Más de 10 casos de uso principales de automatización de cargas de trabajo
Las herramientas de automatización de cargas de trabajo (WLA, por sus siglas en inglés) son un tipo de software que automatiza los procesos empresariales mediante la programación, ejecución y registro de tareas en diferentes plataformas empresariales. Se utilizan para automatizar tanto los flujos de trabajo administrativos como algunas tareas de atención al cliente, con el fin de mejorar la eficacia tecnológica, la gestión de datos y controlar los costes de automatización al centralizar las tareas de automatización en una sola herramienta.
Casos de uso con ejemplos reales
Automatización del flujo de trabajo
Automatización de las operaciones de TI
Procesamiento de trabajos por lotes/empresariales
Gestión/automatización de almacenes de datos (DWH)
Transferencias de archivos/datos
Seguimiento de KPI
Gestión de acuerdos de nivel de servicio (SLA)
Administración/aprovisionamiento de servidores locales o en la nube.
Procesamiento de trabajos de SAP
Basándonos en nuestra experiencia investigando y publicando más de 50 artículos sobre automatización de cargas de trabajo (WLA), presentamos los principales casos de uso de la automatización de cargas de trabajo en diferentes funciones empresariales y los beneficios de la automatización para las empresas:
Procesos informáticos centrales para automatizar con WLA
1. ETL
El proceso de extracción, transformación y carga (ETL) es el procedimiento repetitivo de copiar datos de una o varias fuentes a un sistema designado que representa los datos de forma diferente a la fuente o en un contexto distinto al de la fuente. Las herramientas ETL, que a menudo incluyen software WLA, pueden:
- automatizar las actualizaciones de datos en momentos específicos o eventos desencadenantes
- cargar datos de una plataforma a otra
- Automatice los eventos desencadenantes (por ejemplo, la finalización de archivos) antes de iniciar los flujos de trabajo dependientes para garantizar la fiabilidad de los datos.
Estudio de caso real de ETL
Aprovechar la automatización de la carga de trabajo para automatizar los procesos ETL reduce el tiempo dedicado a procesos de datos repetitivos y minimiza la intervención humana, reduciendo así los errores de datos posteriores.
Graymont, fabricante de productos de cal y piedra, se enfrentaba a procesos ETL poco fiables, con solo un 30 % de éxito en los trabajos por lotes debido a fallos en las dependencias. Implementaron ActiveBatch para automatizar las actualizaciones de datos y la programación, aumentando la tasa de éxito de los lotes al 95 % y reduciendo los tiempos de ejecución en un 55 %.
2. Gestión del almacén de datos
Los procesos ETL son los primeros pasos de la gestión de almacenes de datos . Para un enfoque de automatización integral,el software WLA puede:
- Supervisar procesos y automatizar la comprobación de estado.
- auditar y registrar eventos ETL para fines de cumplimiento
- notificar a los usuarios sobre fallos y errores
- automatizar la generación de informes de almacenes de datos
Estudio de caso real sobre la gestión de almacenes de datos
La automatización de la gestión del almacén de datos mediante herramientas de automatización de cargas de trabajo aumenta la transparencia de los informes de cumplimiento, ya que todos los procesos se registran y cuentan con un registro de auditoría detallado.
Subway , la cadena de restaurantes global, tenía problemas con servidores SQL fragmentados que administraban almacenes de datos Teradata, lo que requería supervisión manual. Al implementar ActiveBatch, automatizaron las dependencias de las tareas, redujeron el tiempo de administración de la carga de datos de 10 a 4 horas por semana y mejoraron la confiabilidad de los informes al 99,5 %.
3. FTPs
Los protocolos de transferencia de archivos (FTP) permiten mover archivos entre servidores, pero carecen de notificaciones y requieren limpieza manual. El software de automatización de cargas de trabajo (WLA) mejora la gestión de FTP al programar transferencias, supervisar eventos, registrar actividades y notificar a los usuarios sobre el éxito o el fracaso de las mismas. Las herramientas WLA pueden reintentar automáticamente las transferencias fallidas, garantizando su finalización y reduciendo la intervención manual en los procesos de transferencia de archivos.
Vea el mejor software MFT .
Estudio de caso real de FTP
La automatización de las transferencias FTP mediante software de automatización de cargas de trabajo reduce el tiempo dedicado a las transferencias de archivos recurrentes y de gran volumen, y permite la monitorización de las transferencias de archivos tanto en las instalaciones como en la nube.
Las Escuelas Públicas de Kansas City (KCPS) utilizaban el Programador de Tareas de Windows para las transferencias FTP, pero carecían de visibilidad y manejo de errores, lo que provocaba fallos frecuentes. Adoptaron GoAnywhere MFT y JAMS Workload Automation para automatizar las transferencias, supervisar el estado de las tareas y garantizar una ejecución sin errores. Esto eliminó las transferencias manuales de archivos y proporcionó visibilidad completa del sistema.
Otros procesos de TI adecuados para WLA
Según una encuesta, 1 usuario consideró que el software WLA era un buen candidato para automatizar:
- Gestión del ciclo de vida del flujo de trabajo
- Adición de servidores/agentes en entornos locales : Si bien algunos sistemas se escalan automáticamente, la configuración de esta función puede resultar compleja en cada entorno. La creación de mecanismos de escalado automático con WLA puede ahorrar tiempo a los equipos y ayudarles a gestionar el escalado automático de forma más centralizada.
- Gestión/aprovisionamiento en la nube : Para la gestión en la nube, los equipos de TI pueden confiar en las herramientas de automatización de cargas de trabajo para gestionar el aprovisionamiento y la desaprovisionamiento de máquinas virtuales en múltiples nubes desde una única plataforma.
- Monitorización automatizada de KPI : Automatización de la monitorización de KPI y visualización de resultados en paneles de autoservicio.
- Gestión de SLA : Alertas (por ejemplo, mediante correos electrónicos, Slack o mensajes de texto) cuando los KPI caen por debajo de los niveles establecidos en los SLA.
- Monitorización de la ruta crítica : Cada vez que un predecesor de una tarea crítica en una ruta comienza a retrasarse, el planificador recalcula automáticamente la ruta crítica, lo que permite a los usuarios monitorizar la ruta con mayor precisión.
Figura 1: Aspectos de WLA
Fuente: Broadcom 2
Vea otros programas de automatización de TI :
- Software de programación de lotes
- Software de almacenamiento de datos
- Software de programación de tareas empresariales
procesos de RRHH
10. Nóminas
El cálculo de nóminas es un proceso repetitivo que requiere grandes cantidades de datos procedentes de diversas fuentes (por ejemplo, datos de RR. HH. y ERP). Las herramientas de WLA permiten a los usuarios crear flujos de trabajo que utilizan datos actualizados y relevantes de diferentes plataformas, así como secuenciar eventos e interdependencias para garantizar un cálculo de nóminas preciso.
Negocio de nóminas
Aprovechar las soluciones de automatización para automatizar los procesos de nómina:
- Reduce los errores en la nómina
- Crea un registro de auditoría completo y transparente.
- Protege los datos confidenciales de los empleados.
11. Incorporación
La automatización de la incorporación de nuevos empleados puede minimizar el tiempo que el equipo de TI dedica a crear nombres de usuario para dispositivos, direcciones de correo electrónico o contraseñas, y a agregarlos a grupos de trabajo, calendarios y listas de distribución de correo.
Estudio de caso real sobre la incorporación de nuevos empleados
La automatización del proceso de incorporación mediante WLA puede:
- Reduzca el tiempo dedicado a tareas repetitivas y predefinidas.
- Minimizar las infracciones o el acceso no autorizado
- Eliminar duplicados en el archivo de un empleado.
Three se enfrentó a desafíos en la incorporación y desvinculación de empleados, así como en el soporte de un programa global de "Trae tu propio dispositivo" (BYOD). Gestionar un entorno de TI mundial que operaba las 24 horas del día, los 7 días de la semana, era complejo: los procesos eran manuales y lentos, y el aprovisionamiento de dispositivos móviles para las nuevas contrataciones (y su desactivación para las bajas) suponía una gran carga para el personal de TI. Estos flujos de trabajo manuales de TI de RR. HH. eran propensos a errores y no podían escalar al ritmo del crecimiento de la empresa.
Procesos contables
12. Creación del estado de pérdidas y ganancias
Las herramientas de automatización de la carga de trabajo utilizan la programación y la activación para convertir datos contables y comerciales, extraer datos financieros de diferentes fuentes (finanzas, recursos humanos, compras, etc.) y distribuir informes de pérdidas y ganancias a empleados y clientes.
13. Facturación
Mediante una herramienta WLA, los usuarios pueden crear un flujo de trabajo que extrae datos financieros de plataformas designadas, valida los archivos de origen, activa los procesos de creación de facturas y actualiza los conjuntos de datos de asientos contables en las plataformas pertinentes.
Estudio de caso real sobre facturación
Aprovechar la automatización de la carga de trabajo para automatizar los procesos contables mejora la calidad de los informes generados mediante:
- Minimizar los errores de datos
- Limitar el tiempo dedicado a la generación de informes.
- Garantizar que los empleados cumplan con los plazos (por ejemplo, completar tareas repetitivas, notificar a los usuarios sobre errores de datos y finalización de tareas).
UBS AG , un banco global, sufría retrasos en el procesamiento de informes financieros en 170 aplicaciones, tardando más de una semana en recopilarlos. Integraron Redwood RunMyJobs para automatizar los flujos de trabajo de informes financieros, reduciendo el tiempo de elaboración de informes de 9 a 5 días y mejorando la eficiencia de los procesos de TI en un 30 %.
Descubra las principales ventajas y casos de uso de la automatización de cargas de trabajo financieras .
¿Cómo puede la IA mejorar WLA?
- Análisis : Aprovechar el análisis de datos en un almacén de datos centralizado puede ayudar a identificar deficiencias en el negocio, mejorar la toma de decisiones y optimizar el funcionamiento general de la empresa.
- Previsión : Pronosticar las tareas y estimar sus implicaciones para la empresa (por ejemplo, este mes habrá costes de computación en la nube significativamente mayores debido a un almacenamiento de datos significativamente mayor en un medio de almacenamiento costoso).
- Reconocimiento de patrones: Además, los algoritmos de aprendizaje automático pueden detectar tendencias y patrones en los registros de eventos para optimizar la programación y la activación de eventos según patrones diarios, semanales o mensuales.
- Reconocimiento óptico de caracteres ( OCR) y reconocimiento de imágenes: La implementación del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el reconocimiento de imágenes permitirá que la herramienta WLA realice procesos ETL, así como actualizaciones y gestión de datos tanto en formatos estructurados como no estructurados.
- Inteligencia artificial conversacional: Los chatbots o asistentes digitales pueden guiar a los usuarios en la creación de flujos de trabajo y la programación de tareas. También pueden notificarles sobre errores y ayudarles a detectar fallos, así como extraer registros de eventos para su revisión o auditoría.
- Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN) : GenAI permite a los usuarios interactuar con plataformas de automatización de cargas de trabajo mediante el lenguaje natural, simplificando la gestión de tareas de automatización para usuarios no técnicos.
Estudio de caso real de IA WLA
Global Upside Corporation , una empresa de externalización de nóminas, tenía problemas con la lentitud y los errores en el procesamiento de nóminas en más de 170 países. Implementaron AutomationEdge con capacidades de OCR y PNL basadas en IA para automatizar la introducción de datos de nómina y las comprobaciones de cumplimiento. Esto redujo los errores de nómina en un 15 %, mejoró la velocidad de procesamiento y minimizó la intervención manual.
Explora qué tareas se pueden automatizar utilizando casos de uso reales de IA.
¿Qué es la automatización de la carga de trabajo?
La automatización de la carga de trabajo puede ayudar a las empresas a programar, gestionar y orquestar sus procesos y tareas de TI en entornos de nube, híbridos y locales. Las herramientas de automatización de la carga de trabajo también se conocen como plataformas de orquestación de servicios y software de programación de tareas empresariales .
Lecturas adicionales
Es importante entender que la automatización de la carga de trabajo es una de las muchas prácticas de automatización que las empresas están tratando de implementar; otros ejemplos, aunque similares a la automatización de la carga de trabajo, incluyen la programación de trabajos empresariales .
Enlaces de referencia
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