15 Fallstudien zum Beschaffungswesen und daraus gewonnene Erkenntnisse
Effektive Beschaffungspraktiken sind branchenübergreifend unerlässlich. Durch die Analyse von Fallstudien aus verschiedenen Sektoren – von gemeinnützigen Organisationen über Technologie und Gesundheitswesen bis hin zu weiteren Bereichen – gewinnen wir wertvolle Einblicke in die Wirkung von Beschaffungslösungen und Best Practices, die in jeder Branche zum Erfolg beitragen können.
Durch die Untersuchung von Fallstudien im Beschaffungswesen aus verschiedenen Sektoren decken wir auf, wie Organisationen innovative Lösungen genutzt haben, um Herausforderungen zu bewältigen, Abläufe zu optimieren und bessere Ergebnisse zu erzielen.
Fertigungssektor
Problem
Die Beschaffungsabteilung eines pharmazeutischen Auftragsherstellers konzentrierte sich bisher hauptsächlich auf die Aufrechterhaltung der Versorgung und weniger auf die Optimierung der Beschaffung oder der Kosten. 1 Zu den Herausforderungen gehörten:
- Verwaltung von rund 3.500 verschiedenen pharmazeutischen Rohstoffen.
- Eingeschränkte Transparenz hinsichtlich Lieferantenabhängigkeiten und Beschaffungsstrukturen.
- Komplexe regulatorische und Qualitätsanforderungen an pharmazeutische Materialien.
- Ineffiziente Nutzung der Beschaffungsressourcen aufgrund von operativem Druck.
Lösung
- Schaffung von Transparenz im gesamten Rohstoffportfolio und bei den Lieferabhängigkeiten.
- Überarbeitung der Beschaffungsstrategien zur Anpassung an die neue Marktposition des Unternehmens.
- Einführung wettbewerbsorientierter Beschaffung zur Verringerung der Abhängigkeit von bestimmten Lieferanten.
- Optimierung des Bestellverhaltens und der Preisstrategien.
- Schulung des Einkaufspersonals zur Stärkung der internen Kapazitäten und strategischen Beschaffungskompetenzen.
Erkenntnisse
Das Projekt verdeutlichte mehrere wichtige Erkenntnisse zum Beschaffungswesen für Pharmahersteller:
- Strategische Beschaffung ist für die Wettbewerbsfähigkeit von entscheidender Bedeutung.
- Transparenz bei Lieferanten und Materialien ist unerlässlich.
- Die Beschaffungskapazitäten müssen sich mit dem Wachstum des Unternehmens weiterentwickeln.
- Der Aufbau von Kompetenzen stärkt die langfristigen Ergebnisse.
Öffentlicher Sektor
Problem
Die Stadt Kopenhagen hatte sich zum Ziel gesetzt, die öffentliche Lebensmittelbeschaffung nachhaltiger zu gestalten. Städtische Einrichtungen wie Schulen und Pflegeheime strebten bereits einen Anteil von 90 % Bio-Lebensmitteln an, doch die Stadt erkannte auch, dass die Produktion von Lebensmitteln außerhalb der Saison erhebliche Umweltauswirkungen haben kann, insbesondere aufgrund des energieintensiven Anbaus in Gewächshäusern. 2
Die Stadt benötigte daher eine Beschaffungsstrategie, die Folgendes gewährleistet:
- Ermutigen Sie die Lieferanten, ein vielfältiges Angebot an saisonalen Produkten anzubieten.
- Hohe Bio- und Qualitätsstandards einhalten.
- Für umweltverträgliche Verpackung und Transport sorgen.
- Ermöglichen Sie die Marktteilnahme einer breiten Palette von Anbietern, einschließlich kleinerer Unternehmen.
Lösung
- Umfangreiche Vorgespräche mit Lieferanten vor der Angebotsabgabe, die einzeln geführt werden, um Ideen zu sammeln und die Marktgegebenheiten zu verstehen.
- Ein Informationstag für Lieferanten im Anschluss an die Ausschreibung, um die Anforderungen zu verdeutlichen und zur Teilnahme zu ermutigen.
- Verwendung einer Anforderung in Form eines „Saisonrads“, bei der die Bieter darlegen mussten, wie sie das ganze Jahr über saisonale Sorten gängiger Obst- und Gemüsesorten anbieten würden.
Erkenntnisse
- Die Einbindung des Marktes ist für innovative Beschaffungsprozesse unerlässlich.
- Durch die Vereinfachung von Beschaffungsprozessen können mehr Lieferanten gewonnen werden.
- Nachhaltige Lebensmittelbeschaffung kann den Marktwandel vorantreiben.
Problem
Die Stadt St. John’s in Neufundland und Labrador, Kanada, sah sich aufgrund fragmentierter Systeme und manueller Arbeitsabläufe mit Ineffizienzen in ihren Beschaffungs- und Anforderungsprozessen konfrontiert. Verschiedene Abteilungen nutzten separate Systeme, was zu mehrfachen Dateneingabepunkten, langsamer Kommunikation und uneinheitlichem Informationsaustausch innerhalb der Organisation führte. 3
Diese Probleme führten zu operativen Herausforderungen wie beispielsweise:
- Mangelnde Integration zwischen den Abteilungen.
- Verzögerungen bei der Genehmigung und Bearbeitung von Anfragen.
- Eingeschränkte Transparenz hinsichtlich des Status von Bestellanforderungen.
- Fortsetzung der Nutzung papierbasierter Beschaffungsprozesse.
Lösung
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, implementierte die Stadt St. John's PairSoft Requisition & Procurement, integriert in ihr bestehendes Dynamics GP ERP-System.
Die Lösung führte eine zentrale digitale Beschaffungsplattform ein, die es den Mitarbeitern ermöglichte:
- Anfragen über ein einheitliches System einreichen und verfolgen.
- Anfragen werden anhand vordefinierter Regeln automatisch zur Genehmigung weitergeleitet.
- Greifen Sie in Echtzeit auf Informationen zum Status von Kaufanfragen zu.
- Genehmigen Sie Anfragen über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets.
Erkenntnisse
- Die Vernetzung von Beschaffungssystemen über verschiedene Abteilungen hinweg reduziert Doppelarbeit und verbessert die Informationskonsistenz.
- Die automatisierte Erfassung von Anfragen, die Genehmigungsweiterleitung und die Statusverfolgung reduzieren administrative Verzögerungen erheblich.
- Wenn Manager Anfragen auf mobilen Geräten prüfen und genehmigen können, beschleunigt dies die Entscheidungsfindung.
Energie- und Versorgungssektor
Problem
Ein führendes Energieversorgungsunternehmen sah sich mit erheblichen Engpässen in der Lieferkette konfrontiert, die die Lieferzeiten für wichtige Transformatoren und elektrische Geräte auf über zwei Jahre verlängerten. 4
Lösung
Ein Anbieter von Beschaffungssoftware ging eine Partnerschaft mit dem Energieversorgungsunternehmen ein, um zukünftige Produktionskapazitäten zu sichern, günstige Vertragsbedingungen auszuhandeln und interne Prozesse zu optimieren. Diese Zusammenarbeit führte zu einer Kostenreduzierung von 5 % durch wettbewerbsorientierte Ausschreibungen, standardisierte Preisanpassungen und die Erstellung eindeutiger Materialcodes für eine bessere Prognose und Budgetierung zukünftiger Projekte.
Erkenntnisse
- Bauen Sie starke Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten auf.
- Nutzen Sie direkte Verhandlungen, um Lieferrisiken zu reduzieren.
- Interne Prozesse standardisieren, um Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Kosten zu senken.
- Verbessern Sie Ihre Prognosen mit klaren und konsistenten Materialdaten.
Öl- und Gassektor
Problem
Ein führendes globales Öl- und Gasunternehmen sah sich aufgrund der Nutzung veralteter Lösungen mit Ineffizienzen, Datensilos und Governance-Problemen in seinem Beschaffungsprozess konfrontiert, was zu Verzögerungen, mangelnder Transparenz und einem übermäßig komplexen Genehmigungssystem führte. 5
Lösung
Der Anbieter von Beschaffungssoftware implementierte sein intelligentes Kategorienmanagementsystem (ICM) und konsolidierte die veralteten Lösungen in zwei zentralen Systemen. Diese Lösung digitalisierte Verträge, steigerte die Nutzung von E-Sourcing um 20 % und verbesserte den ROI der Beschaffung um 15 %.
Erkenntnisse
- Ersetzen Sie veraltete Tools durch ein einziges, zentralisiertes System.
- Nutzen Sie Echtzeitdaten, um bessere Entscheidungen zu treffen.
- Setzen Sie intelligentes Kategorienmanagement ein, um die Kostenkontrolle zu verbessern und Risiken zu reduzieren.
- Verträge und Beschaffungsprozesse digitalisieren, um Geschwindigkeit und Transparenz zu verbessern.
Gesundheits- und Pharmasektor
Problem
Die südmährische Region in Tschechien musste ein veraltetes Kindersanatorium ersetzen, das jahrzehntelang als provisorische Einrichtung betrieben worden war. 6 Die Herausforderung bestand darin, einen Beschaffungsprozess zu entwerfen, der Folgendes gewährleistet:
- Innovative architektonische und technologische Lösungen fördern.
- Ein qualitativ hochwertiges und energieeffizientes Gebäude liefern.
- Gewährleisten Sie eine transparente und faire Lieferantenbeteiligung.
- Nachhaltige Baupraktiken integrieren.
Lösung
- Ein wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlungscharakter, kombiniert mit einem Architekturwettbewerb, ermöglicht es den Anbietern, innovative Lösungen vorzuschlagen und ihre Angebote im Dialog zu verfeinern.
- Einführung des Design & Build-Modells, bei dem der Auftragnehmer sowohl für die Planung als auch für die Ausführung verantwortlich war.
- Nutzung von Building Information Modelling (BIM) zur Unterstützung der Planung, des Baus und des Betriebsmanagement der Anlage.
Erkenntnisse
- Eine frühzeitige Einbindung des Marktes verbessert die Beschaffungsergebnisse.
- Bei Festpreisangeboten ist eine genaue Kostenschätzung erforderlich.
- Innovative Beschaffungsmodelle können die Entwicklung nachhaltiger Lösungen fördern.
- Digitale Werkzeuge wie BIM verbessern die Projektabwicklung und den langfristigen Betrieb.
Problem
Ein pharmazeutischer Großhändler wollte seine Wettbewerbsposition durch Kostenführerschaft stärken, insbesondere in einem hart umkämpften Markt. Der Transport, vor allem die Zustellung auf der letzten Meile an die Apotheken, machte den größten Anteil der indirekten Kosten aus und bot daher ein wichtiges Potenzial zur Kostenoptimierung. 7
Lösung
Chancenbewertung
Die erste Phase konzentrierte sich auf die Analyse der Ausgabendaten und die Erstellung einer transparenten Kostenbasis. Durch Benchmarking wurden potenzielle Einsparungen von 3–6 Millionen Euro (rund 8–12 %) ermittelt und ein klares Projektziel festgelegt.
Durchführung
Während einer fünfmonatigen Implementierungsphase wurden mehrere Optimierungshebel eingeführt:
- Neugestaltung des Preismodells und Einführung eines standardisierten Dieselpreisanpassungsmechanismus.
- Beseitigung ineffizienter Subunternehmerstrukturen.
- Schaffung von Wettbewerb unter den Anbietern durch die Qualifizierung neuer Transportdienstleister.
- Eliminierung von Risikoprämien, die in den Lieferantenpreisen enthalten sind.
- Einführung von Gutschriften- und Rechnungsprüfungsverfahren zur Verbesserung der Transparenz und Rechnungsgenauigkeit.
Ergebnis: Die Initiative erzielte jährliche Einsparungen von rund 4,8 Millionen Euro , was einer Reduzierung der Transportkosten um etwa 9 % entspricht, bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Servicequalität im gesamten Vertriebsnetz.
Erkenntnisse
- Transparente Kostenstrukturen ermöglichen bessere Verhandlungen.
- Der Wettbewerb unter den Anbietern verbessert sowohl die Preise als auch das Serviceniveau.
- Prozesstransparenz verbessert die betriebliche Effizienz.
- Eine langfristige Unternehmensführung sichert nachhaltige Einsparungen.
Problem
Das Memorial Hospital of Sweetwater County hatte während des Beschaffungsprozesses häufig mit Systemausfällen und eingeschränktem Zugriff auf Budgetdetails zu kämpfen, vor allem aufgrund eines problematischen Hauptbuchsystems, was zu Unterbrechungen des Arbeitsablaufs führte. 8
Lösung
Das Krankenhaus arbeitete mit PairSoft, einem Anbieter von Beschaffungssoftware, zusammen, um eine Lösung für die Bedarfsanforderung zu implementieren. Diese ermöglichte präzise Budgetberichte, Transparenz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Beschaffungsprozess sowie die nahtlose Integration in die Materialverwaltungs- und ERP-Systeme des Krankenhauses. Dies führte zu kürzeren Bearbeitungszeiten, weniger Fehlern und höherer Effizienz.
Erkenntnisse
- Nutzen Sie Beschaffungsinstrumente, die zum Arbeitsablauf der Organisation passen.
- Durch eine verbesserte Budgettransparenz lassen sich Fehler und Verzögerungen reduzieren.
- Verbinden Sie den Einkauf mit ERP- und Materialwirtschaftssystemen für reibungslosere Abläufe.
- Nutzen Sie Technologie, um die Kommunikation mit Lieferanten zu stärken.
gemeinnütziger Sektor
Problem
Die Central Park Conservancy sah sich aufgrund eines papierbasierten Anforderungssystems mit einem chaotischen Bestellprozess konfrontiert, was zu Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung, Genehmigung und effizienten Auftragserteilung führte. 9
Lösung
Der Softwareanbieter PairSoft lieferte eine integrierte Beschaffungssoftwarelösung, die kundenspezifische Arbeitsabläufe und Prüfprotokolle umfasste und somit eine genaue Nachverfolgung von Ausgaben, Belastungen und Rückstellungen ermöglichte.
Erkenntnisse
- Nutzen Sie automatisiertes Tracking, um Genauigkeit und Compliance zu verbessern.
- Die Einkaufsrichtlinien durch klarere und einheitlichere Schritte stärken.
Finanzsektor
Problem
Die Hellenic Bank litt unter mangelnder Standardisierung, Zentralisierung und Digitalisierung ihrer Beschaffungsprozesse, was zu Ineffizienzen und hohen Kosten führte. Zudem muss der Prozess die Einhaltung regulatorischer Vorgaben verbessern. 10
Lösung
Die Bank setzte eine KI-gestützte Source-to-Pay-Software ein, um die Beschaffungsaktivitäten zu zentralisieren und wichtige Prozesse wie das Lieferantenmanagement und das Vertragsmanagement zu integrieren.
Erkenntnisse
- Zentralisierte Beschaffungsprozesse schaffen Einheitlichkeit und senken die Kosten.
- Verbesserte Lieferantenmanagement- und Vertragsinstrumente stärken die Einhaltung von Vorschriften und die Partnerschaften.
Bausektor
Problem
High Speed 2 Ltd. stand vor der größten Herausforderung, Transparenz und Stabilität in der Lieferkette für das größte Infrastrukturprojekt Großbritanniens zu gewährleisten. Dies erforderte die Steuerung einer Vielzahl von Lieferanten und Auftragnehmern in einem komplexen Markt, wobei Kosten und Risiken durch externe Faktoren wie Hyperinflation und Arbeitskräftemangel noch verschärft wurden. 11
Lösung
HS2 setzte die Initiative für ein optimiertes Lieferkettenmanagement um, die die Erfassung und Bewertung kritischer Verträge und Lieferanten über mehrere Ebenen hinweg umfasste, wobei Dashboards und innovative Methoden genutzt wurden, um wertvolle Einblicke in die Lieferkette zu gewinnen.
Erkenntnisse
- Eine enge Zusammenarbeit zwischen den Lieferanten verbessert die Transparenz der Lieferkette.
- Proaktive Risikoprüfungen reduzieren Verzögerungen und Kostenüberschreitungen.
- Eine übersichtliche Zuordnung der Lieferanten hilft den Teams, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.
Chemiesektor
Problem
Die indirekten Beschaffungsprozesse des Biowissenschaftsunternehmens Royal DSM NV (DSM) führten zu Ineffizienzen und einem übermäßigen Zeitaufwand für operative Aufgaben, wodurch wertschöpfende Tätigkeiten beeinträchtigt wurden. Auch der Purchase-to-Pay-Prozess war suboptimal, was zu Zahlungsverzögerungen und damit verbundenen Risiken führte. 12
Lösung
DSM implementierte eine Beschaffungssoftwarelösung, um Beschaffungsvorgänge zu digitalisieren und zu automatisieren. Dies umfasste einen umfassenden Source-to-Pay-Prozess, der durch eine robuste Governance-Struktur und einen globalen Rollout unterstützt wird, beginnend mit einem Pilotprojekt in Brasilien zur Bewältigung komplexer Steuervorschriften.
Erkenntnisse
- Sorgen Sie für ein effektives Change-Management und klare Vorgaben bei der Einführung neuer Technologien.
- Bieten Sie Schulungen und Unterstützung in der jeweiligen Landessprache an, um die Akzeptanz zu erhöhen.
- Nutzen Sie durchgängige digitale Prozesse, um Verzögerungen und Zahlungsrisiken zu reduzieren.
Transportsektor
Problem
Transport for London (TfL) litt unter einem gravierenden Fachkräftemangel und mangelnder Diversität in der Transportbranche. Die Belegschaft bestand überwiegend aus älteren weißen Männern, während ein erheblicher Teil der jungen Londoner arbeitslos oder nicht in Ausbildung war. 13
Lösung
Transport for London (TfL) richtete das Supplier Skills Team ein und integrierte die Anforderungen an den strategischen Arbeitskräftebedarf und die Ausbildung (Strategic Labour Needs and Training, SLNT) in die Verträge. Dieser Ansatz verpflichtete die Lieferanten zur Bereitstellung spezifischer Qualifikationen und zur Schaffung von Arbeitsplätzen, wobei der Schwerpunkt auf Ausbildungsplätzen und der Schaffung von Arbeitsplätzen für benachteiligte Gruppen lag. TfL kooperierte zudem mit gemeinnützigen Organisationen und Einrichtungen zur Förderung der Beschäftigungsfähigkeit, um diese Bemühungen zu unterstützen.
Erkenntnisse
- Vor dem Start neuer Initiativen sollte interne Unterstützung und klare Ziele sichergestellt werden.
- Die Erwartungen an die Lieferanten sollten klar kommuniziert werden.
- Arbeiten Sie mit den richtigen Organisationen zusammen, um Ihre Zielgruppen zu erreichen.
- Anerkennung von Leistungen als Motivation zur fortgesetzten Teilnahme.
- Nutzen Sie Beschaffungsanforderungen, um die Personalentwicklung und Inklusion voranzutreiben.
Technologiesektor
Problem
Jumio stand vor Herausforderungen bei der Verwaltung seiner Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsprozesse, insbesondere bei der manuellen Zuordnung von Bestellungen, was zu Engpässen und Ineffizienzen führte, vor allem als das Unternehmen global über mehrere Tochtergesellschaften expandierte. 14
Lösung
Jumio implementierte eine integrierte Lösung zur Automatisierung des Finanzprozesses von der Beschaffung bis zur Zahlung, die die Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen automatisierte, die Lieferantenregistrierung im Self-Service-Verfahren ermöglichte und den Monatsabschluss verbesserte.
Erkenntnisse
- Automatisieren Sie manuelle Beschaffungs- und Zahlungsvorgänge, um Engpässe zu reduzieren.
- Gewährleisten Sie eine reibungslose Integration mit bestehenden ERP-Systemen.
Bildungssektor
Problem
Pearson, ein weltweit führendes Unternehmen im Bildungsbereich, hatte mit unzusammenhängenden Beschaffungssystemen zu kämpfen, denen es an umfassender Transparenz der Ausgaben und der Durchsetzung von Vorschriften mangelte, was die strategische Entscheidungsfindung behinderte. 15
Lösung
Pearson hat sich mit einer Plattform für das Ausgabenmanagement von Unternehmen zusammengetan, um seine Beschaffungsprozesse zu vereinheitlichen, das Risikomanagement zu verbessern, die Compliance zu erhöhen und bessere Konditionen zu erzielen, wobei der Fokus auf einer benutzerfreundlichen Anwendung liegt.
Die Integration der Beschaffungssoftwareplattform steigerte die Ausgabenkonformität signifikant von 22 % auf 85 %, reduzierte betriebliche Ineffizienzen und führte zu einer hohen Kundenzufriedenheit, was den Wert optimierter Beschaffungsprozesse verdeutlicht.
Erkenntnisse
- Vereinheitlichung der Beschaffungssysteme zur Verbesserung der Ausgabentransparenz.
- Verbessern Sie die Compliance durch die Schaffung einfacher und benutzerfreundlicher Arbeitsabläufe.
- Ineffizienzen durch Standardisierung von Prozessen reduzieren.
- Steigern Sie die Kundenzufriedenheit mit einer klaren, intuitiven Plattform.
Zusammenfassung der aus den Beschaffungsfallstudien gewonnenen Erkenntnisse
- Die Integration der Beschaffungssoftware führte zu einer deutlichen Steigerung der Ausgabenkonformität und zur Reduzierung betrieblicher Ineffizienzen.
- Die Automatisierung steigerte die Effizienz, reduzierte manuelle Aufgaben und optimierte Finanzprozesse.
- Ein effektives Veränderungsmanagement und entsprechende Schulungen waren für eine erfolgreiche Einführung entscheidend.
- Das Bekenntnis zur Zusammenarbeit und zum proaktiven Risikomanagement verbesserte die Transparenz und Effizienz der Lieferkette.
- Die Zentralisierung der Beschaffungssysteme und die Nutzung von Echtzeitdaten führten zu besseren Entscheidungen und Kosteneinsparungen.
FAQs
Nachhaltige Beschaffung ist ein entscheidender Bestandteil des Lieferkettenmanagements mit dem Ziel, den Energieverbrauch und die Umweltbelastung zu reduzieren. Unternehmen wie Walmart haben Strategien für nachhaltige Beschaffung implementiert, um ihren CO₂-Fußabdruck zu verringern. 16 Nachhaltige Beschaffung kann sich erheblich auf die Umwelt und das Geschäftsergebnis auswirken.
Die Optimierung der Lieferkette ist ein zentraler Aspekt der Beschaffung und umfasst das Management der am Beschaffungsprozess beteiligten Parteien. Wettbewerbsfähige Ausschreibungen und digitale Lösungen können Beschaffungsteams dabei unterstützen, ihre Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken.
Daten aus der Optimierung der Lieferkette liefern detaillierte Informationen zu Beschaffungsprozessen und unterstützen Beschaffungsexperten bei fundierten Entscheidungen. Beschaffungsteams spielen eine entscheidende Rolle im Beschaffungsprozess und benötigen strategische Ziele sowie spezifische Verträge, um erfolgreich zu sein.
Referenzlinks
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