Plus de 10 cas d'utilisation courants de l'automatisation des charges de travail
Les outils d'automatisation des charges de travail (WLA) sont des logiciels qui automatisent les processus métier en planifiant, exécutant et enregistrant les tâches sur différentes plateformes. Ils permettent d'automatiser les flux de travail administratifs ainsi que certaines tâches en contact avec la clientèle afin d'améliorer l'efficacité technique, la gestion des données et de maîtriser les coûts d'automatisation en regroupant les tâches automatisées dans un seul outil.
Workload Automation (WLA) Software des cas d'utilisation avec des exemples concrets
Automatisation des flux de travail
automatisation des opérations informatiques
Traitement par lots / d'entreprise
Gestion et automatisation des entrepôts de données (DWH)
transferts de fichiers / données
Suivi des indicateurs clés de performance (KPI)
Gestion des accords de niveau de service (SLA)
Gestion et provisionnement de serveurs sur site ou dans le cloud
Traitement des tâches SAP
Forts de notre expérience en matière de recherche et de publication de plus de 50 articles sur l'automatisation des charges de travail (WLA), nous présentons les principaux cas d'utilisation de l'automatisation des charges de travail dans différentes fonctions commerciales et les avantages de l'automatisation pour les entreprises :
Processus informatiques essentiels à automatiser avec WLA
1. ETL
Le processus ETL (Extraction, Transformation et Chargement) est une procédure répétitive consistant à copier des données d'une ou plusieurs sources vers un système désigné. Ce système représente les données différemment de la source ou dans un contexte différent. Les outils ETL, qui incluent souvent les logiciels WLA, permettent de :
- automatiser les mises à jour de données à des moments précis ou lors d'événements déclencheurs
- charger des données d'une plateforme à une autre
- Automatiser les événements déclencheurs (par exemple, la finalisation des fichiers) avant de démarrer les flux de travail dépendants afin de garantir la fiabilité des données
Étude de cas réelle sur les ETL
L'utilisation de l'automatisation des charges de travail pour automatiser les processus ETL réduit le temps consacré aux traitements de données répétitifs et minimise l'intervention humaine, réduisant ainsi les erreurs de données ultérieures.
Graymont, fabricant de produits à base de chaux et de pierre, était confronté à des processus ETL peu fiables : seulement 30 % des traitements par lots aboutissaient en raison de dépendances défaillantes. L’entreprise a mis en place ActiveBatch pour automatiser les mises à jour des données et la planification, ce qui a permis d’augmenter le taux de réussite des traitements par lots à 95 % et de réduire leur durée d’exécution de 55 %.
2. Gestion d'entrepôt de données
Les processus ETL constituent les premières étapes de la gestion d'un entrepôt de données . Pour une approche d'automatisation de bout en bout,le logiciel WLA peut :
- surveiller les processus et automatiser la vérification de l'état
- auditer et consigner les événements ETL à des fins de conformité
- informer les utilisateurs des défaillances et des erreurs
- automatiser la production de rapports à partir des entrepôts de données
Étude de cas réelle sur la gestion d'un entrepôt de données
L'automatisation de la gestion des entrepôts de données via des outils d'automatisation des charges de travail accroît la transparence des rapports de conformité, car tous les processus sont enregistrés et font l'objet d'une piste d'audit détaillée.
Subway , la chaîne de restauration internationale, rencontrait des difficultés liées à la fragmentation de ses serveurs SQL gérant ses entrepôts de données Teradata, ce qui nécessitait une supervision manuelle. Grâce au déploiement d'ActiveBatch, l'entreprise a automatisé les dépendances entre les tâches, réduit le temps de gestion du chargement des données de 10 à 4 heures par semaine et amélioré la fiabilité des rapports à 99,5 %.
3. FTP
Les protocoles de transfert de fichiers (FTP) permettent de déplacer des fichiers entre serveurs, mais ne fournissent pas de notifications et nécessitent un nettoyage manuel. Les logiciels d'automatisation des charges de travail (WLA) améliorent la gestion des transferts FTP en planifiant les transferts, en surveillant les événements, en enregistrant les activités et en informant les utilisateurs de la réussite ou de l'échec. Les outils WLA peuvent relancer automatiquement les transferts ayant échoué, garantissant ainsi leur aboutissement et réduisant l'intervention manuelle dans les processus de transfert de fichiers.
Découvrez les meilleurs logiciels MFT .
Étude de cas réelle sur les FTP
L'automatisation des protocoles FTP grâce à un logiciel d'automatisation des charges de travail réduit le temps consacré aux transferts de fichiers récurrents et volumineux et permet la surveillance des transferts de fichiers à la fois sur site et dans le cloud.
Les écoles publiques de Kansas City (KCPS) utilisaient le Planificateur de tâches Windows pour leurs transferts FTP, mais le manque de visibilité et de gestion des erreurs entraînait des pannes fréquentes. Elles ont adopté GoAnywhere MFT et JAMS Workload Automation pour automatiser les transferts, suivre l'état des tâches et garantir une exécution sans erreur. Ceci a permis d'éliminer les transferts de fichiers manuels et d'obtenir une visibilité complète du système.
Autres processus informatiques compatibles avec WLA
Selon une enquête, 1 utilisateur pensait que le logiciel WLA était un bon candidat pour automatiser :
- Gestion du cycle de vie des flux de travail
- Ajout de serveurs/agents dans les environnements sur site : Bien que certains systèmes prennent en charge la mise à l’échelle automatique, sa configuration peut s’avérer complexe dans chaque environnement. La mise en place de mécanismes de mise à l’échelle automatique avec WLA permet aux équipes de gagner du temps et de gérer cette mise à l’échelle de manière plus centralisée.
- Gestion/provisionnement du cloud : Pour la gestion du cloud, les équipes informatiques peuvent s’appuyer sur des outils d’automatisation des charges de travail afin de gérer le provisionnement et le déprovisionnement de machines virtuelles sur plusieurs clouds à partir d’une plateforme unique.
- Suivi automatisé des indicateurs clés de performance (KPI) : Automatisation du suivi des KPI et affichage des résultats dans des tableaux de bord en libre-service
- Gestion des SLA : alertes (par exemple par e-mail, Slack, SMS) lorsque les indicateurs clés de performance (KPI) passent sous les seuils définis dans les SLA.
- Surveillance du chemin critique : Dès qu’une tâche précédant une tâche critique sur un chemin critique commence à prendre du retard, le planificateur recalcule automatiquement le chemin critique, permettant ainsi aux utilisateurs de le surveiller avec plus de précision.
Figure 1 : Aspects WLA
Source : Broadcom 2
Voir d'autres logiciels d'automatisation informatique :
- Logiciel de planification par lots
- logiciel d'entrepôt de données
- Logiciel de planification des tâches d'entreprise
processus RH
10. Paie
Le calcul de la paie est un processus répétitif qui repose sur un volume important de données provenant de différentes sources (par exemple, les données RH et ERP). Les outils WLA permettent aux utilisateurs de créer des flux de travail qui exploitent les données pertinentes et mises à jour issues de différentes plateformes et séquencent les événements et leurs interdépendances afin de garantir un calcul précis de la paie.
Gestion de la paie
Tirer parti des solutions d'automatisation pour automatiser les processus de paie :
- Réduit les erreurs de paie
- Crée une piste d'audit complète et transparente.
- Protège les données confidentielles des employés
11. Intégration
L'automatisation de l'intégration des nouveaux employés permet de minimiser le temps passé par l'équipe informatique à créer des identifiants de connexion, des adresses électroniques ou des mots de passe, et à les ajouter aux groupes de travail, aux calendriers et aux listes de diffusion.
Étude de cas réelle sur l'intégration
L'automatisation de l'intégration à l'aide de WLA peut :
- Réduisez le temps consacré aux tâches répétitives et automatisées.
- Minimiser les violations ou les accès non autorisés
- Supprimer les doublons dans les archives d'un employé.
L'entreprise Three a rencontré des difficultés lors de l'intégration et du départ de ses employés, ainsi que dans la gestion d'un programme mondial d'utilisation des appareils personnels (BYOD). La gestion d'un environnement informatique mondial fonctionnant 24 h/24 et 7 j/7 s'avérait complexe : les processus étaient manuels et chronophages, et la mise à disposition d'appareils mobiles pour les nouvelles recrues (et leur désactivation lors des départs) représentait une charge importante pour le personnel informatique. Ces flux de travail RH informatiques manuels étaient sujets aux erreurs et ne pouvaient pas suivre la croissance de l'entreprise.
Processus comptables
12. Création du compte de résultat
Les outils d'automatisation des charges de travail exploitent la planification et le déclenchement pour convertir les données comptables et commerciales, extraire des données financières de différentes sources (finance, RH, achats, etc.) et distribuer les rapports de profits et pertes aux employés et aux clients.
13. Facturation
À l'aide d'un outil WLA, les utilisateurs peuvent créer un flux de travail qui extrait les données financières des plateformes désignées, valide les fichiers sources, déclenche les processus de création de factures et met à jour les ensembles de données d'écritures comptables sur les plateformes concernées.
Étude de cas réelle sur la facturation
L'utilisation de l'automatisation des charges de travail pour automatiser les processus comptables améliore la qualité des rapports générés en :
- Minimiser les erreurs de données
- Limiter le temps consacré à la génération de rapports
- S'assurer que les employés respectent les délais (par exemple, effectuer les tâches répétitives, informer les utilisateurs des erreurs de données et de l'achèvement des tâches).
La banque internationale UBS AG était confrontée à des retards dans le traitement de ses rapports financiers sur 170 applications, la compilation prenant plus d'une semaine. L'intégration de Redwood RunMyJobs a permis d'automatiser les flux de travail liés à l'établissement des rapports financiers, réduisant ainsi le délai de production de 9 à 5 jours et améliorant l'efficacité des processus informatiques de 30 %.
Découvrez les principaux avantages et cas d'utilisation de l'automatisation des charges de travail financières .
Comment l'IA peut-elle améliorer WLA ?
- Analyse : L'exploitation des données analytiques d'un entrepôt de données centralisé peut aider à identifier les lacunes de l'entreprise, à améliorer la prise de décision et à optimiser le fonctionnement global de l'entreprise.
- Prévisions : Prévoir les tâches et estimer leurs implications pour l'entreprise (par exemple, les coûts de l'informatique en nuage seront nettement plus élevés ce mois-ci en raison d'un stockage de données beaucoup plus important sur un support de stockage coûteux).
- Reconnaissance de formes : De plus, les algorithmes d’apprentissage automatique peuvent détecter les tendances et les schémas dans les journaux d’événements afin d’optimiser la planification et le déclenchement des événements en fonction des modèles quotidiens/hebdomadaires/mensuels.
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) et reconnaissance d'images : la mise en œuvre de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de la reconnaissance d'images permettra à l'outil WLA d'effectuer des opérations ETL et des mises à jour et une gestion des données sur des formats de données structurés et non structurés.
- Intelligence artificielle conversationnelle : les chatbots ou assistants numériques peuvent guider les utilisateurs dans la création de flux de travail et la planification de tâches. Ils peuvent également les informer des erreurs et les orienter vers les bogues, ainsi que consulter les journaux d’événements à des fins d’analyse ou d’audit.
- Traitement automatique du langage naturel (TALN) : GenAI peut permettre aux utilisateurs d'interagir avec les plateformes d'automatisation des charges de travail en utilisant le langage naturel, simplifiant ainsi la gestion des tâches d'automatisation pour les utilisateurs non techniques.
Étude de cas réelle sur l'IA WLA
Global Upside Corporation , une entreprise spécialisée dans l'externalisation de la paie, rencontrait des difficultés liées à un traitement lent et sujet aux erreurs dans plus de 170 pays. Elle a mis en œuvre AutomationEdge, une solution intégrant des technologies d'OCR et de NLP basées sur l'IA, afin d'automatiser la saisie des données de paie et les contrôles de conformité. Cette solution a permis de réduire les erreurs de paie de 15 %, d'améliorer la vitesse de traitement et de minimiser les interventions manuelles.
Découvrez quelles tâches peuvent être automatisées grâce à des cas d'utilisation concrets de l'IA.
Qu'est-ce que l'automatisation des charges de travail ?
L'automatisation des charges de travail permet aux entreprises de planifier, gérer et orchestrer leurs processus et tâches informatiques dans des environnements cloud, hybrides et sur site. Les outils WLA sont également appelés plateformes d'orchestration de services et logiciels de planification des tâches d'entreprise .
Pour en savoir plus
Il est important de comprendre que l'automatisation de la charge de travail est l'une des nombreuses pratiques d'automatisation que les entreprises tentent de mettre en œuvre ; d'autres exemples, bien que similaires à l'automatisation de la charge de travail, incluent la planification des tâches d'entreprise .
Liens de référence
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