18 Beschaffungs-Fallstudien & gewonnene Erkenntnisse

Effektive Beschaffungspraktiken sind in allen Branchen notwendig. Durch die Untersuchung von Beschaffungs-Fallstudien in verschiedenen Sektoren, von gemeinnützigen Organisationen über Technologie, Gesundheitswesen und darüber hinaus, gewinnen wir wertvolle Einblicke in die Auswirkungen von Beschaffungslösungen und Best Practices, die in jeder Branche zum Erfolg führen können.

Durch die Untersuchung von Beschaffungs-Fallstudien aus verschiedenen Sektoren entdecken wir, wie Organisationen innovative Lösungen genutzt haben, um Herausforderungen zu bewältigen, Abläufe zu optimieren und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Fertigungssektor

Problem

Die Beschaffungsfunktion eines pharmazeutischen Auftragsherstellers war weitgehend auf die Aufrechterhaltung der Versorgung ausgerichtet und nicht auf die Optimierung von Beschaffung oder Kosten.¹ Zu den Herausforderungen gehörten:

• Verwaltung von rund 3.500 verschiedenen pharmazeutischen Rohstoffen.
• Begrenzte Transparenz bezüglich Lieferantenabhängigkeiten und Beschaffungsstrukturen.
• Komplexe regulatorische und qualitative Anforderungen an pharmazeutische Materialien.
• Ineffiziente Nutzung der Beschaffungsressourcen aufgrund von Betriebsdruck.

Lösung

• Schaffung von Transparenz über das Rohstoffportfolio und die Versorgungsabhängigkeiten.
• Überarbeitung der Beschaffungsstrategien, um sie an die neue Marktposition des Unternehmens anzupassen.
• Einführung von wettbewerblicher Beschaffung, um die Abhängigkeit von bestimmten Lieferanten zu reduzieren.
• Optimierung des Bestellverhaltens und der Preisstrategien.
• Schulung des Beschaffungspersonals zur Stärkung interner Fähigkeiten und strategischer Beschaffungskompetenzen.

Gewonnene Erkenntnisse

Das Projekt hob mehrere wichtige Beschaffungslektionen für Pharmahersteller hervor:

• Strategische Beschaffung ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit.
• Transparenz über Lieferanten und Materialien ist unerlässlich.
• Beschaffungsfähigkeiten müssen mit dem Unternehmenswachstum mitwachsen.
• Kompetenzaufbau stärkt langfristige Ergebnisse.

Öffentlicher Sektor

Problem

Der Commonwealth of Virginia musste eVA, sein landesweites elektronisches Lieferantenregistrierungs- und Einkaufssystem, modernisieren. Das System unterstützte ein großes Beschaffungsumfeld, einschließlich jährlicher Bestellausgaben in Höhe von $10.8 Milliarden bei Landesbehörden, Hochschuleinrichtungen, lokalen öffentlichen Körperschaften und anderen teilnehmenden Einrichtungen.² Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:

• Eine veraltete Benutzeroberfläche, die nicht den modernen Erwartungen an den digitalen Einkauf entsprach.
• Lieferantennetzwerkgebühren und technische Barrieren, die die Teilnahme von Lieferanten erschwerten.
• Eine fragmentierte Technologielandschaft, die sich zu einem Flickwerk aus Tools entwickelt hatte.
• Neue Anforderungen an die elektronische Angebotsabgabe durch lokale öffentliche Körperschaften.
• Die Notwendigkeit, die Einhaltung öffentlicher Beschaffungsregeln, Lieferanteneinbeziehungsziele und staatliche Produktpräferenzen zu unterstützen.

Lösung

Der Commonwealth wählte eine einheitliche Source-to-Pay-Plattform, unterstützt durch Managed Services, um fragmentierte Altsysteme zu ersetzen und den landesweiten Beschaffungsbedarf zu decken. Die Transformation umfasste:

• Einrichtung behördenübergreifender Governance-Teams zur Abstimmung von Zielen und Arbeitsabläufen.
• Schrittweise Einführung der Plattform, beginnend mit Beschaffung und Vertragsmanagement, dann Lieferantenmanagement, eProcurement und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.
• Nutzung von Managed Services für Systemadministration, laufenden Support und kontinuierliche Optimierung.
• Integration von 64 Systemen in eVA.
• Unterstützung der Einführung durch Schulungs- und Kommunikationsprogramme.

Das Programm lieferte messbare Ergebnisse, darunter die Nutzung durch 1.045 staatliche und lokale Einrichtungen, jährliche Einsparungen von mehr als 5 Millionen US-Dollar und eine Verkürzung des durchschnittlichen Ausschreibungszyklus von 121 Tagen auf 69 Tage.

Gewonnene Erkenntnisse

• Die Transformation der öffentlichen Beschaffung erfordert eine starke Governance über viele Interessengruppen hinweg.
• Eine schrittweise Einführung reduziert das Implementierungsrisiko bei groß angelegten digitalen Programmen.
• Managed Services können öffentlichen Organisationen helfen, interne Ressourcenengpässe zu überwinden.
• Die Integration bestehender Systeme verbessert die Transparenz der Beschaffung und die Prozesskonsistenz.
• Schulung und Kommunikation sind für die Akzeptanz in verschiedenen Behörden und bei den Nutzern unerlässlich.

Problem

Die Stadt Kopenhagen wollte die öffentliche Lebensmittelbeschaffung nachhaltiger gestalten. Städtische Einrichtungen wie Schulen und Pflegeeinrichtungen strebten an, 90% Bio-Lebensmittel zu servieren, aber die Stadt erkannte auch, dass die Produktion von Lebensmitteln außerhalb der Saison erhebliche Umweltauswirkungen haben kann, insbesondere durch energieintensiven Gewächshausanbau.³

Die Stadt benötigte daher eine Beschaffungsstrategie, die Folgendes bewirken würde:

• Lieferanten ermutigen, ein vielfältiges Sortiment an saisonalen Produkten anzubieten.
• Hohe Bio- und Qualitätsstandards aufrechterhalten.
• Umweltverträgliche Verpackung und Transport sicherstellen.
• Marktteilnahme einer breiten Palette von Lieferanten, einschließlich kleinerer Unternehmen, ermöglichen.

Lösung

• Umfangreiche Konsultationen mit Lieferanten vor der Ausschreibung, die einzeln durchgeführt wurden, um Ideen zu sammeln und die Marktfähigkeiten zu verstehen.
• Ein Lieferanteninformationstag nach der Bekanntgabe der Ausschreibung, um die Anforderungen zu klären und die Teilnahme zu fördern.
• Verwendung einer "Saisonrad"-Anforderung, bei der Bieter darlegen mussten, wie sie das ganze Jahr über saisonale Sorten gängiger Obst- und Gemüsesorten anbieten würden.

Gewonnene Erkenntnisse

• Marktengagement ist für innovative Beschaffung unerlässlich.
• Die Vereinfachung von Beschaffungsprozessen kann mehr Lieferanten anziehen.
• Nachhaltige Lebensmittelbeschaffung kann Marktveränderungen vorantreiben.

Problem

Die Stadt St. John's in Neufundland und Labrador, Kanada, hatte aufgrund fragmentierter Systeme und manueller Arbeitsabläufe mit Ineffizienzen in ihren Beschaffungs- und Anforderungsprozessen zu kämpfen. Verschiedene Abteilungen nutzten separate Systeme, was zu mehreren Dateneingabestellen, langsamer Kommunikation und inkonsistentem Informationsaustausch in der gesamten Organisation führte.⁴

Diese Probleme verursachten betriebliche Herausforderungen wie:

• Mangelnde Integration zwischen den Abteilungen.
• Verzögerungen bei der Genehmigung und Bearbeitung von Anforderungen.
• Begrenzte Transparenz über den Status von Bestellanforderungen.
• Anhaltende Abhängigkeit von papierbasierten Beschaffungsprozessen.

Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte die Stadt St. John's PairSoft Requisition & Procurement, integriert in das bestehende Microsoft Dynamics GP ERP-System.

Die Lösung führte eine zentrale digitale Beschaffungsplattform ein, die es den Mitarbeitern ermöglichte:

• Anforderungen über ein einheitliches System einzureichen und zu verfolgen.
• Anfragen basierend auf vordefinierten Regeln automatisch zur Genehmigung weiterzuleiten.
• Auf Echtzeitinformationen zum Status von Bestellanforderungen zuzugreifen.
• Anforderungen über mobile Geräte wie Telefone oder Tablets zu genehmigen.

Gewonnene Erkenntnisse

• Die abteilungsübergreifende Verbindung von Beschaffungssystemen reduziert Doppelarbeit und verbessert die Informationskonsistenz.
• Automatisierte Anforderungserfassung, Genehmigungsweiterleitung und Statusverfolgung reduzieren administrative Verzögerungen erheblich.
• Die Möglichkeit für Manager, Anfragen auf mobilen Geräten zu überprüfen und zu genehmigen, beschleunigt die Entscheidungsfindung.

Energie- und Versorgungssektor

Problem

Ein führendes Versorgungsunternehmen sah sich erheblichen Lieferkettenengpässen gegenüber, die die Vorlaufzeiten für wichtige Transformatoren und elektrische Ausrüstung auf über zwei Jahre verlängerten.⁵

Lösung

Ein Beschaffungssoftwareanbieter ging eine Partnerschaft mit dem Versorgungsunternehmen ein, um zukünftige Produktionsslots zu sichern, günstige Vertragsbedingungen auszuhandeln und interne Prozesse zu optimieren. Diese Zusammenarbeit führte zu einer Kostensenkung von 5% durch wettbewerbliche Angebote, standardisierte Preisanpassungen und die Schaffung eindeutiger Materialcodes für bessere Prognosen und Budgetierung in zukünftigen Projekten.

Gewonnene Erkenntnisse

• Bauen Sie starke Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten auf.
• Nutzen Sie direkte Verhandlungen, um Versorgungsrisiken zu reduzieren.
• Standardisieren Sie interne Prozesse, um Zeitpläne zu verkürzen und Kosten zu senken.
• Verbessern Sie die Prognose durch klare und konsistente Materialdaten.

Öl- und Gassektor

Problem

Ein führendes globales Öl- und Gasunternehmen hatte aufgrund der Abhängigkeit von veralteten Lösungen mit Ineffizienzen, Datensilos und Governance-Problemen in seinem Beschaffungsprozess zu kämpfen, was zu Verzögerungen, mangelnder Transparenz und einem übermäßig komplexen Genehmigungssystem führte.⁶

Lösung

Der Beschaffungssoftwareanbieter implementierte sein intelligentes Category-Management-System (ICM) und konsolidierte die veralteten Lösungen in zwei zentralen Systemen. Diese Lösung digitalisierte Verträge, steigerte die eSourcing-Akzeptanz um 20% und verbesserte den Beschaffungs-ROI um 15%.

Gewonnene Erkenntnisse

• Ersetzen Sie veraltete Tools durch ein einziges, zentrales System.
• Nutzen Sie Echtzeitdaten, um bessere Entscheidungen zu unterstützen.
• Wenden Sie intelligentes Category Management an, um die Kostenkontrolle zu verbessern und Risiken zu reduzieren.
• Digitalisieren Sie Verträge und Beschaffung, um Geschwindigkeit und Transparenz zu verbessern.

Gesundheits- und Pharmasektor

Problem

Die Region Südmähren in der Tschechischen Republik musste ein veraltetes Kindersanatorium ersetzen, das jahrzehntelang als provisorische Einrichtung betrieben worden war.⁷ Die Herausforderung bestand darin, einen Beschaffungsprozess zu gestalten, der Folgendes bewirken würde:

• Innovative architektonische und technologische Lösungen fördern.
• Ein qualitativ hochwertiges und energieeffizientes Gebäude liefern.
• Transparente und faire Lieferantenbeteiligung sicherstellen.
• Nachhaltige Baupraktiken integrieren.

Lösung

• Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung kombiniert mit einem Architekturwettbewerb, der es Lieferanten ermöglichte, innovative Lösungen vorzuschlagen und gleichzeitig ihre Angebote im Dialog zu verfeinern.
• Einführung des Design & Build-Modells, bei dem der Auftragnehmer sowohl für Planung als auch für Bau verantwortlich war.
• Nutzung von Building Information Modelling (BIM) zur Unterstützung von Planung, Bau und Betriebsmanagement der Einrichtung.

Gewonnene Erkenntnisse

• Frühes Marktengagement verbessert die Beschaffungsergebnisse.
• Festpreisausschreibungen erfordern eine genaue Kostenschätzung.
• Innovative Beschaffungsmodelle können die Entwicklung nachhaltiger Lösungen fördern.
• Digitale Tools wie BIM verbessern die Projektausführung und den langfristigen Betrieb.

Problem

Ein pharmazeutischer Großhändler strebte danach, seine Wettbewerbsposition durch Kostenführerschaft zu stärken, insbesondere in einem hart umkämpften Markt. Der Transport, insbesondere die letzte Meile bis zur Apotheke, machte den größten Anteil der indirekten Ausgaben aus und stellte daher eine Schlüsselmöglichkeit zur Kostenoptimierung dar.⁸

Lösung

Chancenbewertung

Die erste Phase konzentrierte sich auf die Analyse von Ausgabendaten und den Aufbau einer transparenten Kostenbasis. Benchmarking identifizierte potenzielle Einsparungen von 3–6 Millionen Euro (rund 8–12%), was ein klares Projektziel festlegte.

Implementierung

Während einer fünfmonatigen Implementierungsphase wurden mehrere Optimierungshebel eingeführt:

• Neugestaltung des Preismodells und Einführung eines standardisierten Dieselpreisanpassungsmechanismus.
• Beseitigung ineffizienter Untervergabestrukturen.
• Schaffung von Lieferantenwettbewerb durch Qualifizierung neuer Transportdienstleister.
• Eliminierung von in der Lieferantenpreisgestaltung eingebetteten Risikoprämien.
• Einführung von Gutschrifts- und Rechnungsprüfungsprozessen zur Verbesserung der Transparenz und Abrechnungsgenauigkeit.

Ergebnis: Die Initiative erzielte etwa €4.8 Millionen an jährlichen Einsparungen, was etwa einer Reduzierung der Transportkosten um 9% entspricht, bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Servicequalität im gesamten Vertriebsnetz.

Gewonnene Erkenntnisse

• Transparente Kostenstrukturen ermöglichen bessere Verhandlungen.
• Wettbewerb zwischen Lieferanten verbessert sowohl Preis- als auch Serviceniveau.
• Prozesstransparenz verbessert die betriebliche Effizienz.
• Langfristige Governance sichert nachhaltige Einsparungen.

Problem

Das Memorial Hospital of Sweetwater County erlebte häufige Systemausfälle und eingeschränkten Zugang zu Budgetdetails während des Einkaufsprozesses, hauptsächlich aufgrund eines problematischen Hauptbuchsystems, was zu Arbeitsablaufunterbrechungen führte.⁹

Lösung

Das Krankenhaus ging eine Partnerschaft mit PairSoft, einem Anbieter von Beschaffungssoftware, ein, um eine Anforderungslösung zu implementieren, die genaue Budgetberichte, Sichtbarkeit und Transparenz während des gesamten Einkaufsprozesses sowie eine nahtlose Integration mit den Materialmanagement- und ERP-Systemen des Krankenhauses bot. Dies führte zu verbesserten Bearbeitungszeiten, reduzierten Fehlern und erhöhter Effizienz.

Gewonnene Erkenntnisse

• Nutzen Sie Beschaffungstools, die zum Arbeitsablauf der Organisation passen.
• Verbessern Sie die Budgettransparenz, um Fehler und Verzögerungen zu reduzieren.
• Verbinden Sie die Beschaffung mit ERP- und Materialwirtschaftssystemen für reibungslosere Abläufe.
• Nutzen Sie Technologie, um die Kommunikation mit Lieferanten zu stärken.

Non-Profit-Sektor

Problem

Die Central Park Conservancy hatte mit chaotischen Bestellungen aufgrund eines papierbasierten Anforderungssystems zu kämpfen, was die Nachverfolgung, Genehmigungen und effiziente Auftragserteilung behinderte.¹⁰

Lösung

Der Beschaffungssoftwareanbieter PairSoft lieferte eine integrierte Beschaffungssoftwarelösung, die angepasste Arbeitsabläufe und Prüfpfade umfasste und eine genaue Verfolgung von Ausgaben, Verpflichtungen und Abgrenzungen ermöglichte.

Gewonnene Erkenntnisse

• Nutzen Sie automatisierte Nachverfolgung, um Genauigkeit und Compliance zu verbessern.
• Stärken Sie die Einkaufsrichtlinien durch klarere, konsistentere Schritte.

Finanzsektor

Problem

Eine globale Versicherungsorganisation mit einem Volumen von $17 Milliarden hatte ein dezentrales Beschaffungsmodell, bei dem die Geschäftsbereiche Lieferantenrecherche, Verhandlungen und Vertragsvorbereitung unabhängig voneinander verwalteten. Die Beschaffung wurde hauptsächlich erst hinzugezogen, nachdem kommerzielle Entscheidungen bereits getroffen waren, was ihre Fähigkeit einschränkte, die Beschaffungsstrategie zu beeinflussen, Vertragsbedingungen zu optimieren oder Einsparmöglichkeiten zu identifizieren.¹¹ Das Unternehmen musste:

• Die Beschaffung von einer reaktiven Funktion zu einer strategischen Funktion umwandeln.
• Einsparmöglichkeiten bei Betriebskosten und in verschiedenen Regionen identifizieren.
• Umfassendere Transformationsinitiativen ohne Budgeterhöhungen finanzieren.

Lösung

Die Organisation arbeitete mit einem Beratungsunternehmen für Beschaffung zusammen, um globale Ausgaben zu analysieren, Einsparmöglichkeiten zu modellieren und Interessengruppen in allen Geschäftsbereichen einzubinden. Die Initiative umfasste:

• Schaffung von Transparenz über die Ausgaben in Geschäftsbereichen und Regionen.
• Identifizierung von mehr als 3 Millionen US-Dollar an adressierbaren Einsparmöglichkeiten.
• Nutzung von Stakeholder-Workshops, um Einsparinitiativen mit Geschäftsprioritäten abzustimmen.
• Neuverhandlung eines bestehenden Firmenzahlungsvertrags, was mehr als 1 Million US-Dollar an Einsparungen ohne Lieferantenwechsel generierte.

Bis zum dritten Monat übertraf das Programm sein ursprüngliches Einsparziel von $600.000. Bis zum Jahresende überstiegen die Gesamteinsparungen 3 Millionen US-Dollar, was das Unternehmen dazu veranlasste, das Programm auf Betriebskostenkategorien und Regionen auszuweiten.

Gewonnene Erkenntnisse

• Strategische Beschaffung kann helfen, umfassendere Transformationsprogramme zu finanzieren.
• Ausgabentransparenz ist notwendig, um versteckte Einsparmöglichkeiten aufzudecken.
• Bestehende Verträge können schnelle Einspargewinne bieten, wenn sie gegen Marktkonditionen geprüft werden.
• Die Abstimmung der Interessengruppen ist entscheidend für die Skalierung der Beschaffungstransformation.
• Die Beschaffung sollte frühzeitig in Lieferantenentscheidungen einbezogen werden, nicht nur während der Transaktionsverarbeitung.

Problem

Die Hellenic Bank erlebte einen Mangel an Standardisierung, Zentralisierung und Digitalisierung in ihren Beschaffungsprozessen, was zu Ineffizienzen und hohen Kosten führte. Der Prozess muss auch die Einhaltung regulatorischer Anforderungen verbessern. ¹²

Lösung

Die Bank implementierte eine KI-gestützte Source-to-Pay-Software, um Beschaffungsaktivitäten zu zentralisieren und Schlüsselprozesse wie Lieferantenmanagement und Vertragsmanagement zu integrieren.

Gewonnene Erkenntnisse

• Zentralisierte Beschaffungsprozesse schaffen Konsistenz und senken Kosten.
• Bessere Lieferantenmanagement- und Vertragstools stärken Compliance und Partnerschaften.

Einzelhandelssektor

Problem

Die indirekte Beschaffungsfunktion von IKEA war weniger ausgereift als die direkte Beschaffungsfunktion und war historisch gesehen stärker selbstorganisiert. Das Unternehmen benötigte mehr Transparenz darüber, was es über mehrere ERP-Systeme hinweg einkaufte, und musste zahlreiche interne Interessengruppen und externe Lieferanten verwalten.¹³ Die Organisation musste:

• Transparenz der indirekten Ausgaben verbessern.
• Ein stärkeres digitales Fundament für die Beschaffung schaffen.
• Beschaffungskapazitäten aufbauen und gleichzeitig die Geschäftsanforderungen weiterhin unterstützen.
• Lieferantenbeziehungen und Nachhaltigkeitserwartungen in verschiedenen Kategorien verwalten.

Lösung

IKEA begann seine indirekte Beschaffungstransformation mit der Investition in ein Ausgabenanalyse-Tool, das Daten aus verschiedenen ERP-Systemen in einer einzigen, nutzbaren Ansicht konsolidieren konnte. Das Unternehmen entwickelte sich dann in Richtung Source-to-Pay-Fähigkeiten, um einen strukturierteren Beschaffungsprozess zu unterstützen. Die Transformation beinhaltete auch:

• Erweiterung der Ressourcen für taktische und strategische Kategorieentwicklung.
• Nutzung messbarer Ergebnisse bei Kosteneinsparungen, Compliance und Risikomanagement, um weitere Investitionen zu unterstützen.
• Erkennen, dass Source-to-Pay-Technologie Transparenz und Struktur bietet, aber allein keine Preise oder Lieferanten verbessert.
• Untersuchung generativer KI-Anwendungsfälle zur Reduzierung administrativer Arbeiten, wie der Vorbereitung von Dokumenten, Präsentationen und Besprechungszusammenfassungen.
• Anwendung des Einkaufsverhaltenskodex von IKEA auf die indirekte Beschaffung, insbesondere für wichtige Lieferanten.

Gewonnene Erkenntnisse

• Die Beschaffungstransformation sollte in Bereichen beginnen, in denen frühe Beispiele den Geschäftswert aufzeigen können.
• Ausgabentransparenz ist eine Grundlage für die Verbesserung der indirekten Beschaffung.
• Digitale Tools unterstützen die Transformation, aber Beschaffungsteams benötigen weiterhin Kategorieexpertise und Einbindung der Interessengruppen.
• Indirekte Beschaffung erfordert ein sorgfältiges Management vieler Lieferanten und interner Interessengruppen.
• KI kann Beschaffungsteams helfen, mehr Zeit für strategische Lieferanten- und Stakeholder-Beziehungen aufzuwenden.
• Transformation sollte als kontinuierliche Reise und nicht als einmaliges Projekt betrachtet werden.

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Bausektor

Problem

High Speed 2 Ltd. stand vor der großen Herausforderung, Transparenz und Widerstandsfähigkeit der Lieferkette für das größte Infrastrukturprojekt Großbritanniens zu erreichen. Dies beinhaltete die Verwaltung einer großen Anzahl von Lieferanten und Auftragnehmern in einem komplexen Markt, wobei Kosten und Risiken durch externe Faktoren wie Hyperinflation und Arbeitskräftemangel verschärft wurden.¹⁴

Lösung

HS2 implementierte die Supply-Chain-Management-Initiative, die die Kartierung und Bewertung kritischer Verträge und Lieferanten über mehrere Ebenen hinweg umfasste und Dashboards und innovative Methoden nutzte, um wertvolle Einblicke in die Lieferkette zu liefern.

Gewonnene Erkenntnisse

• Enge Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessert die Transparenz der Lieferkette.
• Proaktive Risikoprüfungen reduzieren Verzögerungen und Kostenüberschreitungen.
• Klare Kartierung der Lieferanten hilft Teams, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.

Chemiesektor

Problem

Die indirekten Beschaffungsprozesse des Biowissenschaftsunternehmens Royal DSM N.V. (DSM) führten zu Ineffizienzen und übermäßigem Zeitaufwand für operative Aufgaben, was von wertschöpfenden Aktivitäten ablenkte. Der Purchase-to-Pay-Prozess war ebenfalls suboptimal, verursachte Zahlungsverzögerungen und brachte Risiken mit sich.

Lösung

DSM implementierte eine Beschaffungssoftwarelösung zur Digitalisierung und Automatisierung von Beschaffungstransaktionen. Dies umfasste einen umfassenden Source-to-Pay-Prozess, unterstützt durch eine robuste Governance-Struktur und globale Einführung, beginnend mit einem Pilotprojekt in Brasilien, um komplexe Steuervorschriften zu bewältigen.

Gewonnene Erkenntnisse

• Bieten Sie starkes Change Management und klare Anleitung während der Technologieeinführung.
• Bieten Sie Schulungen und Unterstützung in der Landessprache an, um die Akzeptanz zu erhöhen.
• Nutzen Sie durchgängige digitale Prozesse, um Verzögerungen und Zahlungsrisiken zu reduzieren.

Transportsektor

Problem

Transport for London (TfL) litt unter einem schweren Fachkräftemangel und mangelnder Vielfalt in der Transportbranche, wobei die Belegschaft überwiegend aus älteren weißen Männern bestand, während ein erheblicher Teil der jungen Londoner arbeitslos oder nicht in Ausbildung war.

Lösung

TfL richtete das Supplier Skills Team ein und implementierte Strategic Labour Needs and Training (SLNT)-Anforderungen in Verträgen. Dieser Ansatz verpflichtete Lieferanten, spezifische Qualifikations- und Beschäftigungsergebnisse zu liefern, mit einem Schwerpunkt auf Ausbildungsplätzen und Arbeitsaufnahmen für benachteiligte Gruppen. TfL arbeitete auch mit Wohltätigkeitsorganisationen und Vermittlungsgruppen zusammen, um diese Bemühungen zu unterstützen.

Gewonnene Erkenntnisse

• Sorgen Sie für interne Unterstützung und klare Ziele, bevor Sie neue Initiativen starten.
• Kommunizieren Sie die Erwartungen klar an die Lieferanten.
• Arbeiten Sie mit den richtigen Organisationen zusammen, um Zielgruppen zu erreichen.
• Anerkennung von Leistungen, um die fortlaufende Teilnahme zu motivieren.
• Nutzen Sie Beschaffungsanforderungen, um die Personalentwicklung und Inklusion voranzutreiben.

Technologiesektor

Problem

Jumio stand vor Herausforderungen bei der Verwaltung seiner Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsprozesse, insbesondere beim manuellen Abgleich von Bestellungen (Purchase Order, PO), was zu Engpässen und Ineffizienzen führte, insbesondere als das Unternehmen global über mehrere Tochtergesellschaften skalierte.¹⁵

Lösung

Jumio implementierte eine integrierte Procure-to-Pay-Finanzautomatisierungslösung, die die PO- und Rechnungsverarbeitung, das Self-Service-Lieferanten-Onboarding und den Monatsabschlussabgleich automatisierte.

Gewonnene Erkenntnisse

• Automatisieren Sie manuelle Beschaffungs- und Zahlungsaufgaben, um Engpässe zu reduzieren.
• Sorgen Sie für eine reibungslose Integration mit bestehenden ERP-Systemen.

Bildungssektor

Problem

Pearson, ein weltweit führendes Unternehmen im Bildungsbereich, kämpfte mit uneinheitlichen Beschaffungssystemen, denen eine umfassende Ausgabentransparenz und Compliance-Durchsetzung fehlte, was die strategische Entscheidungsfindung behinderte.¹⁶

Lösung

Pearson ging eine Partnerschaft mit einer Business-Spend-Management-Plattform ein, um ihre Beschaffungsprozesse zu vereinheitlichen, das Risikomanagement zu verbessern, die Compliance zu erhöhen und bessere Angebote zu erzielen, mit einem Fokus auf benutzerfreundliche Akzeptanz.

Die Integration der Beschaffungssoftware-Plattform erhöhte die Ausgaben-Compliance signifikant von 22% auf 85%, reduzierte betriebliche Ineffizienzen und führte zu hoher Benutzerzufriedenheit, was den Wert optimierter Beschaffungsprozesse demonstriert.

Gewonnene Erkenntnisse

• Vereinheitlichen Sie Beschaffungssysteme, um die Ausgabentransparenz zu verbessern.
• Stärken Sie die Compliance durch einfache und benutzerfreundliche Arbeitsabläufe.
• Reduzieren Sie Ineffizienzen durch Standardisierung von Prozessen.
• Verbessern Sie die Benutzerzufriedenheit mit einer klaren, intuitiven Plattform.

Zusammenfassung der gewonnenen Erkenntnisse aus den Beschaffungs-Fallstudien

• Die Integration von Beschaffungssoftware erhöhte die Ausgaben-Compliance signifikant und reduzierte betriebliche Ineffizienzen.
• Automatisierung verbesserte die Effizienz, reduzierte manuelle Aufgaben und optimierte Finanzprozesse.
• Effektives Change Management und Schulung waren entscheidend für eine erfolgreiche Einführung.
• Engagement für Zusammenarbeit und proaktives Risikomanagement verbesserte die Transparenz und Effizienz der Lieferkette.
• Die Zentralisierung von Beschaffungssystemen und die Nutzung von Echtzeitdaten führten zu besserer Entscheidungsfindung und Kosteneinsparungen.

FAQs

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Wählen Sie das Format, das zu Ihrem Veröffentlichungsort passt. Wenn Sie die Link-Version in Ihr CMS einfügen, bleibt der Backlink erhalten.

@misc{dilmegani2026,
  author = {Dilmegani, Cem and PhD., Ezgi Arslan,},
  title  = {{18 Beschaffungs-Fallstudien & gewonnene Erkenntnisse}},
  year   = {2026},
  month  = jun,
  howpublished    = {\url{https://aimultiple.com/procurement-case-studies}},
  note   = {AIMultiple. Abgerufen am 24. Juni 2026}
}

Referenzlinks

1.

Procurement cost optimisation for pharmaceutical wholesale

OCM Consulting

2.

Commonwealth of Virginia: Gold Standard Procurement | Ivalua

Ivalua

3.

https://procuraplus.org/fileadmin/user_upload/Procuraplus_case_study_Copenhagen.pdf

4.

PairSoft Helps City of St. John’s Integrate Departments and Reduce Paper Use | PairSoft

PairSoft

5.

Leading Utility Mitigates Supply Risk and Reduces Costs With GEP | GEP

GEP

6.

How a Fortune 500 Oil & Gas Major Partnered With GEP To Achieve a 15% Jump in Procurement ROI | GEP

GEP

7.

https://procuraplus.org/fileadmin/user_upload/Procuraplus_case_study_South_Moravian_Region.pdf

8.

Transport tender: Reducing freight costs on the last mile

OCM Consulting

9.

Memorial Hospital of Sweetwater County Reduces Costs with PairSoft | PairSoft

PairSoft

10.

PairSoft Helps Central Park Conservancy Streamline Procurement | PairSoft

PairSoft

11.

Procurement Funded Transformation Case Study - Acquis

Acquis Consulting Group

12.

How Hellenic Bank Transformed Its Indirect Procurement Operations With GEP Software | GEP

GEP

13.

A Journey of Continuous Transformation at IKEA

14.

Home - Procurement Leaders

15.

Jumio | Tipalti Europe

16.

Explore Customer Success Stories | Coupa

Coupa

Cem Dilmegani

Leitender Analyst

Folgen auf

Cem ist seit 2017 leitender Analyst bei AIMultiple. AIMultiple informiert monatlich Hunderttausende von Unternehmen (laut similarWeb), darunter 55 % der Fortune 500. Cems Arbeit wurde von führenden globalen Publikationen wie Business Insider, Forbes und der Washington Post, von globalen Unternehmen wie Deloitte und HPE sowie von NGOs wie dem Weltwirtschaftsforum und supranationalen Organisationen wie der Europäischen Kommission zitiert. Weitere namhafte Unternehmen und Ressourcen, die AIMultiple referenziert haben, finden Sie hier. Im Laufe seiner Karriere war Cem als Technologieberater, Technologieeinkäufer und Technologieunternehmer tätig. Über ein Jahrzehnt lang beriet er Unternehmen bei McKinsey & Company und Altman Solon in ihren Technologieentscheidungen. Er veröffentlichte außerdem einen McKinsey-Bericht zur Digitalisierung. Bei einem Telekommunikationsunternehmen leitete er die Technologiestrategie und -beschaffung und berichtete direkt an den CEO. Darüber hinaus verantwortete er das kommerzielle Wachstum des Deep-Tech-Unternehmens Hypatos, das innerhalb von zwei Jahren von null auf einen siebenstelligen jährlichen wiederkehrenden Umsatz und eine neunstellige Unternehmensbewertung kam. Cems Arbeit bei Hypatos wurde von führenden Technologiepublikationen wie TechCrunch und Business Insider gewürdigt. Er ist ein gefragter Redner auf internationalen Technologiekonferenzen. Cem absolvierte sein Studium der Informatik an der Bogazici-Universität und besitzt einen MBA der Columbia Business School.

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Recherchiert von

Ezgi Arslan, PhD.

Branchenanalyst

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Ezgi besitzt einen Doktortitel in Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Finanzen und arbeitet als Branchenanalystin bei AIMultiple. Sie treibt Forschung und Erkenntnisse an der Schnittstelle von Technologie und Wirtschaft voran und verfügt über Expertise in den Bereichen Nachhaltigkeit, Umfrage- und Stimmungsanalyse, KI-Agentenanwendungen im Finanzwesen, Optimierung von Antwortsystemen, Firewall-Management und Beschaffungstechnologien.

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