18 Fallstudien zur Beschaffung & gewonnene Erkenntnisse

Effektive Beschaffungspraktiken sind in allen Branchen notwendig. Durch die Untersuchung von Fallstudien zur Beschaffung in verschiedenen Sektoren, von gemeinnützigen Organisationen über Technologie, Gesundheitswesen und darüber hinaus, gewinnen wir wertvolle Einblicke in die Auswirkungen von Beschaffungslösungen und Best Practices, die den Erfolg in jeder Branche vorantreiben können.

Durch die Untersuchung von Fallstudien zur Beschaffung aus verschiedenen Sektoren entdecken wir, wie Organisationen innovative Lösungen genutzt haben, um Herausforderungen zu bewältigen, Abläufe zu optimieren und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Fertigungssektor

Problem

Die Beschaffungsfunktion eines pharmazeutischen Auftragsfertigers hatte sich weitgehend auf die Aufrechterhaltung der Versorgung konzentriert, anstatt die Beschaffung oder die Kosten zu optimieren.¹ Zu den Herausforderungen gehörten:

• Verwaltung von rund 3.500 verschiedenen pharmazeutischen Rohstoffen.
• Begrenzte Transparenz hinsichtlich Lieferantenabhängigkeiten und Beschaffungsstrukturen.
• Komplexe regulatorische und qualitative Anforderungen an pharmazeutische Materialien.
• Ineffiziente Nutzung von Beschaffungsressourcen aufgrund von Betriebsdruck.

Lösung

• Schaffung von Transparenz über das Rohstoffportfolio und die Lieferabhängigkeiten.
• Überarbeitung der Beschaffungsstrategien, um sie an die neue Marktposition des Unternehmens anzupassen.
• Einführung von wettbewerbsorientierter Beschaffung, um die Abhängigkeit von bestimmten Lieferanten zu verringern.
• Optimierung des Bestellverhaltens und der Preisstrategien.
• Schulung der Beschaffungsmitarbeiter zur Stärkung interner Fähigkeiten und strategischer Beschaffungskompetenzen.

Gewonnene Erkenntnisse

Das Projekt hob mehrere wichtige Beschaffungslektionen für pharmazeutische Hersteller hervor:

• Strategische Beschaffung ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit.
• Transparenz über Lieferanten und Materialien ist unerlässlich.
• Beschaffungsfähigkeiten müssen mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten.
• Kompetenzaufbau stärkt die langfristigen Ergebnisse.

Öffentlicher Sektor

Problem

Der Commonwealth of Virginia musste eVA, sein landesweites elektronisches Lieferantenregistrierungs- und Beschaffungssystem, modernisieren. Das System unterstützte eine große Beschaffungsumgebung, einschließlich eines jährlichen Bestellvolumens von $10,8 Milliarden, das sich auf staatliche Behörden, Hochschuleinrichtungen, lokale öffentliche Körperschaften und andere teilnehmende Einheiten verteilte.² Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:

• Eine veraltete Benutzeroberfläche, die nicht den modernen Erwartungen an digitales Einkaufen entsprach.
• Lieferantennetzwerkgebühren und technische Hürden, die Teilnahme von Lieferanten erschwerten.
• Eine fragmentierte Technologielandschaft, die sich zu einem Flickenteppich aus Tools entwickelt hatte.
• Neue Anforderungen an die elektronische Angebotsabgabe durch lokale öffentliche Körperschaften.
• Die Notwendigkeit, die Einhaltung der Vorschriften für das öffentliche Beschaffungswesen, Ziele zur Lieferanteneinbindung und staatliche Produktpräferenzen zu unterstützen.

Lösung

Der Commonwealth wählte eine einheitliche Source-to-Pay-Plattform, die durch Managed Services unterstützt wird, um fragmentierte Altsysteme zu ersetzen und den landesweiten Beschaffungsbedarf zu decken. Die Transformation umfasste:

• Einrichtung behördenübergreifender Governance-Teams zur Abstimmung von Zielen und Arbeitsabläufen.
• Schrittweise Einführung der Plattform, beginnend mit Beschaffungs- und Vertragsmanagement, dann Lieferantenmanagement, eProcurement und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.
• Nutzung von Managed Services für Systemadministration, fortlaufende Unterstützung und kontinuierliche Optimierung.
• Integration von 64 Systemen in eVA.
• Unterstützung der Akzeptanz durch Schulungs- und Kommunikationsprogramme.

Das Programm lieferte messbare Ergebnisse, darunter die Nutzung durch 1.045 staatliche und lokale Einheiten, jährliche Einsparungen von mehr als 5 Millionen US-Dollar und eine Verkürzung des durchschnittlichen Ausschreibungszyklus von 121 Tagen auf 69 Tage.

Gewonnene Erkenntnisse

• Die Transformation des öffentlichen Beschaffungswesens erfordert eine starke Governance über viele Interessengruppen hinweg.
• Eine schrittweise Einführung reduziert das Implementierungsrisiko bei großen digitalen Programmen.
• Managed Services können öffentlichen Organisationen helfen, interne Ressourcenengpässe zu überwinden.
• Die Integration bestehender Systeme verbessert die Beschaffungstransparenz und Prozesskonsistenz.
• Schulung und Kommunikation sind entscheidend für die Akzeptanz bei verschiedenen Behörden und Benutzern.

Problem

Die Stadt Kopenhagen wollte die öffentliche Lebensmittelbeschaffung nachhaltiger gestalten. Städtische Einrichtungen wie Schulen und Pflegeeinrichtungen strebten an, 90 % Bio-Lebensmittel zu servieren, aber die Stadt erkannte auch, dass die Lebensmittelproduktion außerhalb der Saison erhebliche Umweltauswirkungen haben kann, insbesondere aufgrund des energieintensiven Gewächshausanbaus.³

Die Stadt benötigte daher eine Beschaffungsstrategie, die:

• Lieferanten dazu ermutigt, ein vielfältiges Angebot an saisonalen Produkten bereitzustellen.
• Hohe Bio- und Qualitätsstandards aufrechterhält.
• Umweltverträgliche Verpackung und Transport sicherstellt.
• Die Marktbeteiligung einer breiten Palette von Lieferanten, einschließlich kleinerer Unternehmen, ermöglicht.

Lösung

• Umfangreiche, individuell durchgeführte Vorabbefragungen mit Lieferanten, um Ideen zu sammeln und die Marktfähigkeiten zu verstehen.
• Ein Lieferanteninformationstag nach der Ausschreibungsbekanntmachung, um Anforderungen zu klären und die Teilnahme zu fördern.
• Verwendung einer „Saisonrad“-Anforderung, bei der Bieter demonstrieren mussten, wie sie das ganze Jahr über saisonale Sorten gängiger Obst- und Gemüsesorten liefern würden.

Gewonnene Erkenntnisse

• Marktengagement ist entscheidend für innovative Beschaffung.
• Die Vereinfachung von Beschaffungsprozessen kann mehr Lieferanten anziehen.
• Nachhaltige Lebensmittelbeschaffung kann Marktveränderungen vorantreiben.

Problem

Die Stadt St. John's in Neufundland und Labrador, Kanada, sah sich aufgrund fragmentierter Systeme und manueller Arbeitsabläufe mit Ineffizienzen in ihren Beschaffungs- und Anforderungsprozessen konfrontiert. Verschiedene Abteilungen nutzten separate Systeme, was zu mehrfachen Dateneingabepunkten, langsamer Kommunikation und inkonsistentem Informationsaustausch innerhalb der Organisation führte.⁴

Diese Probleme führten zu betrieblichen Herausforderungen wie:

• Mangelnde Integration zwischen den Abteilungen.
• Verzögerungen bei der Genehmigung und Bearbeitung von Anforderungen.
• Begrenzte Transparenz über den Status von Einkaufsanforderungen.
• Anhaltende Abhängigkeit von papierbasierten Beschaffungsprozessen.

Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte die Stadt St. John's PairSoft Requisition & Procurement, integriert in ihr bestehendes Microsoft Dynamics GP ERP-System.

Die Lösung führte eine zentrale digitale Beschaffungsplattform ein, die es den Mitarbeitern ermöglichte:

• Anforderungen über ein einheitliches System einzureichen und zu verfolgen.
• Anfragen basierend auf vordefinierten Regeln automatisch zur Genehmigung weiterzuleiten.
• In Echtzeit auf Informationen über den Status von Einkaufsanforderungen zuzugreifen.
• Anforderungen über mobile Geräte wie Telefone oder Tablets zu genehmigen.

Gewonnene Erkenntnisse

• Die abteilungsübergreifende Verbindung von Beschaffungssystemen reduziert Doppelarbeit und verbessert die Informationskonsistenz.
• Automatisierte Anforderungseingabe, Genehmigungsweiterleitung und Statusverfolgung reduzieren administrative Verzögerungen erheblich.
• Die Möglichkeit für Manager, Anfragen auf mobilen Geräten zu prüfen und zu genehmigen, beschleunigt die Entscheidungsfindung.

Energie- & Versorgungssektor

Problem

Ein führendes Versorgungsunternehmen war mit erheblichen Lieferkettenengpässen konfrontiert, die Lieferzeiten für wichtige Transformatoren und elektrische Ausrüstung auf über zwei Jahre verlängerten.⁵

Lösung

Ein Beschaffungssoftware-Anbieter ging eine Partnerschaft mit dem Versorgungsunternehmen ein, um zukünftige Produktionsslots zu sichern, günstige Vertragsbedingungen auszuhandeln und interne Prozesse zu optimieren. Diese Zusammenarbeit führte zu einer Kostensenkung von 5 % durch wettbewerbsorientierte Angebote, standardisierte Preisanpassungen und die Erstellung eindeutiger Materialcodes für bessere Prognosen und Budgetierung in zukünftigen Projekten.

Gewonnene Erkenntnisse

• Aufbau starker Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten.
• Direkte Verhandlungen nutzen, um Versorgungsrisiken zu reduzieren.
• Standardisierung interner Prozesse, um Zeitpläne zu verkürzen und Kosten zu senken.
• Verbesserung der Prognosen durch klare und konsistente Materialdaten.

Öl- & Gassektor

Problem

Ein führendes globales Öl- und Gasunternehmen sah sich mit Ineffizienzen, Datensilos und Governance-Problemen in seinem Beschaffungs-Prozess konfrontiert, da es auf veraltete Lösungen angewiesen war, was zu Verzögerungen, mangelnder Transparenz und einem übermäßig komplexen Genehmigungssystem führte.⁶

Lösung

Der Beschaffungssoftware-Anbieter implementierte sein intelligentes Category-Management-System (ICM), das die veralteten Lösungen in zwei zentralisierten Systemen konsolidierte. Diese Lösung digitalisierte Verträge, steigerte die eSourcing-Akzeptanz um 20 % und verbesserte den Beschaffungs-ROI um 15 %.

Gewonnene Erkenntnisse

• Veraltete Tools durch ein einziges, zentralisiertes System ersetzen.
• Verwendung von Echtzeitdaten, um bessere Entscheidungen zu unterstützen.
• Intelligentes Category Management anwenden, um die Kostenkontrolle zu verbessern und Risiken zu reduzieren.
• Digitalisierung von Verträgen und Beschaffung, um Geschwindigkeit und Transparenz zu verbessern.

Gesundheits- & Pharmasektor

Problem

Die Region Südmähren in der Tschechischen Republik musste ein veraltetes Kindersanatorium ersetzen, das jahrzehntelang als provisorische Einrichtung betrieben worden war.⁷ Die Herausforderung bestand darin, einen Beschaffungsprozess zu gestalten, der:

• Innovative architektonische und technologische Lösungen fördert.
• Ein hochwertiges und energieeffizientes Gebäude liefert.
• Eine transparente und faire Lieferantenbeteiligung sicherstellt.
• Nachhaltige Baupraktiken integriert.

Lösung

• Wettbewerbsverfahren mit Verhandlung kombiniert mit einem Architekturwettbewerb, der es Lieferanten ermöglichte, innovative Lösungen vorzuschlagen und ihre Angebote durch Dialog zu verfeinern.
• Annahme des Design & Build-Modells, bei dem der Auftragnehmer sowohl für Planung als auch für Bau verantwortlich war.
• Einsatz von Building Information Modelling (BIM) zur Unterstützung von Planung, Bau und Betriebsmanagement der Einrichtung.

Gewonnene Erkenntnisse

• Frühzeitiges Marktengagement verbessert die Beschaffungsergebnisse.
• Festpreisausschreibungen erfordern eine genaue Kostenschätzung.
• Innovative Beschaffungsmodelle können die Entwicklung nachhaltiger Lösungen anregen.
• Digitale Tools wie BIM verbessern die Projektabwicklung und den langfristigen Betrieb.

Problem

Ein pharmazeutischer Großhändler strebte an, seine Wettbewerbsposition durch Kostenführerschaft zu stärken, insbesondere in einem stark umkämpften Markt. Der Transport, insbesondere die Zustellung auf der letzten Meile an Apotheken, machte den größten Anteil der indirekten Ausgaben aus und stellte daher eine wichtige Chance zur Kostenoptimierung dar.⁸

Lösung

Chancenbewertung

Die erste Phase konzentrierte sich auf die Analyse von Ausgabendaten und die Schaffung einer transparenten Kostenbasis. Benchmarking identifizierte potenzielle Einsparungen von 3–6 Millionen € (etwa 8–12 %), was ein klares Projektziel festlegte.

Implementierung

Während einer fünfmonatigen Implementierungsphase wurden mehrere Optimierungshebel eingeführt:

• Neugestaltung des Preismodells und Einführung eines standardisierten Mechanismus zur Dieselpreisanpassung.
• Beseitigung ineffizienter Subunternehmerstrukturen.
• Schaffung von Lieferantenwettbewerb durch Qualifizierung neuer Transportdienstleister.
• Eliminierung von Risikoprämien, die in der Lieferantenpreisgestaltung enthalten sind.
• Einführung von Gutschrifts- und Rechnungsprüfungsprozessen zur Verbesserung von Transparenz und Abrechnungsgenauigkeit.

Ergebnis: Die Initiative erzielte ungefähr €4,8 Millionen an jährlichen Einsparungen, was einer Reduzierung der Transportkosten um etwa 9 % entspricht, während die Servicequalität im gesamten Vertriebsnetz aufrechterhalten wurde.

Gewonnene Erkenntnisse

• Transparente Kostenstrukturen ermöglichen bessere Verhandlungen.
• Wettbewerb unter Lieferanten verbessert sowohl Preis- als auch Serviceniveau.
• Prozesstransparenz verbessert die betriebliche Effizienz.
• Langfristige Governance sichert nachhaltige Einsparungen.

Problem

Das Memorial Hospital of Sweetwater County erlebte häufige Systemausfälle und eingeschränkten Zugang zu Budgetdetails während des Einkaufsprozesses, hauptsächlich aufgrund eines problematischen Hauptbuchsystems, was zu Arbeitsunterbrechungen führte.⁹

Lösung

Das Krankenhaus ging eine Partnerschaft mit PairSoft, einem Anbieter von Beschaffungssoftware, ein, um eine Anforderungslösung zu implementieren, die genaue Budgetberichte, Transparenz und Nachvollziehbarkeit während des gesamten Einkaufsprozesses sowie eine nahtlose Integration mit den Materialwirtschafts- und ERP-Systemen des Krankenhauses bot. Dies führte zu verbesserten Bearbeitungszeiten, reduzierten Fehlern und erhöhter Effizienz.

Gewonnene Erkenntnisse

• Verwendung von Beschaffungstools, die zum Arbeitsablauf der Organisation passen.
• Verbesserung der Budgettransparenz, um Fehler und Verzögerungen zu reduzieren.
• Verknüpfung der Beschaffung mit ERP- und Materialsystemen für reibungslosere Abläufe.
• Nutzung von Technologie zur Stärkung der Kommunikation mit Lieferanten.

Gemeinnütziger Sektor

Problem

Die Central Park Conservancy sah sich aufgrund eines papierbasierten Anforderungssystems mit chaotischen Bestellungen konfrontiert, was die Nachverfolgung, Genehmigungen und effiziente Auftragserteilung behindert.¹⁰

Lösung

Der Beschaffungssoftware-Anbieter PairSoft lieferte eine integrierte Beschaffungssoftwarelösung, die angepasste Arbeitsabläufe und Audit-Trails umfasste und eine genaue Verfolgung von Ausgaben, Verpflichtungen und Rückstellungen ermöglichte.

Gewonnene Erkenntnisse

• Automatisierte Nachverfolgung zur Verbesserung von Genauigkeit und Compliance verwenden.
• Stärkung der Einkaufsrichtlinien durch klarere, konsistente Schritte.

Finanzsektor

Problem

Eine globale Versicherungsorganisation mit einem Wert von $17 Milliarden hatte ein dezentrales Beschaffungsmodell, bei dem die Geschäftsbereiche Lieferantenrecherche, Verhandlungen und Vertragsvorbereitung unabhängig durchführten. Die Beschaffungsabteilung wurde hauptsächlich erst dann einbezogen, wenn kommerzielle Entscheidungen bereits getroffen waren, was ihre Fähigkeit einschränkte, die Beschaffungsstrategie zu beeinflussen, Vertragsbedingungen zu optimieren oder Einsparmöglichkeiten zu identifizieren.¹¹ Das Unternehmen musste:

• Die Beschaffung von einer reaktiven Funktion zu einer strategischen Funktion weiterentwickeln.
• Einsparmöglichkeiten über Betriebsausgaben und Regionen hinweg identifizieren.
• Umfassendere Transformationsinitiativen ohne Budgeterhöhungen finanzieren.

Lösung

Die Organisation arbeitete mit einer Beschaffungsberatungsfirma zusammen, um globale Ausgaben zu analysieren, Einsparmöglichkeiten zu modellieren und Interessengruppen aus allen Geschäftsbereichen einzubinden. Die Initiative umfasste:

• Schaffung von Transparenz über Ausgaben in verschiedenen Geschäftsbereichen und Regionen.
• Identifizierung von mehr als 3 Millionen US-Dollar an realisierbaren Einsparmöglichkeiten.
• Durchführung von Stakeholder-Workshops, um Einsparinitiativen mit Geschäftsprioritäten abzustimmen.
• Neuverhandlung eines bestehenden Firmenzahlungsvertrags, der mehr als 1 Million US-Dollar an Einsparungen generierte, ohne den Anbieter zu wechseln.

Im dritten Monat übertraf das Programm sein ursprüngliches Einsparziel von $600.000. Bis zum Jahresende beliefen sich die Gesamteinsparungen auf über 3 Millionen US-Dollar, was das Unternehmen dazu veranlasste, das Programm auf andere Betriebsausgabenkategorien und Regionen auszuweiten.

Gewonnene Erkenntnisse

• Strategische Beschaffung kann helfen, größere Transformationsprogramme zu finanzieren.
• Ausgabentransparenz ist notwendig, um verborgene Einsparmöglichkeiten aufzudecken.
• Bestehende Verträge können schnelle Einsparerfolge bieten, wenn sie mit Marktkonditionen abgeglichen werden.
• Die Abstimmung der Interessengruppen ist entscheidend für die Skalierung der Beschaffungstransformation.
• Die Beschaffung sollte frühzeitig in Lieferantenentscheidungen einbezogen werden, nicht nur bei der Transaktionsabwicklung.

Problem

Die Hellenic Bank erlebte einen Mangel an Standardisierung, Zentralisierung und Digitalisierung in ihren Beschaffungsprozessen, was zu Ineffizienzen und hohen Kosten führte. Der Prozess erforderte auch eine verbesserte Einhaltung regulatorischer Anforderungen. ¹²

Lösung

Die Bank implementierte eine KI-gestützte Source-to-Pay-Software, um die Beschaffungsaktivitäten zu zentralisieren und Schlüsselprozesse wie Lieferantenmanagement und Vertragsmanagement zu integrieren.

Gewonnene Erkenntnisse

• Zentralisierte Beschaffungsprozesse schaffen Konsistenz und senken die Kosten.
• Bessere Werkzeuge für Lieferantenmanagement und Verträge stärken die Compliance und die Partnerschaften.

Einzelhandelssektor

Problem

IKEAs indirekte Beschaffungsfunktion war weniger ausgereift als die direkte Beschaffungsfunktion und war historisch stärker selbstorganisiert. Das Unternehmen benötigte mehr Transparenz darüber, was es über mehrere ERP-Systeme hinweg kaufte, und musste zahlreiche interne Interessengruppen und externe Lieferanten verwalten.¹³ Die Organisation musste:

• Die Transparenz über indirekte Ausgaben verbessern.
• Eine stärkere digitale Grundlage für die Beschaffung schaffen.
• Beschaffungsfähigkeiten aufbauen und gleichzeitig die Geschäftsanforderungen weiterhin unterstützen.
• Lieferantenbeziehungen und Nachhaltigkeitserwartungen in verschiedenen Kategorien verwalten.

Lösung

IKEA begann seine indirekte Beschaffungstransformation mit der Investition in ein Ausgabenanalyse-Tool, das Daten aus verschiedenen ERP-Systemen in einer einzigen, nutzbaren Ansicht konsolidieren konnte. Das Unternehmen ging dann zu Source-to-Pay-Funktionen über, um einen strukturierteren Beschaffungsprozess zu unterstützen. Die Transformation umfasste auch:

• Ausbau der Ressourcen für die taktische und strategische Kategorieentwicklung.
• Verwendung messbarer Ergebnisse in den Bereichen Kosteneinsparung, Compliance und Risikomanagement, um weitere Investitionen zu unterstützen.
• Erkenntnis, dass Source-to-Pay-Technologie Transparenz und Struktur bietet, aber allein keine besseren Preise oder Lieferanten verbessert.
• Erkundung von generativen KI-Anwendungsfällen zur Reduzierung administrativer Arbeiten, wie z. B. der Vorbereitung von Dokumenten, Präsentationen und Besprechungszusammenfassungen.
• Anwendung von IKEAs Einkaufsverhaltenskodex auf die indirekte Beschaffung, insbesondere für wichtige Lieferanten.

Gewonnene Erkenntnisse

• Die Beschaffungstransformation sollte in Bereichen beginnen, in denen frühe Beispiele einen Geschäftsnutzen aufzeigen können.
• Ausgabentransparenz ist eine Grundlage für die Verbesserung der indirekten Beschaffung.
• Digitale Werkzeuge unterstützen die Transformation, aber Beschaffungsteams benötigen weiterhin Kategorieexpertise und die Einbindung von Interessengruppen.
• Indirekte Beschaffung erfordert ein sorgfältiges Management vieler Lieferanten und interner Interessengruppen.
• KI kann Beschaffungsteams helfen, mehr Zeit für strategische Lieferanten- und Stakeholder-Beziehungen aufzuwenden.
• Transformation sollte als kontinuierlicher Weg und nicht als einmaliges Projekt behandelt werden.

Bausektor

Problem

High Speed 2 Ltd. stand vor der großen Herausforderung, Transparenz und Resilienz der Lieferkette für das größte Infrastrukturprojekt des Vereinigten Königreichs zu erreichen. Dies beinhaltete das Management einer großen Anzahl von Lieferanten und Auftragnehmern in einem komplexen Markt, wobei Kosten und Risiken durch externe Faktoren wie Hyperinflation und Arbeitskräftemangel verschärft wurden.¹⁴

Lösung

HS2 implementierte die Supply-Chain-Management-Initiative, die Kartierung und Bewertung kritischer Verträge und Lieferanten über mehrere Stufen hinweg umfasste und Dashboards sowie innovative Methoden nutzte, um wertvolle Einblicke in die Lieferkette zu liefern.

Gewonnene Erkenntnisse

• Enge Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessert die Transparenz der Lieferkette.
• Proaktive Risikoprüfungen reduzieren Verzögerungen und Kostenüberschreitungen.
• Klare Kartierung der Lieferanten hilft Teams, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.

Entdecken Sie weitere unserer Benchmarks und datengestützten Erkenntnisse in der Google-Suche.

Als bevorzugte Quelle hinzufügen

Chemiesektor

Problem

Die indirekten Beschaffungsprozesse des Biowissenschaftsunternehmens Royal DSM N.V. (DSM) führten zu Ineffizienzen und übermäßigem Zeitaufwand für operative Aufgaben, was von wertschöpfenden Tätigkeiten ablenkte. Der Purchase-to-Pay-Prozess war ebenfalls suboptimal, verursachte Zahlungsverzögerungen und brachte Risiken mit sich.

Lösung

DSM implementierte eine Beschaffungssoftwarelösung, um Beschaffungstransaktionen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dies umfasste einen umfassenden Source-to-Pay-Prozess, der durch eine robuste Governance-Struktur und eine globale Einführung unterstützt wurde, beginnend mit einem Pilotprojekt in Brasilien, um komplexe Steuervorschriften zu bewältigen.

Gewonnene Erkenntnisse

• Bereitstellung eines starken Änderungsmanagements und klarer Anleitungen während der Technologieeinführung.
• Anbieten von Schulungen und Unterstützung in der Landessprache, um die Akzeptanz zu erhöhen.
• Nutzung durchgängig digitaler Prozesse, um Verzögerungen und Zahlungsrisiken zu reduzieren.

Transportsektor

Problem

Transport for London (TfL) sah sich mit einem gravierenden Fachkräftemangel und mangelnder Vielfalt in der Transportbranche konfrontiert, wobei die Belegschaft überwiegend aus älteren weißen Männern bestand, während ein erheblicher Teil der jungen Londoner arbeitslos oder ohne Ausbildung war.

Lösung

TfL richtete das Supplier Skills Team ein und implementierte Strategic Labour Needs and Training (SLNT)-Anforderungen in Verträgen. Dieser Ansatz verpflichtete Lieferanten, spezifische Qualifikations- und Beschäftigungsergebnisse zu liefern, wobei der Schwerpunkt auf Ausbildungsplätzen und Arbeitsplätzen für benachteiligte Gruppen lag. TfL arbeitete auch mit Wohltätigkeitsorganisationen und Gruppen zur Arbeitsmarktintegration zusammen, um diese Bemühungen zu unterstützen.

Gewonnene Erkenntnisse

• Sicherstellung interner Unterstützung und klarer Ziele vor dem Start neuer Initiativen.
• Klare Kommunikation der Erwartungen an die Lieferanten.
• Zusammenarbeit mit den richtigen Organisationen, um Zielgruppen zu erreichen.
• Anerkennung von Erfolgen, um die fortlaufende Teilnahme zu motivieren.
• Nutzung von Beschaffungsanforderungen zur Förderung der Personalentwicklung und Inklusion.

Technologiesektor

Problem

Jumio stand vor Herausforderungen bei der Verwaltung seiner Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsprozesse, insbesondere bei der manuellen Zuordnung von Bestellungen (Purchase Order, PO), was zu Engpässen und Ineffizienzen führte, insbesondere als das Unternehmen global über mehrere Tochtergesellschaften hinweg skalierte.¹⁵

Lösung

Jumio implementierte eine integrierte Procure-to-Pay-Finanzautomatisierungslösung, die Bestell- und Rechnungsverarbeitung automatisierte, ein Self-Service-Lieferanten-Onboarding ermöglichte und den Monatsabschluss verbesserte.

Gewonnene Erkenntnisse

• Automatisierung manueller Beschaffungs- und Zahlungsaufgaben, um Engpässe zu reduzieren.
• Sicherstellung einer reibungslosen Integration mit bestehenden ERP-Systemen.

Bildungssektor

Problem

Pearson, ein weltweit führendes Unternehmen im Bildungsbereich, kämpfte mit uneinheitlichen Beschaffungssystemen, denen es an umfassender Ausgabentransparenz und Compliance-Durchsetzung mangelte, was die strategische Entscheidungsfindung behinderte.¹⁶

Lösung

Pearson ging eine Partnerschaft mit einer Plattform für das Management von Geschäftsausgaben ein, um ihre Beschaffungsprozesse zu vereinheitlichen, das Risikomanagement zu verbessern, die Compliance zu erhöhen und bessere Abschlüsse zu erzielen, wobei der Schwerpunkt auf einer benutzerfreundlichen Einführung lag.

Die Integration der Beschaffungssoftware-Plattform erhöhte die Ausgaben-Compliance signifikant von 22 % auf 85 %, reduzierte operative Ineffizienzen und führte zu einer hohen Benutzerzufriedenheit, was den Wert optimierter Beschaffungsprozesse demonstriert.

Gewonnene Erkenntnisse

• Vereinheitlichung der Beschaffungssysteme zur Verbesserung der Ausgabentransparenz.
• Stärkung der Compliance durch einfache und benutzerfreundliche Arbeitsabläufe.
• Reduzierung von Ineffizienzen durch Standardisierung von Prozessen.
• Verbesserung der Benutzerzufriedenheit durch eine klare, intuitive Plattform.

Zusammenfassung der aus den Fallstudien zur Beschaffung gewonnenen Erkenntnisse

• Die Integration von Beschaffungssoftware erhöhte die Ausgaben-Compliance signifikant und reduzierte operative Ineffizienzen.
• Automatisierung verbesserte die Effizienz, reduzierte manuelle Aufgaben und optimierte Finanzprozesse.
• Effektives Änderungsmanagement und Schulungen waren entscheidend für eine erfolgreiche Einführung.
• Engagement für Zusammenarbeit und proaktives Risikomanagement verbesserte die Transparenz und Effizienz der Lieferkette.
• Die Zentralisierung von Beschaffungssystemen und die Nutzung von Echtzeitdaten führten zu besserer Entscheidungsfindung und Kosteneinsparungen.

FAQs

Diese Forschung zitieren

Wählen Sie das Format, das zu Ihrem Veröffentlichungsort passt. Wenn Sie die Link-Version in Ihr CMS einfügen, bleibt der Backlink erhalten.

@misc{dilmegani2026,
  author = {Dilmegani, Cem and PhD., Ezgi Arslan,},
  title  = {{18 Fallstudien zur Beschaffung & gewonnene Erkenntnisse}},
  year   = {2026},
  month  = jun,
  howpublished    = {\url{https://aimultiple.com/procurement-case-studies}},
  note   = {AIMultiple. Abgerufen am 24. Juni 2026}
}

Referenzlinks

1.

Procurement cost optimisation for pharmaceutical wholesale

OCM Consulting

2.

Commonwealth of Virginia: Gold Standard Procurement | Ivalua

Ivalua

3.

https://procuraplus.org/fileadmin/user_upload/Procuraplus_case_study_Copenhagen.pdf

4.

PairSoft Helps City of St. John’s Integrate Departments and Reduce Paper Use | PairSoft

PairSoft

5.

Leading Utility Mitigates Supply Risk and Reduces Costs With GEP | GEP

GEP

6.

How a Fortune 500 Oil & Gas Major Partnered With GEP To Achieve a 15% Jump in Procurement ROI | GEP

GEP

7.

https://procuraplus.org/fileadmin/user_upload/Procuraplus_case_study_South_Moravian_Region.pdf

8.

Transport tender: Reducing freight costs on the last mile

OCM Consulting

9.

Memorial Hospital of Sweetwater County Reduces Costs with PairSoft | PairSoft

PairSoft

10.

PairSoft Helps Central Park Conservancy Streamline Procurement | PairSoft

PairSoft

11.

Procurement Funded Transformation Case Study - Acquis

Acquis Consulting Group

12.

How Hellenic Bank Transformed Its Indirect Procurement Operations With GEP Software | GEP

GEP

13.

A Journey of Continuous Transformation at IKEA

14.

Home - Procurement Leaders

15.

Jumio | Tipalti Europe

16.

Explore Customer Success Stories | Coupa

Coupa

Cem Dilmegani

Leitender Analyst

Folgen auf

Cem ist seit 2017 leitender Analyst bei AIMultiple. AIMultiple informiert monatlich Hunderttausende von Unternehmen (laut similarWeb), darunter 55 % der Fortune 500. Cems Arbeit wurde von führenden globalen Publikationen wie Business Insider, Forbes und der Washington Post, von globalen Unternehmen wie Deloitte und HPE sowie von NGOs wie dem Weltwirtschaftsforum und supranationalen Organisationen wie der Europäischen Kommission zitiert. Weitere namhafte Unternehmen und Ressourcen, die AIMultiple referenziert haben, finden Sie hier. Im Laufe seiner Karriere war Cem als Technologieberater, Technologieeinkäufer und Technologieunternehmer tätig. Über ein Jahrzehnt lang beriet er Unternehmen bei McKinsey & Company und Altman Solon in ihren Technologieentscheidungen. Er veröffentlichte außerdem einen McKinsey-Bericht zur Digitalisierung. Bei einem Telekommunikationsunternehmen leitete er die Technologiestrategie und -beschaffung und berichtete direkt an den CEO. Darüber hinaus verantwortete er das kommerzielle Wachstum des Deep-Tech-Unternehmens Hypatos, das innerhalb von zwei Jahren von null auf einen siebenstelligen jährlichen wiederkehrenden Umsatz und eine neunstellige Unternehmensbewertung kam. Cems Arbeit bei Hypatos wurde von führenden Technologiepublikationen wie TechCrunch und Business Insider gewürdigt. Er ist ein gefragter Redner auf internationalen Technologiekonferenzen. Cem absolvierte sein Studium der Informatik an der Bogazici-Universität und besitzt einen MBA der Columbia Business School.

Vollständiges Profil anzeigen

Recherchiert von

Ezgi Arslan, PhD.

Branchenanalystin

Folgen auf

Ezgi hat einen Doktortitel in Betriebswirtschaft mit Spezialisierung auf Finanzen und ist als Branchenanalystin bei AIMultiple tätig. Sie treibt Forschung und Erkenntnisse an der Schnittstelle von Technologie und Wirtschaft voran, mit Fachwissen in den Bereichen Nachhaltigkeit, Umfrage- und Sentimentanalyse, KI-Agenten-Anwendungen im Finanzwesen, Answer Engine Optimization, Firewall-Management und Beschaffungstechnologien.

Vollständiges Profil anzeigen

Seien Sie der Erste, der kommentiert

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Alle Felder sind erforderlich. Kommentare werden in ihrer Originalsprache belassen.

Name

E-Mail-Adresse

Kommentar

0/450

Kommentar posten