie automatisiert werden, was erhebliche Zeit spart.
26. Spam-Erkennung
Etwa:
- Täglich werden 90 Milliarden Spam-E-Mails versendet. 12
- Schätzungsweise 4 % aller Online-Bewertungen sind Spam. 13
Unternehmen können NLP-gesteuerte RPA-Bots einsetzen, um eingehende E-Mails, Dokumente und Online-Bewertungen zu lesen, um diejenigen zu erkennen, die wahrscheinlich Spam sind, und diese als solche zu kennzeichnen.
Praxisbeispiel: Leaf Home nutzte Automatisierung, um Probleme mit Spamfiltern zu überwinden, die das Unternehmen daran hinderten, potenzielle Kunden zu erreichen und dadurch täglich Verluste von bis zu 3 Millionen US-Dollar verursachten. Durch die Automatisierung der Rotation ihrer Kontakttelefonnummern umging Leaf Home erfolgreich Spam-Erkennungssysteme, verbesserte die Kundenkommunikation deutlich und sicherte wichtige Einnahmen. 14
27. Automatische Übersetzung
Insbesondere bei international tätigen Unternehmen können Kundenbeschwerden, E-Mails und andere Korrespondenzformen in verschiedenen Sprachen eingehen, was es den Kundendienstmitarbeitern erschwert, diese zu verstehen.
RPA-Bots können Inhalte automatisch übersetzen, damit Kundendienstmitarbeiter Anfragen schnell bearbeiten können. Erfahren Sie mehr über die Integration von RPA und NLP.
IT-, Sicherheits- und Technologiebetrieb
IT-Support & Sicherheit:
28. Regelmäßige Diagnostik
Regelmäßige Diagnosen führen eine präventive Überprüfung der Prozesse durch. Dadurch sind die technischen Supportteams einen Schritt voraus und können auf mögliche Fehler reagieren, bevor diese von den Nutzern bemerkt werden.
Dies erhöht die Kundenzufriedenheit und erspart dem Supportpersonal Zeitverlust durch Anrufe zu bereits bekannten Problemen. Es gibt Tools zur Arbeitslastautomatisierung (WLA), die so geplant werden können, dass sie regelmäßig Diagnosen der Prozesse durchführen und Benutzer über mögliche Fehler informieren.
29. Fehlerbehebung
Bei der Fehlerbehebung können dialogbasierte KI -gestützte RPA-Bots Antworten aus Befehlskatalogen nutzen, um die Probleme der Benutzer zu beheben.
Ein Benutzer könnte beispielsweise sagen, die Anwendung „stürzt ständig ab“. Der Chatbot würde die Anfrage verstehen, in der Datenbank nach der passenden Antwort suchen und diese dem Benutzer übermitteln.
30. Vorfallmanagement
IT-Incident-Management bedeutet, störende Vorfälle im IT-Ökosystem zu identifizieren, zu beheben und zu minimieren.
RPA-Bots können bei einem IT-Ausfall automatisch eine Benachrichtigung an die IT-Mitarbeiter senden. Alternativ können sie alle Support-Tickets an einem zentralen Ort zusammenfassen, sodass die IT-Mitarbeiter einfach darauf zugreifen können.
Praxisbeispiel: PostNord automatisierte seine Regressionstests und testete und überwachte kontinuierlich über Nacht 20 kritische End-to-End-Logistikprozesse. Diese Automatisierung ermöglichte die sofortige Erkennung und schnelle Behebung von Softwareproblemen, wodurch die Zeit für die Identifizierung und Behebung von Vorfällen deutlich verkürzt wurde. 15
31. Serverüberwachung
RPA-Bots können Netzwerk- und Servernutzungsdaten überwachen und die Berichte an die Mitarbeiter senden.
Verbessern Sie den technischen Support, indem Sie andere IT-Automatisierungstechnologien erlernen, wie zum Beispiel
- Top 10+ Softwarelösungen für die Automatisierung von Rechenzentren
- Die 12 besten IT-Automatisierungssoftware: Anbietervergleich
- Die 10 besten Softwarelösungen für die Stapelverarbeitung: Anbietervergleich
- TOP 5 SAP-Jobplanungssoftware: Anbietervergleich
32. DevOps-Management
Praxisbeispiel: TriNet optimierte seinen DevOps-Änderungsmanagementprozess und wandelte manuelle Arbeitsabläufe in automatisierte Echtzeitprozesse um. Durch die Automatisierung von Code-Bereitstellungsaufgaben wurden manuelle Übergaben und menschliche Fehler eliminiert und die Zykluszeit von 15 Minuten auf unter eine Minute reduziert. 16
Technologiebetrieb:
33. Interne Tools für Kunden oder Mitarbeiter öffnen
Nahezu alle Kundendienst- oder technischen Supportabteilungen verfügen über interne Tools mit erweiterten Funktionen. Die Servicemitarbeiter nutzen diese für interne und externe Zwecke. Beispielsweise können sie zur Genehmigung von Zahlungen an Lieferanten verwendet werden, selbst wenn im System kein dreiseitiger Abgleich erfolgt, oder um Mitarbeitern zusätzliche Urlaubstage zu ermöglichen.
Sind diese Tools in Altsystemen integriert, ist es schwierig, sie ohne Schulung direkt Kunden oder Mitarbeitern zugänglich zu machen. RPA bietet hierfür eine Lösung.
Die Nutzungshäufigkeit der Funktionen folgt dem Pareto-Prinzip. Einige wenige Funktionen (80 %) werden sehr häufig genutzt, die restlichen (20 %) hingegen nicht. Nachdem die beliebtesten Funktionen eines internen Tools identifiziert wurden, lassen sich einfache Web-Oberflächen entwickeln, die Bots zur Ausführung dieser Funktionen nutzen.
Dies spart Nutzern Zeit und entlastet gleichzeitig die Support-Teams. Darüber hinaus sind die Funktionen der internen Tools zielgerichteter und ermöglichen so eine effizientere Nutzung.
34. Softwareinstallationen
RPA ermöglicht die Installation komplexer Systeme mit voneinander abhängigen Komponenten per Mausklick.
35. Automatisierte Softwaretests
RPA-Tools entwickelten sich aus Testwerkzeugen, die Benutzerinteraktionen simulieren. Die Tests können in die Software integriert werden, aber Tests aus Benutzersicht sind ebenso wichtig.
Manuelles Testen ist zeitaufwändig; automatisiertes RPA-Testen ist schnell und kann:
- Digitale Transformation von Unternehmen vorantreiben
- Softwareentwicklung beschleunigen
- Zuverlässigere Ergebnisse erzielen
- Sollte nach jeder Bereitstellung ausgeführt werden, um sicherzustellen, dass keine neuen Fehler auftreten.
Für bestimmte Szenarien sind kreative manuelle Tests erforderlich. No-Code-RPA-Lösungen eignen sich hingegen gut für häufige Tests, die wiederholt werden müssen.
36. Automatisierung von Produktaktualisierungen
Unternehmen können ihre Produktaktualisierungen automatisieren, um ihre Kundenbasis in Echtzeit über zusätzliche Funktionen ihrer Produkt-/Dienstleistungspalette zu informieren.
Der Vorteil der automatisierten Produktaktualisierung besteht darin, dass Unternehmen keine Arbeitskräfte mehr abstellen müssen, um Kunden per E-Mail, Nachricht oder Telefonanruf zu benachrichtigen.
Finanzwesen & Rechnungswesen
Planung & Rechnungswesen:
37. Finanzplanung und Budgetierung
Die Finanzplanung umfasst die Verarbeitung und Zusammenführung von Finanzberichten aus zahlreichen Abteilungen in einem FP&A-System (Financial Planning & Analysis). IntelLigent RPA-Bots mit OCR-Funktionen können diesen Prozess durch Datenextraktion und ETL automatisieren.
Praxisbeispiel: Ein großes US-amerikanisches Finanzdienstleistungsunternehmen nutzte RPA, um die Kundeninteraktion und die interne Effizienz seiner Kreditvergabeprozesse zu verbessern. Durch die Automatisierung von 60 % der Kundenanfragen und 80 % der komplexen Berechnungen mithilfe generativer KI-gestützter Automatisierung erreichte das Unternehmen eine Reduzierung der Service-Level-Standard-Zeiten (SLS) um über 99 %. Zusätzlich sanken die gesamten Reaktionszeiten um 67 %. 17
38. Abstimmung der Kontoauszüge
RPA-Bots können die Datenextraktion und den Abgleich mit Buchhaltungseinträgen automatisieren.
Konkret kann RPA Folgendes:
- Prüfen Sie den Eingang von Kontoauszügen.
- Laden Sie die Datei herunter und extrahieren Sie den Inhalt.
- Gleichen Sie sie mit den Einträgen ab
- Ausnahmen kennzeichnen und Buchhalter benachrichtigen
- Schließ die Bücher
39. Treasury-Management
RPA im Treasury-Management kann Prozesse wie die folgenden automatisieren:
- Kontenabstimmung
- Prognose von Risikofaktoren
- Inkasso
- Investitionsentscheidungen (für risikoarme Anlagen)
- Bilanzvorbereitung
40. Tägliche Gewinn- und Verlustrechnung
Große Finanzinstitute, insbesondere solche im Handelssektor, müssen ihre Gewinn- und Verlustrechnung sowie ihre Risikopositionen täglich erfassen.
Praxisbeispiel: Ein global tätiges Finanzdienstleistungsunternehmen automatisierte die Erstellung seiner täglichen Gewinn- und Verlustrechnung. Zuvor kombinierten Mitarbeiter manuell verschiedene Excel-Tabellen und Berichte aus Altsystemen – ein fehleranfälliger Prozess, der täglich bis zu einer Stunde in Anspruch nahm. Dank der Automatisierung werden diese Berichte nun von automatisierten Systemen erstellt, validiert und verteilt. Dadurch wird die Genauigkeit auf 100 % verbessert und die Bearbeitungszeit von 60 auf 20 Minuten reduziert. 18
Durch die Automatisierung der täglichen Gewinn- und Verlustrechnung konnte der manuelle Aufwand um 70 % reduziert werden, was einer jährlichen Produktivitätsersparnis von rund 150 Arbeitsstunden entspricht.
Erfahren Sie mehr über RPA im Finanzwesen .
Bankwesen & Kreditwesen:
41. Kreditbearbeitung
Wie die meisten regelbasierten Aufgaben der Dokumentenverarbeitung lässt sich auch die Kreditbearbeitung mit RPA automatisieren. In Bots eingebettete Geschäftslogikregeln können Folgendes bewirken:
- Informationen des Antragstellers extrahieren
- Überprüfen Sie es
- Beurteilen Sie den eingereichten Geschäftsplan
- Bitten Sie die Benutzer, fehlerhafte Probleme zu beheben.
- Nehmen Sie eine vorläufige Bewertung vor
- Bestätigungs-/Ablehnungsschreiben generieren
Praxisbeispiel: The Loan Store (TLS) automatisierte verschiedene Prozesse im Bereich der Hypothekenvergabe, darunter Krediteinrichtung, Offenlegung, Risikoprüfung und -betreuung. Diese Automatisierung führte zu einer Produktivitätssteigerung von 100 %, Kosteneinsparungen von 60 %, einer automatisierten Bearbeitung von über 80 % und einer Reduzierung der Bearbeitungszeiten für Hypothekendarlehen um mehr als 25 %. Dank der Automatisierung konnte TLS seine Geschäftstätigkeit skalieren und gleichzeitig ein hohes Kundenserviceniveau beibehalten, was zu einer schnelleren Kreditbearbeitung und Kosteneinsparungen führte. 19
42. Handelsausführung
In Fällen, in denen ältere Systeme nicht in der Lage sind, komplexe Limit-Orders zu speichern, können RPA-Bots die Verarbeitung komplexer Orders automatisieren.
43. Geldtransfers am selben Tag
Die Cooperative Bank wickelt Zahlungen über das Clearing House Automated Payment System (CHAPS) ab, das taggleiche Geldtransfers ermöglicht.
Der manuelle Prozess, der 10 Minuten pro Anfrage in Anspruch nahm, wurde automatisiert. Die Schritte umfassten:
- Prüfung der verfügbaren Mittel
- Eine Bestellung aufgeben
- Manuelle Durchführung von Überweisungen an den Empfänger, wo die Gelder benötigt werden
Praxisbeispiel: Die Co-operative Bank hat ihren CHAPS-Zahlungstransferprozess automatisiert. Zuvor benötigte jeder Transfer etwa 10 Minuten manuellen Aufwand, durch die Automatisierung konnte diese Zeit auf rund 20 Sekunden reduziert werden. Der automatisierte Workflow umfasst die Prüfung der Kontoverfügbarkeit, die korrekte Durchführung der Transaktion bis zur manuellen Autorisierung, die Belastung des Kundenkontos und die Aktualisierung der Kontoinformationen. 20
44. Kontoschließung
Praxisbeispiel: Die Co-operative Bank hat ihren Kontoschließungsprozess automatisiert. Früher waren für die Schließung eines Kontos zahlreiche manuelle Schritte nötig, darunter die Stornierung von Lastschriften und die Überweisung von Geldern. Jetzt füllen die Kundendienstmitarbeiter einfach während eines Anrufs ein elektronisches Formular aus, und das RPA-System verarbeitet diese Anfragen automatisch, wodurch manuelle Eingriffe entfallen. 21
45. Prüfung und Bearbeitung von Online-Kreditanträgen
Praxisbeispiel: Die Co-operative Bank automatisierte ihren Online-Kreditantragsprozess. Zuvor waren für die Datenvalidierung und die vorläufige Entscheidungsfindung erhebliche manuelle Eingriffe erforderlich. Durch die Automatisierung konnte die Bank 99 % der Kreditanträge noch am selben Tag bearbeiten und so den Kundenservice durch die Reduzierung von Verzögerungen deutlich verbessern. 22
46. Vorbereitung der Abschlussprüfung
Banken müssen Anfragen von Wirtschaftsprüfern nach Jahresabschlussberichten beantworten. Mithilfe von Bots können die Jahresendbilanzen aller Kunden abgerufen und der Prüfbericht als Word-Dokument an den zuständigen Sachbearbeiter übermittelt werden.
Dadurch kann die für eine durchschnittliche Prüfung benötigte Zeit von Tagen auf Minuten reduziert werden.
Praxisbeispiel: The Loan Store, Inc. (TLS) automatisiert verschiedene Hypothekenprozesse, darunter Prüfungen und die Erstellung von Kreditdokumenten. Durch die Automatisierung von Abläufen wie der Klassifizierung von Kreditdokumenten und der Offenlegung von Informationen konnte TLS die Produktivität um über 100 % steigern und die Bearbeitungszeiten für Hypothekenkredite um mehr als 25 % verkürzen. 23
47. Handelsfinanzierungslogistik
Bei der Handelsfinanzierung sind mehrere Parteien beteiligt, die die Lieferung von Waren und die Zahlung koordinieren und sicherstellen.
Beispielsweise kommunizieren die Banken und das Handelsunternehmen über Akkreditive und andere Dokumente, die bearbeitet werden müssen (siehe Diagramm unten aus IBM).
Abbildung: Automatisierung des Handelsfinanzierungs-Workflows
Um mehr über Finanzautomatisierung zu erfahren, lesen Sie RPA im Finanzwesen .
Personalwesen (HR)
48. Kandidatensuche
Unternehmen, die auf veraltete HR-Systeme angewiesen sind, können Bots einsetzen, um die Zusammenführung von Lebensläufen, Beurteilungsergebnissen und Interviewnotizen zu automatisieren.
Unternehmen können Webcrawler nutzen , um Daten von Plattformen wie Glassdoor/LinkedIn abzurufen und so Talentpools zu erstellen, Kandidatenprofile zu vergleichen und den Arbeitsmarkt besser zu verstehen. Erfahren Sie mehr über Anwendungsfälle von Web Scraping im Recruiting .
Praxisbeispiel: ManpowerGroup optimierte seinen Kandidatenvalidierungsprozess. Dies führte zu einer 500%igen Steigerung der Bearbeitungskapazität und einer Reduzierung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit pro Kandidat von 5–7 Minuten auf nur 1 Minute. Die Automatisierung sparte dem Team monatlich rund 200 Stunden. 24
49. Überprüfung des Beschäftigungsverlaufs
Praxisbeispiel: Ein Anbieter von Kandidatenverifizierungsdiensten automatisierte die Überprüfung des beruflichen Werdegangs. Zuvor beanspruchten manuelle Aufgaben wie die Vereinbarung von Vorstellungsgesprächen, die Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern und die Verwaltung von Unterlagen viel Zeit und Ressourcen. Nach der Implementierung der Automatisierung innerhalb von nur acht Wochen konnte das Unternehmen den manuellen Aufwand um 40 % reduzieren, sodass sich die Mitarbeiter stärker auf die direkte Interaktion mit den Kandidaten konzentrieren konnten. 25
50. Mitarbeiter-Onboarding
Effizientes Onboarding und Offboarding entlasten die Personalabteilung und gewährleisten Kontinuität, insbesondere in schnell wachsenden oder schrumpfenden Unternehmen. Beim Onboarding kann der Bot Einführungsgespräche planen, um die Einarbeitung zu beschleunigen.
51. Mitarbeiter-Offboarding
Beim Ausscheiden von Mitarbeitern kann der RPA-Bot automatisch den Zugriff des ausscheidenden Mitarbeiters auf vertrauliche Unternehmensdaten einschränken, Vergütungspakete berechnen und vieles mehr.
52. Automatisierung der Gehaltsabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert eine sich wiederholende Verarbeitung unter Berücksichtigung unzähliger Vorschriften und Unternehmensregeln.
Moderne Lohnabrechnungssoftware bietet zwar eine gute Lösung für diesen Prozess, doch manche Unternehmen verlassen sich zu sehr auf veraltete Systeme, um den Wechsel zu moderner Lohnabrechnungssoftware vollziehen zu können.
RPA-Bots können den Lohnabrechnungsprozess zumindest teilweise automatisieren, zum Beispiel:
- Automatisierung von Gehaltsabrechnungsberichten
- Automatisierung der Lohnsteuerabrechnung,
- Berechnung der Provisionen,
- Stundenzettel sammeln und mehr.
53. Abwesenheitsmanagement
Die manuelle Abwesenheitsverwaltung ist schwierig, weil:
- Mitarbeiter könnten vergessen, ihre Urlaubstage einzutragen.
- Die Abzugsfähigkeit für nicht geltend gemachte Urlaubstage ist mitarbeiterspezifisch.
- Der Prozess ist zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler.
Ineffizientes Abwesenheitsmanagement kostet Unternehmen rund 4.000 US-Dollar pro Jahr und jeden Stundenlohnempfänger bzw. 3.000 US-Dollar pro Jahr.
Um dem entgegenzuwirken, können RPA-Bots Folgendes tun:
- Überprüfen Sie die Abwesenheitsmeldungen der Mitarbeiter anhand ihrer im Unternehmenssystem erfassten Arbeitszeit.
- Benachrichtigen Sie andere Teammitglieder, wenn ein Mitarbeiter seine Daten in den Urlaubskalender einträgt.
54. Schadenmanagement
Praxisbeispiel: Walgreens, eine führende US-amerikanische Apothekenkette, automatisierte ihre Prozesse für Arbeitsunfälle und Urlaubsanträge. Vor der Automatisierung erforderte die Verwaltung von täglich rund 2.000 Urlaubsanträgen einen hohen manuellen Aufwand für die Datenverarbeitung zwischen internen Datenbanken und externen Dienstleistern. Dank RPA werden Urlaubsarten (bezahlt oder unbezahlt) automatisch erfasst und der Datenaustausch reibungslos durchgeführt. Dadurch spiegelt die Lohnabrechnung die Urlaubsanträge der Mitarbeiter präzise und ohne manuelle Eingaben wider. 26
Die Automatisierung verbesserte die Effizienz der HR Shared Services von Walgreens um 73 %.
55. Kostenmanagement
Unternehmen können RPA-Tools nutzen, um ihr Spesenmanagement zu automatisieren. Der Bot extrahiert Betrag, Datum, Ort und weitere Informationen aus den Belegen und erfasst diese im System.
Dadurch entfällt für Mitarbeiter das Aufbewahren und Einreichen von Papierbelegen. Die Erfassung erfolgt zudem automatisiert, schnell und präzise. Erfahren Sie mehr über die Automatisierung des Spesenmanagements.
56. Virtuelle HR-Assistenten
Ein virtueller HR-Assistent kann die meisten HR-Prozesse übernehmen. Beispielsweise können Recruiting-Chatbots Teile des Einstellungsprozesses automatisieren.
Virtuelle HR-Assistenten können auch Mitarbeitern helfen:
- Krankheitsurlaub/Urlaubszeiten anmelden
- Erkundigen Sie sich nach den Bestimmungen ihres Arbeitsvertrags.
- Reichen Sie Spesenabrechnungen ein.
57. Veränderungsmanagement
RPA-Bots können:
- Daten zu Änderungsanträgen der Mitarbeiter erfassen
- Bildschirm
- Bewerten Sie sie
- Senden Sie sie an die Abteilungsleiter.
- Die Ergebnisse den Mitarbeitern mitteilen
Betrieb & Beschaffung
58. Aktualisierung der Bestandsaufzeichnungen
Die Bestandsverwaltung beinhaltet typischerweise den Abgleich mehrerer Systeme, da es für Unternehmen eine Herausforderung darstellt, alle Funktionen der Bestandsverwaltung in einem einzigen System zu vereinen.
RPA-Bots können solche systemübergreifenden Abgleiche und Kommunikationen problemlos automatisieren.
Praxisbeispiel: Eletrobras implementierte eine KI-gestützte Lösung zur Automatisierung der Prüfung von jährlich 65.000 technischen Dokumenten und sparte dadurch 9.360 Stunden pro Jahr ein. Die Automatisierung, kombiniert mit generativer KI, verbesserte die Genauigkeit der Dokumentenprüfung von 50 % auf 92 % und reduzierte den manuellen Aufwand um 90 %. Die Lösung entlastete zudem fünf Vollzeitkräfte, die sich nun strategischen Initiativen widmen konnten. Dies führte letztendlich zu jährlichen Einsparungen von 277.377 US-Dollar und stärkte die Position des Unternehmens als führender Anbieter im Bereich der erneuerbaren Energien. 27
59. Rückerstattungen ausstellen
Eine nicht optimierte Rückerstattungsabwicklung führt zu Verzögerungen und Unzufriedenheit bei den Kunden.
Dies ist besorgniserregend, da Kunden, die eine Rückerstattung beantragen, bereits unzufrieden sind. Eine weitere Verschärfung ihrer Unzufriedenheit kann zu extrem negativen Online-Bewertungen führen, was dem Ruf eines Unternehmens schaden kann.
60. Einhaltung
Sich ändernde Geschäfts-, Regulierungs- oder Steuervorschriften erfordern von Unternehmen die Überprüfung interner und externer Aufzeichnungen, beispielsweise durch das ständige Durchsuchen von Regierungswebseiten nach Richtlinienänderungen.
61. Aktualisierung der Lieferantendatensätze
Die Aktualisierung der Lieferantenstammdaten dient der Optimierung der Lieferantenzahlungen.
Durch die Aktualisierung solcher Dateien mithilfe von Bots können Einkäufer von einfachen Aufgaben entlastet werden, sodass sie sich auf die Pflege der Lieferantenbeziehungen konzentrieren können.
Branchenspezifische Prozesse
Nach unserer Erfahrung und unseren Recherchen scheinen Finanzdienstleistungen, einschließlich Versicherungen und BPO (Business Process Outsourcing), die Hauptnutzer von RPA-Technologien zu sein.
Versicherung:
62. Automatisierung der Schadenbearbeitung
Die Schadenbearbeitung ist das Herzstück jedes Versicherungsunternehmens. Da Kunden in Notfällen Schadensfälle melden, ist ein schneller und effizienter Kundenservice von entscheidender Bedeutung.
Zu den Faktoren, die die Bearbeitung von Schadensfällen verzerren, verzögern und die Transparenz verringern, gehören:
- Manuelle/inkonsistente Bearbeitung: Die Schadensbearbeitung beinhaltet oft manuelle Analysen, die von externen Mitarbeitern/Schadensregulierern durchgeführt werden.
- Eingangsdaten in unterschiedlichen Formaten: Kunden senden Daten in verschiedenen Formaten ein.
- Veränderte Vorschriften: Versicherungsunternehmen sollten sich durch kontinuierliche Mitarbeiterschulungen und Prozessaktualisierungen an die regulatorischen Änderungen anpassen.
RPA-Bots ermöglichen die Transformation der Schadenbearbeitung durch:
- Die unstrukturierten Daten in ihren jeweiligen Formen erfassen, strukturieren, extrahieren und bewerten
- Automatisierung der Schadensprüfung mithilfe von Regeln
- Die Einhaltung der Vorschriften wird durch die Anpassung der Regeln an regulatorische Änderungen sichergestellt, ohne dass eine Nachschulung der Mitarbeiter erforderlich ist.
- Erhöhung des Betrugserkennungsprozentsatzes
- Claims Bots können unstrukturierte Daten in verschiedenen Formen aufnehmen, strukturieren, extrahieren und schließlich anhand vordefinierter Regeln auswerten.
Praxisbeispiel: Ein großer Sachversicherer automatisierte die Bearbeitung von Arbeitsunfallansprüchen mithilfe von RPA und verkürzte so die Bearbeitungszeit pro Anspruch erheblich. Durch den Einsatz von Bots für Policenprüfungen, Nachträge und Lohnabrechnungsaktualisierungen reduzierte das Unternehmen die Bearbeitungszeit um 60 % und erreichte eine fehlerfreie Dokumentation. 28
63. Beschwerdeverfahren
Manche Anträge können aufgrund von Datumsabweichungen oder anderen Dokumentationsmängeln zu Einsprüchen führen. Die durchgängige Bearbeitung von Einsprüchen ermöglicht Folgendes:
- Lesen der Ansprüche durch OCR
- Die Beschwerde extrahieren und die entsprechende Regel mit RPA anwenden
- Ausnahmebehandlung mit BPM
64. Beantwortung von Partneranfragen
Branchen wie Telekommunikation oder Versicherungen sind auf Makler angewiesen, um ihre Produkte und Dienstleistungen zu vertreiben. Um ihren Umsatz zu maximieren, ist es entscheidend, diese Partner zeitnah zu bedienen.
Das südafrikanische Versicherungsunternehmen Hollard automatisierte die Beantwortung von Partneranfragen, indem es Bots entwickelte, die eingehende E-Mails interpretierten und diese entweder lösten oder die komplexen Anfragen an Menschen weiterleiteten.
Automobilbranche:
65. Fahrzeugtelematik
Fahrzeuge mit Android Automotive OS sind auf dem Vormarsch. RPA ermöglicht die Automatisierung von:
- Over-the-Air-Software-Updates
- Standortdatenaustausch
- Aktualisierungen des Diebstahlschutzprotokolls
- Aktualisierungen der Navigationsfunktionen
Erfahren Sie mehr überRPA-Anwendungsfälle im Automobilsektor .
Luftfahrt:
66. Flugsicherungsprozesse
RPA-Bots können die Flugsicherung (ATC) durch einen ständigen Datenaustausch zwischen Flugplänen und Echtzeit-Standorten der Flugzeuge, Wetterberichten und Betankungszeiten verbessern.
67. Information der Reisenden
Flughäfen, Fluggesellschaften oder Reisebüros können RPA nutzen, um Reisenden Echtzeitbenachrichtigungen per App oder E-Mail zu senden. Anwendungsbeispiele:
- Sie über Flugplanänderungen und Gate-Änderungen informieren
- Die geschätzte Gehzeit von ihrem jeweiligen Standort zum Gate
- Boardingzeit usw.
68. Automatisierte Check-ins für Reisende
Die Check-in-Kioske an Flughäfen nutzen OCR-fähige RPA-Bots, um:
- Scannen Sie den Barcode im Reisepass des Reisenden
- Vergleichen Sie deren Angaben mit den Ticketinformationen.
- Laden Sie ihre spezifischen Unterkunftsanfragen hoch.
- Gepäck- und Bordkarten ausdrucken
Praxisbeispiel: FlySafair hat die Automatisierung in mehrere zentrale operative Bereiche integriert. Einer dieser Bereiche war der Check-in-Prozess. Die Fluggesellschaft optimierte die Check-in-Abläufe, beschleunigte den Prozess und verbesserte das Kundenerlebnis. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie der Eingabe großer Buchungsmengen, der Rechnungsstellung und der Abwicklung von Sonderverkäufen steigerte die Fluggesellschaft die Kundenzufriedenheit und reduzierte die Bearbeitungszeit pro Transaktion. 29
Landwirtschaft:
69. Bodenvorbereitung
Die RPA- IoT -Integration ermöglicht es IoT-Agrarsensoren, Bodendaten zu extrahieren, wie zum Beispiel:
- Bodentyp
- Nährstoffgehalt
- Feuchtigkeitsgehalt
RPA-Bots können die Daten strukturieren und die Informationen für eine datengestützte Bodenaufbereitung präsentieren.
70. Bewässerung
RPA kann eine der Technologien sein, die intelligente Bewässerungssysteme aktivieren, sobald IoT-Sensoren einen Rückgang der Bodenfeuchtigkeit messen. Darüber hinaus können RPAs durch den Zugriff auf Wetterdaten über landwirtschaftliche APIs Bewässerungspläne auf Basis vorhergesagter Niederschlagsmengen erstellen.
71. Ertragsprognose
RPA-Bots können Boden- und Pflanzendaten von IoT-Sensoren sowie Wetterberichte aus Datenbanken und andere Variablen extrahieren, um diese in ML-Algorithmen einzuspeisen und so die Ertragsmenge vorherzusagen.
Hinweis: Dies ist eine vereinfachte Erklärung, wie Erträge vorhergesagt werden können.
Ausbildung:
72. Kursanmeldung
RPA-Bots können für jeden Studierenden personalisierte Semesterpläne auf Basis seiner individuellen Daten erstellen:
- Haupt- und Nebenfächer
- Noch fehlende Leistungspunkte für den Abschluss
- Verfügbare Plätze in jeder Klasse
- Bekundetes Interesse an Wahlfächern
73. Prüfungsbewertung
Bei Multiple-Choice-Prüfungen können RPA-Bots jede Eingabe automatisch bewerten, indem sie sie mit dem Lösungsschlüssel vergleichen.
Bei Fragen mit längeren Antwortmöglichkeiten können RPA-Bots NLP und OCR verwenden, um herauszufinden, was der Student gesagt hat, und dies mit den vom Professor vorgegebenen Antwortmöglichkeiten zu vergleichen.
74. Buchungsberatungssitzungen
Studierende benötigen regelmäßige Beratungsgespräche. Dies könnten beispielsweise Treffen mit folgenden Personen sein:
- Studienberater soll die möglichen Studienkandidaten des Schülers einsehen
- Akademische Berater an Hochschulen beobachten den Fortschritt der Studierenden.
- Einwanderungsberater an Hochschulen/Gymnasien, um den legalen Status internationaler Studierender sicherzustellen
- Berufsberater an Hochschulen helfen Studierenden bei der Suche nach Jobmöglichkeiten nach dem Abschluss.
Auf Schulportalen können mithilfe von RPA-Bots automatisch Termine für Besprechungen zwischen dem Schüler und dem zuständigen Berater auf Basis des aktuellen Status des Schülers erstellen.
75. Vorauswahl der Zulassungskandidaten
Schulen und Universitäten können RPA für die erste Vorauswahl von Bewerbungen nutzen, um diejenigen auszusortieren, die die grundlegenden Anforderungskriterien nicht erfüllen, wie z. B. fehlende Dokumente, und Spam-Bewerbungen.
Der Vorteil besteht darin, dass das Zulassungspersonal dann mehr Zeit für die Bewerbungen hat, die es in die nächste Runde geschafft haben.
76. Anwesenheitsmanagement
RPA-Bots können von Lehrkräften eingesetzt werden, um die Anwesenheit der Schüler zu erfassen. Wenn beispielsweise die Beantwortung von Quizfragen im Unterricht als Anwesenheitsnachweis gilt, können RPA-Bots die Antworten der Schüler dem jeweiligen Tag zuordnen. Alternativ können Lehrkräfte in virtuellen Klassenzimmern die Namen der Schüler manuell in die Anwesenheitsliste eintragen und anschließend die Punktzahl jedes Schülers ermitteln.
Gastfreundschaft:
77. Zimmerreservierung
RPA-Bots können die Online-Zahlungen der Nutzer abgleichen, ihre Informationen aus der Datenbank der Website extrahieren und ihre Zimmer automatisch reservieren.
78. Automatisierte Check-ins und Check-outs
RPA-Bots können Gästen regelmäßig Benachrichtigungen oder E-Mails senden, um sie an ihre Check-in- und Check-out-Zeiten zu erinnern, sodass Missverständnisse in dieser Angelegenheit minimiert werden.
79. Automatisierte Zimmerpreisberechnung
RPA-Bots können die Webseiten von Mitbewerbern nach Preisen für vergleichbare Zimmer durchsuchen. Die Daten können in Tabellenkalkulationen übertragen und dem Hotelmanager zur Analyse übermittelt werden.
Der Bot kann außerdem die Zimmerpreise des Hotels anhand vordefinierter Regeln automatisch an die Preise der Konkurrenz anpassen, und zwar mit minimalem menschlichen Eingriff.
Gesundheitspflege:
80. Terminplanung für Patienten
RPA kann die Termine eines Patienten auf der Grundlage der Diagnose, der Verfügbarkeit des Arztes, des Standorts und anderer Variablen, einschließlich Finanzberichten und Versicherungsinformationen, planen.
Praxisbeispiel: AccentCare, ein Unternehmen mit kleinem Verwaltungsteam, benötigte eine Lösung, um die wachsende Menge an Patientendaten und Backoffice-Aufgaben effizient zu verwalten. Die Automatisierungssoftware von Ligent unterstützte AccentCare bei der Automatisierung verschiedener Prozesse, darunter die Verwaltung von Patientenakten, Patientenübergänge und die Überprüfung der Patientenberechtigung. Durch die Automatisierung der Migration von Patientendatensätzen für 10.000 Patienten sparte AccentCare 100.000 US-Dollar. 30
81. Verbesserung der Patientenversorgung durch Unterstützung von Analysen
RPA-Bots können verschiedene medizinische Daten erfassen. Beispielsweise können sie Patientendaten an externe Gesundheitsanalysedienste übermitteln, um präzise Diagnosen und eine verbesserte Patientenversorgung zu ermöglichen, ohne dabei gegen Datenschutzbestimmungen zu verstoßen.
Herstellung:
82. Stücklistenverarbeitung
Eine Stückliste ist ein Dokument, das alle Rohstoffe, Bauteile und die zur Herstellung oder Reparatur eines Produkts erforderlichen Anweisungen enthält. Fehler in der Stückliste können den Produktionszyklus beeinträchtigen.
RPA kann die Stücklistenverarbeitung mit OCR- und Datenextraktionstechnologien auf Basis von Deep Learning automatisieren.
Praxisbeispiel: British American Tobacco (BAT) setzte einen Roboter ein, um Daten in die Stückliste (BOM) zu übertragen und so die Genauigkeit der Rezeptur- und Materialkostenübertragung im SAP-System zu verbessern. Diese Automatisierung gewährleistete, dass Änderungen an Rezepturen und Materialien präzise in der Produktion abgebildet wurden. 31
83. Bestandskontrolle
Praxisbeispiel: Ein globaler Automobilhersteller automatisierte seine Bestandsverwaltung mithilfe von RPA. Zuvor aktualisierten Bedarfsplaner die Sicherheitsbestände manuell, was zu Fehlern und Fehlbeständen führte. Jetzt extrahiert ein RPA-Bot automatisch Daten aus strukturierten E-Mails, aktualisiert die Sicherheitsbestände im ERP-System und benachrichtigt die relevanten Stakeholder. Dadurch entfällt der manuelle Aufwand und eine präzise Bestandsverwaltung wird sichergestellt. 32
RPA eliminierte 100 % der manuellen Arbeit bei der Aktualisierung der Sicherheitsbestände, sparte wöchentlich 40 Stunden ein und reduzierte Fehlbestände erheblich.
84. Zustellnachweis (POD)
PODs sind wichtig für den Drei-Wege-Abgleich und die Produktionsplanung.
Die Erstellung des Dokuments ist sehr arbeitsintensiv und birgt ein hohes Risiko menschlicher Fehler. RPA-Bots können Logistiksysteme verfolgen und nach erfolgter Lieferung die Versanddaten mit dem Lagerverwaltungssystem verknüpfen.
Dadurch wird Zeit für die Kundendienstmitarbeiter freigesetzt und gleichzeitig die Reaktionszeit verbessert.
85. Erkennen von Produktionsstörungen
Durch die Integration von RPA und IoT kann festgestellt werden, ob die Produktionsanlagen ordnungsgemäß funktionieren, indem Echtzeit-Statusdaten wie Kolbendrehzahl, Wärmedaten, Vibrationsniveau usw. übertragen werden.
Restaurants:
86. Etagenmanagement
RPA-Bots in Kassensystemen von Restaurants können automatisch:
- Die Tischrechnung unter den Gästen aufteilen
- Ermöglichen Sie die gleichzeitige Überwachung von Bestellungen und Tabs an mehreren Tischen.
- Benachrichtigen Sie die Kellner, sobald das Essen an einem Tisch servierfertig ist.
- Führen Sie Aufzeichnungen über die Anzahl der Gäste im Laufe des Tages, an jedem Tisch und über die am häufigsten/am seltensten bestellten Speisen.
87. Aktualisierungen der Mahlzeitenpreise
RPA-Bots können so konfiguriert werden, dass sie kleine Änderungen bei den Zutatenpreisen erfassen und die Kosten der Mahlzeit automatisch entsprechend anpassen.
Der Vorteil besteht darin, dass Restaurants, insbesondere in Zeiten der Inflation, ihre Preise für Speisen an die gestiegenen Zutatenkosten anpassen können.
Einzelhandel:
Zum Einzelhandel gehören ständige operative und analytische Aktivitäten, wie beispielsweise die Einführung neuer Produkte oder Werbeaktionen.
Obwohl RPA-Unternehmen für solche Vorgänge auf API-Verbindungen angewiesen sind, gibt es immer noch viele ältere Systeme ohne API-Schnittstellen, in denen RPA zur Integration eingesetzt werden kann, um die folgenden Prozesse abzuschließen:
88. Produktkategorisierung
Globale Einzelhandelsunternehmen müssen die SKU-Daten (Stock Keeping Unit) aus verschiedenen Märkten harmonisieren, um über die reinen Zahlen hinausblicken und Erkenntnisse gewinnen zu können, wie zum Beispiel: „Wie hoch ist unser Marktanteil im Zahnpasta-Segment in Osteuropa?“.
Traditionell mussten Mitarbeiter für diese Aufgaben Artikelnummern manuell in komplexen Tabellenkalkulationen Kategorien zuordnen. Da diese Aufgabe keine direkten Auswirkungen auf die Kunden hat, ist die Fehlertoleranz gering. RPA-Bots können diesen Prozess automatisieren, wodurch Tausende von Arbeitsstunden eingespart und manuelle Fehler reduziert werden.
89. Automatisierte Rücksendungen
Die Automatisierung von Retouren kann die Kundenzufriedenheit steigern und den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren.
RPA-Bots können zur Automatisierung der einzelnen Schritte des Rückgabeprozesses eingesetzt werden, darunter:
- Überprüfung der Kundenkaufdatensätze im System
- Überprüfung des Rückgabegrundes
- Weitere Fragen stellen, wie zum Beispiel: „Wurde der Artikel getragen?“
- Beurteilung der Rückgabeberechtigung
90. Handelsförderung
Verkaufsförderungsmaßnahmen im Einzelhandel erfordern administrative Tätigkeiten im Hintergrund. RPA-Bots können relevante Aufgaben automatisieren, wie zum Beispiel:
- Schaffung und Zuweisung von Mitteln für Werbemaßnahmen
- Erstellung von Berichten, die Einblick in die Werbeleistung geben.
Die Automatisierung erleichtert und beschleunigt die Durchführung von Verkaufsförderungsaktionen für Einzelhändler.
91. Bestands- und Lieferkettenmanagement
Manche Einzelhändler nutzen veraltete Systeme zur Lagerverwaltung. RPA-Bots können diese Systeme kontinuierlich überprüfen und Daten zu wichtigen Kennzahlen liefern, beispielsweise zu Artikeln mit niedrigem oder sich schnell änderndem Lagerbestand.
Telekommunikation:
92. Bonitätsprüfungen
Die KYC-Automatisierung kann für Postpaid-Konten durchgeführt werden.
Praxisbeispiel : Ein großes Telekommunikationsunternehmen implementierte innerhalb von zwei Jahren 102 Automatisierungsmaßnahmen, was zu einer 108-fachen Steigerung der Effizienz im Forderungsmanagement und monatlichen Einsparungen von 635.000 US-Dollar führte. Besonders hervorzuheben ist die Automatisierung der Mahnungen: Statt 200 Briefen pro Monat wurden nun 17.722 E-Mails und 3.811 Briefe versandt. Zusätzlich automatisierte das Unternehmen Bonitätsprüfungen und die Prozesse zur Servicebeschränkung, wodurch der manuelle Aufwand deutlich reduziert und die betriebliche Effizienz gesteigert wurde. 33
93. SIM-Karten-Tausch
Einem Benutzer eine neue SIM-Karte zuweisen. RPA kann den SIM-Kartentausch unterstützen, indem es die Prozesse der Kundenauthentifizierung, Haftungsfreistellung und Autorisierung automatisiert.
94. Beilegung von Kundenstreitigkeiten
Die automatische Klassifizierung von Streitigkeiten, die Beilegung einfacher Streitigkeiten und die Zuweisung komplexer Streitigkeiten an die beteiligten Parteien ist ein relativ einfaches, aber dennoch effektives Beispiel für die Automatisierung von Backoffice-Prozessen mittels RPA.
95. Portierung von Kundennummern
Energieversorgungsunternehmen können die Rufnummernmitnahme automatisieren, wenn Kunden den Anbieter wechseln.
96. Automatisierung der Telekommunikationsabrechnung
RPA-Bots können die Rechnungsdaten automatisch auf der Rechnung jedes Benutzers ausfüllen und diese an ihn senden.
Versorgungsunternehmen:
97. Zählerstände
RPA kann den Verbrauch jedes Zählers aus der Cloud-Datenbank des Zählers extrahieren, ihn auf die Rechnung setzen und die Kosten pro Watt automatisch berechnen.
98. Vorausschauende Instandhaltung
Probleme mit Mobilfunkmasten und -leitungen können Brände verursachen. RPA-Bots können Wartungsarbeiten automatisch planen, indem sie die letzte Wartung, das Alter, die Serverauslastung und den geografischen Standort jedes Mastes überwachen.
RPA-Anwendungen für den persönlichen Gebrauch
99. Persönliche Aufgaben
Hobbyisten nutzen kostenlose Versionen von RPA-Lösungen , um Bots für den persönlichen Gebrauch zu erstellen, beispielsweise zum Übertragen von Visitenkarten an Salesforce oder zum Abrufen von Daten von mehreren Websites, um die besten Angebote auf Auktionswebsites zu ermitteln.
100. Gästebegrüßer
Eine weitere App, die im Rahmen eines Hackathons für P&G entwickelt wurde: Ein automatisierter Empfangsdienst zur Begrüßung von Besuchern auf Firmengeländen.
Agentische Automatisierung
101. Agentic ERP-Tests
Das Testen von ERP-Systemen ist oft eine der zeitaufwändigsten Phasen der Transformation. Geschäftsanwender müssen Transaktionen nach jeder Änderung oder jedem Release wiederholt testen.
Agentic RPA automatisiert die Testausführung und -validierung. Agenten führen vordefinierte Testfälle aus, vergleichen die Ergebnisse und melden Fehler. Sie können Testabläufe auch anpassen, wenn sich Schnittstellen oder Daten ändern.
Dieser Ansatz verringert die Abhängigkeit von den Fachanwendern. Außerdem senkt er das Risiko, dass Fehler in die Produktion gelangen.
Praxisbeispiel: Im UiPath-Deloitte-SAP-Programm wurden fast 60 % der ERP-Testfälle automatisiert. Agentengesteuerte Tests verkürzten die Testzeiten und ermöglichten es den Fachabteilungen, sich auf ihre Kernaufgaben im Finanzbereich zu konzentrieren. Releases konnten schneller und mit weniger Unterbrechungen bereitgestellt werden. 34
102. Agentische Servicekoordination
Viele Serviceprozesse erfordern eine Echtzeitkoordination. E-Mails, Bestätigungen und Systemaktualisierungen müssen synchronisiert bleiben. Manuelle Bearbeitung führt häufig zu Verzögerungen und fehlenden Arbeitsschritten.
Agentic RPA überwacht eingehende Nachrichten, aktualisiert Systeme und verfolgt den Abschluss von Aktionen. Agenten befolgen Geschäftsregeln und eskalieren nur, wenn Aktionen außerhalb definierter Grenzen liegen.
Praxisbeispiel: SunExpress automatisierte Hotelreservierungen für Kabinenpersonal mithilfe von KI-gestützter Orchestrierung. KI-Agenten lesen Buchungs-E-Mails, bestätigen Reservierungen, aktualisieren Tracking-Systeme und eskalieren Probleme nur bei Bedarf. Dies verbesserte die Betriebssicherheit und reduzierte den manuellen Nachbearbeitungsaufwand. 35
103. Agentisches Störungsmanagement im operativen Bereich
Betriebsstörungen gehen häufig mit unstrukturierten Daten einher. Beispiele hierfür sind E-Mails, Freitextberichte oder Aktualisierungen in letzter Minute. Herkömmliche RPA-Systeme stoßen bei solchen Eingaben an ihre Grenzen.
Agentic RPA kombiniert Automatisierung mit KI-Agenten, die unstrukturierte Informationen lesen, interpretieren und darauf reagieren können. Das System entscheidet über die nächsten Schritte und eskaliert nur dann, wenn eine Beurteilung erforderlich ist. Dadurch werden Rückstände reduziert und Reaktionszeiten verkürzt.
Weitere Artikel zum Thema KI-Agenten finden Sie in der Kategorie KI-Agenten .
Abschluss
Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) bietet eine leistungsstarke Lösung für die Bearbeitung wiederkehrender, regelbasierter Aufgaben in verschiedenen Geschäftsbereichen, darunter im Kundenservice und im Backoffice (z. B. Finanzen oder Personalwesen). Um die Vorteile von RPA voll auszuschöpfen und den Wert von Technologieinvestitionen zu maximieren, ist es entscheidend, konkrete, wertvolle Anwendungsfälle zu identifizieren, in denen die Automatisierung einen spürbaren Unterschied macht.
Wie die 100 Beispiele zeigen, lässt sich RPA in einer Vielzahl von Geschäftsbereichen und Branchen einsetzen, darunter Finanzen, Fertigung, Gesundheitswesen und Einzelhandel. Diese realen Szenarien sowie mögliche private Anwendungen verdeutlichen die Vielseitigkeit von RPA bei der Prozessoptimierung, Fehlerreduzierung und der Entlastung von Mitarbeitern für komplexere Aufgaben.
FAQs
Software für die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) findet in verschiedenen Branchen breite Anwendung. Typische Einsatzgebiete sind Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsverarbeitung, Mitarbeiter-Onboarding, Kundendatenerfassung, Finanzdatenmanagement, Lieferkette und Sendungsverfolgung. Hierbei werden repetitive manuelle Aufgaben automatisiert, um die betriebliche Effizienz zu steigern. Diese Anwendungsfälle verdeutlichen die branchenübergreifende Vielseitigkeit von RPA.
Die Identifizierung von RPA-Anwendungsfällen umfasst die Bewertung sich wiederholender, routinemäßiger Aufgaben, die anfällig für menschliche Fehler sind, wie beispielsweise Dateneingabefehler. Prozesse mit hohem Datenaufkommen, Berichtserstellung, Mitarbeiterdatenverwaltung, Finanzdatenverarbeitung und Aufgaben, die die Integration relevanter Systeme erfordern, eignen sich ideal für die Automatisierung. Solche Anwendungsfälle für die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) können die Effizienz deutlich steigern.
Die Identifizierung von RPA-Anwendungsfällen umfasst die Bewertung von sich wiederholenden, routinemäßigen und fehleranfälligen Aufgaben, wie beispielsweise Dateneingabefehlern. Prozesse mit hohem Dateneingabevolumen, Berichtserstellung, Mitarbeiterdatenverwaltung und Aufgaben, die die Integration relevanter Systeme erfordern, eignen sich ideal für die Automatisierung.
Die Implementierung von RPA trägt in vielen Branchen maßgeblich zur digitalen Transformation bei. RPA-Tools werden eingesetzt, um die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu optimieren, indem sie Aufgaben wie Dateneingabe, Berichtserstellung und Aufgabenverfolgung automatisieren. Durch die Auslagerung von Routineaufgaben an Roboter können sich menschliche Mitarbeiter auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren, die Kreativität und Problemlösungskompetenz erfordern.
RPA senkt die Betriebskosten durch die Automatisierung von Routineaufgaben und zeitaufwändigen Tätigkeiten, die Entlastung des Personals von monotonen Aufgaben und die Minimierung des manuellen Arbeitsaufwands. Die Automatisierung dieser Aufgaben ermöglicht es Unternehmen, Personalressourcen für strategischere Geschäftsfunktionen einzusetzen.
Ja, RPA steigert die Mitarbeiterproduktivität durch die Automatisierung von mühsamen Aufgaben, Routineprozessen und sich wiederholenden manuellen Tätigkeiten, sodass sich die Mitarbeiter auf strategischere, komplexere Aufgaben konzentrieren können, die Kreativität und Entscheidungsfähigkeit erfordern.
Intelligent automation erweitert die traditionelle RPA durch die Integration fortschrittlicher Automatisierungstechnologie und ermöglicht es Automatisierungslösungen, komplexere Aufgaben im Zusammenhang mit unstrukturierten Daten, Datenverarbeitung und anspruchsvolleren Entscheidungsfindungsfähigkeiten in verschiedenen Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Bankwesen und der Telekommunikationsbranche zu bewältigen.
Referenzlinks
Kommentare 23
Teilen Sie Ihre Gedanken
Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Alle Felder sind erforderlich.
Great post. Thank you for sharing.
Very useful blog to understand the RPA use cases clearly. Can you please share any use cases in engineering. Can RPA +AI help in using engineering tools from pdf inputs. like drawing from PDF to Autocad. Thanks
Hello, Soma. We don't have an article on RPA-engineering use cases. But we have written on RPA-manufacturing: https://aimultiple.com/rpa-manufacturing/. About your specific question: Not that we know of. If this is a common use case, you can contact data extraction vendors for a custom solution.
Incredibly well-written blog! I’ve learned many ideas, many thanks for blogging
Hello, Eshika. We are glad you enjoyed our article!
Please explain on recurring payment automation . What are the benefits and results. What are the problem faced before automation to this process
Hello, Chandana! Thank you for your suggestion. We will be writing an article on recurring payments soon.
Great to read about multiple blogs on robotic process automation, we should try to marry AI and ML to create robust robots that would enhance productivity .
This Blog Is Fully Informative. Thank For sharing this Information.
Thank you for sharing about these robotic process automation use cases with us, these will be really helpful to many.. I love reading this blog; it talks so much about planning a great idea about it. Keep sharing such informative articles in future, will be appreciated.
good content to understand
Great read! Automation can find applications in many industries.
Great post. so much information. I tried zetexcel and i found it easy
Thanks!
Thanks for sharing. As in a part of RPA Development services, it gives me more encouragement to work further with more enthusiasm.
Thank you!
Full disclaimer: I work at Nanonets. Hey, This is a great blog, thanks for the info! Nanonets OCR is a No Code Data entry automation platform that integrates with leading RPA vendors. You can build a custom deep learning model for any sort of document type with varying diversity in templates. The advantage of a Deep Learning based solution vs a Traditional template based approach is that it's able to generalize across a variety of formats, image sizes.
Thanks for the heads up!
Valuable information
a clear and depth view what exactly do RPA
Hello AIMultiple, This list is fantastic. This is probably the 3rd time I am reading it. I feel we can make it a comprehensive list and share to a wider audience across. Each business use case should have a challenge/challenges listed and how RPA can tackle and be a solution to it. I can add some cases as well from Pharma and Finance domain. most recently I am working on Energy sector and could add those as well.
Dear AI Multiple Author, Thank you for providing us readers with an educative article on the uses and application of RPA. Your versatility and subjective command is extraordinary even since your earlier article on Robotic Process Automation. It is a must read for every company looking to convert to RPA as this article provides a complete and elaborate guide on both Industry and Department wise.
Hello, Well written article and elaborately explained. We'd love to share our experiences and case studies to collaborate further.. Would that be possible?
Infrrd AI(https://infrrd.ai/) takes out the pain of capturing data and extracting intelligence from a plethora of documents, delivering you the information you need without having to manually go over documents one by one. The software basically saves you precious time and effort and you never have to worry about accuracy as Infrrd AI uses the latest OCR technologies and their own AI algorithms to ensure the precision of every extracted data.
Infredibly well written blog! I've learned many ideas, many thanks for blogging. Have you got a subscriber list I'm able to register for?
Hello, We love this piece. My company is wondering if we could connect to share some of our use cases as well. Thanks so much, Jessica
Hi Jessica, Sure, would love to collaborate. Reaching out to you from my aimultiple.com email.
Hi, Thanks for the valuable information in detailed manner. Can you please let me know if we would be able to use RPA for SQL server jobs automation process. We are using SSIS and in order to load the data in daily basis there are few jobs running now as part of another automation tool. Thanks in advance
Hi Trinath, Most RPA tools should be able to automate SQL jobs. For example, visualcron provided a short tutorial on this
Your style is really unique compared to other folks I have read stuff from. Thank you for posting when you have the opportunity, Guess I will just bookmark this page.
Very well explained but how so some onde do data validation usgin rpa?
While relatively simple checks like data type checks would be automatically performed in databases, more complex validation that includes business rules can be programmed using RPA. For example a customer's usage may be restricted in complex ways by user's subscription. This restriction can be programmed in a simple RPA bot that regularly validates data and highlights anomalies